Pulong ng negosyo. Epektibong Pagpupulong para sa Epektibong Company Management Enterprise Meeting Halimbawa

PAG-UNLAD AT PAGPAPATUPAD NG MEETING SYSTEM SA MEDIUM-SIZED COMPANY
Sergeeva E., Sukhanova I.M., Skriptunova E.A.
"Secretary-assistant" Enero 2008

Sa iba't ibang uri ng aktibidad ng pinuno, ang pinakamaraming oras, at may pahinga mula sa iba pang gawain, ay nauubos ng mga pagpupulong. Ipinapakita ng mga survey na, depende sa antas ng pamamahala, ang mga pagpupulong ay tumatagal ng hanggang 80% ng oras. Gayunpaman, kapag kumunsulta sa mga organisasyon, madalas nating nakikita ang katotohanan na ang pulong ay halos hindi ginagamit ng mga modernong pinuno ng Russia bilang isang epektibong tool sa pamamahala. Gayunpaman, ang pagpapatakbo ng isang pulong nang maayos ay nagiging isa sa pinakamakapangyarihang mga lever ng pamamahala. Ang mga sumusunod na gawain ay maaaring malutas sa pamamagitan ng isang pulong:

• upang ihayag ang opinyon ng mga tauhan tungkol sa binalak at naganap na mga kaganapan;
• makipagpalitan ng impormasyong kinakailangan sa trabaho;
• talakayin at pag-aralan ang mahihirap na sitwasyon at problema;
• palitan ng karanasan, mga kagiliw-giliw na pag-unlad;
• gumawa ng mga desisyon sa mga kumplikadong isyu;
• coordinate na mga aksyon; ipamahagi ang mga gawain na isinasaalang-alang ang opinyon ng mga gumaganap;
• subaybayan ang sitwasyon, kontrolin ang pagpapatupad ng mga order;
• bumuo ng mga katangian ng negosyo ng mga kalahok (halimbawa, bumuo ng kasanayan sa pagtatanghal o pagsasagawa ng talakayan);
• pataasin ang antas ng pagganyak (sa pamamagitan ng pagsasama ng mga tauhan sa proseso ng paggawa ng desisyon; sa pamamagitan ng kakayahang ipaliwanag ang ilang mga desisyon);
• pagbutihin ang pagkakaisa ng pangkat.

Sa artikulong ito, isasaalang-alang namin ang mga praktikal na tool para sa pagbuo at pagpapatupad ng isang epektibong sistema ng pagpupulong: mga uri ng mga pagpupulong, ang kanilang mga layunin at nilalaman, mga pamamaraan para sa paghahanda, pagsasagawa at pagsusuri. Tingnan natin ang mga karaniwang pagkakamali, dahil armado ang binalaan. Tatalakayin din natin ang mga problemang tipikal ng katamtamang laki ng mga kumpanya at ang mga pagkakataon para sa mga pagpupulong upang malutas ang mga ito. Sa konklusyon, narito ang ilang mga kagiliw-giliw na halimbawa ng pagdaraos ng mga pagpupulong mula sa dayuhang karanasan.

Kaya, pagsasalita tungkol sa pagbuo at pagpapatupad ng isang sistema ng pagpupulong, unawain natin kung ano ito? Sistema ay isang hanay ng mga elemento, na nakaayos ayon sa isang tiyak na istraktura, para sa kapakanan ng paglutas ng pangunahing layunin. Sa kasong ito, ang mga elemento ay mga pagpupulong na magkakaugnay at naglalayong lutasin ang ilang mga problema ng organisasyon. Ang lahat ng mga pagpupulong ay maaaring nahahati sa apat na uri:

• Operasyon
• Pag-uulat (buod)
• Sa pamamagitan ng pag-unlad
• Problematiko

Tingnan natin ang bawat uri ng pagpupulong: mga layunin, dalas, mga pamamaraan para sa pag-alerto, paghahanda at pagdaraos ng isang pulong, mga aksyon na gagawin pagkatapos ng pulong, at mga karaniwang pagkakamali at ang mga implikasyon ng mga ito para sa mga organisasyon.

Mga pagpupulong sa pagpapatakbo

Mga layunin at nilalaman ng mga pulong sa pagpapatakbo:

1. Ipaalam sa mga kawani ang tungkol sa mga balita, mga kaganapang nagaganap sa kumpanya.
2. Pagtalakay at paggawa ng desisyon sa mga isyu ng kasalukuyang mga aktibidad, isinasaalang-alang ang mga pananaw ng mga kalahok.
3. Pagpapalitan ng mga pananaw at pagtatakda ng mga gawain, mga takdang-aralin para sa kasalukuyang mga aktibidad, koordinasyon ng trabaho.
4. Pagpapatunay (kontrol) ng mga tagubilin mula sa mga nakaraang pagpupulong.
5. Paglutas ng mga tanong ng mga kalahok sa kasalukuyang mga aktibidad.
6. Iba pang mga tanong (halimbawa, maaari kang mag-iskedyul upang marinig ang isang ulat sa pagdaraos ng isang kaganapan, halimbawa, paglahok sa isang eksibisyon).

Gaano kadalas at gaano katagal dapat isagawa ang mga operational meeting?

Ang dalas, bilang panuntunan, ay isang beses sa isang linggo para sa isang tagal ng 1 - 1.5 na oras, at araw-araw para sa isang tagal ng 10-15 minuto.

Ang tinatawag na limang minuto ay epektibo sa antas ng gitnang pamamahala, halimbawa, bilang isang paraan ng pagpupulong sa isang departamento, kung saan ang lahat ng mga empleyado ay gumaganap ng parehong uri ng trabaho.

Paano magsagawa ng alerto. Ang karagdagang abiso ay hindi kinakailangan, dahil ang iskedyul (araw ng linggo, oras, tagal) ay karaniwan. Kung imposibleng dumalo sa pulong para sa isang magandang dahilan, ipinapaalam ng kalahok sa chairman o sekretarya. Mahalagang huwag kanselahin o i-reschedule ang mga pagpupulong, pinatataas nito ang disiplina at kahalagahan ng mga kaganapang ito. Dapat malaman ng mga empleyado na hindi kakanselahin ang pulong sa anumang pagkakataon.

Paano maghanda para sa isang pulong. Bilang paghahanda para sa pulong, ang pinuno ay gumuhit ng isang plano, na nagtatala ng mga pangunahing isyu na kailangang talakayin.

Ito ay kapaki-pakinabang para sa tagapamahala na magkaroon ng isang hiwalay na kuwaderno ng mga pagpupulong, kung saan sa panahon ng trabaho sa buong linggo upang ipasok ang mga tanong na kailangang itaas sa pulong, kung gayon ang paghahanda ay mas pinasimple.

Kalahating oras o isang oras bago ang pulong, kailangang suriin ng manager ang mga minuto ng mga nakaraang pagpupulong, ang kanyang mga tala para sa linggo, ito ay magbibigay-daan sa iyo upang ayusin ang plano ng pagpupulong.

Dapat ihanda ng kalihim ang lugar, bigyan ang pulong ng mga karaniwang anyo ng minuto, kung mayroon man.

Ang mga kalahok ay naghahanda para sa pulong sa pamamagitan ng pagkumpleto ng mga kinakailangang form at ulat. Isang araw o dalawa bago ang pagpupulong, kailangan nilang suriin kung nakumpleto na ang lahat ng mga takdang-aralin, magsumite ng mga plano at ulat nang nakasulat.

Pagsasagawa ng operational meeting.

Ang agenda para sa operational meeting ay pamantayan. Ang parehong mga isyu at sa parehong pagkakasunud-sunod ay tinalakay. Ito ay nagpapanatili ng kaayusan at nagpapabilis sa proseso. Mas mainam na maglagay ng hindi karaniwang mga tanong sa pagtatapos ng pulong. Mas mainam na buuin ang agenda sa paraang ang pinakasimpleng mga tanong ay tinalakay sa unang ikatlong bahagi ng pulong, mas mabuting magplano ng mahihirap na tanong sa gitna ng pulong, at iwanan ang pinakakawili-wili at kaaya-ayang mga tanong sa pagtatapos ng pulong. Ito ay dahil sa mga pattern sa gawain ng mga grupo, kapag ang rurok ng kahusayan ay bumaba sa gitna ng trabaho.

