Приходный кассовый ордер с 1 июля. Онлайн кассы и кассовые документы по новым правилам

29.06.2023 | Прописка

Ведение кассовых операций в 2019 году по-прежнему осуществляется в порядке, утвержденном указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (далее — указание № 3210-У). Напомним, оно действует с 01.06.2014. Тогда же утратило силу положение «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации», утв. Банком России 12.10.2011 № 373-П (далее — положение № 373-П).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 19.08.2017 в порядок ведения кассовых операций был внесен ряд изменений, которые мы подробнее рассмотрим ниже (указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У).

А об изменениях в учете подотчетных сумм читайте .

Кого коснулись изменения в порядке ведения кассовых операций

В той или иной мере нововведения в порядке ведения кассовых операций коснулись всех хозяйствующих субъектов. В частности:

индивидуальных предпринимателей и организаций, являющихся субъектами малого предпринимательства (критерии малых предприятий вы найдете в этой статье);
организаций, не относящихся к малым;
организаций, имеющих обособленные подразделения;
лиц, использующих ККТ или бланки строгой отчетности (подробнее об учете денежных средств при использовании онлайн-касс читайте );
работодателей, выдающих деньги сотрудникам под отчет.

Рассмотрим теперь эти изменения подробнее.

Ведение кассовых операций: сравнение действующих и старых правил

Для наглядности представим основные изменения в порядке ведения кассовых операций в виде таблицы (сравнение действующих и прежних правил, в том числе с учетом внесенных указанием № 4416-У).

Операции, которых коснулись изменения	Текущий порядок ведения кассовых операций	Пункт НПА, на который ссылается текущий порядок ведения кассовых операций	Прежний порядок ведения кассовых операций
Обязанность устанавливать лимит остатка наличности в кассе	Индивидуальные предприниматели и организации — субъекты малого предпринимательства могут не устанавливать лимит остатка наличных денег в кассе. Примечание: критерии отнесения организаций к субъектам малого предпринимательства установлены ст. 4 закона «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации» от 24.07.2007 № 209-ФЗ	П. 2 указания № 3210-У	Никаких исключений для ИП и организаций-«малышей» не было. Все юридические лица и предприниматели должны были устанавливать максимально допустимую сумму наличных денег, которая могла храниться в кассе на конец рабочего дня, и сдавать сверхлимитную наличность в банк (пп. 1.2-1.4 положения № 373-П)
	Порядок ведения кассовых операций позволяет выбрать один из 2 вариантов расчета кассового лимита: исходя из объема поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги (для вновь созданных юрлиц — исходя из ожидаемого объема поступлений); исходя из объема выдачи наличных денег (для вновь созданных организаций — исходя из ожидаемого объема выдач), за исключением сумм наличных, предназначенных для выплаты заработной платы, стипендий и пр. работникам	Приложение к указанию № 3210-У	Старые правила ведения кассовых операций не предполагали выбора удобного варианта расчета лимита кассы. Второй вариант (по объему выдачи денежной наличности) дозволялось использовать лишь в случае отсутствия наличных поступлений. Об этом прямо говорилось в приложении к положению № 373-П
Оформление кассовых документов индивидуальными предпринимателями	Индивидуальные предприниматели, ведущие в соответствии с законодательством РФ о налогах и сборах учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, могут не оформлять: кассовые документы; кассовую книгу. В частности, это касается предпринимателей — плательщиков ЕНВД, ИП, применяющих патентную или упрощенную систему налогообложения, а также ИП, являющихся плательщиками ЕСХН (см. письмо ФНС России от 09.07.2014 № ЕД-4-2/13338). Примечание: учет доходов и расходов ведут также предприниматели на общем режиме — в книге учета доходов и расходов и хозяйственных операций индивидуального предпринимателя (утверждена приказом от 13.08.2002 Минфина РФ № 86н, МНС РФ № БГ-3-04/430). Отсюда можно сделать вывод, что данное послабление касается всех предпринимателей без исключения	Пп. 4.1, 4.6 указания № 3210-У	Наравне с организациями ИП были обязаны: оформлять проводимые кассовые операции приходными и расходными кассовыми ордерами (п. 1.8 положения № 373-П); вести учет поступающих и выдаваемых из кассы наличных денег в кассовой книге (п. 5.1 положения № 373-П)

Порядок сдачи сверхлимитной наличности в банк	Наличные деньги для зачисления на счет сдаются: в банк; организацию, входящую в систему Банка России, осуществляющую перевозку наличных денег, инкассацию наличных денег, операции по приему, пересчету, сортировке, формированию и упаковке наличных денег клиентов банка	П. 3 указания № 3210-У	Помимо действующих вариантов (сдачи в банк или организацию, входящую в систему Банка России) была возможность перечисления денег на счет через организацию федеральной почтовой связи (п. 1.5 положения № 373-П)
Указание суммы прописью в расходном кассовом ордере	Согласно действующему порядку ведения кассовых операций при выдаче наличных денег по расходному кассовому ордеру кассир подготавливает сумму наличных, подлежащую выдаче, и передает расходный кассовый ордер получателю только для проставления подписи. Требовать у получателя вписать полученную сумму в ордер от руки больше не нужно. Эта сумма может быть напечатана	П. 6.2 указания № 3210-У	Ведение кассовых операций в прежнем порядке требовало от получателя не только подписать ордер, но и собственноручно указать в нем получаемую сумму (рубли — прописью, копейки — цифрами) (п. 4.3 положения № 373-П)

