Срок хранения документов в аудиторской организации. Лукьянчук У.Р

По окончании аудита рабочая документация сдается для обязательного хранения в архиве аудиторской организации.

Рабочая документация должна храниться скомплектованной в папки («файлы»), заведенные для каждого отдела. Система расположения документов в папках устанавливается аудиторской организацией. Рабочая документация должна храниться в сброшюрованном виде.

Сохранность рабочей документации, оформление и передачу ее в архив организует руководитель аудиторской фирмы или лицо, им уполномоченное.

Выдача рабочей документации, фиксирующей проводимый и проведенный аудит, работникам аудиторской организации, не занятым аудитом данного экономического субъектатрадиционно не должна допускаться.

Рабочая документация должна храниться в архиве аудиторской организации не менее 5 лет.

Изъятие рабочей документации может производиться только уполномоченными на то органами в случаях и порядке, установленных законодательством Российской Федерации.

В случае пропажи или гибели рабочей документации руководитель аудиторской организации должен назначить служебное расследование, результаты кᴏᴛᴏᴩого оформляются актом.

Рабочая документация – собственность аудиторской организации, проводившей проверку. Отметим, что каждая аудиторская фирма с учетом специфики деятельности и необходимости соблюдения требований нормативных актов должна принять меры по обеспечению сохранности рабочей документации. Такой порядок должен быть закреплен во внутрифирменном правиле (стандарте), утвержденном руководством. С содержанием ϶ᴛᴏго правила (стандарта) следует под расписку ознакомить всех сотрудников аудиторской организации.

Рабочая документация конфиденциальна. Ни налоговые, ни какие-либо другие органы не имеют права требовать, а аудитор не вправе предоставлять рабочую документацию для проверок (кроме случаев, прямо предусмотренных законодательством Российской Федерации) Аудиторская организация может, хотя и не обязана, предоставлять рабочую документацию клиенту.

Архивирование аудиторских файлов – серьезная проблема для аудиторских организаций. Допустим, что у аудиторской организации 100 клиентов, а ширина типового твердого скоросшивателя – 7 см; получается 7 погонных метров папок. В случае если учесть, что на каждого клиента заводят как минимум две папки, каждый год добавляется еще по одной, а хранить их надо 5 лет, становится ясно, что речь может идти не о шкафе, а скорее о просторной комнате со стеллажами, без окон, с надежной металлической дверью. Должны быть предусмотрены меры по недопущению гибели или повреждения документов в результате пожара или наводнения, а также по предотвращению несанкционированного допуска. Пропажа или кража данных документов или разглашение содержащихся в них сведений нанесет удар по репутации аудиторской организации.

Западные аудиторские фирмы пытаются переводить часть аудиторских файлов на микрофильмы, что позволяет хранить их в более компактном виде. Некᴏᴛᴏᴩые фирмы перевозят часть архива в специальные загородные хранилища, поскольку аренда офисных помещений в центре города стоит дорого.

Рабочие документы аудитора — это материалы, подготавливаемые аудитором и для аудитора либо получаемые и хранимые аудитором в связи с проведением .

Аудиторская организация должна оформлять все сведения, которые важны для подтверждения аудиторского мнения, что проверка проводилась в соответствии с федеральными правилами (стандартами) аудиторской деятельности. Требования к рабочим документам установлены Федеральным правилом (стандартом) № 2 «Документирование аудита», утвержденным постановлением Правительства РФ от 23.09.2002 №696 .

Рабочие документы используются в следующих случаях:

• при планировании;
• осуществлении текущего контроля и проверки выполненной аудитором работы;
• для фиксирования аудиторских доказательств, получаемых с целью подтверждения мнения аудитора.

Аудитор вправе, руководствуясь своим профессиональным мнением, определять объем рабочих документов по каждой конкретной аудиторской проверке.

При этом необходимо учитывать, что форма и содержание рабочих документов определяются:

• характером аудиторского задания;
• требованиями, предъявляемыми к аудиторскому заключению;
• характером, сложностью деятельности аудируемого лица;
• характером и состоянием систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля аудируемого лица;
• необходимостью давать указания аудиторскому персоналу, осуществлять за ними контроль, проверять выполненную ими работу;
• конкретными методами и приемами, применяемыми в процессе проведения аудита.

