Функции отдела закупок по 223 фз. Структурная схема разделения обязанностей между сотрудниками, включенными в закупочную деятельность

14.08.2023 | Прописка

Заказчики, которые в настоящее время работают по 223-ФЗ, обязаны разработать особый документ, регламентирующий всю закупочную деятельность. В статье рассмотрим основные требования к содержанию указанного стандарта, порядку его принятия и утверждения, а также предоставим само положение о закупках по 223-ФЗ с июля 2018 года, образец которого подготовлен с учетом вступления существенных изменений в сфере государственных закупок, именно поэтому стоит обратить особое внимание на новый формат и структуру документа.

Положение по 223-ФЗ для бюджетных учреждений на 2019 год с изменениями должно содержать следующую информацию:

порядок подготовки и проведения процедур, в том числе электронных, условия их применения;
способы осуществления заказов по 223-ФЗ;
порядок заключения и исполнения договоров по результатам конкурентных процедур и договоров с единственным поставщиком;
иные вопросы, связанные с обеспечением закупок по нормам 223-ФЗ.

Стоит заметить, что положение о закупках не предусмотрено, и заказчик осуществляет деятельность в рамках закона о контрактной системе без принятия каких-либо дополнительных актов.

Целесообразно принять стандарт об отделе закупок, который будет отражать закрепление конкретных полномочий по подготовке, согласованию и утверждению документов, необходимых для проведения заказа, а также фиксирующий сроки исполнения обязанностей и ответственность за их нарушение за определенным списком сотрудников, которые входят в отдел и выполняют службу в области заказа по 223-ФЗ.

Как утвердить и разместить

Согласно ч. 3 ст. 2 223-ФЗ, заказчик утверждает стандарт в зависимости от организационно-правовой формы следующими органами управления:

государственная корпорация или компания — высшим органом управления (№ 7-ФЗ от 12.01.1996 «О некоммерческих организациях»);
ГУП, МУП — руководителем (№ 161-ФЗ от 14.11.2002 «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях»);
автономное учреждение — наблюдательным советом (№ 174-ФЗ от 03.11.2006 «Об автономных учреждениях»);
АО — советом директоров, общим собранием, коллегиальным исполнительным органом (№ 208-ФЗ от 26.12.1995 «Об акционерных обществах»);
ООО — общим собранием участников, советом директоров, коллегиальным исполнительным органом (№ 14-ФЗ от 08.02.1998 «Об обществах с ограниченной ответственностью»);
государственное или муниципальное бюджетное учреждение — учредителем (№ 7-ФЗ от 12.01.1996 «О некоммерческих организациях»);
публично-правовая компания — наблюдательным советом (№ 236-ФЗ от 03.07.2016 «О публично-правовых компаниях»).

Стандарт закупочной деятельности и вносимые в него изменения заказчик размещает на сайте ЕИС в течение 15 дней со дня подписания акта. Каждый желающий имеет полное право изучить данные документы, которые находятся в Единой информационной системе в открытом доступе.

Заказчику необходимо учесть требования не только 223-ФЗ, но также , а также «Стандарта осуществления закупочной деятельности отдельных видов юридических лиц», утвержденного ФАС России.

Заказчик должен соблюдать принципы равноправия, справедливости, отсутствия дискриминации и необоснованных ограничений конкуренции по отношению к участникам.

Типовое положение о закупках по 223-ФЗ на 2018 год с июля 2018 может содержать следующие разделы:

Термины и определения.
Цели и принципы закупочной деятельности.
Утверждение стандарта и внесение изменений.
Формирование и корректировка плана заказов.
Выбор способа и формы заказа.
Правила подготовки и проведения.
Принципы формирования требований и критериев оценки.
Требования к описанию объекта.
Требования к условиям договора. Обязательства, связанные с исполнением договора.
Подготовка, согласование и утверждение закупочной документации.
Порядок проведения процедуры.
Контроль и обжалование.
Отчетность по закупочной деятельности.
Требование к хранению документов, составленных в ходе заказа.

Как использовать типовые положения

С 01.01.2018 изменились нормативы о типовом положении о закупках. Теперь, согласно части 2.3 ст. 2 223-ФЗ, в типовое положение о закупках по 223-ФЗ с учетом последних изменений нужно включить такие сведения:

Регламент подготовки и реализации госзакупок.
Способы определения поставщика, а также случаи, когда они применяются.
Срок заключения договора по результатам конкурентных торгов.

Эти сведения нельзя изменять при разработке и утверждении бюджетными и автономными учреждениями, унитарными предприятиями собственных положений о закупке.

В стандартном положении о закупке должны предусматриваться особенности участия субъектов МСП, которые утверждены .

Типовые положения для бюджетных учреждений (автономных и бюджетных) и унитарных предприятий разрабатываются органами исполнительной власти разных уровней — федеральные, региональные, муниципальные. Вышестоящие органы также закрепляют перечень организаций-заказчиков, для которых будут действовать такие типовые стандарты. Таким образом, если учреждение подпадает под действие типовых стандартов, разработанных на вышестоящем уровне, то ей надлежит сформировать свой регламентирующий регистр в строгом соответствии с условиями, установленными в типовом положении о закупках (ч. 2.1, 2.2 ст. 2 223-ФЗ).

Таким же образом вносятся изменения. Если законодатель внес коррективы в типовой закупочный регламент, организация-заказчик должна поправить свой локальный акт в течение 15 дней (ч. 2.7 ст. 2 223-ФЗ).

Новые или скорректированные типовые нормативы размещаются в 15-дневный срок с момента их утверждения контролирующими органами власти.

Где взять типовое положение

В конце статьи вы можете выбрать из ряда предоставленных стандартов и найти необходимое положение о закупках по 223-ФЗ на 2019 год; скачать образец можно также на сайте Единой информационной системы — в ЕИС доступны для ознакомления стандарты госзакупок организаций-заказчиков местного уровня, которые могут использоваться в целях оптимизации и унификации разрабатываемого документа. Эти документы найдете во вкладке «Документы» на боковой панели. В нижней части страницы есть раздел «Перечень типовых положений о закупках».

Скачать шаблон типового положения о закупках на 2019 год

Пример типового положения о закупках для МУП

В качестве примера приводим положение о закупках по 223-ФЗ на 2019 год — образец для МУП.

В настоящей статье речь пройдет о положении о закупках в рамках 223-ФЗ. Если вы обратились к данной статье, значит, вы понимаете важность этой темы. Как известно, любой закон – это живой организм, который постоянно меняется. Федеральный закон № 223 не является исключением. Здесь мы даем информацию, актуальную на начало 2019 г., собрали только суть интересующего вас вопроса, структурировали огромный объем информации, которую вы видите в интернете. Эта статья окажется для вас интересной и полезной. Знания, полученные после прочтения, можно применять в работе.

Итак, мы познакомимся с некоторыми терминами и дадим им определение, исходя из действующего закона. Разберемся в содержании и структуре этих документов. Узнаем, какие бывают закупки. Поймем принципы этого документа, и какие к нему предъявляются требования. Остановимся на вопросе, кто вправе разрабатывать и утверждать положение о закупках. Рассмотрим конкретные примеры.

Определение

Положение о закупке – это документ, который регламентирует закупочную деятельность заказчика.

Структура текста:

требования к процедуре, в том числе порядок их подготовки и осуществления способами, о которых мы поговорим ниже;
порядок и условия их применения;
порядок заключения и исполнения договоров;
иные связанные с обеспечением закупки положения.

Зачем нужны положения о закупке?

То, что они нужны, не подлежит обсуждению. Так зачем же они так необходимы?

Во-первых , благодаря данному документу происходит связь экономического поля, разработка условий для своевременного и полного удовлетворения потребностей заказчика в товарах, работах, услугах;

Во-вторых , для целей коммерческого использования, с необходимыми показателями цены, качества и надежности;

В-третьих , происходит правильная реализация денежных средств;

В-четвертых , возникает возможность участия юридических и физических лиц в закупке товаров, работ, услуг для нужд заказчиков и стимулирование такого участия;

В-пятых , появляется добросовестная конкуренция, обеспечивается гласность и прозрачность торгов, исключается коррупция и другие зловредные явления.

Преимущества положения

Этот регламент нужен, прежде всего, самому заказчику. Если он имеется, то закупочную деятельность он обязан осуществлять исключительно в предусмотренном им порядке.

Организация закупок по 223-ФЗ намного выгоднее, чем по 44-ФЗ и имеет ряд преимуществ:

Выбор любого удобного способа проведения закупки.
Установка собственных требований к поставщикам.
Быстрое внесение изменений в план закупок.
Самостоятельное прописывание сроков проведения.
Определение оснований, необходимых для закупок у единственного поставщика.
Снижение количества обжалований в ФАС путем уменьшения для этого оснований.

Чем точнее будут сформулированы требования к участникам и конкретнее настроена закупочная деятельность, тем быстрее организация сможет поднять проведение торгов на более высокий уровень работы и получить качественную услугу по приемлемой цене.