Выдача денег под отчет	Для выдачи наличных денег работнику под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юрлица или ИП, расходный кассовый ордер оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме либо распорядительному документу руководителя. Заявление или распорядительный документ должны содержать запись о сумме наличных и о сроке, на который они выдаются, а также подпись руководителя и дату. Если на подотчетные суммы составляется заявление, то размер подотчетных средств и срок не обязан указывать руководитель. Это может сделать и сам подотчетник. А руководитель лишь подпишется и поставит дату. Допускается выдача под отчет, если получатель не отчитался по предыдущему авансу	П. 6.3 указания № 3210-У	Согласно прежнему порядку ведения кассовых операций, сумму и срок подотчета должен был указывать собственноручно руководитель (п. 4.4 положения № 373-П). Кроме того, до 19.08.2017 деньги под отчет выдавались исключительно на основании заявления работника и только при отсутствии задолженности по предыдущим подотчетным расходам
Оформление кассовых документов при расчетах с ККТ или БСО	Действующий порядок ведения кассовых операций закрепляет возможность оформления общего ПКО и (или) РКО по окончании проведения кассовых операций на всю сумму принятых наличных денег на основании фискальных документов, предусмотренных абз. 27 ст. 1.1 закона «О применении ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ. Если приходный кассовый ордер оформлен в электронном виде, то квитанцию кассир может отправить по просьбе вносителя денег на его электронную почту. Если расходный кассовый ордер оформили в электронном виде, то получатель денег может проставить на документе свою электронную подпись	Пп. 4.1, 5.1, 6.2 указания № 3210	Положением № 373-П возможность составления сводного приходного ордера по БСО и иным аналогичным документам не предусматривалась. П. 5.2 указания № 3210 утратил силу с 19.08.2017. Возможность отправки квитанции на электронную почту, как и подписания РКО электронной подписью отсутствовала
Взаимодействие головной кассы с кассами подразделений	Организация, имеющая обособленные подразделения (ОП), вправе самостоятельно устанавливать порядок и сроки передачи в головную организацию копий листов кассовых книг ОП с учетом срока составления бухгалтерской (финансовой) отчетности (п. 4.6 указания № 3210-У)		Свой лист кассовой книги с остатком наличных на конец рабочего дня подразделение должно было передать организации не позднее следующего рабочего дня (п. 5.6 положения № 373-П)

Ответственность за нарушение правил ведения кассовых операций

И в заключение несколько слов об ответственности. За нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций предусмотрена административная ответственность по ст. 15.1 КоАП РФ. Это штраф: для должностных лиц — от 4 тыс. до 5 тыс. руб., для юридических — от 40 тыс. до 50 тыс. руб.

При этом к нарушениям относятся:

осуществление расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных лимитов;
неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности;
несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств;
накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов.

Подробнее об ответственности за нарушение порядка ведения операций по кассе читайте в статье «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение» .

Итоги

Порядок ведения кассовых операций в 2019 не претерпел никаких изменений. Продолжают действовать правила с поправками от 2017 года. Тогда часть нововведений коснулась порядка работы с подотчетниками. Другие изменения были связаны с внедрением онлайн-касс и оптимизацией электронного кассового документооборота.

Совсем недавно, с июня 2014 года в Российской Федерации введен новый порядок ведения кассовых операций. Он усовершенствован по сравнению с предыдущим порядком и претерпел ряд изменений. Поскольку эти действия относятся к важным бухгалтерским операциям, которые присутствуют практически на каждом предприятии, организации или у индивидуального предпринимателя, то необходимо тщательно ознакомиться с обновленным порядком их ведения.

Контролирующие и проверяющие инстанции частенько проверяют отчетность и правильность проведения таких операций. Чтобы не попасть впросак и не нажить неприятности и штрафные санкции, лучше внимательно изучить нововведения. Давайте подробно рассмотрим основные положения, касающиеся кассовых операций в 2019 году: их организацию, порядок проведения, кассовые документы, лимит остатка кассы и другие изменения в законодательстве.

Кому это необходимо?

Хотя указанием Центробанка РФ введены новые правила ведения данных операций, формы кассовых документов не изменились . Изменены многие нормы, но нельзя сказать, что изменения стали кардинальными. Больше всего нововведения касаются индивидуальных предпринимателей, им придется немного поменять привычный уклад работы. Но это окупается упрощением ведения операций для них, то есть именно то, чего предприниматели и весь малый бизнес так долго добивались.

Некоторые нюансы есть и для предприятий и организаций, которые, в частности, касаются и бухгалтеров. Поэтому и бухгалтерским отделам фирм, и ИП необходимо знать обновленный порядок ведения операций с кассой. Не лишним это будет и для руководителей среднего и высшего звена, ведь они отвечают за всю работу организации в целом.

Организация операций и их ведение

Порядок, введенный в 2014 году, условно разделен на две части: обычный и упрощенный . Обычный предназначен для всех юридических лиц, кроме банковских учреждений, а упрощенный — для ИП, микропредприятий или малых предприятий.

Кассовые операции необходимо проводить исключительно в кассе. Отвечает за их проведение сотрудник фирмы или индивидуального предпринимателя – кассир . В случае, когда кассиров несколько, один из них должен быть назначен старшим. Также проводить операции имеет право и сам руководитель либо индивидуальный предприниматель.

Как и раньше, кассовые документы подписывает главбух или бухгалтер, а если он отсутствует, то руководитель и кассир. Кассовые операции, проводимые непосредственно руководителем, не нуждаются в дополнительных подписях.