Ang pinuno ay pinaka-aktibo, pinamamahalaan niya ang proseso at sinusubaybayan ang pagiging produktibo nito. Mahalaga na ang lahat ng kalahok ay kasama sa talakayan at makinig nang mabuti. Makokontrol ng facilitator ang prosesong ito sa pamamagitan ng mga tanong.

Pagkatapos ng pagpupulong dapat iproseso ng kalihim ang katitikan ng pulong at ipadala ito sa lahat ng kalahok.

Mga karaniwang pagkakamali

- Ang mga pagpupulong sa pagpapatakbo ay hindi gaganapin sa lahat.

Ang pangunahing argumento na naririnig namin ay kung bakit, kung may anumang mga tanong na lumabas, mabilis naming lutasin ang mga ito nang paisa-isa kasama ang kontratista. Sa diskarteng ito (lahat ng mga isyu ay nareresolba kapag lumitaw ang mga ito), hanggang 20% ​​ng oras ng pagtatrabaho ay ginugugol sa mga talakayan, at ang mga tagapamahala at mas may karanasan na mga empleyado ay madalas na ginulo ng iba't ibang mga empleyado sa parehong mga isyu.

Ang mga organisasyong walang operational meeting ay may posibilidad na magkaroon ng maraming isyu sa kultura ng korporasyon. Halimbawa, mayroong ilang mga grupo, ang bawat isa ay may sariling subculture, ang mga empleyado ay hindi nagkakaisa, ang mga salungatan ay madalas, ang mga alingawngaw ay laganap, ang pakikipag-ugnayan sa pagitan ng mga departamento ay hindi binuo, ang impormasyon ay nawala.

Ang isa pang karaniwang problema ng mga organisasyon na hindi nagsasagawa ng mga pagpupulong sa pagpapatakbo ay ang mababang pamamahala at mababang awtoridad ng pinuno. Ang mga tauhan ay bihirang makita at marinig ang kanilang pinuno, hindi nauunawaan ang kanyang ginagawa, hindi alam ang kasalukuyang mga priyoridad. Bilang isang resulta, ang relasyon sa pagitan ng manager at ng subordinate ay nagiging mas at mas malayo, ang isang pakiramdam ng alienation ay nabubuo, kapag ang lahat ay nag-iisa na nakikipagpunyagi sa kanilang mga problema. Ang mga gawain ng pamamahala ay hindi natutupad, at kung minsan ang pinuno, dahil sa takot na ang kanyang gawain ay hindi papansinin, ay nagbibigay ng mas kaunting mga tagubilin.

- Ang mahigpit na timetable para sa pagdaraos ng mga pagpupulong ay hindi sinusunod.

Halimbawa, ang mga pagpupulong ay hindi ginaganap bawat linggo, ngunit paminsan-minsan, sa iba't ibang araw ng linggo, sa iba't ibang oras. Ito ay humahantong, una sa lahat, sa pagbaba ng disiplina. Sa diskarteng ito, napakadaling maiwasan ang mga pagpupulong nang buo, na binabanggit ang katotohanan na ang isang mahalagang pagpupulong, negosasyon o iba pa ay nakaiskedyul na para sa oras na ito. Dahil sa masikip na iskedyul, imposibleng laktawan ang pulong. Ang regular na pagdaraos ng mga pagpupulong sa parehong araw ng linggo ay nagdidisiplina sa mga empleyado, pinipilit silang magtrabaho, pantay na pamamahagi ng workload, dahil bawat linggo ay kinakailangan na mag-ulat sa mga takdang-aralin na ito, kaya walang paraan upang ipagpaliban ang hindi kasiya-siya, hindi kawili-wili o mahirap na trabaho para sa ibang pagkakataon .

- Masyadong mahaba ang mga pagpupulong.

Nangyayari ito sa ilang kadahilanan:

• Ang pagpupulong ay hindi maganda ang paghahanda, walang planong iginuhit, ang mga isyu ay tinatalakay sa kanilang paglitaw, walang pagtatala na ginawa, ang ilang mga paksa ay tinalakay nang higit sa isang beses.
• Hindi nararamdaman ng pinuno kung kinakailangan na tapusin ang talakayan o gawing isang nakabubuo na channel. Nangyayari ito kung ang pinuno ay hindi pa handang gumawa ng desisyon, o may sobrang liberal na istilo ng pamamahala, o walang kakayahan na magsagawa ng mga talakayan ng grupo.
• Ang mga maliliit na isyu ay dinala sa pulong, na mas madali at mas mabilis na lutasin sa isang indibidwal na batayan.
• Ang pagpupulong ay hindi sapat na negosyo; ang mga kalahok ay nag-uusap lamang tungkol sa mga paksang nauugnay sa negosyo.

Ang pag-aalis ng lahat ng mga dahilan sa itaas ay nasa loob ng agarang kakayahan ng pinuno - ang pinuno ng pulong.

Mahalaga rin na anyayahan ang pinakamainam na bilang ng mga kalahok sa pulong. Ito ay itinuturing na pinakamainam para sa 6-10 tao na lumahok sa pulong. Sa isang mas maliit na grupo, ang pagpupulong ay minsan ay hindi sapat na negosyo at kadalasan ang mga kalahok ay walang sapat na impormasyon upang makagawa ng isang desisyon, sa isang mas malaking grupo ay mas mahirap na pamahalaan ang proseso ng talakayan, parallel na mga talakayan ay lumitaw, at ilan sa ang mga kalahok ay ginulo.

- Ang mga desisyong ginawa ay hindi sinusubaybayan

Madalas na nangyayari na ang pagpupulong ay lumipas, ang mga desisyon ay ginawa, ang lahat ay nakakaramdam ng kasiyahan at nagkalat sa kanilang mga lugar ng trabaho upang harapin ang mga kasalukuyang gawain. Kahit papaano ay nakakalimutan ng lahat ang mga desisyong ginawa.

Ang pinakamadaling paraan upang makamit ang mas mataas na kakayahang pamahalaan (iyon ay, isang pagtaas sa porsyento ng pagpapatupad ng mga desisyong ginawa) ay ang pagpapakilala ng isang paraan ng kontrol sa mga tagubilin, at ilatag ang pamamaraan para sa pag-uulat ng mga tagubilin sa iskedyul ng pagpupulong. Kung ang isang takdang-aralin ay ibinigay sa isang pulong, dapat malaman ng tagapalabas na ang pagpapatupad ay susuriin sa takdang oras at kailangan niyang mag-ulat sa lahat.

Gayundin, ang dahilan para sa hindi pagtupad sa utos ay ang kakulangan ng isang deadline at, na nangyayari rin, ang tagapagpatupad. Karaniwan, ang mga naturang tagubilin ay ang mga sumusunod: "Kailangan na gumawa ng isang sanggunian sa dinamika ng mga benta." Sinong may kailangan? Kailan? Dahil dito, lahat ay may karapatang isipin na ang gawain ay hindi ibinigay sa kanya.

- Nagsisimula ang pagpupulong sa maling oras

Kung ang pinuno ay naghihintay para sa lahat na magsama-sama, at pagkatapos lamang na simulan ang pulong, ito ay napakabilis na nawalan ng loob sa buong koponan. Parami nang parami ang mga pagkaantala at kung minsan ay dumating sa punto na kailangan mong tumawag ng mga empleyado at imbitahan ang lahat nang personal. Ang problema ay nalutas nang simple. Sa sandaling kailangan mong ipaalam sa mga kawani na ngayon ay hindi na sila maghihintay ng sinuman, at ang pagiging huli ay ituturing na isang paglabag sa disiplina. Pagkatapos nito, dapat mong mahigpit na sumunod sa nakasaad na prinsipyo. Bukod dito, mahalaga na walang mga eksepsiyon para sa sinuman, kahit na ito ay isang nangungunang empleyado o siya ang dapat na unang magsalita. Kapag naiintindihan ng mga empleyado na ang mga intensyon ng pinuno ay matatag, unti-unting hihinto ang pagkahuli.

