Подготовка кадровых документов для трудовой инспекции. Проводим внутренний кадровый аудит Приказ о проверке трудовых договоров
Аудит кадровых документов своими силами
Кадровые документы – эта та часть деятельности по управлению персоналом, где порядок должен быть всегда.
Ведение кадровых документов в соответствии с установленными правилами обеспечивает компании защиту от штрафов проверяющих органов и от трудовых споров с работниками. Кадровый аудит включает в себя экспертную оценку правильности ведения кадрового документооборота, включая анализ текста конкретного документа на соответствие его требованиям трудового законодательства и оценка рисков наложения санкций при проведении проверок и в случае трудового конфликта. Кадровый аудит определит, каких документов в отделе персонала пока нет, но они должны появиться, какие следует доработать, какие можно оставить без изменения.
Когда необходима проверка?
Обычно компании проводят проверку состояния кадровых документов в следующих случаях:
Так же кадровый аудит можно предложить компаниям, которые планируют оптимизировать работу с кадровыми документами компании, и которым в настоящий момент времени необходима оценка текущего состояния и рекомендации по дальнейшей работе.
Одну из проблем которую решает кадровый аудит, это уменьшение рисков, связанных с нарушением действующего трудового законодательства. Поэтому обычно кадровый аудит, прежде всего, направлен на уменьшение влияния «повышенных зон рисков».
Кто и как?
Кадровый аудит можно поручить компании-провайдеру, оказывающей подобные услуги. Опытные специалисты проведут комплексную проверку по наработанной методике и представят отчет по результатам работы. В отчете укажут выявленные нарушения, их возможные последствия и дадут рекомендации по устранению ошибок, а в дальнейшем помогут в восстановлении кадровой документации. Надо отметить важное преимущество проведения аудита силами стороннего провайдера – это непредвзятость заключения о состоянии кадрового учета на предприятии.
Также кадровый аудит может быть реализован собственными силами. В этом случае нужно издать приказ о проведении кадрового аудита в компании, определить цели и задачи данного мероприятия, сформировать соответствующую комиссию (например, в составе юриста, заместителя главного бухгалтера, начальника отдела кадров), определить сроки и способ проверки.
Проверку можно проводить выборочно (определенное количество должностей, подразделений и все кадровые документы по ним) или путем сплошной (тотальной) проверки. Во многом вид проверки зависит от количества работников в организации, целей, задач и поставленных сроков.
В отдельный список необходимо вынести особую категорию работников, которые имеют условия трудового договора и условия работы, отличные от других и кому, согласно законодательству и локальным актам предоставляются какие-либо льготы, надбавки, компенсации и т.п. Документацию данных работников необходимо проверить более внимательно.
Составляем план проверки.
Сотрудник, участвующий в аудите, должен понимать всю значимость и последствия процесса. Для начала необходимо разработать план, составить список документов, которые обязательно должны быть в кадровой службе. Обязательность некоторых документов прямо определена в Трудовом кодексе. Далее произвести сверку – что есть и как должно быть, чтобы в дальнейшем восстановить все необходимые кадровые документы.
На практике для проведения кадрового аудита своими силами необходимо:
1. составить план проверки;
2. составить список всех работников, разбить их по должностям и структурным подразделениям;
3. определить перечень нормативных документов, обязательных и дополнительных для данной компании;
4. определить перечень кадровых документов для проверки (к примеру, компания «Орион» определила для себя следующий список, подлежащих проверке: (пример 1))
Пример 1
5. одготовить форму проверочного листа (пример 2), в которую будут вноситься данные по нарушениям, отсутствию документов и сроки для исправления существующих документов или создания недостающих документов.
Составление перечня обязательных нормативно-правовых актов, применяемых в организации и перечня локальных нормативных актов компании — это важный этап в ходе проверки, поскольку соответствие ведения кадрового учета законодательству и является основным критерием ведения кадрового учета в компании для специалиста отдела персонала.
В список обязательных нормативно-правовых актов следует включить:
Сайт работает в тестовом режиме
от 19.05.2008г;
При анализе внутренних локальных нормативных актов необходимо обратить внимание на оформление, принятие, утверждение, содержание и ознакомления с ними работников.
В список обязательных локальных нормативных актов компании (на основании ст.5 ТК РФ) следует включить:
Проверка наличия трудовых книжек и правильности их ведения, наличия книги учета движения трудовых книжек и вкладышей, наличия бланков трудовых книжек и вкладышей, а также приказа о назначении ответственного работника за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек обязательно должна входить в зону проверки кадровой документации. Важным моментом кадровой проверки станет ревизия журналов регистрации. Книги регистрации приказов по личному составу проверяются совместно с приказами на предмет корректного внесения информации и отсутствию пропусков в регистрации.
Подводим итоги
В заключение составляется отчет о текущем состоянии кадрового делопроизводства, анализируются, достигнуты ли цели проверки, фиксируются выявленные недостатки, прописываются меры, которые следует предпринять, делаются выводы (пример 4).
По окончании проверки при наличии недостающих или некорректно созданных документов необходимо установить срок, в который эти документы будут созданы или исправлены, разработать план по исправлению найденных нарушений (пример 5).
Материал размещен на сайте HRM.RU
Тема 10.1. Цели, задачи, принципы проведения кадрового аудита
Понятие кадрового аудита. Цели, задачи, принципы проведения кадрового аудита. Составляющие и параметры кадрового аудита.
