Každá inštitúcia pravidelne čelí problematike účtovania zúčtovania so zodpovednými osobami. Niektoré pravidlá výpočtu sa však pravidelne menia.

Preto je potrebné zistiť, aké sú povinnosti účtovníka, či je potrebné uzavrieť dohodu so zodpovednou osobou a čo robiť, ak účtovná osoba nakupovala materiál na vlastné náklady.

Všeobecné body

Podnikateľské subjekty sa často stretávajú s potrebou platiť za tovar v hotovosti.

V niektorých prípadoch to môže výrazne skrátiť čas potrebný na splnenie záväzkov.

Podniky tiež uskutočňujú hotovostné platby prostredníctvom zodpovedných osôb, napríklad pri splácaní dlhov voči rozpočtu. Zúčtovanie so zodpovednými osobami patrí do kategórie hotovostných transakcií.

Táto prax je vlastná každej organizácii. K vydávaniu peňazí prostredníctvom pokladne podniku zvyčajne dochádza pri výplate miezd alebo počas nej.

Hotovosť je pomerne atraktívny finančný nástroj pri platbách za tovar alebo služby.

Aby sa však predišlo zneužívaniu, vláda zaviedla určité obmedzenia pre právnické osoby. Medzinárodná prax obsahuje podobné účtovné štandardy.

Postup vydávania peňazí zodpovedným zamestnancom stanovuje:

1. Dostupnosť písomnej objednávky od riaditeľa podniku.
2. Zoznam osôb, ktoré môžu prijímať peniaze.
3. Výška zúčtovateľnej sumy.
4. Lehoty na vrátenie peňazí.
5. Lehoty na podanie správy o vynaložení finančných prostriedkov.
6. Dodržiavanie postupu pri vydávaní zúčtovateľných peňazí osobám uvedeným v objednávke.
7. Dodržiavanie postupu pri vydávaní peňažných prostriedkov osobám, ktoré nahlásili zálohové platby.
8. Upozornenie na zákaz prevodu zúčtovateľných peňazí medzi zamestnancami.

Samostatne stojí za to povedať, že dokumentovanie operácií je neoddeliteľnou súčasťou ekonomických činností každého podniku.

Okrem toho musí byť každá operácia sprevádzaná sprievodným dokumentom. Na základe prvotných dokladov sa následne tvoria účtovné záznamy.

Ak hovoríme o zúčtovaní so zodpovednými osobami, organizácie zvyčajne vytvárajú samostatnú účtovnú sekciu.

V malých podnikoch môže byť zodpovednosť za vedenie primárnych záznamov o transakciách pridelená účtovníkovi, ktorý zaznamenáva hotovostné platby.

Základné pojmy

Nižšie zvážime niekoľko základných definícií, ktoré sa nachádzajú v účtovníctve:

účtovníctvo	Ide o priebežné zaznamenávanie a analýzu údajov, ktoré umožňujú získať potrebné informácie o stave majetku, záväzkov a majetku podniku. To zahŕňa aj akékoľvek zmeny, ktoré nastanú v priebehu podnikateľskej činnosti organizácie.
Zodpovedné osoby	Úradníci, ktorí sú povinní podať písomnú správu o tom, ako použili vydané prostriedky
Účtovanie zúčtovaní	Dokumentárne zobrazenie transakcií pre vyrovnanie s protistranami
Syntetické účtovníctvo	Účtovanie konečných účtovných informácií o druhu majetku, záväzkoch podniku a obchodných transakciách, ktoré sú vytvorené na základe špecifických ekonomických charakteristík
Skóre 71	Slúži na zobrazenie výšky dlhu voči spoločnosti. Tento účet uvádza aj výšku nesplatených prečerpaní.
audítor	Fyzická osoba, ktorá kontroluje finančné a ekonomické aktivity podniku

Kto robí výpočet

Vystavenie zúčtovacích súm vykonáva pokladník na zákl. V tomto prípade musia byť hotovostné doklady potvrdené riaditeľom a hlavným účtovníkom inštitúcie.

Pri vydávaní zúčtovateľných prostriedkov musí organizácia dodržiavať. Hotovosť sa vydáva z pokladne spoločnosti na zákl.

Pokiaľ ide o vyhotovenie pokladničného dokladu, ako aj jeho následnú registráciu, vykonáva to zamestnanec, ktorý je zodpovedný za vykonávanie takýchto operácií.

A až potom sa dokument prenesie do pokladne na vykonanie. Príjemcovi zúčtovateľných súm sa doklad osobne neodovzdáva.

Tento postup zabráni uvedeniu chybných údajov do výdavkového dokladu. V dôsledku toho pokladník nebude niesť finančnú zodpovednosť za chyby iných.

Regulačná regulácia

Základným regulačným dokumentom upravujúcim pracovné vzťahy je Zákonník práce Ruskej federácie. Účtovanie obchodných transakcií podniku sa vykonáva na zákl.

Pre vládne orgány bola vyvinutá Jednotná účtovná osnova (). Návod na jeho použitie bol schválený.

Pri vykonávaní hotovostných transakcií musia organizácie a podnikatelia brať do úvahy.

Postup pri hotovostných platbách je schválený Smernicou centrálnej banky č. 3073-U.

V rozpočtových inštitúciách je možné zúčtovanie so zodpovednými zamestnancami na základe ustanovení:

V tomto prípade je možné vydať hotovosť prevodom na bankovú kartu zamestnanca. K tomu musí ustanovenie o vydávaní peňazí obsahovať zodpovedajúcu klauzulu.

Podnik samostatne určuje úroveň podrobnosti typu platieb v miestnom dokumente. Podobné právne postavenie je uvedené v.

Vydávanie peňazí na účet sa vykonáva výlučne na príkaz riaditeľa podniku. Základom prevodu finančných prostriedkov je.

Zákon nestanovuje obmedzenia výšky platieb. Ak však zodpovedná osoba nakupuje tovar v záujme inštitúcie, potom pri platbe v hotovosti musíte dodržiavať limity stanovené pre právnické osoby.

V rámci jednej dohody by výška platby nemala presiahnuť 100 tisíc rubľov. ().

Na nákup produktov od jedného dodávateľa platia určité obmedzenia. Zákon tiež zavádza ročný limit na celkovú sumu nákupov.

Spoločnosť preto musí kontrolovať výšku odvodov počas celého kalendárneho roka. K tomu je potrebné prostredníctvom zodpovedných zamestnancov schváliť dokument definujúci postup obstarávania.

V doklade musí byť uvedená zodpovedná osoba, ktorá zabezpečí neprekročenie limitu. Zvyčajne sa na tento účel najíma špecialista na obstarávanie.

Po schválení kandidatúry budú musieť zodpovední zamestnanci koordinovať žiadosti o vydanie peňazí na potreby výroby.

Preddavky sú povolené len za podmienky, že zodpovedná osoba nemá dlh na peniazoch, na ktoré nadišiel čas na predloženie zálohovej správy (č. 214 vyhlášky MF SR č. 157).

Formulár dokumentu bol schválený. Ak sa zamestnanec neprihlási včas, peniaze mu nie sú poskytnuté.

Účtovníčka preto musí pred vydaním uvedenej peňažnej sumy skontrolovať, či neexistujú pohľadávky.

Ak existuje dlh, musíte skontrolovať lehoty na podanie správy. Preddavok sa vydá nahlasovateľovi, ak neuplynuli určené lehoty.

Po uplynutí ich platnosti je ohlasujúci zamestnanec povinný poskytnúť informácie o použití peňazí a doklady potvrdzujúce, že prijaté peniaze boli kapitalizované na zakúpený materiál.

Na to je zamestnancovi poskytnutá 3-dňová lehota. Správa je overená v lehote stanovenej riaditeľom v príslušnom príkaze.

Účtovanie zúčtovaní so zodpovednými osobami

Zoznam osôb, ktoré majú možnosť prijímať peniaze na účet, je určený regulačnou dokumentáciou alebo internými miestnymi aktmi podniku.

Vydanie peňazí musí byť sprevádzané zobrazením nasledujúcich údajov:

• účel výdavkov;
• termíny;
• výška zálohy.

Príkaz na vyplatenie hotovosti je potrebné zaevidovať v registratúrnom denníku. Zálohová správa slúži ako písomný dôkaz o zamýšľanom použití vydaných peňazí.

Na základe toho sa finančné prostriedky odpisujú. O tom, ako sa robia záznamy o peniazoch, ktoré zodpovedná osoba vynaložila na výrobné účely, sa bude diskutovať nižšie.

Základné príspevky

Účtovanie pri vystavovaní preddavku zamestnancovi obchodného podniku na cestovné výdavky sa uskutočňuje takto:

K správe musia byť priložené dokumenty potvrdzujúce vynaložené náklady a skutočnosť, že materiály boli doručené do podniku.

Pre zúčtovateľné sumy organizácia robí tieto záznamy:

Suma peňazí, ktoré zamestnanec nevrátil včas, sa zobrazuje takto:

Odpočet uvedených súm je stanovený takto:

Účtovné zápisy pri vydávaní peňazí z inštitúcie zodpovednému zamestnancovi sa vykonávajú takto:

Dt 0 208XX 560	Zvyšovanie pohľadávok
Kt 0 20134 610	Peniaze boli vydané z pokladne spoločnosti
Kt 0 20135 610	Odstránenie finančnej dokumentácie z registračnej pokladnice
Kt 0 20111 610	Odpísanie peňazí z účtu v pokladnici
Kt 0 20121 610	Prevod peňazí do banky
Kt 1 30405 XXX	Výpočty platieb z rozpočtu s financiami. telo

K zvýšeniu pohľadávok zodpovedného pracovníka dochádza tým, že za určitý produkt zaplatí bankovou kartou.

Preto musí účtovník kontrolovať nákladové transakcie, aby včas odrážal dlh a záväzky organizácie.

Pri plnení povinností sa musíte riadiť náplňou práce účtovníka.

Transakcie pri prevode peňazí na firemnú kartu v rámci jedného pracovného dňa sa prejavia takto:

Ak boli peniaze pripísané na kartu spoločnosti v iný pracovný deň, zaúčtovania sa uskutočnia takto.

Najprv:

Po druhé:

Ak zamestnanec vybral zúčtovateľné peniaze prijaté na kartu alebo nimi zaplatil za tovar, zaúčtovanie sa vykoná takto:

Po schválení správy riaditeľom podniku sa zápisy vykonajú takto:

Pri vrátení peňazí sa zadanie vykoná takto:

Ako vidíte, na vstupe sa odráža nielen vydávanie finančných prostriedkov, ale aj vrátenie účtovateľných súm.

Odraz v súvahe (majetok alebo pasívum)

Zúčtovanie s príjemcami zúčtovateľných súm sa zobrazuje na aktívno-pasívnom účte 71 „Zúčtovanie so zodpovednými zamestnancami“.

Ak nahlasujúci zamestnanec svoje peniaze minul, preplatí ich spoločnosť za predpokladu, že zamestnanec poskytne podporné dokumenty.

Kontrola výpočtov

Na overenie výpočtov môže spoločnosť zamestnať audítora. Nasledujúce dokumenty podliehajú overeniu:

1. Prehľady výdavkov.
2. Denníky.
3. Zoznam osôb oprávnených prijímať zúčtovateľné sumy.
4. Odhady nákladov na reprezentáciu.
5. Žiadosti o vydanie peňazí.
6. Podporné dokumenty.

Výsledkom auditu je správa audítora. Tento dokument má právny význam pre všetky podnikateľské subjekty a orgány štátnej správy.

Keďže sú zodpovední len za úmyselné ublíženie na zdraví, vrátane škôd spôsobených v opitosti. Preto sa tejto kategórii zamestnancov nevydávajú zúčtovateľné sumy.

Aké problémy môžu nastať pri inventarizácii?

Kontrola stavu zúčtovaní je súčasťou inventarizácie, ktorá sa vykonáva v predvečer prípravy výročných správ ().

Počas inventarizácie sa môžu vyskytnúť nasledujúce problémy:

1. Nezrovnalosti medzi skutočným majetkom a účtovnými údajmi.
2. Nevyplatené mzdy.
3. Neprimerané záväzky alebo pohľadávky.
4. Absencia príkazu na zodpovedné osoby oprávnené prijímať peniaze.
5. Nekonzistentnosť medzi zoznamom osôb, ktoré môžu prijímať zúčtovateľné sumy, a skutočnými údajmi.
6. Nedostatok predbežných správ o sumách, pre ktoré uplynula lehota na podávanie správ.
7. Nedostatok podporných dokumentov atď.

Čo robiť, ak bol vystavený akreditív

Akreditív je podmienený peňažný záväzok banky, ktorý je vystavený v mene klienta v záujme jeho protistrany.

Na základe tohto pokynu bude musieť úverová inštitúcia zaplatiť dodávateľovi. Základom prevodu peňazí sú dokumenty uvedené v akreditíve.

Ak akreditív otvorí rozpočtová inštitúcia, jeho veľkosť by nemala presiahnuť limit zodpovedajúceho rozpočtového financovania. Príspevky sa vykonávajú takto:

Pri predložení falošných dokladov

Primárne finančné dokumenty musia byť vypracované v súlade s požiadavkami ruských právnych predpisov.

Požadované podrobnosti:

• názov dokumentu;
• kód formulára;
• Dátum prípravy;
• názov organizácie, ktorá dokument vydala;
• podstata operácie;
• mená pozícií osôb zodpovedných za operáciu;
• podpis povereného zamestnanca.

Ak chýba podpis hlavného účtovníka, dokument sa považuje za neplatný a nemal by byť prijatý na vykonanie. Čo sa týka falošných dokladov, zákon stanovuje trestnú zodpovednosť za ich poskytnutie.

Keď zhrnieme prehľad účtovania zúčtovania so zodpovednými osobami, je potrebné zdôrazniť niekoľko kľúčových bodov. Finančne zodpovední zamestnanci podniku môžu dostávať zúčtovateľné sumy.

Vydávanie peňazí sa vykonáva na základe príkazu vedúceho organizácie. Hotovosť sa vydáva na základe pokladničného dokladu.

Finančné prostriedky sa musia minúť výlučne na účely uvedené v memorande.