Pag-uulat (wrap-up) na mga pagpupulong.

Mga layunin at nilalaman ng pag-uulat na pulong:

1. Pagbubuod (kabilang ang mga resulta sa pananalapi ng mga aktibidad) ng trabaho ng kumpanya para sa isang tiyak na panahon (buwan, quarter, taon).
2. Pagdinig ng mga ulat mula sa mga tagapamahala sa gawaing isinagawa.
3. Pagtatakda ng mga gawain para sa isang bagong panahon.
4. Pag-apruba ng mga plano sa trabaho.

Tagal at dalas: Inirerekomenda na magdaos ng mga ganitong pagpupulong sa simula ng bawat panahon ng pag-uulat (isang beses sa isang buwan o quarterly) na may kabuuang tagal na 1.5-2.5 na oras. Maipapayo na magdaos ng dalawang pagpupulong sa pagtatapos - isa sa mga ulat, ang isa sa mga plano.

Alerto:

Inaabisuhan ng kalihim ang mga kalahok tungkol sa petsa, oras, tagal at agenda ng pagpupulong isang linggo nang maaga, kinokolekta mula sa mga kalahok ang mga dokumentong kailangang iharap sa pulong at, kung kinakailangan, ipadala ang mga ito sa ibang mga kalahok. Ang mga papel sa pag-aaral ay dapat maabot ang mga kalahok nang hindi lalampas sa 1 araw bago ang pulong.

Paano maghanda para sa pagtatapos ng pulong. Bilang paghahanda para sa pulong, ang facilitator ay gumuhit ng isang plano at agenda. Kinakailangan nang maaga (sa mga pagpupulong sa pagpapatakbo) upang masubaybayan ang proseso ng paghahanda para sa mga huling pagpupulong, upang makakuha at pag-aralan nang maaga ang mga tagapagpahiwatig ng pananalapi. Mahalaga rin na maghanda para sa pagtatakda ng mga bagong layunin para sa susunod na yugto.

Ang mga pinuno ng mga departamento ay dapat maghanda ng mga ulat at draft ng mga plano para sa pulong.

Pagkatapos ng pagpupulong mahalagang gumawa ng mga pagsasaayos sa mga ulat at plano, sumang-ayon at aprubahan ang mga plano, magpadala ng mga inaprubahang dokumento sa lahat ng kalahok.

Mga karaniwang pagkakamali

- Walang mga plano at ulat sa organisasyon sa prinsipyo.

Maraming mga tagapamahala ang naniniwala na ang mga plano at ulat ay mga simulain ng nakaraan, hindi nila alam kung paano gamitin ang tool na ito, hindi lamang para sa pagtatakda ng mga layunin at pagtatasa ng mga resulta na nakuha, kundi pati na rin para sa pagganyak sa mga kawani.

- Ang mga tagapamahala ay nag-uulat sa gawaing ginawa, ngunit ang mga plano ay hindi tinatalakay sa mga pagpupulong.

Sa kasong ito, nakikitungo kami sa isang tipikal na halimbawa ng reaktibong kontrol. Pagkatapos ng isang bagay ay may isang reaksyon. Malinaw na sa kasong ito mahirap pag-usapan ang tungkol sa pamamahala. Ang mga empleyado ang magpapasya para sa kanilang sarili kung ano ang gagawin, at sinusuri lamang ng manager kung ano ang nangyari. Natural, hindi siya palaging masaya sa resulta.

- Ang mga ulat at plano ay inihanda sa isang libreng form, mahirap ihambing at pagsamahin ang mga ito sa isang solong dokumento.

Mahirap ang pagtatasa ng mga ulat dahil iba't ibang sukatan ang ginagamit. Nagbibigay-daan ito sa mga empleyado na gamitin ang mga sukatan na makikinabang sa kanila at mag-ulat nang maayos. Ang tagapamahala ay madalas na naliligaw at hindi sapat na masuri ang gawaing ginawa.

Mga pulong sa pag-unlad

Mga layunin at nilalaman ng mga pulong sa pag-unlad:

1. Kilalanin at talakayin ang mga mahahalagang isyu.
2. Bumuo ng mga posibleng solusyon sa mga problema.
3. Talakayin ang mga paraan ng posibleng pag-unlad ng organisasyon (mga layunin, diskarte).
4. Talakayin ang iba pang mga isyu sa estratehikong pamamahala.

Tagal ng mga ganitong pagpupulong depende sa isyung tinatalakay at tumatagal, bilang panuntunan, mula 1 hanggang 3 oras. Dalas - kung kinakailangan, ngunit hindi bababa sa 2 beses sa isang taon.

Alerto:

Isang linggo nang maaga, aabisuhan ng kalihim ang mga kalahok ng petsa, oras, tagal at agenda ng pulong. Kinokolekta ng kalihim mula sa mga kalahok ang mga dokumentong kailangang iharap sa pulong at ipapadala ito sa ibang mga kalahok kung kinakailangan. Ang mga dokumento para sa pag-aaral ay dapat makarating sa mga kalahok nang hindi lalampas sa 2-3 araw bago ang pulong.

Paghahanda para sa isang pulong sa pag-unlad dapat sapat na seryoso. Ang pangunahing bagay ay upang matukoy kung anong resulta ang dapat makuha mula sa talakayan, upang malinaw na baybayin ang mga layunin ng pulong. Susunod, pumili ng sapat na mga pamamaraan para sa paglutas ng mga nakatalagang gawain. Maaari kang mag-imbita ng isang pinuno ng pangkat upang ayusin ang pulong. Ang mga analytical na pagsusuri, mga talahanayan, mga tsart ay inihanda lalo na para sa mga naturang pagpupulong, kapwa sa mga panloob na tagapagpahiwatig at sa pag-unlad ng merkado.

Mga aksyon pagkatapos ng pagpupulong:

Ang lahat ng nabuo sa panahon ng pulong ay dapat na itala at ibuod pagkatapos ng pulong para magamit sa paggawa ng mga desisyon. Pagkatapos nito, ipadala ang mga naaprubahang dokumento sa lahat ng kalahok.

Mga karaniwang pagkakamali

Kadalasan, ang mga pagpupulong sa pag-unlad ay hindi gaanong handa, ang mga kalahok ay walang kinakailangang impormasyon at kaalaman sa pamamahala, at hindi nauunawaan ang kakanyahan ng estratehikong pamamahala. Kung ang ilang mga naturang pagpupulong ay hindi humahantong sa mga konkretong resulta, ang mga tagapamahala ay may posibilidad na tanggihan ang mga ito at gumawa ng mga madiskarteng desisyon nang mag-isa o kasama ang 1-2 taong katulad ng pag-iisip.

Problemadong pagpupulong

Mga layunin at nilalaman ng mga may problemang pagpupulong:

1. Gumawa ng desisyon sa isang lokal na isyu.
2. Talakayin ang sitwasyon.
3. Magsagawa ng brainstorming session, mangolekta ng mga panukala sa anumang isyu.

Tagal at dalas. Ang mga pagpupulong ng problema ay tumatagal mula 30 minuto hanggang isang oras at gaganapin kung kinakailangan.

Alerto:

Inaabisuhan ng kalihim ang mga kalahok tungkol sa petsa, oras at isyu na tinatalakay 1-2 araw bago ang pulong. Inihahanda ng kalihim ang mga kinakailangang dokumento sa ngalan ng pinuno.

Paghahanda. Paghahanda para sa pulong, ang facilitator ay gumuhit ng isang plano sa pagpupulong at pumili ng isang form (talakayan, brainstorming, pangkatang panayam, pagsagot sa mga talatanungan, pagtatanghal).