С 2015 года разрешено вести данные операции с помощью использования программно-технических средств . Предъявляемые к данным средствам требования: они обладают функцией распознавания не менее чем четырех машиночитаемых защитных свойств банкнот Центробанка, их перечень содержится в нормативных актах.

Некоторые изменения претерпели и операции в кассе в обособленных подразделениях. В самом порядке указывается определение «обособленного подразделения». Оно представляет собой любое подразделение фирмы, по местонахождению которого находится не меньше чем одно оборудованное рабочее место. Срок его создания, как мы видим из определения, не имеет значения. Для них введен лимит остатка наличных средств. Порядок его установления связан с тем, имеется ли право у обособленного подразделения на сдачу наличных на банковский счет. О лимите подробнее будет сказано в последнем разделе статьи.

Обязательной стала и своя кассовая книга для таких подразделений. Ведется она в любом случае, не имеет значение, сдает ли подразделение деньги в банковское учреждение. Такое изменение обосновано тем, что листы книги теперь делаются в единственном экземпляре, их не нужно сдавать в главный офис на следующий день.

Еще раз о новых правилах — на следующем видео:

Кассовые документы

Изменения почти не коснулись данной сферы, кассовые документы не претерпели существенных преобразований . Кассовая книга, ведомости, приходные и расходные ордера остались прежними, поэтому все унифицированные формы можно продолжать использовать. Но заполнять их следует с обязательным учетом нововведенных правил. О них мы поговорим далее.

В соответствии с упрощенным порядком ведения операций индивидуальные предприниматели освобождены от обязанности оформления таких документов, как кассовая книга, приходные, расходные кассовые ордера. Но они должны вести налоговый учет доходов или и (или) иных объектов налогообложения или физических показателей, которые характеризуют определенный вид деятельности.

Если компания продолжает вести бумажный документооборот, то кассовую книгу в электронном варианте хранить не нужно. Теперь вы имеете право выбрать электронный вариант либо бумажный носитель.

К нововведениям относится и то, что кассовые документы теперь имеет право оформлять и приходящий «бухгалтер», то есть физлицо, работающее по договору на оказание услуг. Что касается обособленных подразделений, то передавать листы кассовой книги следует по-новому. Теперь копию листа книги, заверенную руководителем обособленного подразделения, передают в порядке, устанавливаемым самим юрлицом, при этом во время разработки порядка необходимо учитывать сроки по составлению своей бух- или финотчетности. Таким образом, сдавать листы кассовой книги можно всего лишь один раз в год при подготовке отчетности.

Исправления в бумажных кассовых документах, ранее строго запрещенные, теперь можно вносить. Исключение составляют приходные и расходные кассовые ордера. Оформить исправление просто: вписываете дату внесения исправления и ФИО с подписью тех лиц, которые оформили исправленный документ.

Основные новации, внесенные в заполнение документов, следующие:

Возможно ведение кассовых документов в электронной форме, их заверение осуществляется при помощи электронной подписи. Бумажный экземпляр кассовой книги, расходных, приходных ордеров и ведомостей не требуется при наличии электронных.
Исправления в электронных документах делать нельзя. Документ, содержащий ошибку, после его подписания может быть только удален и заполнен новый.
Второй лист кассовой книги (в народе именуется как отчет кассира) больше не актуален и не требуется.
Единый приходный ордер разрешено оформлять не только на основании контрольной ленты за день, но и на базе бланка строгой отчетности.
Получатель может не вписывать прописными буквами сумму полученных по расходному ордеру денежных средств.
В подотчет денежные средства выдаются на основе заявления от работника в произвольной форме, в котором приведена сумма наличных средств, срок, на который они выданы, дата и подпись руководителя. Отныне не требуется собственноручная запись самого директора о сумме и сроках.
Не нужно вести реестр депонированных сумм, хотя в зарплатных ведомостях остается графа о депонировании.
Кассовая книга не заполняется в те дни, в которые не осуществлялось наличных расчетов. Раньше из-за неточности в порядке некоторые фирмы заполняли листы и на пустые дни. Сейчас все расставлено по местам.
На квитанции к приходному ордеру кассиром ставится штамп и его подпись.
Кассиры могут передавать друг другу денежные средства без расходного ордера, только на основании записи в книге учета наличных.

Обратите ваше внимание на то, что внутренние кассовые документы придется обновить в 2015 году и сделать в них ссылку на новое Указание ЦБ РФ , в том числе и на приказ о лимите остатка в кассе.

Лимит остатка кассы

Лимит остатка кассы – наиболее изменившийся раздел порядка. Новая формула расчета лимита наличных не имеет строгой привязки к поступлениям в кассу. Теперь предприятие может вести расчет исходя из наличной выручки или же из суммы расходов.

Лимит обязателен, ведь он устанавливает объем средств, которые свободно хранятся в кассе. Компании сами вводят определенный лимит. Если это не будет сделано, то лимит наличных считается нулевым, и всю наличную сумму в кассе, образовавшуюся на конец дня, следует внести на счет в банке.

Новое положение точно регламентирует формулы расчета лимита. Выбор подходящей оставлен на усмотрение организации. Формулы всего две.

Первая – расчет производится по наличной выручке, то есть по поступлениям, которые пришли от проданного товара, оказанной услуги либо выполненной работы. В случае, если у юрлица есть обособленные подразделения, то общий кассовый лимит определяется с учетом лимита, установленного для такого подразделения. Таким образом, лимит в кассе юрлица один, но его величина может быть распределена между обособленными подразделениями.