Аудит на рубеже веков имеет уже достаточно большую историю. Первые независимые аудиторы появились еще в XIX в. в акционерных компаниях Европы. Слово "аудит" в разных переводах означает "он слышит" или "слушающий".
Кадровый аудит — комплекс мер, включающий в себя диагностику юридической и делопроизводственной корректности оформления кадровых документов компании, рекомендации и выполнение работ по устранению допущенных компанией ошибок в кадровых документах.
Кадровый аудит состоит из трёх основных этапов:
Оценка соответствия кадрового потенциала организации ее целям и стратегии развития;
Диагностика причин возникновения проблем по вине персонала;
Предметом аудита персонала являются все составляющие процесса управления персоналом.
Кадровый аудит позволяет проанализировать текущее состояние персонала компании и грамотно сформировать стратегию и тактики развития персонала.
Сложно ожидать от сотрудника эффективного результата, если у него нет интереса к работе, или он не видит результатов своего труда. Известно, что даже эффективный сотрудник никогда не откажется от собственных интересов ради интересов любимой компании. Один человек может привести к краху отлично налаженный механизм функционирования бизнес-структуры. Конкретные личности принимают определяющие стратегию дальнейшего развития бизнеса решения, совершают экономические махинации и преступления — фирма выступает только техническим средством. Безопасность бизнеса зачастую зависит от знания характера, склонностей и привычек конкретных личностей, с которыми приходится работать.
Одним словом, он показывает целесообразность кадровой политики предприятия в целом. Проведение эффективной кадровой политики требует гибкости в определении приоритетов направлений деятельности, учета складывающейся ситуации.
Кадровый аудит (эффективность использования человеческих ресурсов) направлен на определение качества кадровой системы компании, сравнительную значимость реализации кадровых процедур для развития компании, а также последовательность развития системы управления человеческими ресурсами.
В основе лежит изучение основных функций управления персоналом с целью предоставления независимого профессионального мнения о степени развития системы управления человеческими ресурсами и ее соответствия потребностям организации.
На этапе кадрового аудита, включающего анализ системы управления человеческими ресурсами, используются методы анализа документов, экспертного структурированного интервью, выделения и анализа основных и вспомогательных процедур системы управления персоналом (СУП). На основании диагностики состояния СУП выявляются основные недостатки и потенциал развития управления человеческими ресурсами в компании, а также разрабатываются предварительные рекомендации по его оптимизации в соответствии со стратегическими и тактическими целями организации.
При проведении кадрового аудита решаются следующие задачи:
Во-первых, проводится оценка системы управления персоналом, включая анализ организационной и функциональной структуры СУП, схем выполнения основных процедур в рамках управления человеческими ресурсами, ведения кадровой документации в соответствии с существующими нормативами и т. д.;
Во-вторых, оценивается кадровый потенциал организации — менеджерский (готовность руководящего состава предприятия к реализации его стратегических и тактических целей) , квалификационный (соответствие уровня знаний и навыков выполняемым профессиональным задачам) , инновационный (готовность к изменениям) , личностный, творческий;
В-третьих, диагностируется структура формальных и неформальных взаимодействий между сотрудниками, каналы информационного обмена, социально-психологический климат в подразделениях, источники возникновения проблемных, конфликтных ситуаций, альтернативные лидеры и группировки.
Составляющими кадрового аудита являются следующие кадровые процессы.
1) Аудит процессов
Менеджеру по персоналу, проводящему кадровый аудит, важно понять, какие направления деятельности и с какой эффективностью осуществляются в организации.
Следующий этап в проведении кадрового аудита связан с необходимостью формирования прогноза кадрового потенциала, оценкой будущего соответствия кадровых процессов стратегии и целям развития организации.
Для этого разрабатывается система индикаторов и строится механизм мониторинга кадровых процессов.
Среди процессов, существенно влияющих на формирование кадрового потенциала, выделяют следующие:
Процесс профессионального развития;
Процессы внутрифирменной коммуникации;
Процессы управления.
Процесс профессионального развития, в зависимости от технологии, принятой в организации, может проходить по принципиально разным схемам:
организация может быть заинтересована в специализации своих сотрудников, требуя от них углубления своих знаний и навыков в конкретных направлениях деятельности;
Организация может быть заинтересована в развитии профессионализма персонала, повышении его способности работать в разных областях, умении менять сферу деятельности, работать на стыке нескольких новых направлений, т. е. в развитии универсализма сотрудников;
Негативным полюсом профессионального развития могут стать процессы депрофессионализации, потери профессиональных навыков и профессиональной этики, которые характерны для некоторых сотрудников.
Для того чтобы оценить преобладающие тенденции в области кадровых процессов, рекомендуется проанализировать следующие индикаторы процессов профессионализации:
Преобладание специализации или универсализации;
Баланс между технологичностью и креативностью, т.е. использованием описанных и формализованных способов решения задач или необходимостью выработки новых, творческих решений сложных проблем, не имеющих стандартных вариантов их решений;
Способы взаимодействия различных исполнителей в ходе трудового процесса, которые могут происходить либо на основаниях кооперации, либо на основаниях конкуренции.