Inihahanda ng mga kalahok sa pulong ang kanilang mga ideya at mungkahi sa paksa ng pulong.

Mga aksyon pagkatapos ng pagpupulong:

Mga karaniwang pagkakamali

Ang mga pagpupulong ng problema ay bihirang ginagamit, bagaman mayroon silang magandang potensyal hindi lamang bilang isang tool para sa paglutas ng isang partikular na problema, ngunit para sa pagtaas ng pagkakaisa ng grupo at pagbuo ng isang solong konseptong larangan.

Ngayon ay bumaling tayo sa mga hamon na kinakaharap ng karamihan sa mga katamtamang laki ng kumpanya. Tingnan natin ang mga ito ayon sa alam na natin tungkol sa mga pagpupulong at magpasya kung aling mga pagpupulong ang makakatulong sa atin na magtrabaho sa isang partikular na isyu. Kaya, ang mga pangunahing problema ay maaaring inilarawan bilang "nepotismo", krisis sa paglago at pagwawalang-kilos.

"Nepotismo" katangian ng mga kumpanya sa yugto ng kanilang pagsisimula at nagpapakita ng sarili sa malapit na relasyon sa pagitan ng mga miyembro ng koponan. Halos lahat ng desisyon ay ginawa sa labas ng relasyon sa trabaho. Ang "mga pagpupulong" ay kusang bumangon at nasa likas na katangian ng magiliw na komunikasyon at talakayan ng mga umuusbong na isyu sa isang tasa ng tsaa, at sa kaso ng paglutas ng mga isyu sa pagpapatakbo ay nabawasan sa "mga pulong" sa koridor. Ang kinahinatnan nito ay ang pagkawala ng kontrol sa mga proseso at mababang antas ng responsibilidad ( "Napag-usapan na natin ito" ...« Sumang-ayon ako sa kanya, at siya…»… atbp.). Ano ang mga bahagi ng isang sistema ng pagpupulong sa yugtong ito? Dahil sa mga nabanggit, kinakailangan na magtatag ng mga regular na pagpupulong sa pagpapatakbo na may pag-aayos ng mga petsa na responsable para sa ilang mga order. Kung mayroon kang malapit na koponan, ang mga pagpupulong ng problema ay magiging kapaki-pakinabang upang malutas ang mga kumplikadong problema na kinakaharap ng isang bagong negosyo. At siyempre, hindi maaaring balewalain ng isa ang mga pagpupulong sa pag-unlad, na sa yugtong ito ay maaaring gaganapin nang mas madalas kaysa karaniwan, halimbawa, isang beses sa isang quarter.

Mabilis na umuunlad, ang mga kumpanya ay nawawalan ng mga umiiral na ugnayan, walang oras upang umangkop sa mga bagong kundisyon, at nahaharap sa krisis sa paglago... Ang isang krisis sa paglago ay nagpapakita ng sarili kapag ang ratio ng mga "oldies" sa mga bagong empleyado ay naging humigit-kumulang pantay. Ang kinahinatnan nito ay ang pagguho ng kultura ng korporasyon at hindi pagkakasundo sa interaksyon ng mga departamento. Ang mga pagpupulong ay may likas na pagpapatakbo lamang, walang mga paliwanag at impormasyong pag-andar. Sa yugtong ito, mahalagang magdaos ng mga pagpupulong ng problema. Ang isang nakabalangkas na talakayan, pagpapalitan ng karanasan ay makakatulong sa mga bagong empleyado na mabilis na makakuha ng bilis, matutunan ang ilang mga patakaran at regulasyon na pinagtibay sa kumpanya, at (at ito ay hindi gaanong makabuluhan) upang patunayan ang kanilang sarili.

Ang karagdagang pag-unlad ay maaaring humantong sa pagwawalang-kilos, ang estado ng pagwawalang-kilos na kadalasang nararanasan ng kompanya sa yugto ng "burukratisasyon". Sa ganitong mga kumpanya, ang mga pagpupulong ay gaganapin nang sistematikong, ngunit hindi nagbibigay ng nais na resulta. Bakit? Para sa malinaw at kinokontrol na mga aksyon, hindi na nakikita ng kumpanya ang mga prospect ng pag-unlad. Ang mga panukala para sa pagpapabuti ng mga aktibidad, isang malikhaing diskarte sa paglutas ng mga problema sa produksyon ay madalas na "pinapatay", dahil nilalabag nila ang karaniwan, nakagawiang kaayusan. Sa ganoong sitwasyon, ang mga pagpupulong ay maaaring kumilos bilang isang tool upang labanan ang pagwawalang-kilos at pagwawalang-kilos. Ito ay nagkakahalaga ng pag-imbita ng iba't ibang mga espesyalista (teknolohiya ng impormasyon, mga proseso ng negosyo, pag-optimize ng produksyon) sa kanila, na magagawang tingnan ang sitwasyon mula sa isang bagong anggulo; gumamit ng mga bagong diskarte (halimbawa, ayusin ang mga regular na retreat sa diskarte o mga grupo sa paglutas ng problema), mag-imbita ng mga tagapagsanay - mga moderator. Ang paghahanap para sa mga solusyon na maaaring ilipat ang kumpanya mula sa lupa, bigyan ito ng isang bagong hininga, ang pagkakataon na lumipat sa isang qualitatively bagong antas ay dapat na dumating sa unahan.

Kapag bumubuo ng isang sistema ng mga pagpupulong, ang unang bagay na dapat gawin ay tukuyin ang mga layunin ng sistema at, batay sa mga layuning ito, matukoy kung gaano karami at anong mga pagpupulong ang dapat idaos sa kumpanya at kung paano sila magkakaugnay.

Ang layunin ng sistema ng pagpupulong ay tinutukoy ng bawat organisasyon depende sa mga layunin at layunin ng kumpanya. Sa kabila ng katotohanan na ang mga layunin ng mga pagpupulong ay medyo pamantayan, ang bawat kumpanya ay may sariling mga priyoridad sa ngayon, at naaayon ang mga layunin ng mga pagpupulong ay naiiba. Halimbawa, sa yugto ng pagsisimula ng isang kumpanya, ang mga pangunahing layunin ng sistema ng pagpupulong ay upang bumuo ng isang diskarte sa pag-unlad at pagbuo ng koponan, rallying. Habang sa panahon ng pagpapatupad ng mga pagbabago, ang pangunahing diin ay ang pagpapakalat ng impormasyon sa loob ng kumpanya at outreach.

Bilang karagdagan, kapag nagtatayo ng isang sistema ng pagpupulong, kinakailangang isaalang-alang ang mga detalye ng bawat antas ng pamamahala. Sa gitna ng mga pagpupulong sa pinakamataas na antas ("Lupon ng mga Direktor") ay ang pagbuo at pagsasaayos ng mga madiskarteng desisyon at kontrol sa kanilang pagpapatupad. Habang ang mga layunin ng mga pagpupulong sa mga tagapamahala ng departamento ay pangunahing isalin ang mga desisyong ito, upang aprubahan ang mga gawain sa pagpapatakbo. Sa antas ng departamento, ang mga pagpupulong ay may likas na oryentasyon, karamihan sa mga isyu ay nareresolba kaagad. Narito ito ay mahalaga upang mangolekta ng impormasyon "mula sa mga patlang", upang ipahayag ang mga resulta ng trabaho, upang makalkula ang mga tiyak na aksyon.

Ang mga elemento ng sistema ng pagpupulong (ang pulong mismo) ay naiiba sa komposisyon ng mga kalahok, ang mga gawain na dapat lutasin, ang dalas, pag-aayos ng mga resulta, atbp. Ang kinakailangang uri ay tinutukoy batay sa mga layunin ng system at mga partikular na gawain para sa grupong ito ng mga pagpupulong. Halimbawa, ang mga pang-araw-araw na pagpupulong sa pagpaplano sa mga departamento ay nagsasangkot ng pagkakaroon ng lahat ng empleyado ng departamento, kontrol ayon sa isang karaniwang anyo ng mga pangunahing tagapagpahiwatig at naglalayong lutasin ang mga problema sa pagpapatakbo. At, halimbawa, para sa departamento ng pananalapi, ang pagpapaandar ng impormasyon ay napakahalaga, i.e. saklaw ng mga bagong batas na pambatasan, talakayan at pagpapalitan ng impormasyon sa mga umuusbong na isyu. Ang ganitong mga pagpupulong ay nangangailangan ng paunang paghahanda ng mga dokumento at katotohanan.