Следует подчеркнуть, что лимит наличных в кассе обособленного подразделения, как части общего, должен быть установлен распорядительным документом предприятия или организации. Если подразделение самостоятельно сдает деньги на счет в банковское учреждение, то главный офис устанавливает лимит для него в порядке, который предусмотрен для юрлиц. Тогда они раздельны.

Формула расчета представлена так: L = V / P × Nc , где

L – лимит в рублях;
V – объем выручки в наличных денежных средствах;
Р – расчетный период, а именно количество рабочих дней, за который происходит учет объема поступлений наличных. Период не может быть больше, чем 92 рабочих дня (для юрлиц).
Nc – период времени между сдачей в банк выручки: 1-7 рабочих дней, если же в месте, где расположена компания, нет банка, то до 14 дней.

Вторая формула – расчет ведется на основе объема выданных денежных средств. Для тех юрлиц, которые имеют обособленные подразделения, учитываются средства, выданные ими. Но это только в том случае, если они сдают наличку в главный офис. Если же нет, то они имеют собственный лимит.

Формула имеет почти аналогичный вид, изменен только один показатель: L = R / P × Nc , где

R – объем выдач наличных, который не включает сумму, выплачиваемую в качестве заработной платы, стипендий или других выплат работникам.

Возможен ли сверхлимит? Только в дни выплаты зарплаты, стипендии или иных социальных выплат работникам, в том числе день получения наличных денежных средств со счета в банке на эти выплаты. Выдача денежных средств не должна превышать 5 рабочих дней. Других исключений не предусмотрено и за превышение лимита грозит штраф. Должностные лица заплатят 4-5 тысяч рублей, размер для организаций больше – 40-50 тысяч рублей.

Индивидуальные предприниматели и субъекты малого предпринимательства имеют право не вводить для себя лимит наличных средств в кассе, что существенно облегчает некоторым жизнь, но можно его и оставить. Например, он полезен для безопасного хранения денежных средств. Отменить предыдущий лимит, установленный ранее, можно путем издания соответствующего приказа.

Изменения в 2016 году

Ведение кассовых операций ожидает большое количество изменений, вступающих в силу в 2016 году:

Основное касается необходимости использования обновленных аппаратов, которые должны собирать всю информацию автоматически и в режиме онлайн отправлять все сведения в налоговые органы.
В этом случае чеки также смогут подготавливаться автоматически и высылаться покупателям на их почту.
Если у компании в использовании находится кассовый аппарат, у которого не закончился срок регистрации (при условии того, что суммарный срок использования не превысит 7 лет), то она может продолжить его использование до конца срока и только потом переходить на новую технику.
Теперь для всех юридических лиц появляется ограничение на хранение наличных: теперь каждый день деньги будет необходимо сдавать в банк или другую подобную организацию, которая будет нести ответственность за инкассацию, транспортировку и пересчет наличности.
Для ИП продолжается процесс упрощения ведения отчетности и документации: в частности, отменена необходимость ведения кассовых ордеров – расходного и приходного. Также, для индивидуальных предпринимателей не действует правило лимита. Если юридическое лицо считается малым предприятием, по данному вопросу оно попадает под законодательство для ИП.

Кассовая дисциплина подразумевает исполнение предпринимателем всех правил осуществления наличных денежных расчетов, установленных законодательством. В этой статье рассмотрим, как вести кассовую дисциплину при онлайн-кассах, как с ее помощью упростить процесс ведения кассы, и какая ответственность грозит предпринимателю в случае нарушений.

О чем вы узнаете:

Кассовая дисциплина в 2019 году

Кассовая дисциплина – это соблюдение, установленных российским законодательством, правил осуществления наличных денежных расчетов, которые включают в себя все виды приходно-расходных операций.

В основном кассовая дисциплина при онлайн-кассах затрагивает следующие операции:

выплата заработной платы;
инкассация денежных средств;
возврат или же выдача заёмных денежных средств;
получение или сдача денег в банк;
расчеты с подотчетными лицами и т.д.

Попробуйте онлайн-кассу Бизнес.Ру, в которой учтены все необходимые кассовые операции и отчеты. Получите возможность контролировать движение денежных средств, формировать отчеты по продажам и отслеживать открытие и закрытие смен.

Как упростить ведение кассы при помощи кассовой дисциплины

Согласно постановлению ЦБ РФ, вышедшего в марте 2014 года, бизнесмены, которые владеют предприятиями, относящимися к категории малого или микробизнеса, а также владельцы ИП могут не устанавливать лимит кассы.

Индивидуальные предприниматели ко всему прочему могут не оформлять ПКО и РКО (приходный и расходный кассовый ордер), а также имеют возможность отказаться от кассовой книги.

Однако данные привилегии не отменяют обязанности создания платежных ведомостей при выплате заработной платы и денежных вознаграждений сотрудникам.

Организация отнесена к разряду потребительских кооперативов или организаций, приравненных к коммерческим (кроме муниципальных и федеральных государственных унитарных предприятий);
Численность подобного предприятия должна варьироваться в пределах от 16 до 100 сотрудников;
Доход за год не должен превышать суммы в 400 млн. рублей.
Если на предприятии работает до 15 человек включительно, а выручка за предыдущий год, согласно отчетности, не превысила 60 млн. рублей, данное предприятие будет отнесено к разряду микробизнеса.

Важно! Доля государственной собственности в подобных предприятиях не должна превышать 25%.

Несмотря на очевидные удобства, бизнесмен должен понимать, что, если приход денежных средств не подтверждается приходным кассовым ордером, наличные деньги могут попросту не дойти до кассы предприятия, оставшись у недобросовестного сотрудника.