Анализ процесса внутрифирменной коммуникации дает возможность оценить характерные для организации схемы общения, области и принципы, лежащие в основе формирования корпоративной культуры и философии фирмы. Для того чтобы охарактеризовать коммуникацию в организации, следует проанализировать:
Схемы передачи информации, существующие технологии и схемы обратной связи, преобладание трансляционных схем или схем партнерского взаимодействия;
Существующие нормы в области внутрифирменной коммуникации, оценить степень его формализованности или спонтанности;
2) Набор персонала
Описание способов распространения информации о потребности в персонале, используемых способов набора. Оценка результативности набора (финансовой и качественной). Оценка перспективного списка кандидатов на работу, обеспеченности вакансий кандидатами
3) Отбор персонала
Оценка результативности разработанной программы оценочных процедур. Анализ изменений кадрового потенциала организации
4) разработка системы стимулирования
Анализ структуры оплаты труда, доли базовой и премиальной ставок, наличие схем, персонифицирующих выплаты в соответствии с эффективностью. Оценка соответствия разработанных принципов, структуры зарплаты и льгот условиям на рынке труда, производительности и прибыльности организации. Проведение сравнительных исследований, определение эффективной системы вознаграждения
5) Адаптация персонала
Описание используемых процедур адаптации, оценка их эффективности (количество работников, увольняемых в течение полугода, одного года, конфликты в подразделениях новичков). Описание проблем, возникающих в период адаптации
6) Обучение персонала
Анализ целей и используемых форм обучения. Оценка количества прошедших обучение (по темам). Анализ процесса сбора и распространения в организации информации о программах обучения. Анализ системы оценки эффективности обучения (выделение параметров оценки: с точки зрения затрат, количества персонала, практической ориентированности программ, фактических результатов, изменения мотивации к труду и социально-психологического климата и т. д.)
7) Оценка трудовой деятельности
Оценка аттестации, периодичности ее проведения, представляемых результатов и решений, принимаемых по результатам аттестации
8) Повышение, понижение, перевод, увольнение
Оценка эффективности используемой системы кадрового мониторинга, адаптация компьютерных методов кадрового мониторинга. Оценка результативности методов планирования карьеры
9) Подготовка руководящих кадров
Анализ и проектирование управленческой деятельности в организации. Оценка управленческого потенциала и определение потребности в подготовке управленческого персонала
10) Мониторинг социально-психологической ситуации и организация коммуникации внутри предприятия
Диагностика кадровых процессов и социально-психологического климата, оценка уровня социальной напряженности в организации. Диагностика организационной культуры, типа управленческой команды, оценка уровня их соответствия другим элементам организации (целям, структуре, технологии, финансам, системе управления, кадровому составу). Определение потребности в подготовке и реализации программ развития внутриорганизационной коммуникации — доминирующие темы, по поводу которых разворачивается общение, степень фиксации на предмете деятельности, возможность выхода за рамки непосредственной деятельности и ориентация на удовлетворение интересов партнеров.
Анализ процессов управления организацией позволяет оценить тенденции развития системы управления и позицию персонала по отношению к процедурам принятия управленческих решений.
Проводя организационно-кадровый аудит, менеджер по персоналу должен решить важный вопрос: обладает ли организация достаточным человеческим ресурсом функционирования и изменения, способен ли персонал работать достаточно эффективно и в соответствии с выбранной стратегией? Для этого надо оценить фактический состав персонала, а также особенности самого персонала, наличие профессионально важных качеств и характеристик.
Оценка кадрового состава должна включать:
Оценку укомплектованности кадрового состава в целом и по уровням управления, включая оценку обеспеченности персоналом всего технологического процесса;
Оценку соответствия уровня подготовленности персонала требованиям деятельности;
Анализ структуры кадрового состава в соответствии с требованиями технологии и классификатором должностей;
Анализ структуры кадрового состава по социально-демографическим характеристикам;
Оценку текучести кадров.
Аудит кадрового состава и кадрового потенциала позволяет выявить:
Уровень кадровой обеспеченности и потребность в персонале;
Качественную структуру управленческого персонала (ролевая и психологическая структуры);
Потребности в обучении;
Стили управления;
Социально-психологический климат;
Инновационный потенциал;
Основные источники сопротивления изменениям;
Распределение персонала в рамках организации (по уровням иерархии и функциональным направлениям).
Итак, опыт передовых предприятий показывает, что использование методов, приемов, отработанных и проверенных процедур кадрового аудита весьма существенно помогает в процессе управления персоналом эффективно реализовывать стратегию и миссию организации.
Знание и умение использовать в работе положительные и отрицательные факторы управления персоналом в значительной степени способствуют укреплению социально-психологического климата на предприятии, обеспечивают рост производительности труда, а в конечном итоге повышают рентабельность производства.
Вопросы для самоконтроля:
1. Дайте определение понятия кадрового аудита.
Приказ о проведении кадрового аудита (образец заполнения)
Каковы основные цели кадрового аудита?
3. Охарактеризуйте задачи кадрового аудита?
4. Каковы принципы проведения кадрового аудита?
5. Перечислите и дайте определение оставляющим и параметрам кадрового аудита?
Бывают рабочие моменты, когда приходится документально подтверждать или доказывать, что какое-то событие действительно состоялось: документы переданы новому работнику, проверка проведена, старые печати уничтожены, а слесарь Иванов явился на работу нетрезвым. Как это сделать? Очень просто: нужно актировать событие, т.е. составить акт, в котором несколько человек своими подписями подтвердят, что тот или иной факт имел место быть. Мы расскажем, как составить акт правильно и придать этому документу юридическую силу, чтобы в случае спора он мог выступить в качестве доказательства случившегося. Акт составляется группой лиц (или специально созданной комиссией) с целью документально зафиксировать какой-либо факт: результаты проверки, прием-передачу дел, дисциплинарное нарушение и т.д.