Susunod, kailangan mong matukoy kung aling mga pagpupulong ang magkakaugnay, kung paano ito nakakaapekto sa isa't isa. Halimbawa, ang mga lingguhang pagpupulong ng departamento ay dapat na isagawa sa ibang pagkakataon (sa oras) sa mga pagpupulong sa pagpapatakbo kasama ang unang tao upang mabilis na maipalaganap ng mga pinuno ng departamento ang impormasyong natanggap.

Kung ang isang kumpanya ay nakabuo na ng isang tiyak na sistema ng mga pagpupulong, pagkatapos ay upang mapabuti ang kahusayan nito ay kinakailangan na pana-panahon (halimbawa, isang beses bawat dalawang taon) i-audit ito, kilalanin at alisin ang mga bottleneck. Maaaring mawalan ng kaugnayan ang ilang mga pagpupulong at makatuwirang tanggihan ang mga ito, maaaring kailanganin ng iba na baguhin ang format o dalas ng pagdaraos. Mahalaga rin na suriin ang komposisyon ng mga kalahok sa pulong, dahil ang anumang kumpanya ay sumasailalim sa mga pagbabago sa istruktura sa paglipas ng panahon.

Ang mga unang pagpupulong sa ilalim ng bagong pamamaraan ay dapat na subaybayan at suriin ayon sa sumusunod na pamantayan:

• Mga pangunahing tuntunin (lahat ba ng miyembro ng grupo ay sinusunod)
• Protocol (kanino at paano ito isinasagawa)
• Pakikilahok (lahat ng kalahok ay isinama sa proseso ng talakayan)
• Parameter ng oras (kung ang mga kalahok ay sumunod sa mga pangkalahatang time frame at regulasyon, kung paano nareresolba ang mga isyu na nangangailangan ng karagdagang pagsasaalang-alang).
• Mga sitwasyon ng salungatan at pagsunod sa etika sa negosyo (hanggang saan ang mga ito ay ipinapakita sa proseso ng talakayan, kung paano sila naresolba.)

Pagkatapos suriin ang mga unang pagpupulong, maaaring kailanganin na gumawa ng mga pagsasaayos at pagdaragdag. Madalas itong nauugnay sa mga detalye ng gawain ng mga kalahok sa pulong. Halimbawa, sales staff, mga taong magaling magsalita at marami. Minsan, sa likod ng magagandang salita, halos imposibleng matukoy ang tunay na mga aksyon. Samakatuwid, mahalagang ilapit ang mga ito sa mga katotohanan at istatistika hangga't maaari. Sa kabilang banda, ang mga empleyado ng produksyon, sa kabilang banda, ay madalas na pumupunta sa mga tiyak na gawain, kung minsan ay kailangan nilang ilipat sa pagtalakay sa mga prospect ng pag-unlad at mga madiskarteng gawain. Para sa pagsusuri ng mga pagpupulong, nag-aalok kami sa iyo ng isang tiyak na form (Appendix).

Ang mga dokumentadong resulta ng pulong ay nagsisilbing mapagkukunan ng pagsusuri ng gawain ng sistema ng pagpupulong at ng kumpanya sa kabuuan. Maaari mong subaybayan ang pagiging epektibo ng mga sumusunod na punto:

• Mga desisyong ginawa (konkreto ng pagtatanghal, hindi malabo na pagbabalangkas, kawalan ng mga desisyon na nagdodoble sa naaprubahan nang mga pamantayan ng organisasyon)
• Mga deadline at pagsunod
• Pagsasagawa ng disiplina

Sa wakas, nais kong ituon ang iyong pansin sa ilang kawili-wiling paraan ng pagsasagawa ng mga pagpupulong.

Halimbawa, sa Estados Unidos, ang isang paraan ng pagtaas ng kahusayan ng mga pagpupulong ay isinasagawa, na binubuo sa katotohanan na ang isang seryosong tao ay dumarating sa pulong sa isang business suit na may isang portpolyo. Umupo siya sa isa sa mga bakanteng upuan at ... wala nang nagawa o nagsalita. Walang nagpapakilala sa kanya o nagpapaliwanag ng sitwasyon. Para sa ilang oras, ang iba ay tahimik din, umaasang marinig ang karaniwang mga talumpati tungkol sa mga prospect. Bilang isang resulta, pagkatapos ng isang tiyak na panahon, ang mga empleyado mismo ang nagsasagawa ng inisyatiba at nagsimulang talakayin ang kanilang mga pagpindot sa mga isyu, ngunit ang pagkakaroon ng tulad ng isang mahalaga at misteryosong tao ay nagpapakilos sa kanila at nagtatakda ng isang mahigpit, opisyal na tono. Sa aming mga kondisyon, maaari mong italaga ang taong naroroon, halimbawa, isang panlabas na consultant at tawagan ang madla upang talakayin ang mga nakaplanong isyu. Ang epekto ay karaniwang eksaktong pareho.

Ang pamamaraan ng Japanese sa paggawa ng desisyon na "Ringese" ay ang dokumento ay hindi pinagtibay hanggang ang lahat ng mga departamento at empleyado na kahit papaano ay konektado dito ay nagpahayag ng kanilang opinyon. Ito ay nagpapahintulot sa iyo na isaalang-alang ang lahat ng posibleng mga kadahilanan, pagkatapos na ito ay pinagtibay bilang isang konstitusyon at hindi na susugan. Ito ay umaangkop sa mga kultural na tradisyon ng bansa, kabilang ang kultura ng pamamahala. Sa konteksto ng pag-unlad ng negosyo sa ating bansa, ang pamamaraang ito ay bahagyang ipinatupad bilang bahagi ng mga aktibidad sa pagpapaunlad ng organisasyon. Halimbawa, kapag nilulutas ang problema sa pag-optimize ng mga proseso ng negosyo, ang mga empleyado ng lahat ng mga departamentong nakikilahok sa isang proseso ng negosyo ay maaaring kolektahin. Kung ito ay mga benta, kung gayon ang listahan ng mga kalahok ay maaaring ang mga sumusunod: Punong tagapamahala, commercial director, sales department, accounting department, warehouse workers. Ang buong proseso ng pagbebenta ay tinatalakay at napagkasunduan hanggang sa pinakamaliit na detalye. Sino, aling departamento, at kung magkano ang responsable para dito o sa elementong iyon ng proseso ng negosyo. Sino, kailan, kanino, at sa anong anyo ang nagbibigay ng mga tagubilin, mga utos. Anong mga dokumento at sa anong anyo ang dapat iguhit. Sa proseso ng naturang gawain, ang mga pangunahing kontradiksyon sa pagitan ng mga departamento ay nalutas, at ang pangwakas na desisyon ay ginawa kung paano ito o ang prosesong iyon ay binuo. Naturally, sa paglipas ng panahon, na may pagbabago sa panloob na istraktura ng kumpanya, ang mga pagbabago ay maaaring gawin sa teknolohiya ng aktibidad, ngunit hanggang doon ang napagkasunduang proseso ng negosyo ay nananatiling hindi nagbabago at iginagalang ng lahat ng mga kalahok.