В связи с чем можно сделать вывод, что упрощенное ведение кассовой дисциплины в первую очередь будет удобно предпринимателям, в штате которых отсутствуют наёмные сотрудники.

На что нельзя тратить наличную выручку

Довольно часто у владельцев магазинов или же бухгалтеров возникает вопрос, на какие статьи расходов можно тратить наличную выручку из кассы.

Для начала рассмотрим, на что предприниматель имеет право тратить наличную выручку:

Выплата заработной платы сотрудникам;
Расходы на выплаты стипендий;
Выдача командировочных расходов подотчетным лицам;
Любые другие выплаты лицам, являющимся подотчетными;
Расходы на товары или же услуги (за исключением оплаты ценных бумаг);
Страховые выплаты;
Оплата возвращенного товара;
Выдача денежных средств за неоказанные услуги/работы;
Выдача денежных средств на потребительские нужды владельца организации, в случае, если данные нужды относятся к категории личных;
Выплаты платежному агенту при осуществлении банковских операций.

Список статей расходов, на которые предприниматель не может тратить наличные денежные средства из кассы предприятия, включает в себя гораздо меньше пунктов, однако их соблюдение является строго обязательным:

Арендная плата;
Проценты по займам, а также выдача или же возврат самих займов;
Любые манипуляции с ценными бумагами;
Затраты на организацию игр из категории азартных.

Если предпринимателю необходимо осуществить одну из вышеуказанных выплат, денежные средства необходимо будет снять с расчетного счета организации.

Порядок ведения кассовой дисциплины

Что касается мероприятий, направленных на соблюдение порядка ведения кассовой дисциплины при онлайн-кассах, их предприятие разрабатывает самостоятельно.

Лимит денежных средств в кассе

Его организация определяет для себя самостоятельно. При расчете во внимание принимается сфера деятельности фирмы, примерная сумма ежедневной выручки и т.д. Вся наличность сверх установленного лимита должна быть инкассирована в банк.

Подробнее о расчете лимита денежных средств в кассе

Лимит расчетов наличными

Максимально допустимый лимит расчетов наличными между организациями или же индивидуальными предпринимателями не может превышать 100 000 рублей в рамках одного договора. Причем данный лимит будет действовать и после истечения срока действия договора.

Например, между ИП «Волга» и ИП «Беркут» был заключен договор аренды. У ИП «Беркут» после истечения срока договора осталась задолженность перед ИП «Волга» в размере 300 тыс. руб. Из общей суммы долга ИП «Беркут» только 100 тыс. руб. сможет выплатить наличными.

Прием наличных

В случае, если организация не относится к категории малого или микробизнеса, прием наличных средств производится посредством приходного кассового ордера (ПКО). Работник, принимающий документ, должен проверить наличие в нем:

указания суммы в соответствии с фактически переданной суммой наличности;
наличие подтверждающих документов, в случае указания таковых в ПКО.

Пересчет наличных денежных средств производится поштучно в присутствии передающего их лица. В случае, если сумма, заявленная в ПКО, совпадает с фактической суммой наличных денег, кассовый работник ставит печать и подпись на квитанции к приходному кассовому ордеру, после чего передаёт её лицу, от которого денежные средства были получены.

Выдача наличных денег

При выдаче наличности из кассы кассир должен проверить расходный кассовый ордер (РКО) на наличие:

подписи бухгалтера или же руководителя;
соответствия суммы, указанной прописью, с суммой, указанной в документе цифрами.

Для того, чтобы осуществить выдачу кассир должен идентифицировать личность получателя по удостоверяющему документу (паспорту). Получатель в свою очередь должен расписаться в РКО, подтвердив тем самым факт получения денежных средств.

Порядок оформления кассовых документов

Основные документы, которые участвуют в процессе ведения кассовой дисциплины при онлайн-кассе – это ПКО и РКО.

Все указанные документы также регистрируются в журнале ПКО/РКО.

Кто осуществляет контроль за соблюдением кассовой дисциплины

Обязанность контролировать процесс ведения кассы полностью лежит на участвующих в этом сотрудниках.

В случае, если в организации есть отдельный сотрудник, ведущий бухгалтерскую работу, то основной контроль корректного ведения операций и оформления документов будет лежать на нём.

Но в любом случае ответственность будет нести директор или же сам владелец предприятия, если речь идет об ИП.

Участок учета наличных денежных средств считается самым консервативным среди бухгалтеров. Действительно, если поднять нормативные документы за последние лет сорок-пятьдесят, мы увидим, что правила ведения кассовых операций не особенно изменились за все прошедшее время, да и синтетический учет кассовых операций на предприятии всё такой, что и раньше.

Все изменения в кассовом учете можно отнести к двум категориям. Первые учитывают изменения технической оснащенности современной учетной работы. Вторые являются следствием развития в стране рыночных отношений, необходимости исключения в бизнес-деятельности теневых и коррупционных схем, а говоря короче – являются способом повышения финансовой дисциплины в стране через установление жестких организационных правил ведения операций с наличностью на уровне отдельных организаций.

Организация работы кассы

Любые хозяйственные процедуры, связанные с оборотом денег в наличной и опосредованной форме, в организации осуществляются через кассу. Категория наличных денег подразумевает монеты и купюры, а опосредованная форма – так называемые денежные документы. Это могут быть векселя, марки и другие подобные документы.