Úvod

Účtovníctvo je usporiadaný systém zhromažďovania, evidencie a sumarizácie informácií v peňažnom vyjadrení o majetku, záväzkoch organizácií a ich pohybe prostredníctvom priebežného, ​​priebežného a dokladového účtovníctva všetkých obchodných transakcií. Predmety účtovníctva sú majetkom organizácií, ich záväzkami a obchodnými transakciami, ktoré organizácie vykonávajú pri svojej činnosti. Jednou z najťažších účtovných otázok je účtovanie zúčtovania účtovných súm a iných transakcií.

Táto kvalifikačná práca je venovaná organizácii a vedeniu účtovníctva účtu 71 „Zúčtovanie so zodpovednými osobami“ a účtu 73 „Zúčtovanie s personálom za ostatné transakcie“. Kvalifikačná práca obsahuje:

o účtovanie zúčtovaní so zodpovednými osobami;

o vlastnosti účtovania zúčtovateľných súm pri vysielaní zamestnancov do zahraničia;

o účtovanie zúčtovaní s personálom pre ostatné operácie;

o vyrovnania poskytnutých úverov;

o výpočty náhrady materiálnych škôd;

o účtovanie úhrad za spôsobenú vecnú škodu.

Účtovanie zúčtovaní so zodpovednými osobami

Zodpovedná osoba je zamestnanec organizácie, ktorý má podľa vnútroorganizačných a administratívnych dokumentov právo na účelové preddavky (zúčtovateľné sumy), t.j. prostriedky vydané organizáciou na účet na administratívne, ekonomické a prevádzkové náklady.

Cielený preddavok môže byť vydaný dvoma spôsobmi:

v hotovosti z pokladne organizácie alebo priamo z bankového účtu;

Odpísaním prostriedkov zo špeciálneho kartového účtu zriadeného bankou na organizovanie platieb pomocou bankovej plastovej karty vydanej na meno zodpovednej osoby.

Pri vydávaní a spracovávaní účtovateľných súm by ste sa mali riadiť Postupom vykonávania hotovostných transakcií v Ruskej federácii schváleným rozhodnutím predstavenstva Centrálnej banky Ruskej federácie z 22. septembra 1993 č. 40 (ďalej len ďalej len Postup).

Podľa bodu 11 postupu majú podniky právo vydávať hotovosť na účet:

Na obchodné, prevádzkové a cestovné náklady;

Operácie nákupu tovaru v malých veľkoobchodných množstvách;

Výdavky na geologické prieskumné expedície;

Výdavky jednotlivých divízií obchodných organizácií vrátane pobočiek, ktoré nie sú v samostatnej súvahe a nachádzajú sa mimo oblasti pôsobenia organizácií.

Výdaj hotovosti na výdavky spojené s pracovnými cestami sa vykonáva v medziach súm pripadajúcich obchodným cestujúcim na tieto účely na základe odhadu cestovných výdavkov vypracovaného v účtovníctve organizácie.

Osoby, ktoré prijali hotovosť na účet, sú povinné najneskôr do troch pracovných dní po uplynutí doby, na ktorú boli vydané, alebo odo dňa návratu z pracovnej cesty, predložiť účtovne organizácie správu o vynaložené sumy a vykonať za ne konečnú platbu.

Upozorňujeme, že lehota na vykazovanie účelových záloh na administratívne, ekonomické a prevádzkové výdavky nie je ustanovená zákonom, schvaľuje ju vedúci organizácie príkazom alebo iným organizačným a administratívnym dokumentom.

Základom vydávania finančných prostriedkov na vykazovanie členom kolektívu práce je zoznam osôb oprávnených dostávať stanovené sumy, schválený príkazom (pokynom) vedúceho organizácie, ktorý nevyhnutne stanovuje výšku vydaných súm a podmienky, za ktorých sú vydané. Práve po týchto termínoch musí zodpovedná osoba vyúčtovať vzniknuté výdavky. Ich absencia naznačuje, že obdobie, za ktoré boli zúčtované sumy vystavené, nebolo stanovené. V takejto situácii sa vystavenie zúčtovacích čiastok a správa účtovníka o vynaložení finančných prostriedkov (vrátenie do pokladne) uskutoční do jedného pracovného dňa. Okrem toho môže určený dokument stanoviť aj požiadavky na prípravu primárnych dokumentov a postup pri predkladaní, spracovávaní a schvaľovaní výkazov výdavkov.

V záujme ochrany im vydaných prostriedkov je potrebné so zamestnancami uvedenými v tomto zozname uzavrieť dohodu o plnej individuálnej finančnej zodpovednosti. Všetci zamestnanci dostávajú plné moci (bez splnomocnenia môže v mene organizácie konať iba vedúci organizácie), ktoré potvrdzujú, že pri nákupe tovaru (platba za prácu, služby) konajú v záujme Organizácia. Splnomocnenie môže byť vydané vo forme N M-2, schválené uznesením Štátneho výboru pre štatistiku Ruska zo dňa 30. októbra 1997 N 71a. Niektorí odborníci sa však domnievajú, že môže byť vydaný v akejkoľvek forme, ale s povinným uvedením potrebných údajov: dátum vydania, podpis konateľa a pečiatka spoločnosti (článok 5 článku 185 Občianskeho zákonníka Ruskej federácie). federácia). Hlavná vec je, že informácie uvedené v dokumente potvrdzujú právo jednotlivca na prijatie tovaru (uznesenie Federálnej protimonopolnej služby Západosibírskeho okruhu z 21. januára 2004 vo veci č. F04/353-1379/A70-2003 ).

Ak chcete získať prostriedky na účet, zamestnanec musí napísať žiadosť a dostať povoľovacie rozhodnutie od vedúceho organizácie. Nezabúdajte, že vydávanie hotovosti na účet sa vykonáva len na základe kompletnej správy konkrétnej zodpovednej osoby o predtým vydanej zálohe.

Vydávanie peňažných prostriedkov proti ohláseniu sa formalizuje všeobecne stanoveným spôsobom pokladničnými dokladmi.

Ako už bolo uvedené, najneskôr do troch pracovných dní po uplynutí doby, na ktorú boli peňažné prostriedky vydané (po návrate z pracovnej cesty), je zodpovedná osoba povinná predložiť účtovnému oddeleniu organizácie zálohové hlásenie o vynaložených výdavkoch. . K správe sú priložené podporné dokumenty potvrdzujúce ich zameranie a spoľahlivosť výdavkov.

Zálohový výkaz sa vyhotovuje v jednom vyhotovení a vypĺňa ho spoločne účtovník a účtovník. Na zadnej strane tlačiva nahlasovateľ uvedie zoznam dokladov potvrdzujúcich vynaložené výdavky (cestovný list, účtenky, prepravné doklady, pokladničné bloky, tržby, faktúry, faktúry, pokladničné doklady a iné podklady) a výšku výdavkov na ne (stĺpce 1 – 6). Doklady priložené k zálohovému výkazu očísluje zodpovedná osoba v poradí, v akom sú zaznamenané vo výkaze.

Účelnosť vynaložených výdavkov potvrdí služobný podriadený zamestnancovi, ktorý výkaz podal, svojim podpisom na tlačive zálohového výkazu.

Potom dokument ide do účtovného oddelenia, kde ho skontrolujú zamestnanci účtovnej služby organizácie, potom ho schváli vedúci organizácie. A iba v prípade kladného uznesenia manažéra je zálohová správa prijatá do účtovníctva.

Zamestnávatelia môžu vykonávať zrážky zo mzdy zamestnanca na vrátenie nevyčerpaného a nevráteného včas určeného preddavku, ak zodpovedná osoba nepredložila zálohové hlásenie v ustanovenej lehote alebo nevrátila zostatok nepoužitých preddavkov do pokladne (§ 137). Zákonníka práce Ruskej federácie).

Upozornenie: zamestnávateľ má právo rozhodnúť o zadržaní nevrátenej sumy zo mzdy zamestnanca najneskôr do jedného mesiaca od konca lehoty ustanovenej na vrátenie preddavku, ak zamestnanec dôvod a výšku preddavku nespochybňuje. zrážkovej dane.

Takéto rozhodnutie musí byť formalizované v príslušnom organizačnom a administratívnom dokumente. V neprítomnosti alebo v prípade odmietnutia zamestnanca dobrovoľne uspokojiť požiadavky správy sa zrážky zo mzdy vykonávajú na súde.

Pri začatí trestného konania vo veci krádeže a manka je vedúci organizácie povinný podať žalobu o náhradu spôsobenej škody páchateľom. Sumy priznané v tomto prípade sa od vinníkov vymáhajú na základe exekučných titulov vydaných v súlade s rozsudkom alebo rozhodnutím súdu.

Podľa čl. 138 Zákonníka práce Ruskej federácie celková výška zrážok za každú výplatu mzdy nesmie prekročiť 20 % a kontrola vymáhania pohľadávok v stanovenom časovom rámci je zverená hlavnému účtovníkovi (odsek „g“ odsek 11 Predpisov o hlavných účtovníkoch, schválených uznesením Rady ministrov ZSSR z 24. januára 1980 N 59).

Zúčtovateľné sumy sú peňažné preddavky poskytnuté zamestnancom organizácie z registračnej pokladne na drobné podnikateľské výdavky a cestovné náklady. Postup vydávania peňazí na účet, výška záloh a podmienky, za ktorých môžu byť vydané, sú stanovené pravidlami pre vykonávanie hotovostných transakcií:

· Výdaj hotovosti na účet sa uskutočňuje z registračných pokladníc podnikov.

Ak podniky dočasne nemajú registračnú pokladnicu, je možné po dohode s bankou vydávať šeky pokladníkom podnikov alebo osobám, ktoré ich nahrádzajú, po dohode s bankou prijímať hotovosť priamo z pokladne banky.

· Podniky vydávajú hotovosť na účet za obchodné a prevádzkové náklady, ako aj na výdavky expedícií, geologických prieskumov, oprávnených podnikov a organizácií, jednotlivých divízií hospodárskych organizácií vrátane pobočiek, ktoré nie sú v samostatnej súvahe a nachádzajú sa mimo územia oblasť pôsobenia organizácií vo výške a na obdobia určené manažérmi podnikov.

Výšku dennej dávky určuje organizácia samostatne. Maximálna výška denného príspevku nie je obmedzená; dolná hranica je norma stanovená pre rozpočtové organizácie (100 rubľov). Konkrétnu výšku dennej diéty ustanovuje pracovná zmluva alebo vnútorný predpis o pracovných cestách alebo príkaz vedúceho zamestnanca. Diéty sa platia za každý deň, keď ste na služobnej ceste, vrátane víkendov a času cesty.

Z denných dávok sa nevyberá jednotná sociálna daň, odvody na dôchodkové zabezpečenie, odvody na poistenie proti pracovným úrazom a chorobám z povolania.

Prebytok skutočne vyplatených denných diét nad ich normalizovanú hodnotu vytvára trvalé rozdiely. Mali by sa odraziť na samostatnom analytickom účte pre cestovné náklady. Trvalé daňové povinnosti sa určujú zo sumy trvalých rozdielov (24 % zo sumy trvalých rozdielov). Daňové záväzky sa premietajú na ťarchu účtu 99 „Výsledky a straty“ a v prospech účtu 68 „Výpočty daní a poplatkov“, podúčet „Výdavky na daň z príjmov“.

Účtovanie o zúčtovaní so zodpovednými osobami sa vedie na účte 71 „Zúčtovanie so zodpovednými osobami“. Ide o aktívno-pasívny účet, ktorého zostatok odráža výšku dlhu zodpovedných osôb voči podniku alebo výšku neuhradených prebytočných výdavkov. Na debetnej strane účtu sa evidujú sumy preplatených prebytočných výdavkov a opäť vydaných na vykazovanie na základe hotovostných odoslaných príkazov, na kredit - sumy použité podľa zálohových prehľadov a uložené v rámci došlých hotovostných príkazov (nepoužité). Vystavovanie preddavkov v hotovosti účtovným osobám sa premieta na ťarchu účtu 71 av prospech účtu 50 Hotovosť.

Výdavky hradené z účtovných súm sa odpisujú v prospech účtu 71 na ťarchu účtov 10 „Materiál“, 26 „Všeobecné náklady“ atď. podľa charakteru nákladov. Zostatky nespotrebovaných čiastok vrátených do pokladne sa odpisujú od účtovných osôb na ťarchu účtu 50 „Pokladňa“. Analytické účtovanie výdavkov so zodpovednými osobami sa vykonáva pre každú zálohovú platbu.

Preddavky nevrátené zodpovednými osobami sa odpisujú z účtu 71 na ťarchu účtu 94 Manká a straty z poškodenia cenností. Z účtu 94 sa sumy preddavkov odpisujú na ťarchu účtu 70 „Zúčtovanie s personálom za mzdy“ alebo 73 „Zúčtovanie s personálom za ostatné operácie“ (ak ich nemožno odpočítať od výšky odmien zamestnancov).

Registrom pre účtovanie transakcií s pohybom účtovných súm a zúčtovaním so zodpovednými osobami je účtovný príkaz č. 7 - kombinovaný register, ktorý kombinuje analytické a syntetické účtovníctvo s lineárnou formou evidencie. Každej vydanej sume za výkaz je v objednávkovom denníku pridelený jeden riadok (riadok) a pri predložení zálohového výkazu sa nespotrebované sumy ukladajú do pokladne alebo sa prijímajú peniaze na preplatenie prebytku, sumy za tieto operácie budú zaznamenané na rovnakom riadku. Podkladom pre vyplnenie účtovného príkazu č. 7 sú pokladničné príkazy na vystavené sumy na účet, zálohové výkazy vynaložených súm, nové príjmové alebo výdajové peňažné príkazy na nezrovnalosti v prijatých a vynaložených sumách. Do účtovníctva sú akceptované zálohové výkazy, ktoré sú aritmeticky overené, podľa skutkovej podstaty (vzhľadom na realizovateľnosť a nevyhnutnosť výdavkov, ich súlad s účelom zálohy) a schválené vedúcim podniku. Účtovník spracuje správu o výdavkoch, pričom na dokumenty a na správu umiestni zodpovedajúce účty, ktoré zodpovedajú smeru výdavkov. Ak sú v účtovníctve zahraničné ekonomické vzťahy, môže byť potrebné evidovať výdavky na zahraničné pracovné cesty.