Отчет о выборочной проверке ведения кадрового делопроизводства — аудит
Таким образом, на данном этапе проверяется содержание кадровых документов. Проверяйте все документы, которые есть в компании. Просматривая локальные нормативные акты, необходимо проверить, чтобы они не ухудшали положение работников по сравнению с трудовым законодательством и раскрывали условия труда компании. Все работники должны быть ознакомлены с локальными нормативными актами под роспись.
При проверке локальных нормативных актов необходимо использовать соответствующие статьи Трудового кодекса Российской Федерации. С каждым работником должно быть подписано согласие на обработку и передачу его персональных данных, если работнику, по его просьбе, оформляются справки, то на каждую справку работник должен написать письменное согласие на передачу его персональных данных третьей стороне.
Составление актов в общем и кадровом делопроизводстве
Румянцева А.П. передает, а Федорова О.В. принимает следующие документы:
- Приказы по основной деятельности за 2013 год (подлинники).
- Журнал регистрации приказов по основной деятельности за 2013 год (подлинник).
- Журнал регистрации входящих документов за 2013 год (подлинник).
Документы передала Документы приняла Румянцева А.П. Румянцева Федорова О.В. Федорова 19.09.2013 19.09.2013 В качестве присутствующих при составлении акта обычно перечисляют тех, в чьем отношении проводится проверка или составляется акт о дисциплинарном проступке. Присутствующий не может быть членом комиссии, равно как и член комиссии не может участвовать в проверке относительно самого себя.
Проверяем документацию кадрового подразделения
- Отсутствуют согласия на обработку и передачу персональных данных.
- Нет должным образом оформленных должностных инструкций на работников, хотя в трудовом договоре делается ссылка на должностную инструкцию.
- Ответственные лица Общества не проверены на дисквалификацию.
- В содержании трудовых договоров допущены ошибки, такие как: отсутствуют паспортные данные работника и ИНН работодателя, нет условия об обязательном страховании работников, не прописаны периодичность и даты выплаты заработной платы, не указана дата начала работы.
- Некорректно ведутся трудовые книжки работников, а именно: во многие трудовые книжке не внесены записи о приеме, переводах, неправильно вносятся записи в книжки.
Для устранения данных нарушений, нами был написан подробный отчет о результатах кадрового аудита и к каждому нарушению даны инструкции по исправлению.
Акт проверки кадровых документов
Внимание
Перечень всех документов, которые относятся к данной группе, приведен в таблице 1. Таблица 1 Кадровые документы, обязательные для всех работодателей Документ Ссылка на нормативный акт Правила внутреннего трудового распорядка ст. 189, 190 ТК РФ Положение о защите персональных данных п. 8 ст. 86 ТК РФ Инструкция по охране труда ст. 212 ТК РФ Положение об оплате труда ст. 135 ТК РФ График отпусков ст. 123 ТК РФ Штатное расписание ст. 57 ТК РФ Табель учета рабочего времени ст. 91, 99 ТК РФ Приказы по основной деятельности Инструкция по заполнению формы Т-3 Постановления Госкомстата от 25.12.1998 № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций», п. 45 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» и т.д. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них п.
40, 41 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 г.
Например, если в компании за несколько лет деятельности скопилось много испорченных фирменных бланков и требуется их уничтожить, издается приказ, в котором работники, составляющие комиссию по уничтожению, перечисляются не только по должностям, но и пофамильно (Пример 1). Эта комиссия соберется только один раз, выполнит свою работу, зафиксирует ее результат в акте и прекратит свое существование. Фрагмент приказа об уничтожении испорченных фирменных бланков ПРИКАЗЫВАЮ: Создать комиссию в составе: Председатель комиссии: начальник службы ДОУ Петрова И.П.
Члены комиссии: специалист службы безопасности Нуриев С.Д., секретарь-делопроизводитель Коченкова Ю.А. Обратите внимание: председатель комиссии тоже назначается «сверху». Самого себя назначить председателем комиссии нельзя.
Кроме того, в комиссию могут войти работники, случайно оказавшиеся свидетелями какого-то происшествия.
Если есть возможность пригласить в комиссию непосредственного руководителя нарушителя, то это нужно сделать, поскольку начальник, в свою очередь, обязан следить за дисциплиной во вверенном ему коллективе. Третьим участником комиссии может стать любой коллега провинившегося работника. Приведем пример акта об отсутствии работника на рабочем месте (Пример 5).
Акт об отсутствии работника на рабочем месте Общество с ограниченной ответственностью «Автосалон “Солярис”» (ООО «Автосалон “Солярис”») АКТ 19.10.2013 № 5 Москва об отсутствии на рабочем месте менеджера по продажам В.П. Лебедева Мной, начальником отдела кадров ООО «Автосалон “Солярис”» Синицыной А.Л., в присутствии начальника отдела продаж Герасимова М.В. и администратора торгового зала Титовой Г.К. составлен настоящий акт об отсутствии на рабочем месте менеджера по продажам Лебедева В.П. с 14.00 по 15.45 сегодня, 19.10.2013.