Аудиторская организация может разрабатывать типовые рабочие документы . Их оформляют на бумажных, электронных носителях или в любой другой форме хранения информации. В рабочих документах необходимо отразить информацию : о наименовании аудируемого лица; периоде и времени проверки; лице, которое проводило аудиторские процедуры; а также лице, осуществляющем контроль (например, им может быть руководитель аудиторской проверки). Эти документы должны также включать в себя: описание бизнеса клиента, планирования аудита; предварительную оценку систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля аудируемого лица, подтверждение этой оценки в ходе аудита; оценку аудиторского риска, существенности; методы отбора и построения аудиторской выборки; выполненные тесты средств контроля; процедуры проверок по существу; результаты и выводы аудитора по проверке; другая информация, необходимая для подтверждения выводов аудитора.

При проведении согласованного аудита некоторые файлы (папки) рабочих документов могут быть отнесены к постоянным или текущим файлам. В постоянном файле содержится информация, раскрывающая особенность деятельности аудируемого лица, которая обновляется по мере поступления новой информации. В данный файл включаются копии устава, свидетельства о государственной регистрации, лицензий и другая аналогичная информация. В текущий файл входит информация, относящаяся к аудиту отдельного периода.

Внутренние рабочие документы хранятся в аудиторской организации и, как правило, не предоставляются аудируемому лицу, за исключением случаев, согласованных с аудитором. На практике это могут быть официальные ответы на консультации по вопросам клиента и копии внешних запросов, проводимых аудитором с согласия клиента.

Аудиторской организацией должна быть обеспечена конфиденциальность и сохранность рабочих документов (не менее пяти лет).

Рабочие документы являются собственностью аудитора . По усмотрению аудитора они могут быть представлены аудируемому лицу, однако не могут служить заменой бухгалтерских записей.

Сроки хранения документов установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения , утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 , и его действие распространяется на организации любой формы собственности.

Минимальный срок хранения документов бухгалтерского учета установлен также в пункте 1 статьи 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" . В ней говорится, что первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года. Началом срока хранения документов считайте 1 января года, следующего за тем, в котором они были составлены (приняты к учету) (абз.4 п.1.4 перечня , утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. N 558). Например, если документ составлен в 2015 году, то срок хранения начинает исчисляться с 1 января 2016 года. Из этого правила есть два исключения. Первое - это регистры, необходимые для вычета НДС. В частности, книга покупок и книга продаж , а также журналы учета выставленных и полученных счетов-фактур. Начало срока их хранения определяйте с даты последней записи в них. Это следует из пункта 24 раздела II приложения 4 , пункта 22 раздела II приложения 5 и пункта 13 раздела II приложения 3 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. N 1137 . Второе исключение - документы, которые подтверждают первоначальную стоимость амортизируемого имущества. Срок хранения для них считайте с момента, когда перестали начислять амортизацию. В законах об акционерных обществах и об ООО также есть перечень документов, которые нужно хранить обязательно (ст.89 Закона от 26 декабря 1995 г. N 208-ФЗ , ст.50 Закона от 8 февраля 1998 г. N 14-ФЗ). К ним, в частности, относятся первичные документы, регистры бухучета и бухгалтерская отчетность. Сроки и порядок хранения документов ООО нужно закрепить в уставе (п.2 ст.12 Закона от 8 февраля 1998 г. N 14-ФЗ). А вот порядок хранения документов в акционерных обществах уже определен постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. N 03-33/пс , которое применяется с учетом приказа Минкультуры России от 25 августа 2010 г. N 558 . В любом случае правила хранения не помешает прописать во внутренних документах организации, например, в Положении об архиве. Информация о сроках хранения наиболее распространенных видов документов представлена в таблице. Сроки хранения , установленные в Перечне , исчисляются не от даты составления документа, а с 1 января следующего года (п.1.4 Перечня). Исключение из этого правила предусмотрено для рабочего плана счетов бухгалтерского учета и других документов учетной политики организации. Их нужно хранить не менее пяти лет после года, в котором эти документы использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз (п.2 ст.29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ). Документы бухгалтерского и налогового учета следует хранить даже после налоговой проверки . А если они утрачены, их необходимо восстановить. Об этом сообщил Минфин России в письме от 22.07.2013 N 03-02-07/2/28610 , а Федеральная налоговая служба довела это письмо до сведения всех налоговых инспекций (письмо ФНС России от 15.08.2013 N АС-4-3/14759@). При этом чиновники напомнили сроки хранения документов. Так, бумаги, служащие основанием для расчета налогов, подтверждающие доходы и расходы, нужно хранить как минимум четыре года (подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ). И даже если контролеры уже получали у вас оригиналы документов, а потом вернули обратно, они вправе запросить их снова. Вид документов Срок хранения Норма законодательства Бухгалтерская отчетность Годовая бухгалтерская отчетность* Аудиторские заключения по годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности 5 лет при условии проведения проверки (ревизии). Для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности - пост. ЭПК Аудиторские заключения по промежуточной (квартальной, месячной) бухгалтерской (финансовой) отчетности 5 лет при условии проведения проверки (ревизии) Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы; пояснительные записки к ним Переписка по вопросам бухгалтерского учета, составления и представления бухгалтерской (финансовой) отчетности

Новые сроки хранения документов

Приказом Минкультуры России от 25.08.10 г. № 558 утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее – новый Перечень). В связи с этим приказом Росархива от 26.08.10 г. № 63 признан утратившим силу Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный 6 октября 2000 г. (далее – старый Перечень). В обоих документах приводится минимальный срок хранения документов.