1.1. Legislatívna a regulačná úprava vysporiadania so zodpovednými osobami1.1.1. Všeobecné ustanovenia

V podnikateľskej činnosti organizácií sa často vyskytuje potreba hotovostných platieb. Na úhradu zásob pri nákupe v obchodnej sieti a na cestovné sa spravidla používa hotovosť. Pre skrátenie času potrebného na plnenie zmluvných povinností je možné pri platbe za tovar (prácu, služby) zakúpené na základe týchto zmlúv realizovať aj hotovostné platby. Hotovostné platby sa praktizujú aj pri platení dlhov na niektorých daniach a poplatkoch (napríklad štátne clá) a poistného prostredníctvom zodpovedných osôb.

Zúčtovania so zodpovednými osobami sú typom hotovostných transakcií, ktoré sú zase typické pre každú organizáciu.

Zároveň sa hotovostné platby vykonávajú nielen pri vyplácaní miezd zamestnancom, materiálnych stimulov atď. Absolútna likvidita finančných prostriedkov robí z hotovosti veľmi atraktívny nástroj na úhrady za nakúpený tovar, vykonanú prácu a poskytnuté služby, na obstaranie zásob a za určitých podmienok aj neobežný majetok.

Zároveň však rozšírené používanie hotovosti na platby medzi právnickými osobami (a obchodnými organizáciami) vytvára priaznivé podmienky pre zneužívanie a v poslednom čase aj pre daňové úniky. Preto sa nemožno čudovať, že sa štát snaží čo najviac obmedziť a regulovať proces hotovostného obehu.

V súčasnosti je hotovostný obeh v Ruskej federácii upravený Postupom pre vykonávanie hotovostných transakcií v Ruskej federácii schváleným rozhodnutím predstavenstva Banky Ruska dňa 22. septembra 1993 č. 40 (ďalej len Postup na vykonávanie hotovostných transakcií).

Okrem toho predstavenstvo Bank of Russia schválilo dňa 5. januára 1998 č. 14-P Nariadenia o pravidlách organizácie peňažného obehu na území Ruskej federácie, ktoré ustanovujú všeobecné pravidlá regulácie peňažného obehu v Ruskej federácii. krajina. Jeho obsah je však relevantnejší pre bankové inštitúcie. A keďže zvažovanie osobitostí zaznamenávania transakcií vykonávaných úverovými inštitúciami v účtovníctve nie je účelom tejto publikácie, poukážeme len na jednotlivé normy vyššie uvedených nariadení, ktoré určujú postup pri vykonávaní hotovostných transakcií podnikateľskými subjektmi všetkých formy vlastníctva.

Aby sa v organizácii mohol dodržať postup vydávania finančných prostriedkov, musia byť splnené tieto podmienky:

– prítomnosť príkazu od vedúceho organizácie, ktorým sa ustanovuje postup vydávania zúčtovateľných čiastok zamestnancom, ktorý by mal okrem iného ustanoviť:

okruh osôb oprávnených prijímať peniaze na účet;

výška zúčtovateľných finančných prostriedkov;

lehoty na ich vrátenie alebo hlásenie o spotrebe;

– dodržiavanie pravidiel vydávania zúčtovateľných peňažných prostriedkov len zamestnancom uvedeným v príkaze na postup vydávania zúčtovateľných peňažných prostriedkov;

– dodržiavanie pravidiel vydávania peňažných prostriedkov na účet len ​​osobám, ktoré nahlásili predtým vydané preddavky, a zákaz prevodu prijatých peňažných prostriedkov na účet jedným zamestnancom druhému.

1.1.2. Zoznam zodpovedných osôb

Dokumenty systému regulačnej úpravy účtovníctva nedefinujú zoznam pozícií zamestnancov organizácie, ktorí môžu byť zodpovednými osobami.

Podľa nášho názoru pri zostavovaní príslušného zoznamu, ktorý je následne schválený objednávkou pre organizáciu, by sa malo vychádzať z nasledujúcej úvahy: vo všeobecnosti práca s hotovosťou znamená plnú finančnú zodpovednosť. Inými slovami, vo všeobecnom prípade musí byť uzatvorená dohoda o plnej finančnej zodpovednosti so zamestnancom, ktorý môže byť zodpovednou osobou. Výnimkou podľa nášho názoru môžu byť prípady vystavenia zúčtovateľných čiastok vyslaným zamestnancom, pretože v tejto situácii vzniká finančná zodpovednosť v dôsledku plnenia služobných povinností zamestnanca.

Pri tvorbe zoznamu zamestnancov, ktorí môžu byť zodpovednými osobami, sa tak zoznamy pozícií a prác nahrádzaných alebo vykonávaných zamestnancami, s ktorými môže zamestnávateľ uzavrieť písomné dohody o plnej individuálnej alebo kolektívnej (tímovej) finančnej zodpovednosti, schválené uznesením č. Ministerstvo práce Ruska, možno považovať za základ z 31. decembra 2002 č.

V súlade s vyššie uvedenými zoznamami je možné uzavrieť dohody o plnej finančnej zodpovednosti s nasledujúcimi zamestnancami (ktorí môžu byť aj zodpovednými osobami oprávnenými prijímať zúčtovateľné sumy), a to:

– s vedúcimi pracovníkmi, ich zástupcami, odborníkmi a inými zamestnancami, ktorí vykonávajú obchody na nákup, predaj, autorizáciu platieb a iné formy a druhy obehu bankoviek, cenných papierov, drahých kovov, mincí z drahých kovov a iných peňažných hodnôt;

- s riaditeľmi, manažérmi, administrátormi (vrátane senior, vedúcich), inými vedúcimi organizácií a divízií (vrátane sekcií, prijímacích stredísk, oddelení, hál) obchodu, stravovania, spotrebiteľských služieb, hotelov (kempingy, motely), ich zástupcami, asistenti, predajcovia, komoditní experti všetkých špecializácií (vrátane senior, šéf), ako aj ďalší zamestnanci vykonávajúci podobné funkcie; vedúci (vedúci) stavebných a inštalačných dielní, stavieb a iných stavebných a inštalačných oddelení, výrobcovia prác a majstri (vrátane vedúcich, vedúcich) stavebných a inštalačných prác;

– s vedúcimi a ostatnými vedúcimi skladov, skladov (výdajní, oddelení), záložní, skladov, iných organizácií a útvarov obstarávania, prepravy, skladovania, účtovníctva a výdaja hmotného majetku a ich zástupcami; správcovia domácností, velitelia budov a iných stavieb, skladníci, chyžné; vrchné sestry zdravotníckych organizácií; agenti obstarávania a/alebo zásobovania, prepravcovia a iní zamestnanci, ktorí prijímajú, obstarávajú, skladujú, evidujú, vydávajú a prepravujú materiálne aktíva;

– s vedúcimi a ostatnými vedúcimi farmaceutických a iných farmaceutických organizácií, oddelení, bodov a iných útvarov, ich zástupcami, lekárnikmi, technológmi, farmaceutmi;

– laboranti, metodici katedier, dekanátov, vedúci knižničných sektorov.

Okrem toho sa organizácie môžu pri zostavovaní zoznamu zodpovedných osôb riadiť zoznamom prác, pri výkone ktorých možno s výkonnými umelcami uzatvárať dohody o plnej finančnej zodpovednosti. Tieto druhy práce môžu zahŕňať najmä operácie:

– prijímanie a platenie všetkých druhov platieb; na zúčtovanie pri predaji (predaji) tovarov, výrobkov a služieb (aj nie prostredníctvom registračnej pokladne);

– na výrobu a skladovanie všetkých druhov lístkov, kupónov, predplatných a iných označení (dokladov) určených na platby za služby;

– o kúpe, predaji, povolení na platenie, ako aj o iných formách a druhoch obehu bankoviek, cenných papierov, drahých kovov, mincí z drahých kovov a iných peňažných hodnôt; hotovosťou pri obsluhe bankomatov a pri obsluhe klientov, ktorí majú v trezore samostatné trezory, evidenciu a uloženie cenností a iného majetku klientov v trezore; o vydávaní, účtovaní, uchovávaní, vydávaní a ničení bankových, kreditných, diskontných kariet, hotovosti a iných finančných služieb zákazníkom, o počítaní, prepočítavaní alebo tvorbe peňažných a menových hodnôt; na vykonávanie zberných funkcií a na vykonávanie prepravy (prepravy) finančných prostriedkov a iných cenín;

– na nákup (prijatie), predaj (obchod, uvoľnenie, predaj) služieb, tovarov (výrobkov), ich prípravu na predaj (obchod, uvoľnenie, predaj);

– pri prevzatí na sklad, spracovaní (výrobe), skladovaní, účtovaní, výdaji (výdaji) hmotného majetku v skladoch, základniach, skladoch, výdajniach, oddeleniach, pracoviskách, v iných organizáciách a divíziách; na vydávanie (príjem) hmotného majetku osobám ubytovaným v sanatóriách a iných liečebno-preventívnych organizáciách, penziónoch, kempingoch, moteloch, prázdninových domoch, hoteloch, ubytovniach, odpočívadlách v doprave, detským organizáciám, športovým, rekreačným a turistickým organizácie, vo vzdelávacích organizáciách, ako aj cestujúci všetkých druhov dopravy; o vybavení osobných lodí, vozňov a lietadiel;

– za prijímanie kultúrnych predmetov a predmetov pre domácnosť a iného hmotného majetku od obyvateľstva na uskladnenie, opravu a za vykonávanie iných úkonov súvisiacich s výrobou, reštaurovaním alebo zlepšovaním kvality týchto predmetov (cenností), ich skladovaním a inými operáciami s nimi; na prenájom kultúrnych predmetov a predmetov pre domácnosť a iného hmotného majetku obyvateľstvu;

– na príjem a spracovanie na doručenie (sprevod) nákladu, batožiny, poštových zásielok a iného hmotného majetku, ich doručenie (sprevod), výdaj (doručenie);

– o pestovaní, výkrme, chove a chove hospodárskych a iných zvierat.

Zamestnanci, ktorí vykonávajú vyššie uvedené typy prác, môžu získať hotovosť na nákup zásob, dlhodobého majetku a iného dlhodobého majetku, platbu za prácu a služby organizácií tretích strán, vyrovnanie s obyvateľstvom za nakúpený tovar (vrátane poľnohospodárskych produktov a zvierat). na pestovanie a výkrm).

Postup pri uzatváraní dohôd o plnej finančnej zodpovednosti, ako aj zoznamy prác a kategórie pracovníkov, s ktorými možno uzavrieť vyššie uvedené dohody, ako aj štandardné formy týchto dohôd sa schvaľujú spôsobom stanoveným vládou Ruskej federácie. .

Štandardná forma dohody o plnej individuálnej finančnej zodpovednosti je uvedená v prílohe č. 2 k uzneseniu Ministerstva práce Ruska z 31. decembra 2002 č. 85.

Ak organizácia vykonáva vydávanie miezd prostredníctvom osobitne určených osôb (distribútorov), musí s nimi byť uzatvorená aj dohoda o plnej finančnej zodpovednosti a musia byť zaradení do zoznamu zodpovedných osôb.

Čitatelia by mali mať na pamäti, že pracovná legislatíva stanovuje obmedzenia súvisiace s uzavretím dohody o plnej finančnej zodpovednosti.

Vo všeobecnosti je uzatvorenie pracovnej zmluvy povolené s osobami, ktoré dovŕšili šestnásty rok života. Na základe iných článkov tohto Kódexu však môžeme konštatovať, že v skutočnosti existuje priamy zákaz najímania finančne zodpovedných osôb mladších ako osemnásť rokov.

V súlade s čl. 242 Zákonníka práce Ruskej federácie, zamestnanci mladší ako osemnásť rokov nesú plnú finančnú zodpovednosť len za úmyselnú škodu, za škodu spôsobenú pod vplyvom alkoholu, drog alebo toxických látok, ako aj za škodu spôsobenú v dôsledku trestný čin alebo správny delikt. V dôsledku toho s nimi nemožno uzavrieť dohodu o plnej finančnej zodpovednosti, čo zase znemožňuje vystaviť takýmto osobám zúčtovateľné sumy.

Zúčtovateľné sumy na úhradu cestovných nákladov nemožno vydať ani zamestnancom mladším ako osemnásť rokov, keďže pracovnoprávna legislatíva zakazuje vysielanie maloletých na pracovné cesty.

Je potrebné zdôrazniť, že pracovná legislatíva poskytuje dodatočné dôvody na ukončenie pracovnej zmluvy so zamestnancami, ktorí vykonávajú transakcie s hmotným a peňažným majetkom v prípade straty dôvery zo strany vedenia k nim.

1.1.3. Vydávanie hotovosti na účet

Pri vydávaní hotovosti na účet musia byť dodržané všeobecné požiadavky stanovené Postupom pre vykonávanie hotovostných transakcií.

Výdaj hotovosti z pokladníc organizácií sa vykonáva podľa výdajových pokladničných poukážok (tlačivo č. KO-2) alebo riadne vyhotovených iných dokladov s odtlačkom pečiatky na tieto doklady s údajmi o výdajovom doklade. Dokumenty na vydanie peňažných prostriedkov musia byť podpísané konateľom, hlavným účtovníkom podniku alebo osobami na to oprávnenými.

Ak doklady, výpisy a faktúry pripojené k pokladničným poukážkam majú povolenie vedúceho organizácie, jeho podpis na pokladničných poukážkach sa nevyžaduje. Inými slovami, vo všeobecnom prípade nie je potrebné vypĺňať vyššie uvedené náležitosti dokladu (pokladničný doklad).