Акт проверки кадрового делопроизводства шаблон актаком
Российской Федерации, в целях минимизации рисков штрафных санкций, связанных с проведением проверок соблюдения трудового законодательства, а также рисков трудовых споров и жалоб работников. Кадровый аудит необходимо проводить в следующих случаях:
- при предстоящей государственной проверке;
- при смене специалиста по кадрам;
- при угрозе проверки послеувольненияобиженного работника (невыплата вовремя заработной платы, премии,увольнениепо инициативе работодателя);
- при смене руководства компании;
- при изменении законодательства.
Кадровый аудит можно провести самостоятельно или доверить его проведение сторонней организации. Существуют специализированные компании, которые проводят кадровый аудит, они проведут проверку и напишут детализированный отчет, в котором будут указаны ошибки и нарушения, а также рекомендации по их устранению.
Леонтьева С актом ознакомлен(ы): Гаврилова П.Р. Гаврилова 08.10.2013 Епишева Р.Т. Епишева 08.10.2013 Костина А.А. Костина 08.10.2013 Рязанов И.М. Рязанов 08.10.2013 В дело № 24-56 Петрова 08.10.2013 Акты в кадровом делопроизводстве В кадровом делопроизводстве акты чаще всего составляются для того, чтобы зафиксировать дисциплинарный проступок работника, его отказ выполнять поручение руководителя или какой-либо другой факт, который при возможном споре с работником поможет работодателю доказать правомерность своих действий.
Например, при расторжении трудового договора из-за невыхода работника в первый день на работу именно работодатель должен будет доказать, что в определенный день его новый сотрудник отсутствовал на рабочем месте, и в качестве доказательства используют акт.
Инфо
Если компания не использует унифицированные формы документов, а разработала и использует свои формы, то данные формы документов должны быть утверждены приказом руководителя компании. При аудите трудовых книжек, необходимо проверить наличие приказа по основной деятельности о назначении ответственного за ведение трудовых книжек. Все трудовые книжки должны быть зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, все книжки должны быть в наличии и в них должны быть внесены все записи (приемы, переводы, награждения), вкладыши должны быть вшиты в трудовые книжки.
Работодатель должен сам закупать бланки трудовых книжек и вкладышей и зафиксировать их в приходно-расходной книге по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них.
Заверение подписями отказа работника от ознакомления с актом (фрагмент акта) От ознакомления с настоящим актом под роспись Лебедев В.П. отказался. Подписи: Синицына А.Л. Синицына 19.10.2013 Герасимов М.В. Герасимов 19.10.2013 Титова Г.Г. Титова 19.10.2013 Таким образом, получив задание составить акт, в первую очередь нужно определить, имеется ли для этого вида актов унифицированная форма, закрепленная в нормативном документе.
Если таковой не обнаружилось, акт составляется в относительно свободной форме – стоит лишь придерживаться общих правил создания этого вида документов. И в любом случае главное – это максимально точно и правильно описать случившееся. Здесь и далее выделено автором. Согласно п. 3.11 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Приказ о проведении кадрового аудита (образец заполнения)
Приказ N 68 о проведении кадрового аудита
Для минимизации рисков, связанных с неправильным ведением кадровой документации,
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Провести внутренний кадровый аудит по теме "Оформление приема и увольнения на работу" с 20.08.2012 по 24.08.2012.
2. Назначить председателем комиссии по проведению аудита начальника юридического отдела Ларину А.С.
- инспектора отдела кадров Моисееву О.Д.;
- бухгалтера Антонову Р.Э.
4. Представить отчет о проведенной проверке до 31.08.2012.
5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя директора Субботина Г.Н.
Директор Петров /И.П. Петров/
С приказом ознакомлены:
Заместитель директора Субботин Г.Н. 14.08.2012, Субботин
Начальник юридического отдела Ларина А.С. 14.08.2012, Ларина
Инспектор отдела кадров Моисеева О.Д. 14.08.2012, Моисеева
Бухгалтер Антонова Р.Э. 14.08.2012, Антонова
Источник - "Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение", 2012, № 10
Приказ о проведении кадрового аудита для улучшения работы отдела кадров и минимизации рисков, связанных с неправильным ведением кадровой документации (образец заполнения)
Приказ N 31 о проведении кадрового аудита
Для улучшения работы отдела кадров и минимизации рисков, связанных с неправильным ведением кадровой документации,
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Провести внутренний кадровый аудит по теме "Оформление приема на работу" с 27 февраля по 5 марта 2012 г.
2. Назначить председателем комиссии по проведению аудита заместителя директора Закрашного Р.Д.
3. Включить в состав комиссии:
- юрисконсульта Брунина В.Л.;
- инспектора отдела кадров Морозову О.Ю.;
- бухгалтера по заработной плате Комарову Ю.С.
4. Представить отчет о проведенной проверке до 14.03.2012.
5. Контроль исполнения настоящего приказа возложить на заместителя директора Закрашного Р.Д.