Виды закупок по 223-ФЗ

Конкурентные

Условия конкурентной закупки

1) информация сообщается заказчиком одним из следующих способов:

а) путем размещения в единой информационной системе извещения, доступного неограниченному кругу лиц, с приложением необходимой документации;

б) посредством направления приглашений принять участие в данной процедуре в случаях, которые предусмотрены ст. 3.5 223-ФЗ, с приложением документации о конкурентной закупке не менее чем двум лицам, которые способны осуществить поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг, являющихся предметом процедуры;

2) обеспечивается конкуренция между участниками за право заключить договор с заказчиком на условиях, предлагаемых в заявках на участие, окончательных предложениях участников;

3) описание предмета осуществляется с соблюдением требований ст. 3 ч. 6.1, 223-ФЗ.

Способы конкурентной закупки

1. проведение торгов:

Конкурс (открытый конкурс, конкурс в электронной форме, закрытый конкурс);

Аукцион (открытый аукцион, аукцион в электронной форме, закрытый аукцион);

Запрос котировок (запрос котировок в электронной форме, закрытый запрос котировок);

Запрос предложений (запрос предложений в электронной форме, закрытый запрос предложений);

2. иными способами, установленными в регламенте и соответствующими требованиям ст. 3 ч. 3, 223-ФЗ.

Неконкурентные

Закупка является неконкурентной, если ее условия не соответствуют условиям конкурентной закупки, описанным нами выше.

Способы неконкурентной закупки , в том числе у единственного поставщика (исполнителя, подрядчика), устанавливаются положением.

Принципы закупок по 223-ФЗ

информационная открытость;
равноправное участие, отсутствие различного рода притеснений и неясных ограничений конкурентной борьбы по отношению к участникам;
добросовестное использование денег на приобретение товаров, работ, услуг и реализация действий, направленных на эффективную работу заказчика;
отсутствие ограничения допуска к участию путем предъявления избыточных или недостаточных требований к участникам.

Кто разрабатывает и утверждает положение о закупках?

Рассмотрим данный вопрос в Таблице 1.

Таблица 1

№ п/п	Заказчик	Право утверждения
1.	государственная корпорация (ГК)	высший орган управления государственной корпорации
2.	государственная компания (ГУ)	высший орган управления государственной компании
3.	государственное унитарное предприятие (ГУП)	руководитель этого унитарного предприятия
4.	муниципальное унитарное предприятие (МУП)	руководитель унитарного предприятия
5.	автономное учреждение (АО)	наблюдательный совет данного автономного учреждения
6.	акционерное общество	1) совет директоров (например, наблюдательный совет); 2) коллегиальный исполнительный орган этого акционерного общества (если в уставе хозяйственного общества предусмотрено выполнение функций совета директоров, например, наблюдательного совета общим собранием акционеров хозяйственного общества)
7.	общество с ограниченной ответственностью (ООО)	общее собрание участников общества

Типовые положения о закупках

Кто вправе их утвердить?

Федеральный орган исполнительной власти, имеющий функции и полномочия учредителя бюджетного учреждения, автономного учреждения;
Федеральный орган исполнительной власти, либо организация, которые исполняют полномочия собственника имущества унитарного предприятия.

Для кого применение типового регламента является обязательным при утверждении ими положения или внесении в него изменений?

Бюджетные учреждения;
Автономные учреждения;
Государственные унитарные предприятия.

Структура положения

основные понятия и определения;
принятые способы выбора исполнителя;
условия внесения обеспечения;
алгоритм подготовки к процедуре;
этапы выбора исполнителя и заключения договора;
порядок заключения договора с поставщиком;
требования к извещениям и документации, а также порядок изменения извещения и документации;
требования к срокам;
порядок составления протоколов;
условия формирования ежемесячной отчетности;
регламент работы закупочной комиссии;
порядок закупки с участием малого и среднего бизнеса (МСП).

Требования к типовым положениям

Документ должен соответствовать ряду требований. Этот вопрос является важным, поэтому остановимся на нем подробнее.

В типовом документе указывается, в том числе дата, до наступления которой соответствующие бюджетные учреждения, автономные учреждения, унитарные предприятия вносят изменения в положение либо утверждают новое.
В документе должна быть указана не подлежащая изменению при разработке и утверждении бюджетными учреждениями, автономными учреждениями, унитарными предприятиями положения о закупке следующая информация:
1) этапы подготовки и (или) осуществления закупки;
2) способы закупок и условия их применения;
3) срок заключения по итогам конкурентной закупки договора, согласно 223-ФЗ;

Типовой регламент должен указывать принципы участия субъектов малого и среднего предпринимательства в процедуре, регулируемые Правительством РФ в соответствии с п. 2 ч. 8 ст. 3 223-ФЗ;
Выкладывается в единой информационной системе федеральным органом исполнительной власти, органом исполнительной власти субъекта РФ, органом местного самоуправления либо организацией, указанными в ч. 2.1 ст. 2 223-ФЗ, в течение 15-ти дней от даты утверждения типового положения;
Если в типовое положение вносятся изменения, то такие изменения обязаны применяться бюджетными учреждениями, автономными учреждениями, унитарными предприятиями;
Изменения в типовой документации размещаются в единой информационной системе утвердившими их федеральным органом исполнительной власти, органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации, органом местного самоуправления либо организацией, указанными в ст. 2 ч.2.1 223-ФЗ, в течение 15-ти дней с момента утверждения. При размещении изменений, внесенных в типовой документ, указывается срок, в течение которого бюджетные учреждения, автономные учреждения, унитарные предприятия обязаны внести изменения в положение о закупке или утвердить новое. При этом такой срок не должен быть менее 15 дней от даты размещения в единой информационной системе изменений, внесенных в документ.

Где найти типовое положение?

Найти регламент можно на портале единой информационной системы (http://zakupki.gov.ru), а именно, в разделе «Планирование», как показано на рисунке 1:

Реестр положений о закупках по 223-ФЗ

В разделе «Планирование» на сайте единой информационной системы вы найдете строку «Положение о закупке 223-ФЗ» (рисунок 3):

При нажатии на указанную строку откроется Реестр положений о закупках (223-ФЗ) (рисунок 4):

Ниже вы сможете увидеть перечень организаций и выбрать необходимое ведомство, кликнув по реестровому номеру. Рассмотрим на примере Муниципального автономного дошкольного образовательного учреждения г. Ростова-на-Дону «Детский сад № 42». Нажав на строку «Сведения», перед нами откроется окно со следующими разделами, как показано на рисунке 5:

Общая информация;
Способы закупки;
Документы положения;
Изменения;
Журнал событий.

Зайдем на вкладку «Общая информация» и увидим сведения о заказчике, где дается следующая информация (рисунок 6):

Полное наименование организации;
Сокращенное наименование организации;
ИНН/КПП;
ОГРН;
Адрес организации.

Обратите внимание, что все сведения мы можем посмотреть в печатной форме.

Ниже нам даются следующие сведения (рисунок 7):

Номер документа;
Наименование;
Наименование утвердившего органа;
Обоснование внесения изменений;
Дата утверждения;
Дата вступления в силу;
Версия;
Статус;
Дата размещения.

Мы подробно рассмотрели вкладку «Общая информация». Далее вы самостоятельно можете изучить остальные вкладки, где в «Способах закупки» указано наименование способа закупки; в «Документах и положениях» приведены положения и изменения, указанные заказчиком. Во вкладках «Изменение» и «Журнал событий» также указаны все изменения и действия, происходившие с регламентом.

Какие разделы включает в себя данное положение? (на конкретном примере)

Наименование : «Положение о закупке товаров, работ, услуг для нужд муниципального автономного дошкольного образовательного учреждения города Ростов-на-Дону «Детский сад № 42»».

Согласовано : Заведующей МАДОУ № 42 Ленецкой Л.А.

Утверждено : Решением заседания совета МАДОУ № 42.

Протокол № 1/19 от 14.03.2019 г.

Основные положения и термины:

Общие положения.
Требования к участникам.
Комиссия по осуществлению закупок.
Планирование закупок.
Порядок проведения конкурентной закупки.
Конкурентная закупка в электронной форме. Функционирование электронной площадки для целей проведения такой закупки.
Информационное обеспечение.
Описание предмета.
Условия допуска к участию и отстранения от участия.
Обеспечение исполнения договора и гарантийных обязательств.
Способы осуществления закупки.
Порядок проведения у единственного поставщика (исполнителя, подрядчика).
Порядок обжалования.
Заключение и исполнение договора.
Реестр договоров.
Приоритет товаров российского происхождения, работ, услуг, выполняемых, оказываемых российскими лицами, по отношению к товарам, происходящим из иностранного государства, работам, услугам, выполняемым, оказываемым иностранными лицами.
Особенности проведения процедур, участниками которых могут быть только субъекты малого и среднего предпринимательства.

Что подробнее ознакомиться с данным положением, перейдите по ссылке .

Выводы

Положение о закупке – это документ, который регулирует деятельность заказчика.