Осуществление кассовой работы должно быть возложено на кассира. В компаниях, относящихся к категориям микро- и малого бизнеса и не имеющих возможности содержания отдельной штатной единицы кассира, могут возложить эту обязанность на любого из сотрудников, являющегося материально ответственным лицом.

С кассиром или сотрудником, выполняющим его обязанности, в обязательном порядке составляется договор о полной материальной ответственности кассира. Кроме того, в некоторых организациях вводят во внутреннее обращение так называемое «Обязательство кассира», являющееся более детализированной и адаптированной к этой должности версией договора о мат. ответственности. Основные обязанности кассира предусмотрены в типовой должностной инструкции.

Для осуществления операций с наличностью в организации может быть оборудовано специально отведенное помещение с отдельным входом в него. В этом помещении осуществляется хранение, прием и выдача наличности и приравненных к ней документов. Однако если организация не обладает финансовой или технической возможностью для оборудования полноценного кассового помещения, либо отсутствует необходимость в его содержании, решение об обустройстве и функционировании «участка выдачи наличности» она принимает самостоятельно.

Документальное оформление наличности в кассе

Все основные виды движения денежных средств и приравненных к ним документов можно представить следующим образом:

Поступление в кассу (приход)	Выдача из кассы (расход)
Со счета в банке на зарплату, хозяйственные, операционные и командировочные расходы	Суммы причитающейся работникам заработной платы
Выручка от реализации работ, услуг или товаров	Суммы под отчет сотрудникам на командировочные, хозяйственные и операционные расходы
Возврат неиспользованных подотчетных сумм	Выплата компенсаций, пособий или ссуд сотрудникам
По прочим основаниям	Передача на инкассацию

Документальное оформление кассовых операций организации осуществляется с помощью бланков установленной формы:

Приходный ордер
Расходный ордер
Журнал регистрации кассовых документов
Кассовая книга (книга регистрации кассовых операций)
Книга учета поступивших и выданных денежных средств и документов

Кроме этого организации обязаны применять документы по формам, устанавливаемым ЦБ РФ для обеспечения достоверности и контроля движения наличных средств или соблюдения кассовой дисциплины.

Кассовая дисциплина

Организации любой правовой формы, вне зависимости от сферы их производственно-хозяйственного функционирования, обязаны осуществлять хранение денежных средств на счетах в банковских учреждениях. Порядок, размеры и сроки инкассации и хранения в кассе наличной денежной массы устанавливаются организацией и согласовываются с банком при заключении договора на инкассацию наличных средств. Этот порядок и сроки определяются организацией на основании расчетов потребности в наличности и планов её поступления.

В кассе организации наличные денежные средства (без учета приравненных к ним документов) могут храниться только в размерах, ограниченных установленным лимитом. В 2014 году, как и раньше, начиная с 2012 года, лимит остатка наличности определяется организацией самостоятельно. Для расчета лимита предусмотрена формула:

Лон = Оп: Пр × Дс,

где:
Лон – это лимит остатка наличных;
Оп – объём выручки за некоторый расчётный период;
Пр – расчетный период;
Дс – количество рабочих дней между днями инкассации.

В расчётном периоде не должно быть больше 92 рабочих дней. Количество рабочих дней между датами инкассации наличных в банк, не должно превысить семи.

В случае, когда организация не делала расчет лимита остатка наличности в кассе, такой лимит считается по умолчанию равным нулю.

Любое количество наличности в кассе будет при этом считаться сверхлимитным объемом.

Сверхлимитное хранение наличных денег допускается только для средств на выплату зарплаты сотрудникам. Срок нахождения этих денег в кассе не должен превысить с момента поступления трех рабочих дней. Для организаций, ведущих деятельность на Крайнем Севере и приравненных территориях, этот срок увеличивается до пяти календарных дней.

Федеральным законодательством всем организациям вменено применение контрольно-кассовой аппаратуры при производстве расчетов наличностью в отношении сделок по продажам услуг или товаров. Перечень организаций, освобождаемых от исполнения этой обязанности, значительно сужен к 2014 году. Кроме контрольно-кассовой техники организации могут применять платежные терминалы для расчетов банковскими картами. Применение ПРТ не исключает необходимость контрольно-кассовой машины при совершении расчетов с покупателями.

Так же сужен и круг платежей, которые можно осуществлять с помощью наличных, поступивших в кассу организации в виде выручки. В 2014 году наличные средства, поступившие в кассу организации от третьих лиц не могут использоваться для:

Сделок купли-продажи ценных бумаг,
Оплаты аренды недвижимости,
Выдачи и возврату ссуд или займов,
Проведения различных лотерей и азартных игр.

В этих целях теперь можно задействовать только те наличные средства, которые сняты с расчетного счета организации.

Контрольно-кассовые устройства должны соответствовать требованиям, которые предъявляет к ней законодательство. ККМ в обязательном порядке регистрируется в территориальном налоговом органе. Таким образом, расчеты, осуществляющиеся в наличной форме, документально сопровождаются приходным кассовым ордером установленной формы и кассовым чеком. ККМ должна быть оборудована «фискальной памятью» и соответствовать перечню Государственного реестра контрольно-кассовой техники. Использование контрольно-кассовой техники, включенной в Государственный реестр до 1 января 2011 года и не соответствующей требованиям ФЗ №103, после 01.01.2014 года запрещено.

Кроме этого нужно учитывать дополнительные требования, предъявляемые к ККМ:

Обязательное присутствие печатаемых на кассовом чеке обязательных реквизитов;
Возможность передачи в платежно-расчетный терминал информации о произведенных платежах и информации для печати кассового чека терминалом или банкоматом (то и другое только в некорректируемом виде).