Директор Васин /П.В. Васин/
С приказом ознакомлены:
Закрашный Р.Д. 15.02.2012, Закрашный
Брунин В.Л. 15.02.2012, Брунин
Морозова О.Ю. 15.02.2012, Морозова
Комарова Ю.С. 15.02.2012, Комарова
Источник - "Отдел кадров коммерческой организации", 2012, № 3
Четвертый арбитражный апелляционный суд в составе:
председательствующего судьи Никифорюк Е.О.,
судей Ломако Н.В., Басаева Д.В.,
при ведении протокола судебного заседания секретарем судебного заседания
Соломиной А.В., рассмотрев в открытом судебном заседании апелляционную жалобу
Государственного учреждения – Иркутского регионального отделения Фонда
социального страхования Российской Федерации (Филиал №13) на решение
17457/2018 по заявлению Акционерного общества «Ваш Личный Банк» в лице
конкурсного управляющего Государственной корпорации «Агентство по страхованию
вкладов» (ОГРН 1063800023572, ИНН 3818021045, место нахождения: 666780,
Иркутская область, город Усть-Кут, улица Кирова, 85 А) к Государственному
учреждению – Иркутскому региональному отделению Фонда социального страхования
Российской Федерации (Филиал №13) (ОГРН 1023801012905; место нахождения: г.
Иркутск, ул. Тимирязева, 35) о признании недействительными постановлений №62нс
от 27.02.2018 и №183нс от 15.06.2018 о взыскании страховых взносов, пеней и штрафов
за счет имущества страхователя юридического лица или индивидуального
предпринимателя,
(суд первой инстанции – Козлова И.В.),
при участии в судебном заседании:
от заявителя: не явился, извещен;
от заинтересованного лица: не явился, извещен;
Установил:
Акционерное общество «Ваш Личный Банк» в лице конкурсного управляющего
Государственной корпорации «Агентство по страхованию вкладов» (далее – заявитель,
общество, ВЛБАНК (АО) обратилось в Арбитражный суд Иркутской области с
заявлением к Государственному учреждению – Иркутскому региональному отделению
Фонда социального страхования Российской Федерации (Филиал №13) (далее
заинтересованное лицо, учреждение, Фонд) о признании недействительными
постановлений №62нс от 27.02.2018 и №183нс от 15.06.2018 о взыскании страховых
взносов, пеней и штрафов за счет имущества страхователя юридического лица или
индивидуального предпринимателя.
Решением Арбитражного суда Иркутской области заявленные требования
удовлетворены. Постановления Государственного учреждения – Иркутское
региональное отделение Фонда социального страхования Российской Федерации о
взыскании страховых взносов, пеней и штрафов за счет имущества страхователя –
юридического лица или индивидуального предпринимателя № 62нс от 27.02.2018 и №
183нс от 15.06.2018 признаны незаконными, как несоответствующие Федеральному
обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и
профессиональных заболеваний" (далее - Федеральный закон N 125-ФЗ) страхователем
является юридическое лицо любой организационно-правовой формы (в том числе
иностранная организация, осуществляющая свою деятельность на территории
Российской Федерации и нанимающая граждан Российской Федерации) либо
физическое лицо, нанимающее лиц, подлежащих обязательному социальному
страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний
страхователь обязан в установленном порядке и в определенный исполнительным
органом Фонда социального страхования РФ срок начислять и перечислять
страховщику страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных
случаев на производстве и профессиональных заболеваний в Фонд социального
страхования РФ.
Контроль, за деятельностью страхователя по начислению и уплате страховых
взносов, в соответствии с подпунктом 8 пункта 2 статьи 18 Федерального закона N 125-
ФЗ возложен на Фонд социального страхования Российской Федерации и его
исполнительные органы.
Мне предстоит повышение – перевод в отдел кадров в филиале нашей организации. Я немного нервничаю – дело ответственное, хочется избежать возможных ошибок и осложнений. Начать работу на новом месте я планирую с проведения проверки кадрового делопроизводства. Подскажите, пожалуйста, как это правильно сделать.
Прежде чем разбирать «секреты» внутреннего кадрового аудита нужно понимать, для каких целей вы его будете проводить.
Как правило в подобных вашей ситуациях проверка кадрового делопроизводства нужна для того, чтобы определить, соответствует ли кадровая работа в филиале требованиям трудового законодательства и локальных нормативных актов компании. Цель такой проверки – устранение возможных рисков компании, связанных с ошибками при оформлении кадровой документации. Поэтому ваше желание начать работу именно с внутреннего аудита правильное.
Чтобы иметь правовое основание для внесения исправлений, корректировки недочетов в кадровых документах, которые могут быть выявлены в ходе проверки, необходимо придать ей официальный статус. Поэтому последовательность действий при проверке будет следующей:
Этап 1. Издание приказа
В нем необходимо указать:
- цели и задачи проверочного мероприятия;
- членов комиссии. В ее состав могут войти специалисты компании, обладающие знаниями в области трудового права и делопроизводства;
- срок проведения проверки и период, за который она будет осуществляться;
- срок представления отчета (акта) по полученным результатам.
Наша справка
Сверка документов – сравнение, сравнивание, пунктировка, рекапитуляция, отождествление, сличение, сопоставление, проверка документов
Этап 2. Ознакомление с приказом всех заинтересованных лиц, в том числе руководителя филиала
Этап 3. Проведение сверки документов
Следующим этапом проверки может стать сверка документов (того, что есть, с тем, что должно быть в наличии), которая проводится для восстановления в дальнейшем всех необходимых кадровых документов.
Помочь в этом может локальный нормативный акт, регламентирующий кадровый документооборот в филиале компании.