Несомненно, он является важным, т.к. в работе заказчик обязан им руководствоваться. С помощью данного регламента заказчик полностью удовлетворяет свои потребности в товарах, работах, услугах. Также происходит правильное с экономической точки зрения расходование денежных средств, обеспечивается добросовестная конкуренция. Заказчик может прописать требования, условия, сроки, необходимые ему. И чем точнее он это сделает, тем качественней товар, работу или услугу получит.

Вышеуказанный документ имеет ряд преимуществ, которые мы разобрали: это выбор удобного способа проведения процедуры, установка собственных требований, быстрое внесение изменений в план закупок и т.д.

Является ли положение о закупке правовым актом? Конечно. Это мы увидим, если обратимся к ст. 2 223-ФЗ «Правовая основа закупки товаров, работ услуг».

Тэги:

Образовательная площадка с практическим уклоном по обучению участников закупок (поставщиков)

Отдел регламентированных закупок

10.11.2014 11:02

Введен регламент взаимодействия участников закупочного процесса АлтГТУ (Приказ №Д-345).

Регламент взаимодействия участников закупочного процесса АлтГТУ

Регламент устанавливает порядок взаимодействия подразделений АлтГТУ, участвующих в закупочной деятельности в рамках Федерального закона от 5 апреля 2013г. N 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (с изменениями и дополнениями) и Федерального закона от 18 июля 2011 г. N 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» (с изменениями и дополнениями).

Участниками закупочного процесса являются:

1) Инициатор закупки - структурное подразделение или должностное лицо, заинтересованное в проведении данной закупки в силу того, что данная закупка призвана обеспечить выполнение его должностных обязанностей.

2) Руководитель контрактной службы — должностное лицо, назначенное в установленном порядке и обеспечивающее на профессиональной основе выбор лучшего поставщика (подрядчика, исполнителя) и соблюдение университетом требований действующего законодательства при проведении закупок.

3) Отдел регламентированных закупок — структурное подразделение, основной должностной функцией которого является проведение процедур закупок, предусмотренных законодательством РФ и включающее такие этапы как оценку закупки, возможности её проведения, эффективности проведённой закупки и результативности договорных отношений с контрагентом, выбранным по результатам закупки, и т.д.

4) Планово-финансовое управление — структурное подразделение , отвечающее за оценку возможности закупки (наличие финансовых средств у инициатора закупки, определение источника финансирования, составление плана закупок и контроль за его реализацией, и т.д.).

5) Юридический отдел — структурное подразделение, осуществляющее проверку условий контракта (договора) на соответствие требованиям действующего законодательства.

6) Управление бухгалтерского учета — структурное подразделение, уполномоченное на оплату денежных обязательств по заключенным контрактам (договорам).

7) Отдел материально-технического снабжения — структурное подразделение , уполномоченное на заключение контрактов (договоров) от имени АлтГТУ, на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг.

Полномочия между участниками, осуществляющими закупочную деятельность, распределены следующим образом:

1. Инициатор закупки анализирует собственную деятельность за предыдущий закупочный период и планы деятельности на предстоящий закупочный период с точки зрения наличия потребности в товарах (работах, услугах) в течение предстоящего закупочного периода. При наличии потребности в товарах (работах, услугах) инициатор закупки формулирует данную потребность и оценивает возможности её удовлетворения без проведения закупки (например, за счёт имеющихся складских запасов, в рамках уже заключенных договоров с поставщиками и т.п.).

В случае невозможности удовлетворения потребности в товарах (работах, услугах) за счет имеющихся в наличии возможностей, инициатор закупки доводит информацию в виде служебной записки до экономиста по закупкам планово-финансового управления с обоснованием потребности в закупке, указанием объёма, обоснованности инициированных объемов и предположительной начальной (максимальной) цены закупаемой продукции, а также сроков закупки с целью включения данной закупки в планируемый текущий объем закупок на предстоящий закупочный период.

Планово-финансовое управление осуществляет сбор заявок поступающих от структурных подразделений университета. Консолидация заявок осуществляется экономистом по закупкам планово-финансового управления еженедельно с понедельника по пятницу. В конце каждой рабочей недели консолидированные заявки передаются руководителю контрактной службы.

2. Руководитель контрактной службы оценивает необходимость в закупке, возможность её проведения, начальную (максимальную) цену закупаемой продукции, а также сроки закупки.

В случае согласования данной закупки она включается экономистом по закупкам планово-финансового управления в текущий объем закупок на предстоящий закупочный период. По результатам утверждения руководителем контрактной службы закупки потребностей инициаторов закупки экономист по закупкам планово-финансового управления формирует проекты плана закупки и плана-графика.

Сформированные проекты плана закупок и плана-графика по инициативе планово-финансового управления согласуются с отделом регламентированных закупок с участием привлечённых им структурных подразделений (юридического отдела, отделом материально-технического снабжения и т.п.).

Экономист по закупкам планово-финансового управления публикует утверждённые руководителем контрактной службы план закупок и план-график в единой информационной системе.

При возникновении необходимости внесения корректировок в утверждённый план закупок и план-график инициатор закупки обосновывает перед руководителем контрактной службы необходимость таких изменений, а экономист по закупкам планово-финансового управления в случае согласования данных изменений вносит изменения в план закупок, план-график в соответствии с действующим законодательством.

3. Если руководителем контрактной службы принято решение о проведении закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя), консолидированные заявки передаются в отдел материально-технического снабжения.

Отдел материально-технического снабжения обоснованно определяет поставщика (подрядчика, исполнителя), заключает с ним договор и оформляет комплект документов, необходимых для оплаты полученного товара (работы, услуги). Весь комплект документов согласовывается:

с планово-финансовым управлением (п.3.2. Схемы), который определяет источник финансирования оплаты закупки с указанием статьи КОСГУ;
с юридическим отделом, который проверяет условия контракта (договора) на соответствие требованиям действующего законодательства (п.3.3. схемы);
с отделом регламентированных закупок, который подготавливает и размещает в ЕИС в соответствии с действующим законодательством извещение и документацию о закупке, а также ведет реестр закупок (п.3.4. схемы).

После того как товар поступает на склад, отдел материально-технического снабжения (при необходимости инициатор закупки) передает согласованный комплект документов на оплату в управление бухгалтерского учета. Если поставка товара на склад осуществлялась отделом материально-технического снабжения, то одновременно с поступлением товара об этом информируется инициатор закупки.

4. Если руководителем контрактной службы принято решение о проведении конкурентного способа определения поставщика, то консолидированные заявки передаются в отдел регламентированных закупок.

Отдел регламентированных закупок совместно с инициатором разрабатывает документацию о закупке, отражая в ней сведения, предусмотренные Законами № 44-ФЗ, №223-ФЗ.

Отдел регламентированных закупок совместно с инициатором закупки обеспечивает согласование документации с участием привлечённых им структурных подразделений (юридического отдела и планово-финансового управления) (п.п. 4.1. и 4.2. схемы, приложение № 1).

Отдел регламентированных закупок публикует в единой информационной системе извещение о закупке, документацию закупки и проект контракта (договора) в соответствии с действующим законодательством.

После публикации вышеуказанных документов отдел регламентированных закупок обеспечивает проведение закупочной процедуры, в том числе приём заявок потенциальных поставщиков (исполнителей, подрядчиков), оценку и ранжирование этих заявок в соответствии с критериями закупочной документации, выбор и объявление закупочной комиссией победителя закупки, направление контракта (договора) для подписания победителю.

После проведения закупки отдел регламентированных закупок публикует необходимую информацию, в порядке и сроки, предусмотренные действующим законодательством, а также проводит преддоговорные переговоры с поставщиком (исполнителем, подрядчиком), по итогам которых контракт (договор) подготавливается для подписания в юридическом отделе и у ответственного лица, которое утверждено приказом ректора о проведении конкурентной процедуры закупки.

После подписания контракта (договора) инициатор закупки обеспечивает его исполнение, в том числе проводит досудебное урегулирование споров совместно с юридическим отделом, контролирует соблюдение сроков оплаты, отслеживает сроки поставки (оказания услуг, выполнения работ), осуществляет приём поставленного по договору товара (услуги, работы), проверяет качество товара (услуги, работы), подписывает у уполномоченных лиц университета акты, свидетельствующие об исполнении договора.

В случаях заключения и исполнения контракта по 44-ФЗ, инициатор закупок осуществляет приемку поставленного товара (выполненной работы, оказанной услуги) совместно с приемочной комиссией.

Управление бухгалтерского учета в течение одного рабочего дня со дня поступления платежного документа к контракту (договору), заключенному в соответствии с ФЗ-44, за исключением п.4, п.5 ст.93 ФЗ-44 (закупка за счёт средств федерального бюджета на сумму до 100 и до 400 тысяч рублей), направляет в отдел регламентированных закупок копию платежного поручения, необходимого для подготовки и размещения отчета об исполнении контракта (этапа контракта) (договора).