В соответствии с установленным ЦБ нормативом максимальный размер оплаты наличными средствами по одной сделке между юрлицами не должен быть больше 100 000 руб. В 2014 году на сделки с физическими лицами это же ограничение распространяется в более мягкой форме, верхняя планка поднята до 600 000 рублей. Впоследствии в планах Минфина её снижение до 300 000 рублей.

Ответственными за соблюдение кассовой дисциплины на предприятии являются руководитель, главный бухгалтер и кассир. Контрольная функция в части соблюдения организацией кассовой дисциплины вменена обслуживающим банкам, которых ЦБ обязывает не реже одного раза в два года производить соответствующую проверку.

Бухгалтерский учет операций с наличностью

Бухгалтерский учет денежной наличности осуществляется на активном синтетическом счете 50, а документов, приравненных к ней, на синтетическом счете 56. По дебету счетов учитывается поступление, а по кредиту выплаты наличных денег и выдача денежных документов. К счету могут открываться субсчета, например, отдельный субсчет для денежных документов.

Если организация в своей деятельности ведет прием и выдачу наличных денежных средств на отдельных участках, могут быть открыты субсчета операционных касс и субсчет «главная касса» (или «касса организации»). Такое ведение учета рекомендуется потому, что это позволяет детальнее контролировать движение денежных средств по участкам ответственности.

Если организация имеет право на ведение наличных расчетов в иностранной валюте, к счету 50 открывается специальные субсчета по видам валют, на которых ведется их обособленный учет. Отражение операций в валюте других государств в бухгалтерском учете ведется в рублевом выражении по официальному валютному курсу на момент совершения операции.

Упрощенно бухучет работы с наличностью выглядит следующим образом:

Сопровождение операций поступления и выбытия первичными документами;
Регистрация первичных документов в соответствующих журналах;
Составление проводок при обработке первичных документов;
Перенос данных первичных документов в кассовую книгу;
Заполнение на основании кассовой книги учетных регистров.

Помимо этого, в целях контроля хранения и движения наличных денег в организации может проводиться инвентаризация кассы.

Инвентаризация кассы

Основанием для проведения внеплановой внезапной инвентаризации кассы может служить распоряжение руководителя организации. В обязательном порядке инвентаризации проводятся при смене кассиров и проведении плановых ежегодных инвентаризаций балансовых активов предприятия. В последнем случае инвентаризация кассы является первой инвентаризационной процедурой, проводимой комиссией.

Непосредственно перед началом инвентаризации комиссия принимает в бухгалтерии последние на текущий момент документы первичного кассового учета. С материально ответственных лиц получают расписки о полноте передачи первичных документов в бухгалтерию и оприходовании/списании поступивших/выбывших денежных средств.

Во время инвентаризации кассы прекращаются любые операции с наличностью или денежными документами. В кассе производится полистный пересчет находящейся в ней наличности и перепись денежных документов. Комиссия сверяет данные бухгалтерского учета и фактическую денежную наличность и денежные документы.

Выявленные в процессе инвентаризации результаты отражаются в акте. Акт составляется в двух экземплярах, подписываемых комиссией и кассиром, которому вручается один из экземпляров. Если инвентаризация проводится по поводу сдачи-приёмки дел от между кассирами, акт составляется в трех экземплярах, так как каждому из них передаются подписанные экземпляры.

Выявленные недостачи/излишки отражаются в акте с обязательным пояснением обстоятельств их возникновения. С материально ответственных лиц берется объяснительная о причинах возникновения излишков или недостачи.

Недостача наличности или денежных документов (в денежном их эквиваленте) взыскивается с кассира с совершением бухгалтерских проводок:

Дт 73-2 – Кт 94 – задолженность кассира по выявленной недостаче;
Дт 50 – Кт 73-2 – погашение кассиром задолженности по недостаче.

Излишки, выявленные при инвентаризации, приходуются и принимаются к учету с составлением проводки Дт 50 – Кт 91-1 на всю сумму излишка.

На основании изменений к закону ФЗ-84, регулирующего применение кассового оборудования при операциях с наличными средствами, организации и предприниматели получили возможность отказаться от ведения части первичной документации, в том числе форм КМ-1 – КМ-9. Большая часть кассовых документов фискализируется. Однако документирование движения наличности в кассовой книге, приходных и расходных ордерах остается актуальным при переходе на онлайн кассу.

После перехода на «умные» кассы ведение первичной документации упростилось в разы. Привычные унифицированные формы и журналы учета, оформляемые ранее на основании требований постановления Госкомстата N 132 от 25.12.1998 и ФЗ-402 «О бухгалтерском учете», после отмены действия с 1 июля 2017 года Постановления Правительства №47 0, стали не обязательными для применения.

К такому выводу пришел Минфин, что отражено в его Письмах№ 03-01-15/54413 (16 сентября 2016 г.), № 03-01-15/28914 (12 мая 2017 г.), № 03-01-15/3482 (25 января 2017 г.), № 03-01-15/19821 (04 апреля 2017 г.).

Формы КМ-1 – акта, применяемого при обнулении счетчиков ККМ;
Формы КМ-2 – акта, необходимого для снятия показаний при ремонте кассы и возврате ее в работу;
Формы КМ-3 – акта, который заполняли при возврате наличности;
Формы КМ-4 – ;
Формы КМ-5 – специального журнала, предназначенного для фиксирования данных при применении касс, которые работают без кассира-операциониста;
Формы КМ-6 – справки-отчета для кассира-операциониста;
Формы КМ-7 – документ, фиксирующий показания ККТ.