Исчисление сроков хранения дел и документов начинается с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, завершенных в делопроизводстве в 2010 г., начнет осуществляться с 1 января 2011 г.
Исчисление сроков хранения книг (журналов) регистрации (учета) начинается с 1 января после внесения последней записи в книгу (журнал). Так, если книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них открыта с января 2004 г. и последняя запись в ней сделана в 2009 г., то исчисление срока хранения для книги начнется с 1 января 2010 г.

Новый перечень состоит из 12 разделов:

1) документы, отражающие распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, организацию документационного обеспечения управления и хранения документов организациями;
2) документы по планированию и ценообразованию;
3) документы по финансированию и кредитованию;
4) документы по учету и отчетности;
5) документы об организации и осуществлении экономических, научно-технических, культурных и иных связей организаций;
6) документы об информационном обслуживании деятельности организаций;
7) документы по организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда;
8) документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении;
9) документы о материально-техническом обеспечении деятельности и организации хранения имущественно-материальных ценностей;
10) документы по административному и хозяйственному обслуживанию организаций: соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, обеспечению безопасности организаций;
11) документы, отражающие социально-бытовые вопросы, в том числе социальное страхование, жилищно-бытовые вопросы, организацию досуга;
12) документы, отражающие организацию деятельности первичных профсоюзных и иных общественных организаций (объединений).

Новый Перечень распространяется на все организации независимо от вида деятельности и формы собственности. Значительно расширен перечень документов по нормированию, тарификации и оплате труда, охране труда, кадровым вопросам. В разделе «Охрана труда» особое внимание уделено документам по травматизму, работе с вредными и опасными условиями труда.

Более детализировано представлен перечень приказов по личному составу. Так, в старом Перечне все приказы по личному составу следовало хранить 75 лет (ст. 6). Исключение представляли приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках. Их минимальный срок хранения исчислялся 5 годами. В новом Перечне список приказов развернут (ст. 19). В течение 75 лет следует хранить следующие приказы по:
приему, перемещению, совмещению, переводу, увольнению;
аттестации, повышение квалификации, присвоение званий (чинов);
изменению фамилии;
поощрениям, награждениям;
оплате труда, премированию, различным выплатам;
всем видам отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпусков по уходу за ребенком, отпусков без сохранения (заработной платы);
дежурства по профилю основной деятельности;
длительные внутрироссийские и зарубежные командировки, командировки для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.

В течение не менее 5 лет следует хранить приказы, касающиеся:
дисциплинарных взысканий;
ежегодных оплачиваемых отпусков;
отпусков в связи с обучением;
дежурств;
краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировок.