Zostavenie a evidenciu odoslaného peňažného príkazu v denníku na evidenciu došlých a odoslaných peňažných príkazov vykonáva v účtovníctve pracovník zodpovedný za vedenie príslušnej skupiny operácií (a nie účtovník-pokladník). Po vyhotovení a zaevidovaní peňažného príkazu sa tento presunie do pokladne na vykonanie. Vydávanie výdavkových príkazov osobám prijímajúcim finančné prostriedky nie je povolené. Stanovenie tohto pravidla sa vysvetľuje skutočnosťou, že prevod objednávky priamo do pokladne vylučuje možnosť vykonania nešpecifikovaných opráv. Z toho najmä vyplýva, že pokladník formálne nemá právo prijať na vykonanie príkaz podaný príjemcom niektorých peňažných prostriedkov v hotovosti. Ak k takejto chybe dôjde zo strany účtovníka (objednávka je prevedená na príjemcu), potom musí hlavná účtovníčka overiť správnosť a opodstatnenosť úhrady súm uvedených v doklade osobnou komunikáciou s účtovníkom, ktorý hotovosť vystavil. príjmový príkaz a skontrolujte zodpovedajúci záznam vykonaný v denníku príjmov a pokladničných dokladoch. V opačnom prípade možno akékoľvek nedorozumenie (o výške alebo platnosti zaplatených súm) považovať za chybu pokladníka a zaplatenú sumu za nedostatok finančných prostriedkov so všetkými z toho vyplývajúcimi dôsledkami.

Pri výdaji peňažných prostriedkov na výdavkový pokladničný doklad alebo doklad, ktorý ho nahrádza fyzickej osobe, pokladník vyžaduje predloženie dokladu (pas alebo iný doklad) identifikujúci príjemcu, zapíše meno a číslo dokladu, kto a kedy bol vydaný a vyberie potvrdenie príjemcu. Požiadavka predložiť identifikačný doklad sa môže v niektorých prípadoch zdať zbytočná, napríklad ak pokladník pozná totožnosť príjemcu. Tento detail pokladničného dokladu je však povinný vyplniť (ak je príjemcom jediný) a v prípade absencie takéhoto dokladu ho nie je možné vyplniť. Ak je o vydaní peňažných prostriedkov viacerým osobám vystavený doklad nahrádzajúci výdavkový pokladničný doklad, príjemcovia predložia aj doklady preukazujúce ich totožnosť a podpíšu sa v príslušnom stĺpci platobných dokladov. V druhom prípade sa však údaje o doklade totožnosti nezaznamenávajú na peňažnom doklade nahrádzajúcom príkaz na inkaso. Postup pri vykonávaní hotovostných transakcií umožňuje vydávanie finančných prostriedkov pomocou osvedčenia vydaného týmto podnikom, ak obsahuje fotografiu a osobný podpis majiteľa.

Potvrdenie o prijatí finančných prostriedkov môže príjemca vyhotoviť iba osobne atramentom alebo guľôčkovým perom s uvedením prijatej sumy: ruble slovami, kopejky v číslach. Pri príjme peňažných prostriedkov podľa platobného (vyúčtovania a úhrady) výpisu sa suma slovami neuvádza.

Pokladník vydá peňažné prostriedky len osobe uvedenej v pokladničnom doklade alebo doklade, ktorý ho nahrádza. Ak sa vydanie peňažných prostriedkov uskutočňuje na základe splnomocnenia vyhotoveného predpísaným spôsobom, v texte príkazu za priezviskom, menom a priezviskom príjemcu peňažných prostriedkov účtovník uvedie priezvisko, meno a patronymia osoby poverenej prijímaním finančných prostriedkov. Ak sa prostriedky vydávajú podľa výpisu, pokladník pred prijatím peňazí napíše tento nápis: "Na základe proxy". Vydávanie finančných prostriedkov na základe splnomocnenia sa vykonáva v súlade s požiadavkami uvedenými v bode 15 Postupu pri vykonávaní hotovostných transakcií (s povinnou požiadavkou predloženia identifikačného dokladu a prenosu údajov z tohto dokladu na zodpovedajúce údaje o hotovostný debetný príkaz). Splnomocnenie zostáva v dokladoch dňa ako príloha pokladničného dokladu alebo výpisu.

Pokladničné príkazy a doklady, ktoré ich nahrádzajú, musia byť účtovným oddelením vyplnené jasne a zreteľne atramentom, guľôčkovým perom alebo vytlačené na stroji (písanie, výpočet). V týchto dokumentoch nie sú povolené žiadne výmazy, výmazy ani opravy.

Výdajové peňažné príkazy uvádzajú základ pre ich vyhotovenie a uvádzajú zoznam dokumentov, ktoré sú k nim pripojené.

Príjem a výdaj peňažných prostriedkov na hotovostné príkazy je možné uskutočniť len v deň ich vystavenia.

Pri prijímaní pokladničných dokladov a inkasných príkazov alebo dokladov, ktoré ich nahrádzajú, je pokladník povinný skontrolovať:

– prítomnosť a pravosť podpisu hlavného účtovníka na dokladoch a autorizačný nápis (podpis) vedúceho podniku alebo osôb na to oprávnených na pokladničnom doklade alebo doklade, ktorý ho nahrádza;

– správnosť dokladov;

– dostupnosť aplikácií uvedených v dokumentoch.

Ak niektorá z týchto požiadaviek nie je splnená, pokladník vráti doklady účtovnému oddeleniu na riadne spracovanie. Príjmové a výdajové pokladničné príkazy alebo doklady, ktoré ich nahrádzajú, pokladník po prijatí alebo vydaní hotovosti ihneď podpíše a k nim pripojené doklady sa rušia pečiatkou alebo nápisom. "zaplatené"

1.1.4. Funkcie vydávania hotovosti na základe správy

Organizácie vydávajú hotovosť na obchodné a prevádzkové náklady, ako aj na výdavky expedícií, geologických prieskumných skupín, oprávnených podnikov a organizácií, jednotlivých divízií hospodárskych organizácií vrátane pobočiek, ktoré nie sú v samostatnej súvahe a nachádzajú sa mimo územia prevádzky organizácií vo výške a na obdobia určené vedúcimi organizácií.

Výdaj hotovosti na výdavky spojené s pracovnými cestami sa uskutočňuje v medziach súm pripadajúcich na tieto účely obchodným cestujúcim.

Osoby, ktoré prijali hotovosť na účet, sú povinné najneskôr do troch pracovných dní po uplynutí doby, na ktorú boli vydané, alebo odo dňa návratu z pracovnej cesty, podať správu o vynaložených sumách účtovné oddelenie organizácie a vykonať za ne záverečnú platbu.

Vydávanie hotovosti zamestnancom organizácie sa teda môže uskutočniť na nákup hmotného majetku, na úhradu nákladov na nákup tovaru pre potreby organizácie, ako aj na vydávanie súm splatných zamestnancom organizácie, keď ísť na služobnú cestu.

Pokiaľ ide o vydávanie hotovosti na účet, zaviedli sa tieto hlavné obmedzenia:

– je zakázané vydávať zúčtovateľné sumy osobám, ktoré nie sú zamestnancami organizácie;

– je zakázané vydávať zúčtovateľné sumy, ak existuje nesplatený dlh z predtým vydaných účtovných súm;

– priestupkom je vydávanie súm osobám, ktoré nie sú v príslušnom administratívnom doklade označené ako finančne zodpovedné osoby. Zoznam zodpovedných osôb sa vydáva spravidla každoročne na základe príkazu vedúceho organizácie na začiatku roka. Zároveň sa stanovujú limity pre jednorazové vydávanie zúčtovateľných súm na špecifické účely, ako aj schéma toku dokumentov (postup a termíny predkladania správ o použití zúčtovateľných súm). Tieto obmedzenia sa nevzťahujú na prípady vydávania zúčtovateľných čiastok vyslaným pracovníkom.

Účtovanie čiastok vystavených na účet na administratívne, ekonomické a iné náklady sa vykonáva na účte 71 „Zúčtovanie so zúčtovateľmi“. Na tento účet sa účtujú sumy vynaložené zodpovednými osobami v súlade s účtami, ktoré evidujú výdavky a nadobudnuté hodnoty, prípadne inými účtami podľa charakteru vynaložených výdavkov.

Pri vydávaní záloh na výplatu miezd by čitatelia mali brať do úvahy všeobecné požiadavky pracovnoprávnych predpisov upravujúcich tento proces.

V súlade s čl. 136 Zákonníka práce Ruskej federácie:

– zamestnávateľ je povinný pri výplate mzdy písomne ​​oznámiť každému zamestnancovi, aké zložky mzdy mu patria za rozhodné obdobie, sumy a dôvody vykonaných zrážok, ako aj celkovú peňažnú sumu na výplatu;

– mzda sa vypláca zamestnancovi spravidla v mieste výkonu práce alebo sa poukáže na ním určený bankový účet za podmienok určených v kolektívnej zmluve alebo pracovnej zmluve;

– mzda sa vypláca priamo zamestnancovi, ak zákon alebo pracovná zmluva neustanovuje iný spôsob výplaty. Z tejto požiadavky predovšetkým vyplýva, že na vydanie mzdy inej osobe (napríklad príbuznému alebo kolegovi chorého zamestnanca) je potrebné minimálne splnomocnenie vyhotovené ustanoveným spôsobom. V opačnom prípade je vydanie hotovosti nezákonné a v prípade reklamácie zamestnanca, ktorému mzda pripadla, môže byť celá suma výplaty vymáhaná od pokladne;

- mzda sa vypláca najmenej raz za pol mesiaca v deň stanovený vnútorným pracovnoprávnym predpisom organizácie, kolektívnou zmluvou alebo pracovnou zmluvou;

– pre určité kategórie zamestnancov môže federálny zákon stanoviť iné podmienky vyplácania miezd. Toto sa bežne praktizuje v niektorých vládnych agentúrach a je regulované priemyselnými alebo rezortnými predpismi;

– ak sa výplatný deň zhoduje s dňom pracovného pokoja alebo pracovného pokoja, výplata mzdy sa uskutoční v predvečer tohto dňa;

– platba za dovolenku sa uskutoční najneskôr tri dni pred jej nástupom.

Podľa čl. 140 Zákonníka práce Ruskej federácie, po ukončení pracovnej zmluvy (prepustenie zamestnanca) sa všetky sumy splatné zamestnancovi od zamestnávateľa vyplatia v deň prepustenia zamestnanca. Ak zamestnanec v deň prepustenia nepracoval, zodpovedajúce sumy mu musia byť vyplatené najneskôr nasledujúci deň po tom, čo prepustený zamestnanec predloží žiadosť o platbu.

1.1.5. Dokumentácia o odpise účtovateľných súm

Sumy vydané na správu sa odpisujú na základe predloženej správy vopred, ktorej forma je schválená vyhláškou Štátneho výboru pre štatistiku Ruska zo dňa 8. 1. 2001 č. 55 a musia ju použiť organizácie všetkých foriem. vlastníctva, s výnimkou rozpočtových inštitúcií.

Zálohovú správu vyhotovuje v jednom vyhotovení zodpovedná osoba a účtovník.

Zodpovedná osoba na zadnej strane tlačiva uvedie zoznam dokladov potvrdzujúcich vynaložené výdavky (cestovný list, účtenky, prepravné doklady, pokladničné bloky, tržby a iné podklady) a výšku výdavkov k nim (stĺpce 1-6) a očísluje doklady priložené k výkazu výdavkov v poradí, v akom sú zaznamenané vo výkaze.

Účtovné oddelenie kontroluje zamýšľané použitie finančných prostriedkov, prítomnosť podporných dokumentov potvrdzujúcich vynaložené výdavky, správnosť ich vykonania a výpočtu súm, ako aj na zadnej strane formulára sumy výdavkov prijatých na účtovníctvo a účty ( sú uvedené podúčty), ktoré sú zaťažené týmito sumami (stĺpec 9).

Údaje týkajúce sa cudzej meny sa vypĺňajú iba vtedy, ak sú peňažné prostriedky v cudzej mene vydané zodpovednej osobe v súlade so stanoveným postupom v súlade s platnou legislatívou Ruskej federácie.

Overený výkaz výdavkov schvaľuje vedúci organizácie alebo oprávnená osoba a prijíma do účtovníctva. Zostatok nespotrebovanej zálohy odovzdá zodpovedná osoba do pokladne organizácie prostredníctvom pokladničného dokladu predpísaným spôsobom. Prevýdavok na zálohovom hlásení sa vystaví účtovníčke podľa pokladničného dokladu.

Nižšie uvádzame zjednodušený formulár predbežného hlásenia, ktorý uvádza údaje, ktorým musí pokladník venovať osobitnú pozornosť pri ich správnom vypĺňaní. Keďže zálohová správa sa vypĺňa spravidla v účtovníctve (nie však na pokladni), nie je uvedený príklad vyplnenia.

Na základe schválenej zálohovej správy účtovné oddelenie predpísaným spôsobom odpíše zúčtovateľné sumy.

Podkladom pre zápisy do účtovných registrov sú prvotné účtovné doklady zaznamenávajúce skutočnosť o obchodnej transakcii, ktoré musia obsahovať tieto náležitosti: názov dokumentu (formulár), kód formulára, dátum vyhotovenia, obsah obchodnej transakcie, opatrenia obchodného prípadu. obchodná transakcia (v naturáliách a v peňažnom vyjadrení) atď. (článok 7 Predpisov o účtovníctve a finančnom výkazníctve v Ruskej federácii, schválený nariadením Ministerstva financií Ruska z 29. júla 1998 č. 34n). Preto, aby sa zohľadnila transakcia odpisovania súm vystavených od zodpovednej osoby, musí byť k dispozícii primárny účtovný doklad.

Ak vám vyhotovené dokumenty neumožňujú overiť pravosť obchodnej transakcie, to znamená, že neuvádzajú údaje predajcu, potom by sa sumy peňazí vydané zamestnancovi na nákup mali považovať za osobný príjem tohto zamestnanca, podlieha zahrnutiu do úhrnu zdaniteľných príjmov. V tomto prípade takéto rozhodnutie prijíma vedúci organizácie, pričom zohľadňuje ďalšie dokumenty a okolnosti potvrdzujúce túto situáciu.

Z uvedeného vyplýva, že len pri splnení určitých podmienok možno náklady vynaložené na obstaranie inventárnych položiek účtovať do ceny výrobkov, prác, služieb alebo zásob.