5. Если руководителем контрактной службы принято решение о проведении закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя) самим инициатором закупки, а так же договоры на оказание преподавательских услуг, повышение квалификации, обучение работников Заказчика, инициатор закупки обоснованно определяет поставщика (подрядчика, исполнителя), заключает с ним договор и оформляет комплект документов, необходимых для оплаты полученного товара (работы, услуги). Весь комплект документов согласовывается:

с планово-финансовым управлением (п.5.1. схемы), который определяет источник финансирования оплаты закупки с указанием статьи КОСГУ;
с юридическим отделом, который проверяет условия контракта (договора) на соответствие требованиям действующего законодательства (п.5.2. схемы);
с отделом регламентированных закупок, который подготавливает и размещает в ЕИС в соответствии с действующим законодательством извещение и документацию о закупке, а также ведет реестр закупок (п.5.3. схемы).

После того как товар поступает на склад, выполняется работа, оказывается услуга, и инициатор закупки передает согласованный комплект документов на оплату в управление бухгалтерского учета (п.5.4. схемы).

Оплата по контрактам (договорам), которые будут исполняться в течение длительного периода, обязательно визируются в планово-финансовом управлении, у экономиста по закупкам.

Руководитель контрактной службы совместно с профильными структурными подразделениями проводит анализ осуществлённой закупочной деятельности, результаты которого учитываются при составлении плана закупок на следующий период.

Приложение №1:

Формирование нормативной базы для организации процесса закупок по 223-ФЗ

Очень важно познакомить заказчиков с нормативной базой для закупок по 223-ФЗ и опытом процесса организации закупок на примере ОАО «Банк Москвы», осветить сложности, проблемные зоны и этапы. Главная задача — найти оптимальное и успешное решение всех вопросов, выявив «плюсы» и «минусы» данной модели. Работа с этим процессом успешна, но ее также можно назвать и творческой. Постоянно вносятся изменения в 223-ФЗ, а также используются новые решения.

Если компания только встает на путь 223-ФЗ, то ей необходимо пройти регистрацию на таких площадках как Госуслуги, Госзакупки, а также на аккредитованных торговых площадках. Без этого невозможно начать свою деятельность по 223-ФЗ. Именно там размещаются все нормативные документы, которые необходимо публиковать по закону. Все торговые действия осуществляются только там и нигде больше.

С площадками процесс довольно простой, ведь они уже давно дают консультации пользователям, подробно и популярно объясняя все тонкости системы.

Сам процесс регистрации не является сложным. Как известно, на подготовительный этап всегда нужно закладывать дополнительное время. Это нужно для того, чтобы утвердить положения и подготовить документы по стандартам торговых площадок.

После аккредитации на торговой площадке сразу необходимо разместить положение о закупках компании. Этот документ подлежит обязательной публикации в открытом доступе.

Это основополагающий (условно внешний) документ каждой организации, во исполнение 223-ФЗ регулирующий закупочную деятельность и содержащий:

термины, определения, общие положения;
требования к информационному обеспечению закупок (включая перечень и сроки размещения информации в Единой информационной системе (ЕИС));
требования к участникам процедур закупки и предоставляемой ими документации;
требования к закупке, способы и формы процедур закупки (включая описание порядка проведения и условий применения способов закупки - осуществляемых путем проведения конкурса, аукциона, запроса котировок, запроса предложений, закупки у единственного поставщика и иными способами (до утверждения изменений в 223-ФЗ ограничивающих разнообразие способов);
порядок заключения и исполнения договоров, а также иные связанные с обеспечением Закупки положения;
законом определено, кем утверждается («Банк Москвы» - Совет директоров).

Также важно разместить план закупок. Пока компания не размещает эти документы, она не считается работающей по 223-ФЗ. Все, что включается в эти документы, всегда просматривается контролирующими органами. Плану закупок и положению о закупках нужно уделить особое внимание. Эксперты советуют взять положение о закупках какой-то крупной компании, близкой по специфике. Оно будет полным и исчерпывающим — его можно смело брать за основу, ведь опыт компании здесь трудно переоценить: там прописаны все этапы процедур, условия доступа участников и многие другие моменты.

Положение о Тендерной комиссии (комиссии по закупкам). Состав Тендерной комиссии.

Это документ, определяющий цели, задачи, функции, полномочия, обязанности и ответственность членов комиссии, порядок организации и проведения.

Законом не определено, кем утверждается («Банк Москвы» - Правление Банка)

Порядок взаимодействия подразделений при осуществлении закупочной деятельности.

Это документ, определяющий весь внутренний процесс осуществления закупок от инициирования потребности до отчетности по исполнению договоров.

Законом не определено, кем утверждается («Банк Москвы» - Приказом Президента банка)

Также существуют документы, которые помогут грамотно сформировать процесс закупочной деятельности:

Правила формирования начальной (максимальной) цены. Этот документ полезен с точки зрения методики формирования цены договора. Он будет полезен исполнителям.
Положение о планировании и организации контроля исполнения бюджета и Плана закупок .
Методика оценки и сопоставления заявок . Он используется на определенном этапе, когда есть оценка итогов.
Положение о заключении хозяйственных договоров. Регламентирует процесс подготовки типовых договоров компании. Определяет специфику формирования договоров.
Стандарт по расчету эффективности закупок. Показатель краткосрочной и долгосрочной перспективы закупок.

Чем больше закупки будут регламентированы, тем проще будет работать всем сотрудникам компании.

Внутренние системы и инструменты оптимизации закупочной деятельности

Разработка типовых форм документов с инструкциями по их заполнению. Это поможет предусмотреть максимально типовые формы документов и максимально типовые предметы закупок. Типовые формы были взяты из версии Word, паролем были защищены определенные поля, был регламентирован процесс работы с исполнителями и процесс проверки подразделений. Это минимизирует вероятность ошибок и упрощает процесс подготовки документов сотрудниками.
Максимальная детализация и регламентация процесса закупок.
Внедрение специальных платформ для закупок/доработка имеющихся (SAS, 1С, «Когнитив», LanDocs, «СДО-Закупки» и т.д. и т.п.).
Автоматизация маршрутов согласований, последовательность, контроль версионности, фиксация заключений и возможных рисков.
Корпоративный портал/общий сетевой ресурс.

Не все компании могут позволить себе автоматизацию систем. Всегда можно упростить процессы закупок, а также доработать существующую базу. «Банк Москвы» не закупал программы, работа была начала с традиционного бумажного документооборота, который затем стал электронным в системе LanDocs. Важно максимально уходить от бумажной работы, оптимизировав процесс, ведь цикл закупочной деятельности масштабный, а также контролирующие органы могут делать проверки, при которых предоставление электронных документов будет наиболее эффективным.

Эффективность внедрения специальных электронных систем:

Полная база сведений по закупкам, в том числе для формирования статистических данных для перспективного анализа факторов, влияющих на эффективность закупок, в зависимости от их специфики, сроков проведения/исполнения договора, сезонности, критериев оценки и иных параметров.
Контроль полного цикла для более глубокого анализа закупочной деятельности. Определение максимальной эффективности не только в моменте проведения закупки, получения оптимального предложения на рынке, но и в период исполнения договора, в т.ч. соблюдения сроков, возможно, учета штрафов/пени и прочих гарантийных обязательств влияющих на общую эффективность закупочной деятельности, а также качество исполнения обязательств и принятия решений по оптимизации расходов на ином уровне.
Минимизация трудозатрат на механическую деятельность ответственных за закупки подразделений, высвобождение ресурсов на стратегические задачи по максимальной оптимизации закупок.
Возможность формирования отчетности по заключенным договорам и их исполнению, ежемесячной, отчетности по СМПС, что также минимизирует трудозатраты и вероятность технических ошибок при формировании отчетов в ручном режиме.
Возможность заключения договоров в электронной форме посредством ЕЭТП, для оптимизации сбора и размещения сведений в реестре договоров, а также по исполнению.

Участники, их полномочия и ответственность в общем процессе закупок.

Особенности закупок в региональной сети.

В любой организации при проведении процедур закупок выделяются 3 основных группы. Это самостоятельные подразделения, формирующие потребность в товарах/работах/услугах в целях обеспечения деятельности организации.

Инициирующие/ исполняющие подразделения. Это те, у кого возникает потребность закупок и те, у кого есть бюджет, то есть бюджетодержатели. Они формируют потребность в товарах, работах, услугах в целях обеспечения деятельности организации и отвечают за осуществление закупок по направлениям, относящимся к компетенции таких подразделений в рамках утвержденного бюджета, и осуществляют сопровождение договоров закупки. Чаще всего эти подразделения направляют остальным техническое задание. Весь процесс закупочной документации лежит на лицах, которые отвечают за соблюдение 223-ФЗ.

Согласующие подразделения. Это любая финансовая служба. Осуществляют согласование документации процедуры закупки в рамках своей компетенции.

Уполномоченные органы/лица. Коллегиальный орган (в том числе Тендерная комиссии/должностное лицо (руководитель самостоятельного структурного подразделения), Закупщик, которому предоставлены полномочия принимать решения по процедурам закупки в пределах своей компетенции в соответствии с нормативными актами и распорядительными документами.

Если резюмировать, то это 3 основных субъекта: первый инициирует закупки и планирует их, второй согласовывает, третий несет ответственность за принятые решения.