Рассмотрим, как изменились некоторые сроки хранения бухгалтерских документов. По-прежнему годовые и сводные годовые (теперь к ним добавились и консолидированные) бухгалтерские балансы и отчеты следует хранить постоянно (ст. 351). Квартальные - 5 лет, месячные – 1 год. Однако срок хранения аналитических документов (таблиц, докладов) к годовой бухгалтерской отчетности сокращен до 5 лет (ст. 354). Ранее их следовало хранить вместе с годовой отчетностью постоянно (ст. 137). В новом Перечне отдельно (ст. 352) выделены сроки хранения бюджетной отчетности (балансы, отчеты, справки, пояснительные записки), хотя сроки хранения и установлены аналогичные. Впервые установлен срок хранения (постоянно) для бухгалтерской (финансовой) отчетности по международным стандартам финансовой отчетности или другим стандартам (ст. 358). Срок хранения счетов-фактур сокращен с 5 (ст. 150) до 4 лет (ст. 368). Если ранее перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, следовало хранить до его замены новым (ст. 164), то теперь - в течение не менее 5 лет после его замены новым (ст. 380). Согласно старому Перечню срок хранения свидетельства о постановке на учет в налоговых органах был равен 5 годам после снятия с учета (ст. 169), теперь его следует хранить постоянно (ст.381). Отдельно указаны сроки хранения документов налогового учета и налоговой отчетности: реестры расчета земельного налога (ст. 389) – 5 лет; расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в ФСС РФ (ст. 391): годовые – постоянно, квартальные - 5 лет; отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию (ст. 391) – постоянно; налоговые декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов (ст. 392), налоговые декларации и расчеты авансовых платежей по ЕСН (ст. 393), налоговые карточки формы 1-НДФЛ (ст. 394), декларации и расчеты авансовых платежей на обязательное пенсионное страхование (ст. 395), сведений о доходах физических лиц (ст. 396) и т. д. следует хранить 5 лет. Напоминаем, что в ст. 23 НК РФ говорится о хранении данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные и произведенные расходы, в течение четырех лет. Реестры сведений о доходах физических лиц следует хранить 75 лет (ст. 397). В новом Перечне присутствует оговорка в отношении документов по учету НДФЛ, ЕСН, страховых взносов на пенсионное страхование. Если в организации не ведутся лицевые счета, то минимальный срок хранения этих документов уже не 5, а 75 лет. Впервые установлен срок хранения Книг учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих УСН (ст. 401), – постоянно. По мнению автора, данное положение ставит предпринимателей, применяющих УСН, в невыгодное положение с теми, кто применяет обычную систему налогообложения, поскольку последние хранят документы, являющиеся основанием для составления налоговых деклараций, в основном 5 лет. В новом Перечне подробно расписаны сроки хранения аудиторских документов. В старом Перечне оговаривался постоянный срок хранения только для аудиторских заключений (ст. 50). Теперь постоянно следует хранить не только аудиторское заключение по годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности (ст. 408), но и стандарты, и методики проведения аудита аудиторской организации и индивидуального аудитора (ст. 404), общие планы аудита (ст. 405), общие программы аудита (ст. 406). В старом Перечне эти документы отсутствовали. Срок хранения договоров оказания аудиторских услуг остался неизменным – 5 лет после истечения срока действия договора.

Более развернуто представлен перечень видов договоров. Почти для всех предусмотрен срок хранения не менее 5 лет после истечения действия договора. Исключение сделано для:
договора дарения (ст. 439) – постоянно;
договора ренты (ст. 442) – постоянно;
договора лизинга имущества (ст. 449) – постоянно;
договора по залогу имущества – 10 лет после истечения срока договора.

Как видим, новый Перечень является более подробным и в нем учтены документы, появившиеся в деятельности организаций в последнее время.

Особую роль играют рабочие документы аудитора. Образец каждой бумаги оформляется в соответствии с установленными на практике правилами. Сведения, присутствующие в бланках, являются конфиденциальными. Рассмотрим далее основные виды рабочих документов аудитора.

Общая характеристика

Рабочий документ аудитора - бумага, в которой присутствуют записи, сделанные специалистом в ходе планирования проверки, при подготовке ее выполнения, обобщении результатов. В нем может также содержаться информация, полученная от сторонних лиц, контрагентов инспектируемого предприятия. Количество и определяется индивидуально в каждом случае. Решающее значение при этом будет иметь цель их оформления.

Назначение

На практике используются такие рабочие документы аудитора:

1. По основным средствам . В них присутствуют сведения об имуществе инспектируемого предприятия, его движении, стоимости, расходах, учете, получении и прочих операциях с ценностями.
2. Для планирования проверки. В них отражаются основные этапы аудита.
3. Подтверждающие проведение процедур.
4. Содержащие информацию о проверке отчетности и сведения, обобщающие результаты.

Рабочие документы составляются также для:

1. соответствия проверке программе и плану.
2. Обеспечения обоснованности и законности инспектирования.
3. Контроля качества проверки.
4. Формирования аудиторского заключения.
5. Контроля деятельности специалиста и обоснования оплаты труда.
6. Документального оформления определенного аудитором риска с приведением его величины.

Определяющие факторы

Количество, содержание, формы документов выбираются в зависимости от:

1. Квалификации специалиста.
2. Условий договора с инспектируемым предприятием.
3. Предыдущего опыта.
4. Внутренних стандартов и правил, которыми руководствуется специалист.

Форма рабочего документа аудитора

Вне зависимости от целей использования, к бумагам предъявляются общие требования. В первую очередь любой должен отражать полную и конкретизированную информацию. Это необходимо для того, чтобы другому специалисту было легче понять суть выполненных мероприятий.

Каждый оформляется непосредственно в процессе проверки. Заполнение бумаг после или до инспекции не допускается. Оформляя документацию, аудитору необходимо учитывать не только те сведения, которые относятся к проверяемому периоду, но и информацию за предыдущие временные промежутки. В бумагах должны присутствовать ключевые данные, по которым специалисту надлежит высказать мнение. Необходимо, чтобы они охватывали наиболее значимые направления инспекции и задачи, поставленные и реализованные уполномоченным лицом.