Ak sú k zálohovej správe priložené podklady a pri kontrole dostupnosti prijatia zaplateného tovaru sa ukáže, že chýbajú, podlieha aj zúčtovateľná čiastka zahrnutiu do celkových príjmov zodpovednej osoby.

1. Počet dokumentov musí zodpovedať počtu záznamov na zadnej strane. Počet listov zvyčajne prevyšuje počet dokumentov.

2. Potrebné je mať podpisy účtovníka potvrdzujúceho zamýšľaný účel a zákonnosť prijatia vynaložených súm do účtovníctva, ako aj hlavného účtovníka povoľujúceho vydanie hotovosti na úhradu nadmerných výdavkov alebo prevzatie zostatku predtým vydaných fondy.

3. Musí byť uvedený stav zúčtovania so zodpovednou osobou za predtým vydané preddavky. Vystavenie preddavku v prípade predtým nezaplatenej zúčtovateľnej sumy je porušením Postupu pri vykonávaní hotovostných transakcií. V praxi sa to však stáva pomerne často. V zásade by mal stav zúčtovania sledovať účtovník na príslušnom pracovisku. Zároveň môže byť účtovníkovi-pokladníkovi zverená zodpovednosť za vedenie analytických záznamov o zúčtovaní so zodpovednými osobami. V tomto prípade musí vyššie uvedené sumy zapísať pokladník a pred vyplnením ďalších údajov zálohovej správy je vhodné urobiť príslušné poznámky.

4. Absencia podpisu vedúceho organizácie schvaľujúceho správu o výdavkoch, ako aj sumy v uvedenom riadku, robí doklad neplatným a suma hotovosti by sa mala považovať za prebytok alebo nedostatok (v závislosti od toho, či zostatok bol akceptovaný alebo boli zaplatené nadmerné výdavky).

Podľa bodu 11 Postupu pri vykonávaní hotovostných operácií má organizácia právo vydávať hotovosť na účet na služobné a cestovné náklady bez obmedzenia. Každá jednotlivá platba vykonaná zodpovednou osobou organizácii tretej strany však nesmie prekročiť stanovené limity pre hotovostné platby. Táto požiadavka sa vzťahuje tak na prípad, ak má fyzická osoba splnomocnenie vydané organizáciou na oprávnenie vykonávať určité transakcie, ako aj na prípad, ak plnomocenstvo neexistuje: zodpovedná osoba koná v mene zamestnávateľa, ktorý musí následne schváliť úkony jednotlivca schválením predbežnej správy .

Hotovosť sa vydáva na účet na výdavky spojené s pracovnými cestami v medziach súm splatných obchodným cestujúcim na tieto účely.

V tomto prípade sú osoby, ktoré prijali hotovosť na účet, v súlade s bodom 11 Postupu pri vykonávaní hotovostných operácií povinné najneskôr do troch pracovných dní po uplynutí doby, na ktorú boli vydané, alebo odo dňa ich vydania. návrate z pracovnej cesty, predložiť účtovnému oddeleniu správu o vynaložených sumách a vykonať z nich záverečné platby.

Ak boli zamestnancovi organizácie vystavené zúčtovateľné peňažné prostriedky bez stanovenia termínu ich vrátenia a tieto sumy sú premietnuté na ťarchu účtu 71, nie je dôvod zahrnúť tieto sumy do zdaniteľného príjmu zamestnanca.

Podľa článku 12 Nariadení o vedení účtovníctva a finančného výkazníctva v Ruskej federácii základom pre zaznamenávanie obchodných transakcií a ich premietnutie do účtovných registrov sú primárne dokumenty zaznamenávajúce skutočnosť ich vzniku, ktoré musia obsahovať spoľahlivé údaje, musia byť vytvorené v včas – spravidla v čase dokončenia transakcie – a obsahujú požadované podrobnosti. Okrem toho všetky dokumenty odrážajúce skutočnosť obchodnej transakcie podliehajú povinnému zrušeniu obchodnou organizáciou s pečiatkou alebo ručne písaným nápisom "prijaté" alebo "zaplatené" s uvedením dátumu (deň, mesiac, rok).

Na zdôvodnenie výdavkov, ktoré vynaložila zodpovedná osoba, teda musí tento predložiť nielen správne vyhotovený, ale aj riadne stornovaný doklad. Potvrdením o prijatí hotovosti predávajúcim je navyše pokladničný doklad alebo pokladničný doklad. Organizácie, ktoré nepoužívajú registračné pokladnice prijímajú hotovosť prostredníctvom pokladničného dokladu s vystavením pokladničného dokladu podpísaného hlavným účtovníkom a (alebo) oprávnenou osobou a pokladníkom, potvrdeným pečiatkou (pečiatkou) alebo odtlačkom pokladne ( bod 13 Postupu pri vykonávaní hotovostných operácií).

Ak sa dátumy pečiatky na primárnych dokumentoch potvrdzujúcich výdavky hotovosti prijatej na vykazovanie ukážu byť skoršie ako dátum prípravy predbežnej správy a neskoršie ako na príkaze na vyplatenie hotovosti na vydanie zúčtovateľných prostriedkov, potom takýto rozpor označuje buď nespoľahlivosť primárnych dokladov potvrdzujúcich vynaloženie zúčtovateľných prostriedkov, alebo o úhrade nákladov organizácie na jej zamestnancov (v druhom prípade je nadobudnutý majetok majetkom jednotlivca, a preto je v tomto prípade správnejšie čerpať kúpno-predajnú zmluvu pri preplácaní výdavkov). Výdavky, ktoré vznikli zamestnancovi, ktorému neboli vydané peňažné prostriedky na účet v súvislosti s nákupom materiálu, sa uhrádzajú vydaním hotovosti z pokladne organizácie s vykonaním výdavkového pokladničného dokladu, ktorého podkladom pre vystavenie je predajný doklad predložený zamestnanec.

Ak nie je zúčtovaná suma úplne vyčerpaná, zamestnanec môže nepoužitý zostatok odovzdať do pokladne organizácie (alebo súhlasiť so zrážkou zo súm časovo rozlíšených miezd). Pri vklade zostatku peňažných prostriedkov na pokladni je potrebné dodržiavať všeobecné pravidlá pre príjem, vydávanie a uchovávanie peňažných prostriedkov, ktoré ustanovuje Postup pri vykonávaní hotovostných operácií. Požiadavky na prípravu prichádzajúcich a odchádzajúcich dokumentov sú tiež obsiahnuté v príslušných nariadeniach Štátneho výboru pre štatistiku Ruska.

Hotovosť sa prijíma podľa pokladničných dokladov podpísaných hlavným účtovníkom alebo osobou oprávnenou na to písomným príkazom vedúceho organizácie. Účtovník-pokladník by teda nemal okrem pokladničného dokladu podpísaného hlavným účtovníkom vyžadovať žiadne ďalšie listinné dôkazy o zákonnosti vkladu finančných prostriedkov do pokladne. Právo podpisovať príkazy na príjem hotovosti môže byť udelené iným osobám (objednávkou alebo iným administratívnym dokumentom vedúceho organizácie), ale toto sa praktizuje veľmi zriedka. Faktom je, že odsek 3 čl. 7 federálneho zákona z 21. novembra 1996 č. 129-FZ „o účtovníctve“ (ďalej len zákon o účtovníctve) ustanovuje, že bez podpisu hlavného účtovníka sa peňažné doklady (ako aj zúčtovacie doklady, finančné a úverové doklady) záväzky) sa považujú za neplatné a nemali by byť prijaté na exekúciu. Udelenie práva podpisovať peňažné dokumenty iným osobám môže následne spôsobiť určité problémy, ak dôjde k porušeniu akýchkoľvek požiadaviek súčasnej legislatívy.

Poukážkové peňažné príkazy je zakázané odovzdávať osobám, ktoré vložili peňažné prostriedky. Pokladničný doklad odovzdá ten, kto ho vydal, na vyhotovenie priamo do pokladne. Pokladník iba skontroluje správnosť jeho vykonania, prítomnosť a pravosť podpisu hlavného účtovníka, prijme peniaze, podpíše objednávku a potvrdenie.

Pri prijímaní bankoviek a mincí sa musia pokladníci organizácií riadiť znakmi a pravidlami stanovenými Bankou Ruska na určenie splatnosti bankoviek (bankoviek) a mincí Ruskej banky.

Pri preberaní peňažných prostriedkov je na pokladničný doklad vystavený pokladničný doklad podpísaný hlavným účtovníkom alebo osobou na to oprávnenou a pokladníkom potvrdený pečiatkou (pečiatkou) pokladníka alebo odtlačkom pokladne.

Povinnosti pokladníka pri prijímaní hotovosti teda zahŕňajú:

– kontrola správnosti vyplnenia pokladničného dokladu (formulár č. KO-1, schválený vyhláškou Štátneho štatistického výboru Ruska z 18. augusta 1998 č. 88) z hľadiska vyplnenia všetkých údajov a prítomnosti podpis hlavného účtovníka;

– kontrola platobnej schopnosti uložených bankoviek.

Pri kontrole správneho vyplnenia pokladničného dokladu by mal účtovník brať do úvahy tieto základné požiadavky na jeho vyplnenie:

– pokladničný doklad sa uplatňuje bez ohľadu na to, aký spôsob spracovania dát (ručný alebo strojový – s využitím výpočtovej techniky) sa v organizácii používa;

– pokladničný doklad vystaví v jednom vyhotovení účtovník a podpíše ho hlavná účtovníčka. Inými slovami, účtovník-pokladník (ako účtovný zamestnanec) môže vystaviť pokladničný doklad, ale bez podpisu hlavného účtovníka sa považuje za neplatný. Z toho vyplýva, že ak medzi vydaním takéhoto príkazu (skutočným prijatím peňažných prostriedkov) a jeho podpísaním hlavným účtovníkom dôjde k náhlej inventarizácii pokladne, prijaté peňažné prostriedky treba kapitalizovať ako prebytočné. ;

– potvrdenie o pokladničnom doklade podpisuje aj hlavná účtovníčka. Okrem toho musí obsahovať podpis pokladníka a pečiatku alebo pečiatku pokladníka. Účtenka sa zaeviduje do denníka na evidenciu došlých a odoslaných pokladničných dokladov (tlačivo č. KO-3) a odovzdá sa tomu, kto peniaze odovzdal, a došlý pokladničný príkaz zostáva v pokladni.

1.2. Účtovanie zúčtovaní so zodpovednými osobami

Všeobecné pravidlá pre organizáciu účtovania zúčtovania so zodpovednými osobami ustanovujú Pokyny na použitie Účtovej osnovy pre účtovníctvo finančnej a hospodárskej činnosti organizácií (ďalej len Účtová osnova, Pokyny na aplikáciu Účtovej osnovy). Účtovná závierka), schválená vyhláškou Ministerstva financií Ruska z 31. októbra 2000 č. 94n.

Pre zhrnutie informácií o zúčtovaní so zamestnancami za sumy, ktoré im boli vydané na vykazovanie administratívnych, obchodných a iných nákladov, je v Účtovnej osnove ustanovené zriadenie a vedenie účtu 71.

Sumy vystavené na hlásenie sa účtujú na ťarchu účtu 71 v súlade s peňažnými účtami. Pre vynaložené sumy účtovných osôb sa účtuje v prospech účtu 71 súvzťažne s účtami, na ktorých sa evidujú výdavky a nadobudnuté hodnoty, prípadne inými účtami podľa charakteru vynaložených výdavkov.

Zúčtovateľné sumy, ktoré zamestnanci nevrátili včas, sa premietnu v prospech účtu 71 a na ťarchu účtu 94 „Manká a straty z poškodenia cenností“. Následne sa tieto sumy odpíšu z účtu 94 na ťarchu účtu 70 „Zúčtovanie s personalistom na mzdy“ (ak je možné ich zamestnancovi zraziť z výplaty) alebo 73 „Zúčtovanie s personalistom za ostatné operácie“ (ak ich nemožno odpočítať). od platenia práce zamestnanca).

Úplná schéma účtovných zápisov pre účtovanie transakcií s prostriedkami vydanými na vykazovanie je teda takáto:

D – t 71 K – t 50„Hotovosť“ – suma hotovosti prevedená na nahlásenie finančne zodpovednej osobe;

D – t 71 K – t 50– za výšku nákladov na peňažné doklady prevedené na nahlásenie finančne zodpovednej osobe;

D – t 71 K – t 51„Zúčtovacie účty“ - suma peňažných prostriedkov, ktoré prijala finančne zodpovedná osoba priamo z bežného účtu alebo boli prevedené na prijatie zodpovednej osobe v mieste vyrovnania. V prvom prípade máme na mysli situáciu (nie je zakázaná občianskou a bankovou legislatívou), keď šek na hotovosť nie je vystavený pokladníkovi organizácie, ale finančne zodpovednému zamestnancovi. Podobná situácia môže nastať napríklad vtedy, ak na pokladni nie je k dispozícii požadovaná suma v hotovosti, je potrebné okamžite uskutočniť výdavky a návšteva pokladníka za účelom prijatia hotovosti je nepraktická;

D – t 71 K – t 55„Špeciálne bankové účty“ - odrážajú prevod akreditívu alebo šeku zo šekovej knižky na zúčtovanie s protistranami na zodpovednú osobu. Zúčtovanie šekmi zo šekových knižiek sa najčastejšie obmedzuje na hranice lokality, v ktorej sa nachádza pobočka banky, ktorá osobitný účet otvorila, a platby akreditívmi možno vykonávať aj s organizáciami so sídlom v iných regiónoch. Prostriedky naakumulované na špeciálnych bankových účtoch (napríklad na financovanie investičnej výstavby alebo na financovanie cielených aktivít) možno navyše použiť rovnako ako prostriedky na bežnom účte. Inými slovami, toto zaúčtovanie je možné vykonať vtedy, keď finančne zodpovedný zamestnanec dostane hotovosť z osobitného účtu alebo pri prevode zúčtovateľných súm z príslušných účtov;