Mga pagpupulong - pagmumuni-muni: paglulubog sa isang tiyak na emosyonal na estado kung saan iniisip ng mga kalahok, halimbawa, ang mga larawan ng hinaharap ng kumpanya o ang reverse na proseso, kapag ang mga kalahok mula sa isang natupad na magandang hinaharap ay tumingin sa kasalukuyan - ito ay isa pang hindi pamantayang diskarte. Ang ganitong magkasanib na mga kaganapan ay magkakaisa sa koponan, ang mga empleyado ay may mga karaniwang karanasan. Ang kakaiba ng pamamaraang ito ay ang kakayahang makita ang organisasyon mula sa isang bagong punto ng view, upang lumampas sa karaniwang pang-unawa. Ang pamamaraang ito ay angkop para sa mga pagpupulong ng problema at mga pulong sa pag-unlad. Ito ay ginagawa ng mga consultant sa mga seminar sa pagpapaunlad ng organisasyon kapag bumubuo ng isang pananaw para sa hinaharap at isang misyon ng kumpanya.

Ang isa pang diskarte sa pagdaraos ng mga pagpupulong ay napakahigpit na regulasyon at ang pagpapakilala ng mga patakaran na hindi dapat labagin sa anumang pagkakataon. Halimbawa, ang bawat kalahok ay binibigyan ng eksaktong tatlong minuto, kung saan dapat niyang iulat ang mga resulta ng gawain ng kanyang yunit para sa linggo. Bukod dito, hindi ito limitado sa anumang paraan sa mga pondo. Maaari siyang dumating na may mga naka-print na blangko, maaari siyang gumuhit sa pisara, maaari niyang ipamahagi ang mga talahanayan sa mga kalahok. Ang pangunahing bagay ay panatilihin sa loob ng tatlong minuto. O isang panuntunan ay ipinakilala na sa bawat pagpupulong, ang bawat kalahok ay obligadong gumawa ng 3 panukala para sa pagpapabuti ng trabaho ng kumpanya. O iulat ang 3 sa iyong mga tagumpay sa nakaraang linggo. Minsan ang mga pagpupulong ay ginaganap nang nakatayo sa isang silid na walang upuan. Matapos makabisado ng mga kalahok ang alinman sa mga pamamaraang ito ng pagdaraos ng mga pagpupulong, nagsisimula siyang magkaroon ng malakas na epekto sa pagpapakilos sa kanila, nagpapasigla sa kanila.

Kaya, sinuri namin ang mga praktikal na tool para sa pagbuo ng isang epektibong sistema ng pagpupulong, isinasaalang-alang ang mga detalye ng mga medium-sized na negosyo, at nagbigay ng ilang mga kagiliw-giliw na halimbawa ng pagdaraos ng mga pagpupulong mula sa dayuhang karanasan. Natitiyak namin na ngayon, kung paparating ka sa pagbuo ng isang sistema ng pagpupulong na may umiiral na kaalaman at pagkamalikhain, magagawa mong lumikha ng iyong sariling mga pamamaraan upang mapabuti ang kahusayan ng mismong sistema ng pagpupulong at ng negosyo ng iyong kumpanya sa kabuuan.

Aplikasyon

Order control form

batay sa mga resulta ng operational meeting "___" ___________200_

	Kaganapan	Termino	Responsable	Tinatayang
Pangkalahatang isyu
Mga ulat sa kasalukuyang gawain ng bawat direksyon, pagsusuri
1.
2.
Pag-unlad ng organisasyon (mga pagbabago, panukala, atbp.)

Maaaring pumili ng mga seksyon sa checklist, depende sa pangangailangang kontrolin ang ilang partikular na isyu at depende sa mga detalye ng organisasyon.

Kung ang gawain ay hindi nakumpleto, pagkatapos ay isang tala ay ginawa tungkol sa pagpapaliban ng deadline o tungkol sa mga parusa. Kapag nagbubuod ng mga resulta ng panahon, maaari itong maging kapaki-pakinabang upang pag-aralan kung sino ang madalas na hindi nakamit ang mga deadline o hindi nakayanan ang gawain sa kamay. Minsan, batay sa naturang data, maaaring hatulan ng isa ang tungkol sa hindi pagiging angkop ng propesyonal - ang parehong mga gawain at ang kalidad at tiyempo ng kanilang pagpapatupad ay naitala. Gayundin, ang pagsusuri ng mga form na ito ay nagpapahintulot sa amin na gumawa ng mga konklusyon tungkol sa workload ng mga empleyado, marahil ang isang tao ay hindi nakayanan ang mga gawain dahil sa ang katunayan na sila ay labis na kargado at pisikal na walang oras, habang ang ibang tao ay kalahati lamang ang na-load.

Aplikasyon

Pagsusuri sa pagiging epektibo ng pulong

Parameter		marka		marka
Paghahanda sa pagpupulong
Ang mga layunin ng pulong ay tinukoy, ang inaasahang resulta ay tiyak
Binuo ang agenda
Ang lahat ng mga kalahok ay alam ang tungkol sa pulong at ang agenda	Oo, nasa oras		Oo, ngunit hindi sa oras, walang oras na natitira para sa paghahanda Oo, ngunit hindi eksakto
Ang pakikilahok ng lahat ng mga imbitado ay kinakailangan			Hindi, may ballast Oo, ngunit hindi lahat ng nangangailangan ay iniimbitahan
Ang anyo ng pulong (impormasyon, consultative, para sa paggawa ng desisyon), kung ang anyo ng pulong ay tumutugma sa itinakdang layunin
Tama ang petsa at oras
Ang silid ay maginhawa para sa isang pulong
Nagsasagawa ng pagpupulong
Oras ng umpisa			Sa pagkaantala
Mayroon bang anumang mga pagkaantala
Ano ang naging reaksyon sa kanila	Walang nagpapansinan		Nagambala ang mga kalahok
Parameter	Positibong estado ng parameter	marka	Negatibong estado ng parameter	marka
Pagsisimula ng pagpupulong	Nagsimula sa isang pagbati at pagtukoy ng layunin at agenda		Nagsimula kami kaagad sa paglutas ng mga tanong
Mayroon bang layunin, isang malinaw na pahayag kung ano ang kailangang lutasin	Oo, ang layunin ng pagpupulong ay malinaw na nakasaad		Hindi, hindi tinukoy ang layunin
Mayroon bang tinukoy na oras upang magkita	Oo, malinaw na tinukoy ang mga oras ng pagtatrabaho		Hindi, nakaupo sila hanggang sa malutas nila ang lahat ng mga isyu
Nagkita ba kayo sa oras na ito o walang nakakaalam kung kailan matatapos ang pagpupulong	Oo, gumugol ng maraming oras gaya ng nakaplano		Hindi, gumugol ng mas maraming oras kaysa sa binalak
Mayroon bang malinaw na plano para sa pulong
Ibinalita ba siya
Mayroon bang magkatulad na mga talakayan, mga pagkagambala
Narinig ba ang lahat ng pananaw			Hindi, hindi nila binigyang pansin ang mga kawili-wiling ideya
Mayroon bang maikling buod sa kabuuan, na nagbuod ng mga resulta	Oo, buod ng chairman ang mga resulta		Hindi, walang nag-summed up ng mga resulta
Kung ang nilalaman ng pulong ay nakuhanan
Nilinaw mo na ba ang mga salita na kailangang itala			Hindi, ang sekretarya ay bumalangkas sa kanyang sariling pagpapasya
Nagawa na ba ang pinal na desisyon, naunawaan ba ito ng lahat	Oo, nilinaw ng chairman ang tamang pag-unawa		Hindi, hindi nila tinukoy kung naunawaan nila nang tama ang lahat o hindi.