Таким нормативным актом могут быть Положение или Инструкция по кадровому делопроизводству в компании либо общая Инструкция по делопроизводству, включающая раздел по кадровому делопроизводству, в том числе в филиале. Это не обязательный документ, но его наличие регламентирует порядок ведения кадрового делопроизводства в филиале компании.
В филиале должен быть в наличии полный комплект обязательной кадровой документации. К нему относятся:
1. Локальные нормативные акты.
В каждом филиале должны быть следующие локальные нормативные акты:
- правила внутреннего трудового распорядка;
- положение о защите персональных данных;
- положение об оплате труда;
- положение о стимулирующих надбавках;
- положение о командировках;
- инструкции по охране труда.
При этом некоторые из них могут быть утверждены в целом для компании. В этом случае они будут распространяться и на филиалы. В таком случае в филиале должны быть в наличии надлежащим образом заверенные копии этих документов. Применительно к штатному расписанию – присланная из головного офиса заверенная выписка из штатного расписания компании, относящаяся к деятельности филиала.
Имейте в виду
Заверить копии локальных актов, утвержденных в целом по организации может кадровик компании. Полномочия на это могут быть зафиксированы в его должностной инструкции, трудовом договоре и (или) приказе.
2. Штатное расписание.
3. Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним.
4. График отпусков.
5. Приказы по основной деятельности (о приеме на работу руководителя филиала, об утверждении штатного расписания и др.).
6. Приказы по личному составу (о приеме, переводе, предоставлении отпуска, прекращении трудового договора, направлении в командировку, поощрении работника).
7. Табель учета рабочего времени.
8. Трудовые книжки, книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
9. Журналы учета:
- прохождения инструктажа по охране труда и технике безопасности;
- мероприятий по контролю.
Кроме того, сверке подлежат также документы, которые являются обязательными для организации при определенных условиях, перечисленные в таблице .
| Документ | Условие, при котором является обязательным для компании |
| Коллективный договор | Если он заключен |
| Должностные инструкции | Если должностные обязанности не включены в содержание трудовых договоров либо в тексте трудового договора имеется ссылка на должностную инструкцию |
| Перечень должностей сотрудников с ненормированным рабочим днем | Если такие имеются в организации |
| График сменности | Если в организации введена сменная работа |
| Положение об охране коммерческой тайны | Если в трудовом договоре закреплено соблюдение работником коммерческой тайны |
| Договоры о коллективной материальной ответственности | Если в организации ведутся работы в соответствии с Перечнем работ, при выполнении которых может вводиться полная коллективная (бригадная) материальная ответственность, утвержденным постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85 |
| Договоры о полной индивидуальной материальной ответственности |
Если в организации работают сотрудники, являющиеся материально ответственными лицами согласно Перечню должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества, утвержденному постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85 |
Этап 4. Проверка содержания кадровой документации
Итак, после того как будет определено, какие документы в отделе кадров пока отсутствуют, но должны появиться, какие следует доработать и какие можно оставить без изменения, важно обратить внимание на качество документов, а именно на правильность их составления с точки зрения кадрового делопроизводства и юридическую грамотность. Подробное рассмотрение требований к каждому документу – тема не для одной статьи, в этом материале мы остановимся лишь на некоторых моментах, о которых, к сожалению, кадровики чаще всего забывают.
1. Полномочия руководителя
За руководителем филиала должны быть документально закреплены полномочия по приему и увольнению работников. Это может быть отражено в трудовом договоре и (или) доверенности.
Если такие полномочия не закреплены надлежащим образом, то действия руководителя филиала по приему и увольнению сотрудников филиала могут быть признаны незаконными.
2. Порядок ведения трудовых книжек
Особое внимание следует уделить порядку ведения трудовых книжек. Прежде всего, нужно проверить наличие приказа по основной деятельности о назначении ответственного по ведению трудовых книжек.
При ревизии трудовых книжек необходимо убедиться, что все они зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, все книжки имеются в наличии и все записи в них внесены на основании соответствующих приказов.
Трудовые книжки и вкладыши должны храниться в несгораемом сейфе.
3. Личные карточки
В личных карточках работников должны быть продублированы записи из трудовых книжек (вкладышей) о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу и увольнении, а рядом стоять подписи работников, свидетельствующие о том, что они ознакомлены с этими записями.
4. Журналы регистрации
Важный момент кадровой проверки – ревизия журналов регистрации. Все кадровые операции должны фиксироваться в специальных журналах (книгах) учета.
К обязательным журналам отдела кадров относятся:
- журнал регистрации приказов по личному составу (согласно перечню, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558);
- приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Эти книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы (п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек);
- журнал учета проверок.
Обязанность ведения этого журнала установлена ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля». В таком журнале контролирующие органы делают запись о проведенной проверке. Типовая форма журнала утверждена приказом Минэкономразвития России от 30.04.2009 № 141.
Наша справка
Согласно ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» формы первичных учетных документов, в том числе по учету труда и его оплате, должны быть утверждены руководителем компании по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов по учету труда и его оплаты следует утверждать в составе бухгалтерской учетной политики, т. е. в филиале должны использоваться формы первичных учетных документов, утвержденных руководителем компании.
Кроме того, отдел кадров может использовать и другие журналы регистрации. Например, журналы регистрации:
- трудовых договоров;
- личных карточек;
- отпусков;
- направления в командировки;
- учета листков нетрудоспособности;
- выдачи справок;
- проверок состояния воинского учета;
- прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования и пр.