D – t 07"Zariadenie na inštaláciu" K – t 71– vo výške nákladov na vybavenie zakúpené zodpovednou osobou, ako aj vo výške nákladov (práca a služby organizácií tretích strán), ktoré sa majú zahrnúť do skutočných nákladov na zakúpené vybavenie na inštaláciu. Takéto účtovanie je možné vydať v organizáciách, ktoré vedú evidenciu zásob na účte 07, teda v organizáciách, ktoré sú objednávateľmi stavby na základe zmluvy o výstavbe, ako aj organizáciách, ktoré uskutočňujú výstavbu hospodárnym spôsobom;

D – t 10"materiály" K – t 71– o výšku výdavkov, ktoré sa majú zahrnúť do skutočných nákladov na nakupovaný materiál, vrátane nákladov na nakupovaný materiál. Najčastejšie sa týmto spôsobom nakupujú kancelárske potreby, potreby pre domácnosť a domácnosť a platia sa aj niektoré služby (napríklad doprava), ktorých cena sa má zahrnúť do skutočných nákladov na nakupovaný materiál;

D – t 11"Zvieratá sú chované a vykrmované" K – t 71– výšku nákladov na zvieratá nadobudnuté na chov alebo výkrm, ako aj výšku nákladov spojených s obstaraním zvierat a podliehajúcich zvýšeniu ich hodnoty;

D – t 15„Obstarávanie a nadobúdanie hmotného majetku“ K – t 71- na výšku výdavkov, ktoré sa majú zahrnúť do skutočnej ceny nakúpeného zariadenia, materiálu, tovaru, nakúpených produktov, zvierat na pestovanie a výkrm - ak účtovná politika organizácie stanovuje účtovnú schému, podľa ktorej sa skutočné obstarávacie náklady na zásoby počítajú podľa § 2 ods. sa tvorí na účte 15. Rovnaké účtovanie formalizuje prijatie nákladov na akékoľvek zásoby nakúpené za hotovosť na účtovanie;

D – t 20"Prvotná výroba" K – t 71– na výšku nákladov na práce a služby cudzích organizácií uhradených zodpovednou osobou, ako aj na výšku nákladov, ktoré sa majú zahrnúť do skutočných nákladov na výrobky (práce, služby) hlavnej výroby. Náklady na prácu a služby organizácií tretích strán môže zaplatiť zamestnanec ktoréhokoľvek oddelenia. Inými slovami, na to, aby sa obdobným spôsobom odpisovali výdavky vynaložené finančne zodpovednému zamestnancovi, nie je potrebné, aby zodpovednou osobou bol pracovník hlavnej výroby;

D – t 23"Pomocná výroba" K – t 71- na sumy vynaložených výdavkov, ako aj v prípade odpisu výdavkov v súlade s účtom 20, len s tým rozdielom, že výdavky sa v tomto prípade týkajú výrobkov, prác alebo služieb pomocnej výroby;

D – t 25"Všeobecné výrobné náklady" K – t 71– suma výdavkov zaplatených v hotovosti, ktoré sa majú pripísať zvýšeniu všeobecných výrobných nákladov. Môžu to byť výdavky vo forme platieb za prácu a služby organizácií tretích strán na údržbu dlhodobého majetku na účely dielne, ako aj cestovné výdavky personálu dielne (napríklad majstra alebo vedúceho predajne);

D – t 26"Všeobecné prevádzkové náklady" K – t 71– výška platby za prácu a služby organizácií tretích strán zahrnutá do všeobecných obchodných nákladov (napríklad účty za energie, právne, poradenské služby atď.);

D – t 28"Vady vo výrobe" K – t 71– na výšku nákladov spojených s odstránením odstrániteľnej vady, ako aj so záručnými opravami alebo záručným servisom;

D – t 29"Odvetvia služieb a farmy" K – t 71– výška nákladov na prácu a služby organizácií tretích strán, ktoré platí vyslaný zamestnanec. Náklady na prácu a služby organizácií tretích strán môže zaplatiť zamestnanec ktoréhokoľvek oddelenia vrátane zamestnancov riadiaceho aparátu. Rovnakým spôsobom sa odpisujú sumy výdavkov, ktoré sa majú zahrnúť do skutočných nákladov na produkty (práce, služby) odvetví služieb a fariem (spravidla zamestnancov týchto fariem) a vyplácané v hotovosti prostredníctvom účtovníkov;

D – t 44"výdavky na predaj" K – t 71– vo výške nákladov na dopravu a skladovanie hotových výrobkov, ak sú uhradené v hotovosti. Okrem toho výdavky spojené s uzatváraním a realizáciou obchodných zmlúv, výdavky na zastupovanie a reklamu, ako aj výdavky vynaložené v rámci reklamačných prác (s dodávateľmi, dodávateľmi, prepravnými organizáciami a pod.) a činností na riešenie nezhôd sa odpisujú v r. rovnakým spôsobom.s protistranami. Živnostenské organizácie a organizácie verejného stravovania si môžu odpísať na ťarchu účtu 44 sumy výdavkov zaplatených v hotovosti za ktoréhokoľvek zamestnanca organizácie (v rozdelení podľa distribučných nákladových položiek);

D – t 68"Výpočty daní a poplatkov" K – t 71– množstvo hotovosti použitej na zaplatenie dlhov voči rozpočtu na daniach a poplatkoch. Najčastejšie sa týmto spôsobom platia poplatky štátu;

D – t 70 K – t 71– takýto záznam sa vykoná, ak sa výplata miezd štrukturálnym divíziám organizácie uskutočňuje prostredníctvom zodpovedných osôb (distribútorov). Účtovanie je ukončené po dokončení platieb a predložení výkazu (platba alebo zúčtovanie a platba) do pokladne organizácie;

D – t 76„Vyrovnania s rôznymi dlžníkmi a veriteľmi“ K – t 71– výška platenia poistného v hotovosti prostredníctvom zodpovedných osôb, napríklad príspevky na povinné poistenie zodpovednosti za škodu spôsobenú majiteľom vozidiel;

D – t 91"Iné príjmy a výdavky" K – t 71– vo výške ostatných výdavkov uhradených v hotovosti. Takýmito výdavkami môžu byť výdavky súvisiace s inými činnosťami (napríklad prenájom dlhodobého majetku), sumy finančných sankcií za porušenie podmienok obchodných zmlúv a pod.

D – t 50 K – t 71– za sumu nevyčerpaného zostatku zúčtovacej čiastky odovzdanej zodpovednou osobou do pokladne organizácie;

D – t 50 K – t 71– premieta sa obstaranie peňažných dokladov za hotovosť (poštové známky, kolky, zmenkové kolky, letenky, poukážky do rekreačných domov a pod.), ako aj nakladanie s peňažnými dokladmi. Ak peňažné doklady nakupuje pokladník (čo je veľmi bežná prax), do účtovníctva sa zapisuje: Dt 50, podúčet „Pokladničné doklady“, Kt 50;

D – t 51 K – t 71– vo výške nevyčerpaného zostatku, ktorý zložil zodpovedná osoba pri oznámení priamo na bankový účet;

D – t 55 K – t 71– vo výške nevyčerpaného zostatku, ktorý zúčtovateľ zložil pri oznámení priamo na osobitný bankový účet. Rovnaké zaúčtovanie odráža vrátenie nepoužitého akreditívu;

D – t 70 K – t 71– vo výške nevyužitého zostatku zúčtovateľnej sumy zrazenej zo mzdy zodpovedného, ​​ak so zrážkou súhlasí. Ak zamestnanec nesúhlasí s odpočítaním (napríklad ak sa časť skutočne vynaložených výdavkov neprijme na úhradu), použije sa iná schéma vyslania:

D – t 94 K – t 71– vo výške zostatku finančných prostriedkov alebo výdavkov nepotvrdených podpornými dokumentmi;

D – t 73, podúčet „Výpočty na náhradu vecnej škody“, K – t 94– na sumu podliehajúcu zadržaniu na základe vykonaného šetrenia a vydaného príkazu alebo pokynu vedúceho organizácie;

D – t 91 K – t 94– vo výške škody, ktorej vymáhanie bolo zamietnuté súdom alebo arbitrážou, ako aj pri absencii dôvodov na vymáhanie;

D – t 70 K – t 73– suma zrazená zo mzdy zodpovednej osoby.

Príklad.

Organizácia vystavila zálohu v hotovosti na poskytovanie služieb treťou stranou vo výške 10 000 rubľov. Skutočné náklady na túto službu (vrátane DPH) boli 8 260 rubľov. Zostatok nespotrebovanej zálohy odovzdala do pokladne organizácie zodpovedná osoba organizácie, ktorá službu poskytla. V účtovníctve mali byť vykonané tieto zápisy:

D-t 60„Vyrovnania s dodávateľmi a zmluvnými partnermi“, podúčet „Vydané preddavky“, K–t 51- 10 000 rubľov.

D – t 20 K – t 60- 7000 rubľov. – výšku nákladov na poskytnutú službu;

D-t 19„Daň z pridanej hodnoty z nadobudnutého majetku“ K–t 60- 1260 rubľov. – výšku DPH z nákladov na poskytnutú službu;

D – t 60 K – t 60, podúčet „Vydané zálohy“ – 8260 rubľov. – na sumu kompenzovaného preddavku;

D – t 50 K – t 60- 1740 rubľov. – do výšky zostatku nespotrebovanej zálohy vloženej do pokladne organizácie;

D–t 68 K–t 19- 1260 rubľov. – za sumu DPH predloženú na dobropis alebo vrátenie.

Analytické účtovanie na účte 71 sa vykonáva pre každú sumu vydanú na vykazovanie.

V niektorých prípadoch môže byť na účely finančnej alebo ekonomickej analýzy, ako aj pri významnom obrate účtovateľných súm veľmi užitočné organizovať analytické účtovníctvo podľa zásad používaných v rozpočtovom účtovníctve v závislosti od účelu, na ktorý bola záloha určená. vydané:

– na mzdy;

– platiť za komunikačné služby;

– platiť za prepravné služby;

– platiť za energie;

– platiť nájomné za užívanie nehnuteľnosti;

– na nadobudnutie dlhodobého majetku;

- na nákup materiálu;

– na cestovné náklady (s možným rozlíšením podľa druhu výdavkov);

– na vyrovnanie s dodávateľmi tovaru a pod.

Suma prevýdavku (v povolených prípadoch) sa účtuje ako dodatočný účtovný zápis na ťarchu účtu pre účtovanie zúčtovania so zúčtovateľmi a v prospech účtu pre účtovanie pokladničnej hotovosti. Podobná situácia môže nastať, ak sa ukáže, že výška skutočne vynaložených výdavkov je vyššia ako výška preddavku.

Potreba organizovať a viesť samostatné daňové účtovníctvo pri odpisovaní účtovných súm vzniká spravidla len pri zohľadnení cestovných výdavkov.

1.3. Finančná zodpovednosť zodpovedných osôb

So zodpovednými osobami sa uzatvárajú dohody o plnej finančnej zodpovednosti, z čoho vyplýva možnosť plného vymáhania spôsobenej škody od zodpovedných osôb. Pracovná legislatíva priznáva vedúcemu organizácie právo prijať primerané rozhodnutie (vydaním príslušného príkazu alebo nariadenia). Je zrejmé, že zodpovední zamestnanci nie vždy súhlasia ani s výškou sankcie, ani s jej samotnou skutočnosťou.

Súdna prax vo veciach týkajúcich sa finančnej zodpovednosti je zhrnutá v uznesení pléna Najvyššieho súdu Ruskej federácie zo dňa 16. novembra 2006 č. 52 „K aplikácii právnych predpisov upravujúcich finančnú zodpovednosť zamestnancov za škodu spôsobenú zamestnávateľ."

V časti týkajúcej sa vzťahov vyplývajúcich z výšky materiálnych škôd spôsobených zodpovednými osobami si podľa nášho názoru zaslúžia nasledovné objasnenia.

Sudca nemá právo odmietnuť prijať vyhlásenie o nároku z dôvodu, že zamestnávateľ zmeškal ročnú lehotu počítanú odo dňa zistenia spôsobenej škody (druhá časť článku 392 Zákonníka práce Ruskej federácie). federácia). Ak zamestnávateľ zmeškal lehotu na obrátenie sa na súd, sudca má právo uplatniť si následky zmeškania lehoty (žiadosť zamietnuť), ak zmeškanie lehoty oznámi žalovaný pred rozhodnutím súdu a žalobca tak neučiní. predložiť dôkazy o opodstatnených dôvodoch zmeškania lehoty, ktoré môžu slúžiť ako základ pre jej obnovenie (tretia časť článku 392 Zákonníka práce Ruskej federácie). Medzi oprávnené dôvody zmeškania lehoty môžu patriť mimoriadne okolnosti, ktoré zamestnávateľ nemôže ovplyvniť a ktoré bránia podaniu reklamácie.

Zamestnanec nemôže byť finančne zodpovedný, ak škoda vznikla v dôsledku vyššej moci, bežného ekonomického rizika, krajnej núdze alebo nutnej obrany, alebo ak zamestnávateľ nesplnil povinnosť poskytnúť zamestnancovi primerané podmienky na uskladnenie majetku zvereného zamestnancovi (§ 239 ods. Zákonníka práce Ruskej federácie). Vo vzťahu k peňažným prostriedkom môžeme podľa nášho názoru hovoriť o nedodržaní požiadaviek Postupu pri vykonávaní hotovostných transakcií na zaistenie bezpečnosti peňažných prostriedkov, napríklad keď sú vydané zodpovednej osobe podstatne skôr, ako je obdobie, kedy mali by sa minúť.

Bežné ekonomické riziko môže zahŕňať konanie zamestnanca, ktoré zodpovedá moderným znalostiam a skúsenostiam, keď stanovený cieľ nebolo možné dosiahnuť inak, zamestnanec si riadne plnil svoje pracovné povinnosti, prejavil určitú mieru starostlivosti a obozretnosti, prijal opatrenia na predchádzanie vzniku škody , a objekt Ohrozený bol materiálny majetok, nie život a zdravie ľudí.

Nesplnenie povinnosti zamestnávateľa zabezpečiť primerané podmienky na uskladnenie majetku zvereného zamestnancovi môže byť dôvodom na odmietnutie uspokojenia požiadaviek zamestnávateľa, ak tým vznikla škoda.