Parameter	Positibong estado ng parameter	marka	Negatibong estado ng parameter	marka
Hinihikayat ba ang aktibidad	Oo, lahat ng mga mungkahi ay positibong natanggap		Hindi, ang mga panukala ay hindi pinakinggan, sila ay pinupuna sa mabilisang
Nakasentro ba ang talakayan sa tanong na ibinigay, mayroon bang maraming mga paglihis	Walang mga paglihis		Patuloy na lumilihis sa mga tanong na ibinibigay
Nakinig bang mabuti ang lahat, naabala ba sila			Hindi, madalas nakakagambala
Atmosphere, mood, setting	Negosyo, masigla, nakatuon sa resulta		Hindi gumagana
Interes ng mga kalahok	Interesado sa paglutas ng mga nakatalagang gawain		Hindi interesado sa mga nangyayari, abala sa kanilang sariling mga gawain
Gawain pagkatapos ng pagpupulong
Naproseso ba ang protocol, ang mga naipong resulta ng mga talakayan
Naipadala na ba ang mga kinakailangang dokumento			Oo, ngunit hindi sa lahat ng kalahok Oo, ngunit sa maling panahon
Sinuri ng facilitator ang pulong at gumawa ng mga konklusyon

Ang pinakamahalagang gawain ng isang tagapamahala sa isang krisis ay ang epektibong pamamahala sa pagbabago: pagsisimula, pagpapatupad at pagkumpleto ng proseso ng pagbabago. Upang matagumpay na makahanap ng mga solusyon sa mga problema, ang tagapamahala ay kailangang mahusay na magsagawa ng mga pagpupulong, na nagpapanatili ng isang mataas na antas ng personal na paglahok ng bawat kalahok.

Kahit na sa isang sitwasyon ng "bumabagsak" na mga merkado at isang pagbawas sa kapangyarihan ng pagbili ng populasyon, maraming mga domestic na negosyo ang nakapag-alok sa mga mamimili ng mga bagong produkto at serbisyo - mas murang mga analogue ng mga modelo ng Kanluran na hindi mas mababa sa kanila sa kalidad. Pinapayagan nito hindi lamang upang mapanatili ang mga benta, kundi pati na rin upang madagdagan ang kita at kahit na lumikha ng mga bagong trabaho.

Paano mo nagawang gawin ito? Upang mabuhay at lumago sa panahon ng krisis, ang mga negosyong ito ay nakapagsagawa ng isang malaking reorganisasyon, na nagtagumpay sa hindi maiiwasang paglaban ng mga manggagawa. Hanapin mabisang paraan Dahil sa mga kahirapan, dapat gamitin ng pinuno ang malikhaing potensyal ng management team at ng buong team, magpasimula ng mga pagbabago, magmungkahi ng mga pagpapabuti sa mga proseso ng negosyo, at magsagawa ng mga pagbabago sa organisasyon.

Ang mga pagpupulong (pagpaplano ng mga pulong, briefing, limang minutong pagpupulong) ay isang mahalagang tool sa pamamahala: sa maraming kumpanya, ang pagdalo sa mga ito ay tumatagal ng malaking bahagi ng oras ng mga nangungunang tagapamahala. Kasabay nito, ang mga tagapamahala ay hindi lamang nakikilahok sa mga pagpupulong, ngunit inayos din sila mismo.

Kung ang pulong ay hindi naka-iskedyul nang maaga, ito ay kadalasang isang pag-aaksaya ng oras para sa mga kalahok. Ang walang katapusang at pinakamahalagang walang kwentang pagpupulong ay isang katangiang katangian ng isang "bureaucratic" corporate culture. Sa isang organisasyong may ganitong kultura, ang mga empleyadong may mataas na propesyonalismo at kasanayan sa pamumuno ay madalas na tumatanggi na maging pinuno. Kasabay nito, ang isang napakahalagang motibo para sa hindi pagpayag na maitala sa reserba ng mga tauhan para sa pagsulong sa karera ay ang hindi pagnanais na mag-aksaya ng oras sa ganitong uri ng "mga pagpupulong".

Epektibo Ang pulong ay isang pangkatang gawain kung saan ang pinuno ay:

• tumatanggap ng kinakailangang impormasyon mula sa mga kalahok;
• nagtatakda ng mga layunin at layunin para sa mga subordinates (nagbibigay ng mga gawain);
• nagpapaalam sa mga empleyado tungkol sa mga desisyong ginawa;
• nag-aayos ng collegial decision making.

Upang maging epektibo ang pulong, kinakailangan:

• tukuyin ang layunin / bumalangkas kung anong resulta ang gusto mong makuha;
• matukoy kung alin sa mga empleyado ang dapat makilahok sa pulong;
• ipaalam kaagad sa mga kalahok sa pulong ang tungkol sa agenda;
• tukuyin kung ano ang dapat ihanda ng mga kalahok para sa pulong;
• itatag ang pamantayan kung saan susuriin ang mga iminungkahing solusyon.

Ang kawalan ng yugto ng paghahanda ay humahantong sa katotohanan na:

• ang mga empleyado na hindi naiintindihan ang problema / walang kinakailangang impormasyon ay pumunta sa pulong;
• ang oras para sa talakayan ay tumataas nang malaki;
• Tinatalakay ang mga "kusang" desisyon - ang mga unang pumasok sa isip;
• walang nakitang solusyon sa problema;
• ang desisyon na ginawa ay hindi ipinatupad;
• hindi epektibong mga desisyon sa negosyo ay ginawa;
• ang mga kalahok ay hindi kasama sa magkasanib na gawain.

Sa panahon ng krisis, ang mga tagapamahala ay mas malamang na makaharap sa mga hindi inaasahang sitwasyon at mga kumplikadong problema sa negosyo. Upang makahanap ng mga epektibong solusyon sa mga ganitong kaso, epektibo ang mga pulong ng "problema".

Ang pagpupulong sa problema ay isang pangkatang anyo ng trabaho na tumutulong sa:

• maghanap ng mga paraan upang malampasan ang mga paghihirap / malutas ang mga kumplikadong problema (produksyon, teknikal, pananalapi, atbp.);
• isaalang-alang ang mga prospect para sa pag-unlad ng organisasyon;
• talakayin ang mga makabagong proyekto, atbp.

Ang resulta ng gawain ng grupo ay dapat na ang pagpapatibay ng isang collegial na desisyon. Ang mga tampok ng isang pagpupulong ng problema ay kinabibilangan ng:

1) kakulangan ng mga handa na algorithm para sa paglutas ng mga problema;
2) aktibong pakikilahok ng lahat ng kalahok sa proseso ng pagbabago;
3) bilang panuntunan, mahigpit na mga limitasyon sa oras.

Upang mapataas ang antas ng pakikilahok ng mga kalahok sa proseso ng talakayan, maghanap ng mga opsyon at paggawa ng desisyon, ang pinuno ay maaaring:

• tukuyin ang nais na mga tungkulin 1 sa pangkat at piliin ang mga kalahok na maaaring tumupad sa kanila;
• flexible na baguhin ang mga anyo ng trabaho (mga talakayan ng grupo, ipahayag ng mga kalahok ang kanilang mga opinyon sa isyung tinatalakay, magtrabaho sa mga micro group);
• linawin ang mga posisyon ng mga kalahok sa talakayan, itala ang mga konklusyon, "i-visualize" ang proseso ng talakayan (gumamit ng mga diagram, diagram, mga graph, atbp.), ibuod ang mga resulta ng talakayan;
• pag-isahin ang mga kalahok sa mga microgroup, upang ang bawat grupo ay magtrabaho sa isa sa mga punto ng plano ng pagpupulong at ipakita ang mga resulta nito;
• magpakilala ng elemento ng kumpetisyon: mag-imbita ng ilang microgroups na bumuo ng mga alternatibong solusyon/scenario, at pagkatapos ay talakayin ang mga ito nang magkasama, atbp.

Sa naghahanda Bumuo ng paksa ng pulong, gumawa maikling pagsusuri sitwasyon, ilarawan ang kakanyahan ng problema. Tukuyin ang layunin ng pagpupulong. Bumuo ng inaasahang resulta at pamantayan para sa paggawa ng desisyon. Ilista ang mga kalahok sa pulong. Tukuyin ang lugar at oras ng pagdaraos nito, sumang-ayon sa oras kasama ang mga kalahok. Iguhit ang mga tuntunin ng pulong (agenda at timeframe). Napapanahong ipaalam sa mga kalahok ang tungkol sa pagpupulong (kapag naghahanda ng liham ng impormasyon, ang espesyal na pansin ay dapat bayaran sa paglalarawan ng mga indibidwal na gawain para sa mga kalahok). Sa panahon ng hawak ng pulong, ang pinuno ay dapat: Dumikit sa agenda. Makinig sa bawat kalahok - alinsunod sa mga regulasyon. Ayusin ang proseso ng talakayan. Subaybayan ang pagsunod sa mga regulasyon. Talakayin ang bawat isa sa mga iminungkahing opsyon. Gumawa ng pangwakas na desisyon (bumalangkas ang huling bersyon). Mag-isyu ng gawain sa bawat kalahok at magbalangkas ng time frame para sa pagsubaybay sa kanilang pagpapatupad.