Документация должна позволять проанализировать отчетность, согласно установленным критериям. В бумагах отражаются состояние и оценка внутреннего контроля в организации, а также уровень доверия к ней. Они фиксируют выполненные процедуры, связанные с проверкой и анализом бухгалтерского учета предприятия, соблюдения финансовой политики, соответствия отчетности предусмотренным законом стандартам, принципам и требованиям.

Сведения в каждый вносятся так, чтобы можно было впоследствии без труда понять написанное. Обязательным требованием является указание даты и места оформления, фамилии специалиста. На документах должна стоять подпись аудитора, идентификационный код. Страницы нумеруются. Кроме этого, специалист указывает источники, из которых он взял информацию для оформления бумаг, приложения, фиксирующие хозяйственные и финансовые операции предприятия.

Классификация

Она проводится по разным критериям. В зависимости от периода ведения и исполнения, документы могут быть долгосрочными или непродолжительного использования. По источникам и способу получения бумаги делят на полученные от сторонних субъектов или от инспектируемого предприятия, а также оформленные самим специалистом. В зависимости от назначения, документы могут быть:

1. Обзорными.
2. Проверочными.
3. Информативными.
4. Подтверждающими.
5. Сравнительными.
6. Расчетными.
7. Аналитическими.

По форме предоставления выделяют графические, текстовые, табличные и комбинированные бланки. В зависимости от техники оформления, бумаги могут быть рукописными или заполненные с использованием ПК.

Рабочие документы аудитора: пример

Бумаги, которые использует специалист в ходе проверки, отражают различную информацию. В соответствии с этим, выделяют бумаги с данными:

1. Правового характера.
2. О руководстве и сотрудниках компании.
3. О структуре и организации фирмы.
4. Об экономических основах деятельности предприятия. В таких документах описывается финансовая политика компании.
5. О системе бухучета. К их числу относят отчетности, первичные бумаги и пр.
6. Об организационно-функциональных задачах. Сюда можно отнести планы, программы проверок, перечни мероприятий и процедур и пр.
7. Об оценке риска. К ним относят расчеты.
8. По проверке отдельных показателей и статей предприятия.

К рабочим документам также следует относить рекомендации и предложения, корреспонденцию специалиста.

Особенности содержания

Специалист должен отразить в документации сведения о:

1. Планировании проверки.
2. Характере, сроках и объемах выполненных мероприятий, их результатах.
3. Выводах, которые были сформулированы на основании полученных и проанализированных материалов.

В бумагах должно присутствовать обоснование всех ключевых моментов, по которым будет выражаться итоговое мнение.

Нюансы

1. Характер задания.
2. Требования, которым должно соответствовать заключение.
3. Особенности и характер деятельности инспектируемого субъекта.
4. Использование контрольных приемов и методов в ходе выполнения проверки.

Рабочие документы - собственность аудиторской фирмы. Она вправе совершать с ними любые действия по своему усмотрению, если они не противоречат законодательству, прочим нормам и профессиональной этике. Некоторые документы или выдержки из них могут быть представлены инспектируемому предприятию. Но они не могут являться заменой бухгалтерских записей.

Хранение

После окончания проверки документация подлежит сдаче в архив Бумаги брошюруются, складываются в папки, заведенные для каждой инспекции отдельно. В рабочей документации, содержащейся в файлах "постоянное и текущее досье", страницы нумеруются, а на специальных листах указывается их число. Бумаги постоянных клиентов хранятся в одном комплекте. Документы в таких папках распределяются в хронологическом порядке. Файлы "специального" и "постоянного" досье допускается переносить из одного года в другой. Ведущий специалист либо другие аудиторы, подчиненные ему, должны обязательно отмечать на документах изменения, если они имели место, дату внесения корректировок. Записи подтверждаются подписями. Сохранность документов, оформление, передачу их в архив обеспечивает ведущий специалист, ответственный за определенную проверку.

Дополнительно

В каждом документе должны присутствовать идентификационные параметры. К ним, в частности, относят наименование инспектируемого лица, период проверки и так далее. Кроме этого, в бумагах необходимо приводить идентификационные индексы, а также перекрестные ссылки. Это обеспечивает более быстрое комплектование их в файлы. В конце каждой папки указывается Ф.И.О. ответственного сотрудника и его подпись. Документация может храниться на бумажных или электронных носителях, а также на фотопленке. Срок содержания бумаг, сданных в архив, не меньше пяти лет.