Na základe čl. 240 Zákonníka práce Ruskej federácie má zamestnávateľ právo, berúc do úvahy konkrétne okolnosti, za ktorých bola škoda spôsobená, úplne alebo čiastočne odmietnuť náhradu škody vinníkom. Čitatelia by zároveň mali mať na pamäti, že vlastník majetku organizácie môže obmedziť právo zamestnávateľa odmietnuť náhradu škody (úplne alebo čiastočne) vinným zamestnancom v prípadoch ustanovených federálnymi zákonmi, inými regulačnými právnymi aktmi. Ruskej federácie, zákony a iné regulačné právne akty zakladajúcich subjektov Ruskej federácie, regulačné právne akty miestnych samospráv, zakladajúce dokumenty organizácie (článok 240 Zákonníka práce Ruskej federácie). Pokiaľ ide o zúčtovateľné sumy, nie sú nám známe legislatívne a regulačné akty, ktoré umožňujú odmietnuť náhradu škody, ako aj akty, ktoré nám umožňujú znížiť výšku škody zo straty hotovosti.

Pri posudzovaní dôkazov potvrdzujúcich výšku škody spôsobenej zamestnávateľovi súd musí mať na pamäti, že v súlade s prvou časťou ust. 246 Zákonníka práce Ruskej federácie sa v prípade straty a poškodenia majetku určuje skutočnými stratami vypočítanými na základe trhových cien platných v danej oblasti v deň vzniku škody, nie však nižšími ako hodnotu majetku podľa účtovných údajov s prihliadnutím na mieru opotrebenia tohto majetku.

Ak nie je možné určiť deň, kedy škoda vznikla, má zamestnávateľ právo vyčísliť výšku škody ku dňu jej zistenia. Ak sa pri prejednávaní veci na súde zmení výška škody spôsobenej zamestnávateľovi stratou alebo poškodením majetku v dôsledku zvýšenia alebo zníženia trhových cien, súd nemá právo vyhovieť požiadavke zamestnávateľa na jej náhradu. zamestnancom vo väčšom množstve alebo požiadavka zamestnanca na náhradu v menšej výške, ako bola určená v deň jej vzniku (zistenia), keďže Zákonník práce Ruskej federácie takúto možnosť neustanovuje.

Toto spresnenie môže byť veľmi významné, ak škodu spôsobila osoba, ktorá prijala cudziu menu na účet (napríklad pri zahraničných pracovných cestách).

Zodpovedné osoby- regulačné dokumenty upravujúce vysporiadanie s nimi predstavíme v tomto článku - majú úplne jasný právny popis. Povedzme si, kto môže niesť zodpovednosť z hľadiska legislatívy, a tiež pouvažujme, aké predpisy určujú vzťahy s ním.

Regulácia zúčtovania so zodpovednými osobami v roku 2017: regulačný rámec

Účtovníčka je zamestnanec firmy (alebo jednotlivý podnikateľ), ktorému zamestnávateľ dáva vopred hotovosť na nákupy potrebné na podnikanie, spravidla na nákup kancelárskych potrieb, potrieb pre domácnosť, palív a mazív, ako aj na cestovné a reprezentačné výdavky.

Vzťahy účastníkov týchto právnych vzťahov upravujú tieto základné predpisy:

• Smernica Ruskej banky „O postupe pri vykonávaní hotovostných transakcií právnickými osobami ao zjednodušenom postupe pri vykonávaní hotovostných transakcií jednotlivými podnikateľmi a malými podnikmi“ z 11. marca 2014 č. 3210-U;
• nariadením Ministerstva financií Ruskej federácie „O schválení Účtovnej osnovy na účtovanie finančnej a hospodárskej činnosti organizácií a pokynmi na jej uplatňovanie“ z 31. októbra 2000 č. 94n;
• zákon „o účtovníctve“ zo dňa 6. decembra 2011 č. 402-FZ;
• Kódex správnych deliktov Ruskej federácie;
• Zákonník práce Ruskej federácie.

Okrem toho by sa na právne vzťahy so zodpovednými osobami mali vzťahovať vysvetľujúce listy vydané štruktúrami finančného oddelenia Ruskej federácie: Ministerstvom financií, Federálnou daňovou službou a Bankou Ruska. Príkladom takéhoto vysvetlenia je list Ministerstva financií Ruskej federácie z 21. júla 2017 č. 09-01-07/46781 (o možnosti vydávať peniaze v bezhotovostnej forme na účet).

Zúčtovanie so záväzkami a pokyn Bank of Russia č. 3210-U

Tento dokument je hlavným aktom stanovujúcim pravidlá vydávania zúčtovateľných finančných prostriedkov. V súlade s bodom 6.3 Smernice č. 3210-U má vedúci spoločnosti (alebo individuálny podnikateľ) právo dať zamestnancovi hotovosť na účely úhrady výdavkov súvisiacich s činnosťou tejto spoločnosti (alebo podnikateľa). To znamená, že fyzická osoba, ktorá nie je zamestnancom tohto podnikateľského subjektu, nebude môcť prijímať peniaze na účet.

Smernica č. 3210-U zároveň vykladá pojem „zamestnanec“ trochu inak ako iné predpisy, najmä Zákonník práce Ruskej federácie. Zamestnancom je podľa odseku 5 smernice č. 3210-U fyzická osoba, s ktorou má podnikateľský subjekt uzatvorenú pracovnoprávnu alebo občianskoprávnu dohodu. Rovnaký postoj Ruskej banky vo vzťahu k výkladu pojmu „zamestnanec“ možno vidieť v jej liste zo dňa 10.02.2014 č. 29-Р-Р-6/7859. Právo na príjem hotovosti na účet tak má nielen zamestnanec vykonávajúci robotnícke funkcie, ale aj dodávateľ, s ktorým má daný podnikateľský subjekt uzatvorenú občiansku zmluvu.

Prečítajte si publikáciu o právach a povinnostiach zamestnancov .

Uvádzame ďalšie dôležité pravidlá pre vydávanie zúčtovateľnej hotovosti, zakotvené v odseku 6.3 smernice č. 3210-U:

• Vydávanie peňažných prostriedkov na účet je povolené na výdavky súvisiace s podnikateľskou činnosťou osoby, ktorej je účtovník zamestnancom.
• Vystavenie zúčtovateľných súm sa vykonáva na základe žiadosti vyplnenej zamestnancom, v ktorej uvedie: sumu potrebnú na nákup a obdobie, ktoré bude potrebné na dokončenie tohto nákupu. Takto vyplnenú žiadosť je potrebné datovať a následne odovzdať manažérovi na víza. Namiesto žiadosti je povolené vydávať peniaze na základe príkazu vedúceho spoločnosti, v ktorom je uvedená aj jej veľkosť, cieľové zameranie a príjemca zúčtovateľných čiastok. Objednávka musí obsahovať evidenčné číslo a dátum, ako aj podpis vedúceho (list Centrálnej banky Ruskej federácie zo dňa 6. septembra 2017 č. 29-1-1-OE/2064).
• Prevod finančných prostriedkov z registračnej pokladnice zamestnancovi je sprevádzaný registráciou.

• Vydanie ďalšej sumy účtovníkovi je možné aj vtedy, ak existujú dlhy z predchádzajúcich vykazovaných súm. Tento dodatok (ako aj povolenie vydávať zúčtovateľné peniaze na základe príkazu manažéra) bol vykonaný k pokynu č. 3210-U pokynom Centrálnej banky Ruskej federácie zo dňa 19.6.2017 č. 4416- U (nadobudol účinnosť 19. augusta 2017).
• Po 3 dňoch, ktoré sa počítajú od posledného dňa obdobia, za ktoré boli zúčtované sumy vystavené, je zamestnanec povinný predložiť zálohovú správu o vynaložených výdavkoch spolu s podpornou primárnou dokumentáciou.

Publikácia Vám pomôže premietnuť údaje zálohovej správy do účtovníctva .

• Ohlasovaciu dokumentáciu predloženú zamestnancom kontroluje hlavný účtovník alebo účtovník a v ich neprítomnosti vedúci (tiež schvaľuje správu a tiež stanovuje časový rámec, počas ktorého sa vykonávajú konečné zúčtovania so zodpovednou osobou).

DÔLEŽITÉ! Smernica č. 3210-U nestanovuje obmedzenie sumy, ktorá môže byť vydaná na účet, ani časový rámec, na ktorý sa vydávajú zúčtovateľné prostriedky: spoločnosti a podnikatelia si takéto kritériá stanovujú sami.

Odraz transakcií so zúčtovateľnými prostriedkami v účtovníctve

Ďalším dokumentom, ktorý stojí za zváženie pri vzťahoch so zodpovednými osobami, je účtovná osnova (schválená nariadením Ministerstva financií Ruskej federácie z 31. októbra 2000 č. 94n). A hoci ho samotné ministerstvo financií pre jeho poradný charakter neklasifikuje ako regulačný akt (list „K uplatňovaniu novej účtovej osnovy“ z 15. marca 2001 č. 16-00-13/05), tento dokument priamo súvisí s premietnutím obchodných transakcií so zúčtovateľnými čiastkami v účtovníctve.

Na účtovanie zúčtovania s účtovníkmi je v účtovej osnove ustanovený účet. 71. Analýza pre tento účet sa vykonáva pre každú zúčtovateľnú sumu.

Prečítajte si viac o používaní účtu. 71 čítajte v materiáli .

Právna úprava vyrovnania so zodpovednými osobami: Zákon č. 402-FZ

Pozrime sa na zoznam hlavných ustanovení zákona o účtovníctve, ktoré sú relevantné pre prípravu miestnych administratívnych dokumentov, predbežných správ a primárnych účtov potvrdzujúcich výdavky zodpovednej osoby:

• Každá skutočnosť hospodárskej činnosti podniku musí byť potvrdená primárnym dokumentom. Dokumentácia vyhotovená za neuskutočnené obchodné operácie sa do účtovníctva neprijíma (článok 1, § 9 zákona č. 402-FZ).
• Všetka primárna dokumentácia musí obsahovať podrobnosti uvedené v odseku 2 čl. 9 zákona č. 402-FZ.
• Primárna správa sa vypracúva ihneď po spáchaní konkrétnej skutočnosti hospodárskej činnosti alebo bezprostredne po jej ukončení. Zodpovedné osoby, ktoré pripravujú primárnu dokumentáciu, sú povinné ju urýchlene odovzdať zamestnancom, ktorí zaznamenávajú obchodné transakcie v podniku (článok 3, článok 9 zákona č. 402-FZ).
• Podnik je poverený organizáciou účinnej vnútornej kontroly svojich ekonomických aktivít (článok 1, článok 19 zákona č. 402-FZ).

DÔLEŽITÉ! Pri splnení poslednej povinnosti vo vyššie uvedenom zozname podnik vydáva najmä príkaz vedúceho, ktorým schvaľuje zoznam zamestnancov, ktorí majú právo prijímať peniaze na účet. Odporúčame vám zostaviť zoznam zodpovedných podľa objednávky, ale neuvádzať tieto osoby v účtovných zásadách. Vysvetľuje to skutočnosť, že zoznam zamestnancov schválených objednávkou možno kedykoľvek zmeniť. Nie vždy je však možné vykonať zmeny v účtovnej politike (článok 6, článok 8 zákona č. 402-FZ).

Vzor objednávky na zodpovedné osoby si môžete stiahnuť na.

Zákonník práce: práva a povinnosti zodpovedných

Pracovná legislatíva priamo súvisí aj s problematikou úpravy vzťahov so zodpovednými osobami. Zákonník práce Ruskej federácie teda:

• rozširuje na konateľa všeobecný postup spracovania zúčtovateľných čiastok z dôvodu jeho pracovného pomeru k spoločnosti vydávajúcej peniaze na účet - čl. 16-19 Zákonníka práce Ruskej federácie;
• určuje povinnosť zamestnanca uhradiť nevyčerpané vykazované sumy v lehote, počas ktorej možno voči nemu uplatniť nároky - čl. 137 Zákonníka práce Ruskej federácie;
• ustanovuje limit výšky zrážok zo mzdy zamestnanca - čl. 138 Zákonníka práce Ruskej federácie;
• zaväzuje zamestnávateľa odškodniť zamestnanca pri používaní jeho osobného majetku vrátane peňazí (článok 188 Zákonníka práce Ruskej federácie), na náhradu výdavkov pri vyslaní na služobné cesty (články 165, 168, 168.1 Zákonníka práce Ruskej federácie federácia).

Podrobnosti sú v materiáli .

Kódex správnych deliktov Ruskej federácie: zodpovednosť za porušenie postupu pri práci s hotovosťou

Neexistuje žiadna priama zodpovednosť za nedodržanie postupu vydávania zúčtovateľných fondov ustanoveného smernicou č. 3210-U. Niektoré situácie (napríklad vydávanie peňazí na účet bez žiadosti zamestnanca alebo príkazu od manažéra) však môžu mať za následok nároky regulačných orgánov súvisiace s porušením postupu ukladania hotovosti v pokladnici. Ale za tieto trestné činy už existuje veľmi špecifická zodpovednosť - podľa čl. 15.1 Správny delikt.

O výške pokút za takéto porušenia si prečítajte v článku .

POZNÁMKA! Od 19.8.2017 už nemožno pokutovať organizáciu alebo podnikateľa za vystavenie zúčtovateľných súm zamestnancom bez vykázania predchádzajúcich výdavkov - táto položka je vyňatá z pokynu č. 3210-U.

Výsledky

Postup pri vydávaní, vracaní a účtovaní zúčtovateľných prostriedkov sa vykonáva na základe mnohých regulačných normatívnych dokumentov. Zároveň nemenej dôležitú úlohu zohrávajú aj vysvetlenia a listy z katedier, ktoré nemajú normatívny charakter.

Zdaňovanie vyrovnaní so zodpovednými osobami- otázka, ktorá si vyžaduje pozornosť na detaily a dokumenty prijaté ako potvrdenie správy o výdavkoch. V tomto článku vám o tom povieme viac.