Допустимо использовать как утвержденные, так и самостоятельно разработанные формы таких документов, но оформление журналов должно быть единым: листы пронумерованы, журнал прошнурован, скреплен сургучной печатью или опломбирован и заверен руководителем организации.
Конкретный перечень журналов регистрации, которые ведутся в отделе кадров филиала, должен быть приведен в разделе «Номенклатура дел компании», содержащем список дел и журналов учета, в том числе в филиале.
Этот этап наиболее продолжительный по времени. Так как проверке, как правило, подлежит большой массив документов, мы рекомендуем ее результаты свести в таблицу (фрагмент) :
Этап 5. Оформление акта (отчета) по результатам проверки
Акт (отчет) по результатам проверки может быть составлен в произвольной форме в виде документа, содержащего описательную часть, выводы и рекомендации (пример 2) , а также таблицу выявленных в ходе проверки проблем и нарушений и рекомендации по их устранению с указанием ответственных лиц и сроков, оформленную в виде приложения к акту (отчету).
Кроме того, в акт (отчет) по результатам проверки могут быть включены:
- анализ наличия кадровых документов согласно трудовому законодательству;
- анализ соответствия оформления документов требованиям трудового законодательства;
- оценка содержания внутренних локальных нормативных актов организации;
- анализ кадровых процедур на соответствие требованиям законодательства;
- анализ соответствия документов требованиям архивного законодательства;
- ссылки на конкретные статьи нормативных актов, по которым у компании есть нарушения;
- оценка рисков: какие нарушения могут привести к возникновению трудовых споров или штрафным санкциям со стороны проверяющих органов;
- рекомендации по исправлению ошибок в кадровом делопроизводстве;
- рекомендации по расстановке приоритетов в дальнейшей работе с кадровыми документами.
Пример 2. Акт по результатам проверки кадрового делопроизводства в филиале компании (фрагмент)
Резюме
Если вы решили провести внутренний аудит кадровых документов, легализуйте это мероприятие, проверьте документы на наличие, а затем на ошибки. В результате – акт.
В рамках проведения выборочной проверки ведения кадрового делопроизводства в соответствии с требованиями действующего трудового законодательства Российской Федерации, была проверена кадровая документация в отношении 47 работников ООО «Буженинов», как числящихся в организации на момент проверки, так и уволенных.
Проверке подверглись следующие кадровые документы:
— трудовые договоры с работниками;
— дополнительные соглашения к трудовым договорам;
— трудовые книжки работников;
— личные карточки работников (форма Т-2);
— приказы о приеме на работу (форма Т-1);
— приказы о переводе (формы Т-5);
— приказы на увольнение (форма Т-8;
— иные приказы по личному составу;
— локальные нормативные акты организации.
По результатам проверки были выявлены следующие нарушения ведения кадрового делопроизводства и трудового законодательства:
1. В организации не ведется:
— книга регистрации приказов по личному составу со сроком хранения 5 лет и 75 лет;
— книга об ознакомлении работника с правилами внутреннего распорядка;
— книга об ознакомлении работника с инструкцией по охране труда и технике безопасности;
— книга об ознакомлении работника с положением об оплате труда;
— книга об ознакомлении работника с положением о персональных данных;
— книга учета трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним;
2. При поступлении на работу сотрудники не ознакамливаются под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, с должностной инструкцией, с инструкцией по охране труда и технике безопасности на рабочем месте, с положением об оплате труда, с положением о персональных данных работников.
3. При приеме на работу запись в трудовую книжку вносится не в соответствии со штатным расписанием (не указывается структурное подразделение, куда принимается работник).
4. Записи в трудовые книжки об изменении условий труда работников (перемещение, изменение должности и пр.) вносятся несвоевременно, а в большей массе не вносятся вовсе.
5. При возникновении необходимости, трудовые книжки выдаются на руки работникам без оформления расписки.
6. Отсутствует утвержденный перечень бланков, действующих в организации. Форма трудовых договоров, заключенных с работниками, разная.
7. В некоторых личных делах трудовые договоры отсутствуют вовсе.
8. В организации заключено большое количество срочных трудовых договоров без видимых на то оснований.
9. Не на все изменения определенных сторонами условий трудового договора оформляются дополнительные соглашения.
10. Не оформляются изменения к трудовым договорам на изменения паспортных данных работников.
11. В личных делах работников находятся ксерокопии не всех документов, необходимых для трудоустройства. Существует достаточное количество личных дел, в которых нет ксерокопий вообще, даже паспорта.
12. Личные карточки формы Т-2 не отвечают требованиям ведения кадрового делопроизводства. Не во всех карточках присутствуют следующие данные:
— номер и дата трудового договора;
— изменение условий труда работников (перемещение, изменение должности, изменение оклада, изменение системы оплаты труда);
— подписи ознакомления работников с внесенными изменениями;
13. В приказах о приеме на работу не указываются условия приема на работу (полное/неполное рабочее время, количество часов, основное место работы/по совместительству).
14. В личных делах некоторых работников существуют противоречия в информации (дата приема, должность, подразделение) между приказом о приеме на работу, трудовым договором, штатным расписанием, записью в трудовой книжке.
15. Работники не всегда ознакамливаются с приказами по личному составу под роспись