Отдел по работе с поставщиками

Он занимается закупками по 223-ФЗ и совмещает экономическую и юридическую функции. В «Банке Москвы» он существует с 2013 года и сначала работал в составе 1 специалиста. Процесс создания такого отдела всегда непростой, ведь многим организациям кажется, что ничего существенного в плане документов ничего не должно происходить, что важно лишь соблюдать 223-ФЗ. Но важно знать специфику работы и постоянно расширять штат для эффективной работы. Важно разделять специфику внутри отдела, а также иметь в штате менеджеров по специальным закупкам (категорийных менеджеров). Помимо общих требований 223-ФЗ и экономических знаний они владеют спецификой самого предмета. Они могут давать рекомендации, проводить переговоры с другими структурами. Также существует важная позиция специалиста по сопровождению закупок. Это те люди, которые детально знают все нюансы торговых площадок, публикуют информацию и отчеты, разбираются в ЕИС, занимаются планом закупок и выполняют иные функции.

Деятельность отдела по работе с поставщиками:

осуществляет проверку корректности заполнения Плана закупок/внесения изменений в План закупок, консолидирует, выносит на утверждение ТК и размещает в ЕИС;
осуществляет мониторинг, управление и контроль за процессом закупочной деятельности, включая согласование форм и способов закупок и закупочной документации в соответствии с требованиями законодательства РФ и нормативными распорядительными документами;
осуществляет проверку документации процедуры закупки/ПКО на корректность заполнения в соответствии с утвержденными типовыми формами, в том числе согласовывает методику и оценку заявок, требования к претендентам/участникам процедуры закупки/ПКО;
проводит вскрытие конвертов с заявками на участие, правильность произведенной оценки и сопоставления заявок и подведения итогов; принимает решения и утверждает документы в соответствии с делегированными полномочиями ТК;
осуществляет информационное сопровождение закупочной деятельности в соответствии с Положением о закупках и законодательством РФ. Участвует в проведении переговоров с поставщиками;
консолидирует и размещает в ЕИС/предоставляет в Федеральную службу государственной статистики, Федеральное агентство по управлению государственным имуществом отчетность о договорах, заключенных по результатам процедур закупок, и отчетность о закупочной деятельности;
формирует внутреннюю отчетность для руководства об эффективности закупочной деятельности;
формирует заключение при вынесении вопросов на коллегиальные органы об утверждении закупки у единственного поставщика;
формирует и инициирует утверждение нормативной и методологической базы, регулирующей вопросы процедур закупок;
несет ответственность за своевременную актуализацию информации на корпоративном портале.

Участники, их полномочия и ответственность в общем процессе закупок. Особенности закупок в региональной сети

Согласование закупок в каждой организации проходит по-своему: все зависит от того, как компания прописывает свои процессы на бумаге. Строгих ограничений по тому, как организовывать закупки внутри компании, 223-ФЗ не дает. Но регламенты об этой деятельности должны быть - это важно, в первую очередь, для сотрудников компании и эффективности их работы.

К примеру, в «Банке Москвы» существовали пороговые значения, при которых должны оформляться договоры. До указанной суммы допускается оплата по счетам без оформления договора. Это может быть порог до 100 000 рублей или 500 000 рублей.

Также существует практика делегирования на филиалы. Например, это установление разных пороговых сумм, при которых филиалы могут проводить закупки самостоятельно.

Закупочная деятельность. Этапы.

Планирование и инициирование процедур закупок. Это и формирование бюджета, и плана закупок. Как известно, с 2016 года невозможно совершить закупку без публикации структурированного плана закупок на год вперед. Каждая закупка прикрепляется к строке плана. Перспективное планирование процедур закупок в Банке осуществляется путем формирования Плана закупок, периодом планирования которого является календарный год или иной срок, установленный законодательством РФ, в случаях закупки инновационной продукции. В период действия Плана закупок, в связи с производственной необходимостью, в случаях, предусмотренных законодательством РФ, в План закупок допускается вносить изменения.

В соответствии с Постановлением Правительства РФ №932 есть моменты, когда изменения можно не вносить. Это случай, когда сумма меняется всего на 10% от ранее заявленной, если меняется форма закупки и иные моменты. План закупок публикуется до 31 декабря и действует весь следующий календарный год.

Планирование закупок осуществляется в соответствии с бюджетом, но план закупок — это не бюджет. В План закладываются закупки, которые имеют долгосрочный характер. Сумма в Плане может быть больше запланированной на год. Но План закупки строится на основе бюджета.

В План не включаются непубликуемые закупки (до 500/100 тыс.руб.). При этом осуществляется проверка и контроль на предмет искусственного дробления (с целью ухода от 223-ФЗ), а также даются предложения по объединению закупок для получения наиболее оптимальных предложений. Не допускается инициирование и проведение закупки без включения ее в План закупки.

Если в Плане есть закупки на разные периоды, например закупка мониторов в 1 квартале и закупка мониторов в 4 квартале, то должна быть возможность соединить эти закупки для проведения более крупной. Такая закупка может быть многолотовой, если есть такая специфика. Многие заказчики знают о том, что чем больше объем закупаемого товара, тем более существенную скидку можно получить от поставщика.

плановые корректировки на постоянной основе (ежемесячные/ежеквартальные)
срочные/непредвиденные корректировки (делегированные полномочия)

На этапе согласования/визирования договора по итогам закупочной процедуры, в случае отсутствия/недостаточности средств в бюджете процедура подписания приостанавливается, до определения источника финансирования.

Формирование, согласование и утверждение закупочной документации; размещение закупки в ЕИС, подготовка ответов на запросы Претендентов (при необходимости), внесение изменений в закупочную документацию (при необходимости). На этом этапе возможна отмена процедуры закупки.

Процесс согласования закупочной документации в «Банке Москвы» проходить с помощью системы SDO Media. Она позволяет автоматически строить маршрут, начиная с инициирования (исполнитель направляет свой запрос в нужное подразделение закупок). Исполнитель создает заявку и отправляет ее в административный департамент. Это подразделение формирует закупочную документацию. Есть такие системы, которые позволяют это делать ровно также, как и на торговых площадках и в Единой информационной системе по шаблону. То есть это поля, которые заполняются и публикуются. Эта документация утверждается руководителем и по автоматическому маршруту идет в профильные подразделения на согласование. Важно использовать идеи IT-специалистов для доработки процессов компании, если нет возможности купить дорогостоящее программное обеспечение.

Документ, сформированный в этой системе, после утверждения руководителем, переходит в финансовую службу и бухгалтерию. Если есть замечания к документу, то он переходит обратно к исполнителю. Исполнитель, в свою очередь, дорабатывает документ и по тому же маршруту приходит обратно в эти два подразделения: финансовая служба должна видеть итоговую версию документа. Далее документ переходит в юридический департамент. Есть практика, когда юридический департамент смотрит документ в самом начале, но это опционально.

После того, как тендерная комиссия состоялась, документ может быть утвержден или не утвержден. Если требуется доработка, то документ снова направляется исполнителю, а затем секретарю тендерной комиссии.

Далее размещается протокол и происходит переадресовка в отдел по работе с поставщиками. Отдел осуществляет публикацию. В зависимости от способа закупки заполняется информация о нюансах до подведения итогов закупки. После публикации закупки на сайте исполнитель начинает контролировать закупку в ЕИС. После того, как происходит вскрытие конвертов, наглядно можно наблюдать календарь с напоминаниями об этапах процесса и начинается работа отдела по работе с поставщиками в сфере инициации подведения итогов. Но само подведение итогов остается за исполнителем. Следующий этап — проверка контрагента службой безопасности. В зависимости от суммы закупки документ отправляется либо руководителю ССП, либо на тендерную комиссию, если сумма закупки свыше 5 млн. рублей. Секретарь тендерной комиссии формирует пакет документов и выносит его на повестку заседания.

Если итоги утверждены и дополнительных операций не требуется, то происходит формирование протокола по утверждению и он направляется в отдел по работе с поставщиками для размещения. Это конечный этап по закупке — подведение итогов на сайте. Далее запускается процесс согласования договора и формирования отчетности.

Этот процесс может включать в себя и другие этапы, но здесь приведен основной перечень действий.

Дополнительно можно сказать о закупках, которые не публикуются на сайте ЕИС и не включаются в план закупок. Это закупки до 100/500 тысяч рублей. По ним предусмотрена упрощенная схема согласования. Никакая закупочная документация в таких случаях не формируется. Согласование проходит только по начальному этапу (исполнитель-профильная служба-бухгалтерия-финансовая служба-юридический департамент). Но здесь важно избежать дробления закупок. Этап проверки финансовым департаментом проводится тщательно, поэтому происходит выявление закупок, которые можно объединить.

Контролирующие подразделения проверяют наличие искусственного «дробления». Если будет обнаружена заведомо специальная разбивка закупок на мелкие даже с различными контрагентами, при превышении 500 (100) тыс. рублей очередная закупка проводится в соответствии с требованиями нормативным документов, применяемым к закупкам свыше 500 (100) тыс. рублей.