Postup pri práci so zodpovednými osobami

Účtovnú časť zodpovedných osôb v podniku upravujú tieto dokumenty:

• postup na vykonávanie hotovostných transakcií schválený pokynom Ruskej banky zo dňa 11. marca 2014 č. 3210-U;
• účtovná politika;
• interné príkazy hospodára (objednávka na zozname osôb oprávnených prijímať peňažné prostriedky, schválený limit cestovných výdavkov, postup pri vykazovaní prijatých peňažných prostriedkov).

Ako správne napísať objednávku nájdete v článku .

Prečítajte si viac o regulačnom rámci pre zúčtovateľné sumy .

Na aké účely sú vyčlenené finančné prostriedky na správu:

• Potreby domácnosti (spravidla ide o finančné prostriedky v malých sumách alebo schválený limit na určité obdobie).
• Cestovné náklady.
• Náklady na zábavu.

Ako sa vyplácajú prostriedky na účet?

Zamestnávateľ vydá administratívny doklad alebo zamestnanec napíše vyhlásenie adresované vedúcemu zamestnancovi. V dokladoch je uvedený účel získania finančných prostriedkov a plánované obdobie výdavkov. Papiere sú potvrdené manažérom a až potom sú peniaze vydané z pokladne alebo prevedené na kartu (spravidla sa na tento účel otvárajú firemné karty - na operatívnu kontrolu výdavkov). Príklad textu vyhlásenia je:

“V súvislosti so služobnou cestou do Petrohradu od 10. do 19. septembra žiadam o zálohu vo výške 40 000 rubľov. platiť za hotel a denné diéty.“

Po návrate zamestnanca z pracovnej cesty alebo po vyúčtovaní služobných nákladov sa účtovnému oddeleniu predloží správa s priloženými podkladmi - šeky, účtenky za služby, účty za hotel a iné. Lehota na predloženie takejto správy je stanovená postupom na vykonávanie hotovostných transakcií - 3 dni od konca obdobia, za ktoré boli zúčtované sumy vystavené, alebo od okamihu nástupu do práce.

Aká je maximálna suma, ktorú je možné vydať za správu, prečítajte si.

Zodpovedné osoby v účtovníctve

Nemôžete hovoriť len o zdaňovaní zúčtovania so zodpovednými osobami bez toho, aby ste sa nedotkli témy účtovníctva.

V účtovníctve sa všetky vzájomné zúčtovania uskutočňujú na účte 71 vo vzťahu ku každému zamestnancovi. Pri vydávaní prostriedkov (po splnení všetkých vyššie uvedených podmienok) sa vygeneruje nasledujúca transakcia:

Dt 71 „Zúčtovanie so zodpovednými osobami“ Kt 50 „Hotovosť“, 51 „Bežný účet“.

Po odoslaní výkazu výdavkov sa zobrazia nasledujúce položky:

• Dt 20, 25, 26, 44 (nákladové účty) Kt 71 „Zúčtovanie so zodpovednými osobami“ - vzniknuté náklady sa zohľadňujú v príslušných účtovných účtoch na základe priloženej zálohovej správy a dokladov;
• Dt 19 „DPH“ Kt 71 - DPH z vynaložených nákladov sa priraďuje a účtuje na samostatný účtovný účet;
• Dt 50 „Pokladňa“ Kt 71 „Zúčtovanie so zodpovednými osobami“ – nevyčerpané prostriedky sa vracajú do pokladne.

Prečítajte si viac o účtovaní súm vydaných na vykazovanie v našom materiáli .

Daňové zúčtovanie zúčtovania so zodpovednými osobami

Ako už bolo uvedené, účely vydávania finančných prostriedkov zamestnancovi môžu byť odlišné. Pozrime sa na daňové nuansy každého z nich.

Najprv sa rozhodnime o zdanení daní z príjmov na výdavky, ktoré môžu účtovníkom vzniknúť:

• Po prvé, ide o výdavky na obchodné potreby - v tejto situácii zamestnanec buď dostane určitú sumu mesačne na bežné výdavky, alebo v prípade potreby „vypíše“ peniaze na nákup materiálu. V tomto prípade, ak sú doklady k dispozícii, sa náklady pri výpočte základu dane z príjmov akceptujú v plnej výške.
• Po druhé, ide o veľmi bežné výdavky na zábavu. Pokiaľ ide o výdavky na zábavu, otázka je trochu iná v porovnaní s obchodnými potrebami. Podľa daňového poriadku Ruskej federácie takéto výdavky na výpočet dane z príjmu zahŕňajú náklady na organizovanie oficiálnych podujatí, bufetové služby a prekladateľské služby (počas trvania podujatia) (článok 264 daňového poriadku Ruskej federácie ). To znamená, že ak na zálohovej správe zamestnanca uvidíte výdavky, ktoré nie sú zahrnuté v „uzavretom“ zozname kódu (napríklad návšteva divadla s potenciálnym kupcom), nebudete ich môcť akceptovať pri výpočte dane z príjmu. .

Zistite, čo sa vzťahuje na výdavky na reprezentáciu.

Najdôležitejšie na pamäti pri účtovaní výdavkov na reprezentáciu je, že v daňovom účtovníctve ich možno zohľadniť ako súčasť ostatných výdavkov vo výške, ktorá nepresiahne 4 % zo mzdy za toto obdobie (). Na zaúčtovanie týchto výdavkov v daňovom účtovníctve budete potrebovať tieto dokumenty: objednávka na nadchádzajúcu udalosť, odhad, správa o udalosti, úkon na odpísanie nákladov na reprezentáciu, potvrdenie o prítomnosti iných osôb atď.

• Po tretie, pri pracovných cestách môžu vzniknúť rôzne výdavky. Sú tiež uznávané ako súčasť iných, ak sú predmetom listinných dôkazov a odôvodnení. Ale nie všetky. Vezmime si napríklad náklady na stravu pre zamestnancov. Tento druh výdavku sa považuje za súčasť dennej diéty a nemožno ho akceptovať ako samostatný výdavok znižujúci základ dane z príjmov.

Problematike DPH na výdavkoch účtovníka sa podrobne venujeme v článku .

Daň z príjmov fyzických osôb a poistné pri zúčtovaní so zodpovednými osobami

Skúmali sme výdavky účtovníkov z pohľadu prijatia do daňového účtovníctva. Zmyslom je aj výpočet daní a odvodov z príjmu zamestnanca. Pozrime sa na to podrobnejšie.

Po prvé, cestovné výdavky sa môžu stať príjmom.

V súlade s daňovým poriadkom Ruskej federácie nepodliehajú denné diéty za pracovné cesty v rámci našej krajiny ani v zahraničí zdaneniu:

• až 700 rubľov. za každý deň pracovnej cesty v Ruskej federácii;
• 2 500 rubľov. za každý deň v zahraničí.

V prípade, že interné príkazy riaditeľa vašej spoločnosti stanovujú vyplácanie denných diét zamestnancom vo vyššej sume, ako je uvedené, rozdiel podlieha dani z príjmu fyzických osôb a odvodom na poistenie ako príjem zamestnanca.

Nasledujúce sú úplne oslobodené od dane z príjmu a poistného (v závislosti od dostupnosti dokumentov a cieleného vynaloženia finančných prostriedkov):

• cestovné náklady (sem patria aj cestovné náklady na letisko alebo železničnú stanicu);
• batožina;
• prenájom nehnuteľností;
• náklady na komunikáciu;
• získanie víza;
• provízne poplatky.

Tu je potrebné zamerať sa najmä na jednodňové pracovné cesty zamestnancov na krátke vzdialenosti, kedy zamestnanec ráno odchádza a večer sa vracia do miesta bydliska. V tomto prípade je spoločnosť povinná uhradiť aj výdavky, ktoré vznikli zamestnancovi na pracovnej ceste, ak to ustanovujú vnútorné predpisy. V tomto prípade sa prostriedky vyplatené zamestnancovi nepovažujú za denné dávky, ale súvisia s výkonom pracovných funkcií. Limit nezdaniteľnej dane z príjmu fyzických osôb je pre nich rovnaký ako pre bežné denné diéty.

Ďalšie informácie nájdete v časti .

Na oslobodenie týchto súm od príspevkov sa budú vyžadovať listinné dôkazy o výdavkoch.

Po druhé, finančné prostriedky, ktoré sa nevrátia včas, môžu podliehať zdaneniu.

Hlavné daňové riziko pre daň z príjmu fyzických osôb pri vydávaní peňazí na účet vzniká, keď vydané sumy nie sú vrátené organizácii v stanovenom časovom rámci alebo keď nie sú zdokumentované výdavky vynaložené na zúčtovateľné sumy. Potom má fyzická osoba podľa Ministerstva financií Ruskej federácie a daňových úradov príjem v hotovosti, ktorý sa zohľadňuje pri výpočte dane z príjmu fyzických osôb.

Je však potrebné poznamenať, že táto otázka - či má zamestnanec príjem na účely výpočtu dane z príjmu fyzických osôb v posudzovanej situácii - je nejednoznačná. Ak sa totiž finančné prostriedky nevrátia včas, je predčasné hovoriť o ekonomických výhodách. Vyžaduje si to dohodu medzi spoločnosťou a jednotlivcom. Bez nej je preklasifikovanie zostatku na účte 71 na nejaký zamestnanecký benefit (a teda zdaniteľný príjem) problematické.

Ak organizácia trvá na tom, že v tomto prípade neexistujú dôvody na uznanie skutočnosti, že zamestnanec poberal príjem, je možné, že problém bude musieť vyriešiť súd.

DÔLEŽITÉ! Ak zamestnanec nedostane zálohovú správu s priloženými podpornými dokumentmi v stanovenej lehote a prijatá hotovostná záloha sa nevráti, organizácii vznikne dlh. Zamestnávateľ má právo rozhodnúť o zadržaní dlhu zo mzdy zamestnanca do jedného mesiaca odo dňa udalosti. V tomto prípade je potrebné, aby o tom zamestnanec vedel a takéto opatrenie nenamietal. Ak zamestnávateľ nemohol takúto zrážku vykonať, má právo obrátiť sa na súd. Pokus o súdne vymáhanie pohľadávky je dodatočným argumentom v prospech toho, že zatiaľ neexistuje príjem na dani z príjmov fyzických osôb.

Ak sa však manažér rozhodne odpustiť a odpísať dlh, potom sa v čase odpísania celá suma určite stane príjmom zamestnanca a určite vznikne predmet dane z príjmu fyzických osôb.

Podobná otázka vyvstáva v súvislosti s poistným. Podľa regulačných úradov, ak je zamestnancovi zo mzdy zadržaný nesplatený dlh, predmet zdanenia poistným nevzniká. Ak je však dlh zamestnanca odpustený, táto suma by mala byť plne zdanená.

Viac o zdaňovaní cestovných výdavkov daňou z príjmov fyzických osôb si prečítajte tu.

Príklad zdaňovania vyrovnaní so zodpovednými osobami

Pozrime sa na všetky vyššie uvedené nuansy pomocou konkrétneho príkladu.

Spoločnosť Romashka LLC vysiela zamestnanca na služobnú cestu, aby získal špeciálne materiály na výrobu nového typu produktu. Súčasťou odhadu pracovnej cesty je aj návšteva reštaurácie so zástupcom dodávateľa za účelom uzatvorenia zmluvy za výhodnejších podmienok. Podľa žiadosti dostal zamestnanec 32 000 rubľov. pod správou po dobu 4 dní. Podľa interných predpisov je denná dávka 1 000 rubľov.

POZNÁMKA! Ak je zamestnanec vyslaný na pracovnú cestu do severných oblastí Ruskej federácie, zamestnávateľ je povinný poskytnúť mu teplý overal. Prečítajte si podrobnosti.

Po návrate zamestnanec predložil doklady o výdavkoch:

• prenájom hotela - 4 000 rubľov. za deň (hotelový účet) (bez DPH);
• cestovné - 2 000 rubľov. v každom smere (cestovné lístky) (nepridelená DPH);
• denná dávka - 4 000 rubľov. (1 000 rubľov za deň);
• šeky z reštaurácie - 9 600 rubľov. + kompletný súbor dokumentov potvrdzujúcich reprezentatívny charakter týchto výdavkov.

Pozrite si ďalšie podrobnosti. .

Nákladný list za materiál - 160 000 rubľov. — podľa podmienok zmluvy sa platba uskutoční do 15 dní po doručení tovaru na sklad kupujúceho.

Premietnime túto predbežnú správu do účtovníctva:

• Dt 71 „Zamestnanec“ Kt 50 - 32 000 rub.
• Dt 26 Kt 71 - 16 000 rub. - hotelové ubytovanie;
• Dt 26 Kt 71 — 4 000 rub. - cestovné.

Pre výdavky na reprezentáciu účtovník na konci mesiaca vykonal výpočet:

• Mzdový fond za obdobie „január - august“ predstavoval 600 000 rubľov. 4 % z nich – 24 000. Doteraz neboli žiadne výdavky na reprezentáciu. Celú sumu teda možno akceptovať ako výdavky.
• Dt 26 „Výdavky na reprezentáciu“ K 71 - 9 600 rubľov. (plne zohľadnené v daňovom účtovníctve).
• Dt 26 Kt 71 — 4 000 rub. - zohľadňujú sa denné dávky.
• Dt 70 Kt 68,01 - 156 rub. — daň z príjmu fyzických osôb sa vyberá z rozdielu medzi dennými diétami stanovenými v organizácii a dennými diétami stanovenými zákonom (4 000 – 2 800) × 13 %.
• Dt 10 Kt 60 - 160 000 rub. — materiály boli aktivované, ale neboli zaplatené.
• Dt 71 Kt 50 - 1 600 rub. — nadmerné výdavky vydané zamestnancovi vo výške 1 600 rubľov.

Prečítajte si viac o dani z príjmu fyzických osôb z denných dávok nad rámec normy v našom materiáli .

Výsledky

Zdanenie zúčtovania so zodpovednými osobami vždy závisí od predložených dokladov a účelu výdavkov zamestnanca. Ak všetky výdavky nepresahujú normy stanovené zákonom, môžu byť bezpečne akceptované v daňovom účtovníctve. V opačnom prípade bude musieť byť časť výdavkov vyňatá zo základu dane z príjmov a zdanená daňou z príjmov fyzických osôb a poistným.