С июля 2017 года предприятия, перешедшие на онлайн-кассы, могут законно отказаться от заполнения таких форм.

Примечание. Субъект предпринимательской деятельности после перехода на новую кассовую дисциплину имеет право в добровольном порядке сохранить старый документооборот. При этом заполняются необязательные документы в произвольной форме.

Форматы фискальных документов

Требования к фискальным документам, которые формируется в процессе эксплуатации онлайн-касс, изложены в п.4 и 5 ст.4.1 ФЗ-84 в новой редакции.

В большей степени они касаются реквизитов чеков и отчетов, а также сроков хранения в ФН, составляющих 30 дней.

Справка. Перед тем, как переходить на новую кассовую дисциплину, стоит ознакомиться с полным перечнем форматов фискальных документов, которые обязательны к использованию, дополнительными реквизитами и требованиями к формированию и обработке отражено в Приказе ФСН N ММВ-7-20/229 от 21.03. 2017 года.

Субъект предпринимательской деятельности в ходе применения онлайн кассы обязан соответствующим образом оформлять нужные фискальные документы в виде:

Отчета о регистрации – дополнительные реквизиты детально отражены в таблице 7 Приказа № ММВ-7-20/229;
Отчета, отражающего изменения данных о регистрации, – таблица 7 и таблица 8 ;
Отчета, открывающего смену, – фактически аналога отчет-Х – таблица 17 ;
Кассового чека или бланков строй отчетности – таблица 19 ;
Корректирующих чеков или БСО – таблица 30 ;
, – аналога отчета-Z – таблица 32 ;
Отчета, который формируется при закрытии ФН – таблица 33 ;
Отчет, подтверждающий текущие расчеты, – таблица 18 ;
Отчет подтверждения оператора – таблица 34 .

Все фискальные документы формируются непосредственно с применением онлайн кассы. То есть у кассира отсутствует необходимость заполнения вышеперечисленной документации вручную.

Важный момент! На разных моделях ККМ формирование фискальных отчетов и чеков (БСО) происходит по различным алгоритмам.

Но все модели онлайн-касс, одобренные ФСН и внесенные в реестр контрольно-кассовой техники , разработаны под требования ФЗ-84 и имеют возможность оформления необходимых фискальных документов.

Для кассира и бухгалтера важно знать не столько содержание каждого документа, так как они формируются программами современной ККТ и автоматически передаются в ФНС, сколько сроки, периодичность и основание для их оформления.

Все фискальные документы на протяжении 30 дней хранятся в памяти ФН. При нормальном соединении с интернетом они в автоматическом режиме передаются с ФНС. Если передача сведений не происходит в течение 30 суток, онлайн касса блокируется.

Поэтому штрафы в большей степени касаются не оформления документации, а не использования онлайн ККТ, как таковой, применения неисправной техники и за отказ от выдачи покупателю электронной версии чека.

Таблица 1. Штрафные санкции, связанные с применением онлайн-касс

*Основание для применения штрафных санкций*	*Санкции, применяемые к юридическому лицу*	*Санкции, применяемые в ответственному лицу*
Неприменение онлайн аппарата	75-100% от выручки	25-50% от выручки, но не менее 10 000 руб.
Повторный отказ от применения онлайн ККТ при достижении суммы выручки 1 млн. руб.	Приостановление деятельности на сок до 90 дней	Запрет на осуществление профессиональной деятельности на протяжении 1 – 2 лет
Использование неисправной кассы	Штраф – 5000 – 10 000 руб.	Штраф – 1500 – 3000 руб.
Отказ от выдачи электронного платежного чека покупателю, ФЗ	Штраф – 10 000 руб.	Штраф – 2 000 руб.

Обязательные кассовые документы при работе с онлайн кассами

Кассовые операции фиксируются в соответствии с Указом БР № 3210-У от 11 марта 2014 года. После перехода на новые онлайн кассы документооборот сохранился. Все также необходимо оформлять приходные кассовые ордера (ПКО) и расходные кассовые ордера (РКО) с занесением сведений в кассовую книгу.

Формы унифицированных кассовых документов утверждены Постановлением Госкомстата РФ № 88 еще в 1998 г. и остаются неизменными и после регистрации онлайн ККМ.

Кассовая книга

В форме № КО-4 – кассовой книге отражается информация о полученных и выданных денежных средствах с указанием реквизитов ПКО, РКО, получателя, вносителя финансов.

Записи ведутся непосредственно в день проведения кассовой операции.

Вести форму КО-4 можно:

с применением бумажных бланков вручную;
на компьютерной технике с последующим распечатыванием;
в электронной форме.

Допускается внесение изменений в кассовые книги, заполненные вручную. Для этого ошибочная запись зачеркивается и вносятся верные сведения. Такие исправления должны быть заверены кассиром, главным бухгалтером.

Важно! В электронные кассовые книги после их подписания вносить правки нельзя.

При наличии на предприятии обособленных подразделений кассовые книги ведутся по каждому из них отдельно.

Если таких подразделений на предприятии нет, необходима одно кассовая книга даже при совмещении налоговых режимов.

Индивидуальные предприниматели вправе оформлять при ведении кассовых операций одну форму № КО-4.

При отсутствии соответствующих записей в кассовой книге предусмотрены штрафы:

в размере 40 000 – 50 000 руб. на предприятие;
в размере 4 000 – 5 000 руб. на руководителя, индивидуального предпринимателя.