Инициирование закупок, включенных в План закупок, осуществляется за 30 календарных дней до начала месяца, в котором запланирована закупка, и/или за 60 календарных дней до даты окончания срока действия договора по аналогичному предмету.

Чтобы не тормозить процесс закупок, в котором множество нюансов, «Банк Москвы» разработал протокол разногласий, который может быть оформлен на любом этапе согласования. Эти разногласия могут возникнуть между исполняющим и согласующим подразделением. Этот протокол выносится на рассмотрение комиссией или другого органа. Именно вышестоящие органы принимают решение по выбранному варианту и либо принимают риски, либо не принимают их. При проверках протокол разногласий показывает, как именно проходил процесс принятия решения.

Структура Положения тендерной комиссии в «Банке Москвы» была создана на основе полномочий членов этой комиссии. С целью оптимизации работы Тендерной комиссии и сокращения сроков проведения закупок полномочия по утверждению закупок до 5 млн. руб. делегированы руководителям подразделений.

По отдельным вопросам предусмотрена возможность принятия решения вышестоящими органами (Правление/Президент). Эти возможности нужно предусмотреть, как как бывают разные ситуации. Часто решения, принятые Правлением банка, помогали отстоять позицию в ФАС.

Исполнение и заключение договоров. По итогам процедуры заполненный проект договора согласовывается с ДБУ, ПЭД, ЮД (см. слайд 15). Предусмотрена возможность изменения условий исполнения договора перед подписанием в сторону улучшения. Этот этап нужно включить во избежание проблем в ходе заключения договора. Допускается внесение изменений при исполнении договора в части: Объем/Цена/Сроки. Если контрагент идет на это, то внесение изменений допускается. Договор не должен отличаться от итогового протокола. К примеру, можно прописать возможность изменений цен на закупки у единственного поставщика не более чем на 15%. Изменения согласовываются и утверждаются уполномоченными органами/лицами, которыми ранее было принято решение о заключении договора.

Вскрытие конвертов (кроме закупки у единственного поставщика), переторжка и постквалификация (при необходимости), запросы Участникам (при необходимости). На этом этапе могут присутствовать и участники закупки. Переторжка нужна для получения наиболее оптимальных предложений из заявок участников.

Подведение итогов и оценка эффективности закупки (кроме закупки у единственного поставщика) и утверждение Победителя закупки (кроме закупки у единственного поставщика).

Согласование и заключение договоров по итогам процедур закупок и внесение изменений в такие договоры.

Формирование, предоставление и размещение отчетности по результатам закупочной деятельности. В соответствии с требованиями 223-ФЗ и иными нормативно-правовыми актами РФ, заказчик формирует отчеты о закупочной деятельности. Также ее нужно размещать в ЕИС. Что представляет собой отчетность?

Сведения для реестра заключенных договоров. Подразделение заключившее договор направляет/вносит в определенную систему:

сведения о заключенном договоре для размещения в ЕИС (размещение в течение трех дней с даты заключения договора),
сведения о внесении изменений в части объема, цены и сроков (размещение в течение 10 дней с даты внесения указанных изменений),
сведения о результатах исполнения договоров, заключенных по результатам закупки, в том числе оплаты договора (размещается в течение 10 дней с даты исполнения договора),
сведения о расторжении договора, заключенного по результатам закупки.

Ежемесячная отчетность . Формируется и размещается в ЕИС до 10 числа месяца, следующего за отчетным и включает как публикуемые закупки, так и непубликуемые закупки. Утверждается уполномоченным лицом организации.

Ежегодная отчетность по закупкам у СМСП. Формируется и размещается в ЕИС до 1 февраля года, следующего за отчетным. Утверждается уполномоченным лицом организации.

Процесс исполнения отчетности и ее публикации должен быть строго соблюден во избежание штрафов от контролирующих органов. Существует таблица штрафов (слайд №20). Ее необходимо знать и стараться оптимизировать процесс закупок для того, чтобы избежать финансовых издержек.

Контроль исполнения договоров + размещение отчетности по договорам.

Представленная модель организации закупочной деятельности по 223-ФЗ за 3,5 года позволила:

провести 2000 публикуемых закупок,
повысить эффективность закупок, в т.ч. за счет получения максимального снижения от начальных (максимальных) цен в результате конкурентных процедур,
без дополнительных затрат на дорогостоящие системы автоматизировать маршруты документооборота,
исключить штрафы и предписания контролирующих органов в сфере закупок: на действия ОАО «Банк Москвы» было подано 10 жалоб, 0 признано обоснованными. Никаких дополнительных предписаний от контролирующих органов не было. Из этого следует, что модель «Банка Москвы» можно признать рабочей и эффективной.

Также каждая компания может создать собственный корпоративный ресурс для обмена актуальными сведениями и закупочной документацией.

Вопросы участников

Возможно ли проведение совместных торгов в рамках 223-ФЗ? Например, 2 унитарных предприятия проводят закупку по ремонту дорог.

Да, возможно. Только возможность и порядок совместных закупок должен быть прописан в Положении о закупках как одной, так и другой организации.

Есть ли ограничение по количеству закупок у единственного поставщика по 223-ФЗ?

Ограничений таких нет, но компании должны руководствоваться здравым смыслом, а также другими нормативными документами (135-ФЗ) и исключать ограничение конкуренции. Также условия закупок у единственного поставщика должны быть прописаны в Положении о закупках и нормативных документах.

Новый утвержденный план закупок. Учреждение не обязано поддерживать СМП. Заполнять этот раздел, оставить его пустым или удалить?

Удалять его не нужно: форма утверждена Постановлением Правительства. Раздел можно не заполнять, поставив в нем нули.

При формировании плана закупок, извещения и сведений формулировка закупки может измениться. Насколько критичны такие изменения?

Такие изменения критичны, так как для публикации закупки есть привязка к плану закупок. Предмет закупки берется оттуда. Такого лучше избегать, должно быть единообразие.

Как «Банк Москвы» производит пересчет стоимости валютных закупок в графе «Совокупный объем»? Это происходит автоматизированно или вручную?

Когда не было системы и план закупок формировался в таблице Exel, при формировании плана на год валюта переводилась по курсу, утвержденному Банком. Для бюджетного планирования курсы спускаются «сверху» на дату утверждения. Бюджет формируется в соответствии с этими показателями.

Срок заключения договора с ЕП после истечения 10 дней, как и после проведения процедур закупки?

Это спорный момент, так как прямого запрета нет. По конкурентным закупкам лучше максимально выдержать этот срок. Но если нужно провести быстрее, то проблем нет.

Если в положении не прописано обоснование начальной (максимальной) цены контракта и обоснование выбора поставщика при закупке у единственного поставщика. Нужно ли обосновывать выбор того или иного единственного поставщика?

Публиковать обоснование на сайте необходимости нет. Но нужно понимать, что это должно быть прописано внутри организации, то есть в положении о закупке. При проверке контролирующими органами такие обоснования должны быть предоставлены.

Если все закупки по 223-ФЗ до 100 тысяч рублей у единственного поставщика. Нужно ли создавать тендерную комиссию?

Может, она и не нужна, но должны быть уполномоченные лица, которые ответственны за утверждение закупок. Также должен быть нулевой план закупок, которые размещается на сайте.

Договор возмездного оказания услуг. Расценивать как закупку?

Да, если она не превышает порог публикуемых закупок. Такую закупку нужно просто включить в ежемесячную отчетность.

Можно ли вносить изменения в Положение о закупках? Если да, то есть сроки по размещению закупок после внесения изменений.

Вносить изменения можно, никаких ограничений нет, но есть обязанность публиковать эти изменения в установленном законом порядке (15 дней с момента утверждения).

По 44-ФЗ менять проект договора нельзя. Есть ли возможность внесения изменений в договор на стадии его подписания?

Изменения вносить можно. Но не должно быть действий, которые могут улучшить положение победителя.

Каким документом уполномочены специалисты на внесение незначительных изменений в документацию?

В «Банке Москвы» такие полномочия закреплены за тендерной комиссией.

Методика оценки размещается в составе закупочной документации каждый раз для определенного 223-ФЗ порядка оценки?

Не каждый раз. Методика оценки является дополнительным документом и используется в конкурсах, запросах предложений (там, где есть другие критерии, кроме цены).

Кто запрашивает коммерческие предложения и формирует начальную (максимальную) цену договора?

В «Банке Москвы» это делают исполнители. Процесс закупки начинается с потребности на закупку. Исполняющее подразделение готовит документацию для обоснование цены. Используются цены и условия действующего контрагента, а если закупка новая, то запрос рассылается по рынку. После получения предложений идет оценка. Структуру цены можно почерпнуть на сайте zakupki.gov. Если поставщик уникальный, то его предложение сравнить не с чем, но он также проверяется на адекватность аналогичной стоимости в другой компании.

Закупка медицинского осмотра сотрудников до 100 тысяч рублей. Какие ограничения по способу закупки у единственного поставщика? Надо ли готовить техническое задание?

Здесь закупка прямая, публиковать ее не нужно. Техническое задание нужно, если этого требуют нормативные документы для согласования договора.

Кто и как контролирует исполнение договора, а также размещение информации в ЕИС?

Исполнение договора контролирует инициатор. Он же осуществляет закупку и заключение договора. Закупщик размещает сведения в ЕИС.

Как организовано разделение ответственности между категорийными менеджерами и публикатором?

Категорийные менеджеры отвечают за суть закупки и ее наполнение. Публикаторы — за сроки размещения, контроль сроков и процедур вскрытия. Публикаторы не вникают в суть закупки и дополнительных проверок не проводят.

В процессе работы выявлены договоры до 100 тысяч рублей, не попавшие в отчетность.

Таких ситуаций быть не должно, но можно скорректировать отчеты. Эти корректировки видны. Лучше разместить договоры, чем утаить.

«Банк Москвы» работает с рамочными договорами по электроснабжению?

Все организации иногда вынуждены идти на условия контрагентов. Можно заключить договор разногласий с точки зрения внесения изменений в сам договор. Как правило, там не прописывается предельная цена, так как объем складывается по факту. По тарифу это фиксируется в плане закупок. Если есть изменения тарифов, то можно работать с ними без допсоглашений.

Контрактная система в сфере закупок, или система государственных и муниципальных закупок для удовлетворения нужд различных видов заказчиков – это целая система, которая призвана решать достаточно большой перечень вопросов, связанных, в первую очередь, с обеспечением нужд таких заказчиков.

Действующие Федеральные законы №44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» и 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» предусматривают для осуществления закупочной деятельности создание либо специальных должностей лиц (которые будут заниматься непосредственно закупками от момента определения потребностей заказчика до отслеживания порядка исполнения заключенного контракта), либо полноценных отделов, которые будут заниматься закупочной деятельностью.

Цели создания и основные виды деятельности отдела закупок

На основании сложившейся практики применения указанных выше федеральных нормативных актов можно выделить следующие цели создания отделов закупок внутри различных видов государственных и муниципальных заказчиков:

осуществление различных конкурентных и неконкурентных для заключения наиболее выгодных контрактов в рамках удовлетворения нужд государственных и муниципальных заказчиков;
проведение мероприятий, направленных на улучшение исполнения ранее заключенных и договоров (в том числе посредством заключения дополнительных соглашений об улучшении условий исполнения ранее возникших обязательств по исполнению контракта или договора контрагентом заказчика);
формирование механизма прозрачного проведения конкурентных и неконкурентных процедур , а также реализация принципов такого механизма с целью исключения рисков коррупционной составляющей, а также рисков нарушения законодательства о защите конкуренции;
предотвращение действий, целью которых является действующего законодательства не только в сфере закупок, но и в других сферах, в том числе в экономической.

Для того чтобы указанные выше цели реализовывались без нарушений действующих норм федерального закупочного законодательства, отдел закупок (либо единоличные сотрудники, занимающие соответствующие должности) выполняет следующие действия:

готовит в соответствии с установленными потребностями заказчика и размещает в Единой информационной системе в сфере закупок планы-графики осуществления закупок . В силу того, что потребности заказчика могут регулярно меняться, на плечи отдела закупок ложится также обязанность по обязательной корректировке сформированного плана-графика закупок и размещение информации о таких изменениях в указанной информационной системе;
размещение на всех официальных сайтах, в первую очередь, на официальном сайте Единой информационной системы в сфере закупок, информации о тех закупочных мероприятиях, которые планируется проводить . Размещаются отделом закупок не только извещения о проводимых закупках, но также и документации к ним, а также протоколы, отражающие каждое действие заказчика в рамках проводимой закупки;
подготовка перечня потенциальных участников , разработка приглашений к участию для них в случае проведения закрытых и подготовка для передачи таким участникам всей необходимой для ознакомления документации по такой закупке;
проведение закупочной процедуры до момента заключения контракта с определенным победителем такой процедуры . Однако проводить такую закупочную или тендерную процедуру отдел закупок государственного или муниципального заказчика может только в том случае, если проведение такой процедуры позволяет функционал самого подразделения;
в рамках осуществления претензионной работы государственного или муниципального заказчика – проведение работы по подготовке документов для ведения такой претензионной работы;
в рамках своих функциональных обязанностей специалисты отдела закупок принимают участие в мероприятиях по обжалованию проведенных закупочных процедур , а также по результатам таких процедур;
проведение консультативных мероприятий по вопросам функционирования рынка, а также по вопросам взаимодействия с потенциальными исполнителями по контрактам и договорам для определения возможностей организации различных видов закупочных процедур, направленных на удовлетворение нужд государственных и муниципальных заказчиков.

Функции и задачи

В случае с каждым конкретным государственным или муниципальным заказчиком функции отдела закупок и те задачи, которые он должен решать, формируются исходя из профиля и специфики работы самого отдела закупок. Однако есть типовые задачи, которые должен решать любой отдел закупок на основании требований действующего законодательства, регулирующего всю закупочную деятельность на территории Российской Федерации.

В настоящее время к числу основных типовых задач отдела закупок относятся:

осуществление планирования всех закупочных процессов , направленных на удовлетворение нужд государственного или муниципального заказчика, путем проведения специальных планировочных мероприятий;
в случае необходимости определения фактического положения дел на рынке для грамотного проведения определенных видов закупочных процессов в число задач входит предварительное взаимодействие с возможными исполнителями по контрактам посредством проведения различных консультационных мероприятий;
подготовка документальных обоснований выбранного варианта закупочной процедуры и установленной к такой закупке начальной максимальной цены контракта или ;
если необходимость общественного обсуждения проводимой закупки предусмотрена действующим законодательством, то для отдела закупок такая необходимость выливается еще в одну задачу в виде организации проведения таких мероприятий по обсуждению;
проведение работ, направленных на обеспечение полноценного и бесперебойного действия по осуществлению закупок или специальных разновидностей таких комиссий в рамках одного государственного или муниципального заказчика (в данном случае речь идет, в первую очередь, о необходимости проведения работ, направленных на обеспечение требуемых законом фото- и видеосъемки всех заседаний комиссий, а также процедур по вскрытию или изучению поданных заявок на участие от потенциальных исполнителей);
если возникает необходимость в привлечении специалистов или экспертов для участия в процедуре проведения той или иной закупки (например, по причине технической сложности предмета закупок либо в случае необходимости участия такого человека в приемке результатов исполнения контракта), отдел закупок должен обеспечить привлечение такого специалиста или эксперта;
разработка, формирование и последующее размещение всей документации, сопровождающей проведение закупки, в Единой информационной системе с целью полноценной подготовки процедуры закупки для обеспечения нужд самого заказчика;
работа с , с точки зрения их изучения, проверки подлинности удостоверяющих документов, а также обращение взысканий на них в случае нарушений контрагентом порядка и сроков исполнения взятых на себя обязательств по контракту;
осуществление сопровождения, с технической и документальной точек зрения , процедуры, направленной на заключение того или иного контракта или договора;
организация и проведение мероприятий, направленных на приемку результатов , которые были достигнуты исполнителем по контракту в ходе реализации исполнения взятых на себя обязательств;
при проведении мероприятий по изменению или расторжению договора или контракта, в том числе посредством подписания , отдел закупок принимает на себя еще одну задачу, связанную с организацией взаимодействия с таким исполнителем;
проведение предусмотренных действующим законодательством мероприятий по внесению в Реестр недобросовестных поставщиков исполнителя по контракту или договору в случае существенного нарушения им порядка реализации взятых на себя обязательств;
проведение необходимых процессуальных действий в части ведения (в рамках своих полномочий, предусмотренных регламентами функционирования отдела закупок, а также действующими нормами законодательства);
если в ходе исполнения контракта были выявлены факты бездействия заказчика либо осуществление им таких действий, которые существенным образом ущемляют права исполнителя по контракту или договору, отдел организации закупок в рамках решения поставленных перед ним задач проводит мероприятия, направленные на взаимодействие с исполнителем с целью устранения выявленных нарушений.

Если говорить о функциях отдела закупок, то они целиком отвечают решению поставленных перед подразделением задач и выглядят следующим образом:

разработка на основании имеющихся данных о потребностях заказчика плана-графика закупок и его размещение в открытых источниках информации , в первую очередь, в Единой информационной системе в сфере закупок, с целью возможности ознакомления с ним всех потенциальных участников закупок;
подготовка сопроводительной документации к плану-графику закупок в виде обоснования закупки , а также в виде обоснования установленной начальной максимальной цены контракта или договора;
в случае корректировок потребностей заказчика или изменения сроков проведения тех или иных видов закупок отдел закупок осуществляет также функцию по корректировке имеющегося плана-графика закупок и публикации таких внесенных корректировок на тех же , на которых был размещен сам план-график;
верстка окончательной формы плана-графика закупок с целью его направления на утверждение руководителю организации-заказчика либо тому должностному лицу в организации, на которое возложена обязанность по утверждению данного документа;
формирование обосновывающей документации для закупок , которые проводятся с единственным поставщиком в силу отсутствия других возможностей для проведения данных мероприятий;
проведение мероприятий, направленных на получение уточняющей информации при формировании начальной максимальной цены контракта или договора на этапе подготовки к проведению закупочной процедуры;
определение наиболее удобных, с точки зрения удовлетворения потребностей заказчика и соблюдения действующего законодательства, видов и форм закупочных процедур , направленных на заключение контракта или договора;
формирование всего спектра документов, входящих в перечень необходимых, для проведения закупочной процедуры с позиции закупки , условий проведения самого мероприятия и тех требований, которые предъявляются к потенциальному исполнителю еще на этапе оценки заявок, с точки зрения возможности допуска к проводимому процессу;
привлечение организаций, оказывающих посреднические услуги при проведении различных видов государственных и муниципальных закупок;
проведение закупочных мероприятий у особых категорий потенциальных исполнителей по контрактам , при подписании соответствующих документов с которыми должны быть предоставлены в части реализации взятых на себя обязательств;
размещение в различных открытых источниках, предусмотренных действующим законодательством, в первую очередь, в Единой информационной системе в сфере закупок, сведений о проводимых закупках , в том числе извещений и сопровождающих пакетов документов к таким закупкам;
формирование документов, содержащих ответы на запросы разъяснений по положениям документации о проводимых закупочных процедурах;
выполнение мероприятий, направленных на сохранение в закрытом виде всех поданных заявок на участие в тех или иных закупках до момента вскрытия , определенного в извещении к проводимому закупочному мероприятию;
формирование и последующее размещение в открытых источниках информации, включая Единую информационную систему в сфере закупок, протоколов открытия поданных заявок и их оценки на предмет соответствия требованиям законодательства и документации к закупке;
осуществление необходимых процессуальных действий, предусмотренных регламентами получения согласования на проведение закрытых тендерных мероприятий , которые, в свою очередь, предусмотрены действующим законодательством;
выполнение предусмотренных законодательством процессуальных действий, которые сопровождают подписание контракта по итогам проведенной конкурентной или неконкурентной процедуры;
формирование документационной базы для внесения сведений об исполнителе по контракту в Реестр недобросовестных поставщиков в случае некачественного исполнения им своих обязательств по контракту , а также подготовка документов-обоснований для расторжения контракта с таким исполнителем;
обеспечение проведения мероприятий, направленных на процесс приемки результатов исполнения обязательств по тому или иному контракту;
обеспечение, с процессуальной точки зрения, процедуры расторжения контракта или договора и последующее ведение претензионно-исковой работы в пределах своих обязанностей , предусмотренных действующим законодательством и локальными нормативными актами, утверждающими регламент действия такого отдела;
выполнение процессуальных действий, направленных на осуществление полноценного функционирования приемочной и экспертной комиссий (без превышения пределов своих полномочий);
публикация в открытых источниках, предусмотренных действующим законодательством, в том числе на официальном сайте Единой информационной системы в сфере закупок, документации, отражающей процесс исполнения контракта или договора , включая отчеты об исполнении, неполном исполнении или неисполнении подписанного соглашения;
выполнение действий по подготовке , отражающих фактическое состояние государственного или муниципального заказчика , с точки зрения удовлетворения его нужд, определенных в плане-графике закупок.

Полномочия руководителя отдела закупок

Отдел закупок у государственного или муниципального заказчика – это всегда достаточно крупное подразделение, которое требует руководства для грамотного или полноценного функционирования без допущения ошибок в своей деятельности. Именно поэтому полномочиям руководителя отдела закупок всегда уделяется достаточно большое внимание. К числу основных его полномочий относятся:

осуществление непосредственного участия в собраниях подразделений государственного или муниципального заказчика либо в заседаниях, проводимых на уровне руководства подразделений организации-заказчика с целью получения максимально подробной информации о работе таких подразделений и влиянии их деятельности на потребности заказчика для последующего формирования направлений деятельности своего подразделения;
выступление с представительскими функциями от имени заказчика на семинарах, собраниях, заседаниях, имеющих своей целью обсуждение современного положения в сфере закупок и, при наличии таковых, выступление с предложениями о корректировке существующей системы государственных и муниципальных закупок в соответствии с целями ее создания;
работа по внедрению необходимых изменений в проведении процесса закупок для удовлетворения нужд заказчика путем предоставления соответствующих предложений руководителю заказчика о необходимости внесения изменений в действующие процессы функционирования отдела закупок;
осуществление руководства деятельности по взаимодействию со структурными подразделениями заказчика с целью получения информации о потребностях таких подразделений для последующего формирования плана-графика закупок на основании собранной информации;
осуществление контролирующих функций в части исполнения требований норм действующего законодательства , а также существующих локальных актов, регламентирующих деятельность всех подразделений заказчика с целью удовлетворения его нужд;
проведение контролирующих мероприятий с целью проверки тех сведений о потребностях заказчика, которые были ему предоставлены ответственными должностными лицами структурных подразделений заказчика;
дополнительные полномочия , которые могут быть определены руководителем организации-заказчика с целью получения результата максимальной эффективности от функционирования отдела закупок.

Показатели оценки эффективности

В настоящее время имеется достаточно большое количество методик оценки эффективности функционирования отдела закупок внутри организации-заказчика. Каждая из методик предусматривает внутри себя достаточно большое количество критериев, влияющих на общий результат и позволяющих судить об эффективности функционирования такого подразделения.

К числу основных критериев, которые могут быть использованы для оценки эффективности функционирования отдела закупок, следует отнести следующие:

уровень экономии, который достигается, благодаря работе отдела закупок внутри организации-заказчика . Как правило, данный критерий сравнивается с уровнем тех затрат, которые осуществляются организацией на содержание такого отдела в своем штате. В настоящее время наиболее оптимальным соотношением является такое: размер достигнутой, благодаря деятельности отдела закупок, экономии средств организации должен превышать в 8-10 раз размер тех затрат, которые несет организация на обеспечение функционирования данного отдела;
наличие положительных отзывов о работе отдела закупок от руководителей других функциональных подразделений организации , в том числе по факту покрытия имеющихся потребностей таких функциональных подразделений;
процент средств, которые осваивает отдел закупок, по отношению к общему объему финансирования организации в части осуществления мероприятий по удовлетворению ее нужд . В том случае, если отдел закупок в процессе своей деятельности осваивает более восьмидесяти процентов от выделенных средств из бюджетов различных уровней, а также от самостоятельно полученных средств, которые решением заказчика были направлены на удовлетворение его нужд, то можно оценивать отдел закупок, как достаточно эффективное по своей деятельности подразделение;
качество использования «свежих» знаний при подготовке документации к проводимым закупочным мероприятиям . В данном случае анализу подвергается не сама работа отдела закупок, а результат такой работы в части составления документации, в том числе проекта контракта, с учетом отражения в этих документах всех возможных рисков, а также с учетом последних изменений законодательства, которые могут существенным образом ухудшить положение самого государственного заказчика;
использование современных систем электронного документооборота не только для взаимодействия между отделом закупок и другими подразделениями компании, но и для организации постоянного взаимодействия с имеющимися исполнителями по контрактам и договорам для своевременной реакции на изменения условий исполнения таких контрактов и договоров;
оказание влияния на положение организации на рынке посредством увеличения продаж ввиду опосредованного влияния на улучшение технологий производства . Данный критерий оценивается в том случае, если отдел закупок в рамках реализации своих непосредственных функций и задач осуществления деятельности смог предложить структурным подразделениям такие условия работы (например, предложив к использованию в производстве более высококачественное сырье), которые позволили выйти на еще более существенные размеры экономии без потери качества, что позволило удешевить создаваемую и реализуемую продукцию.

Место отдела закупок в структуре подразделений организации

В соответствии с действующими нормами закупочного законодательства вне зависимости от того, идет ли речь о государственном или муниципальном заказчике, все мероприятия по закупкам могут осуществлять либо самостоятельные сотрудники, занимающие должности специалистов по закупкам, либо полноценное структурное подразделение, именуемое отделом закупок.

Самостоятельными должностными лицами, выполняющими возложенные на них обязанности по проведению закупочных мероприятий, могут быть сотрудники различных подразделений, на которых на основании приказа руководителя компании были возложены соответствующие обязанности с присвоением дополнительного тарификационного значения.

Ярким примером данного случая являются самостоятельные должности контрактных управляющих, которые функционируют в рамках государственных и муниципальных заказчиков, имеющих низкий уровень .

Если говорить об отделе закупок, то он может состоять целиком из сотрудников, входящих в его состав на основании штатного расписания (в этом случае отдел закупок рассматривается как самостоятельное штатное подразделение, а все его сотрудники получают соответствующие должности), либо объединять под своим наименованием нескольких сотрудников из разных отделов, которые взаимодействуют между собой только по вопросам обеспечения нужд самого заказчика (в данном случае как штатного подразделения отдела закупок существовать не будет, однако, будет разработан регламент по осуществлению закупок внутри организации-заказчика, в соответствии с которым такие объединенные специалисты будут обязаны работать; внутрь отдела закупок могут входить сотрудники финансового отдела, отдела снабжения, правового отдела и т. д.).