Ang pag-aayos ng gawain ng isang pangkat ng mga subordinates sa panahon ng pagpupulong ng problema ay isang malikhain, ngunit mahirap na gawain. Mga karaniwang pagkakamali ng nagsisimula:

• labis na paglahok sa gawain ng grupo (ang pinuno ay dinadala sa proseso ng talakayan at paghahanap ng mga bagong ideya, nalilimutan ang tungkol sa pangangailangan na pamahalaan ang proseso);
• kakulangan ng paghahanda;
• hindi nababaluktot na pagsunod sa isang naunang iginuhit na plano (ang proseso ng talakayan ay hindi inaayos na isinasaalang-alang ang bagong data, mga bagong ideya, atbp.);
• hindi sapat na pagkakaiba-iba sa pagpili ng mga kalahok sa pagpupulong;
• pagkawala ng kontrol (sa emosyonal na kalagayan ng mga kalahok sa pulong, sa paglipas ng panahon, proseso ng talakayan, atbp.).

Upang epektibong magsagawa ng mga pagpupulong ng problema, ang pinuno ay kailangang bumuo ng mga sumusunod na kakayahan at kasanayan:

• ang kakayahang itala at mailarawan ang materyal ng mga talakayan ng grupo sa anyo ng mga diagram na sumasalamin sa kakanyahan ng problemang tinatalakay;
• ang kakayahang pangasiwaan 2 ang proseso ng talakayan gamit ang mga aktibong paraan ng pakikinig;
• ang kakayahang magbuod at buod ng talakayan;
• ang kakayahang magtanong ng mga nakabubuo na tanong na makakatulong sa grupo na makahanap ng solusyon;
• mga kasanayan sa pagtatanghal;
• ang kakayahang pamahalaan ang iyong emosyonal na estado;
• ang kakayahang maunawaan ang emosyonal na kalagayan ng ibang tao;
• ang kakayahang makuha ang tiwala ng mga empleyado;
• ang kakayahang kumbinsihin ang iba sa pangangailangan para sa pagbabago;
• ang kakayahang maimpluwensyahan ang mga kalahok sa talakayan;
• ang kakayahang magbigay ng suporta sa mga empleyado - upang magbigay ng inspirasyon, magbigay ng inspirasyon, pasiglahin, atbp.

Ang isang bilang ng mga pamantayan ay maaaring makilala sa batayan kung saan ang isang pulong ay itinuturing na matagumpay:

• aktibong kasangkot ang mga kalahok sa talakayan ng grupo;
• ang bawat tao ay nakapagpahayag ng kanyang opinyon, ang kanyang mga ideya at mungkahi ay narinig ng iba;
• ang pinuno ay nagbubuod ng mga opinyon at mahahalagang mungkahi ng lahat ng kalahok sa pulong;
• isang paraan upang malutas ang problema ay natagpuan;
• isang plano para sa karagdagang aksyon ay binuo;
• ang resulta ng pangkatang gawain ay nakatanggap ng pag-apruba ng senior management, shareholders o team ng enterprise.

Ang mga desisyong ginawa sa panahon ng pagpupulong ng problema ay dapat ipaalam sa mga nangungunang tagapamahala at iba pang empleyado.

Dapat tandaan na ang pinakamahalagang kondisyon para sa tagumpay ng pangkatang gawain ay ang tiwala ng mga tao sa pinuno, na maaari lamang makuha sa pamamagitan ng propesyonalismo at mataas na moral na katangian.
__________________
1 R. M. Belbin (Raymond meredith belbin) - isang espesyalista sa larangan ng pagtatasa at pag-unlad ng mga pangkat ng pamamahala, tinutukoy papel bilang isang "kapaki-pakinabang na modelo ng pag-uugali ng pangkat". Natukoy ng may-akda ang siyam na karaniwang tungkulin:

Tungkulin	Mga positibong katangian	Mga function ng koponan	Mga posibleng kahinaan
Generator ng ideya	pagkamalikhain, imahinasyon, kakayahang umangkop, kritikal na pag-iisip	malulutas ang mahihirap na problema	paghihiwalay, pagkahumaling sa kanilang mga ideya
Mananaliksik	extroversion, sigasig, pakikisalamuha	nakakakita ng mga pagkakataon, nagkakaroon ng mga contact	sa paglipas ng optimismo, nawawalan ng interes kapag nawala ang paunang sigasig
Coordinator	pagpapasya, aktibidad, pagtuon sa pangwakas na resulta, mga kasanayan sa organisasyon	nag-uudyok sa pangkat, namamahagi ng mga gawain, nagtatakda ng mga priyoridad, nagtatakda ng mga layunin	madalas na itinuturing bilang isang manipulator
Tagapaglikha	sigla, ang kakayahang kumpletuhin ang dedikasyon	mga pagtatalo, mga tanong, panggigipit	tendency sa provocation, nakakasakit ng damdamin ng ibang tao
Dalubhasa	kahinhinan, pagkamahinhin, pag-unawa	tinatasa ang mga pagkakataon, tinatasa ang sitwasyon	kakulangan ng paninindigan, kawalan ng kakayahang magbigay ng inspirasyon sa iba
Diplomat	pakikisalamuha, kabaitan, kahinahunan sa mga desisyon at pahayag	nagpapanatili ng positibong kapaligiran sa koponan, pinipigilan ang mga salungatan	pag-aalinlangan sa mahihirap na sitwasyon
Ang nagpapatupad	kasipagan, organisasyon, kasipagan, kakayahang magdala ng mga bagay sa wakas	isinasalin ang mga ideya sa katotohanan, sinusubaybayan ang oras at kalidad ng trabaho	kakulangan ng kakayahang umangkop; dahan-dahang tumutugon sa mga bagong pagkakataon
Tagapagpatupad	konserbatismo, pangako, kasipagan	dinadala ang bagay sa wakas	madaling kapitan ng pagkabalisa, nag-aatubili na magtalaga ng awtoridad
Espesyalista	dedikasyon, dedikasyon	nagbibigay ng kaalaman at kasanayan sa mga partikular na isyu	karampatang lamang sa isang makitid na larangan, labis na nakatuon sa teknikal na bahagi ng usapin

2 Pagpapadali(eng. mapadali- mapadali, tumulong, mag-ambag) - tulungan ang grupo sa pagkamit ng mga itinakdang layunin, pagkumpleto ng isang tiyak na gawain, paglutas ng problema o pag-abot ng isang kasunduan, atbp. Ang esensya ng gawain ng facilitator ay upang mapataas ang kahusayan ng grupo sa pamamagitan ng:

• kinasasangkutan ng lahat ng kalahok sa proseso ng talakayan, pagpapalakas ng kanilang interes, pag-unlock ng kanilang potensyal;
• pagtulong sa mga kalahok na maunawaan at tanggapin ang iba't ibang pananaw;
• pag-unlad ng kooperasyon;

Ang mga pagpupulong sa negosyo (mga pulong) ay isa sa pinakamahalagang anyo ng aktibidad ng pamamahala. Sa panahon ng pagpupulong, ang impormasyon ay ipinagpapalit sa pagitan ng mga subordinates at ng manager, ang mga desisyon sa pamamahala ay ginawa.

Ipinapakita ng karanasan na ang mga pagpupulong sa negosyo ay hindi palaging nagdadala ng nais na epekto dahil sa katotohanan na maraming mga tagapamahala ay hindi malinaw tungkol sa teknolohiya para sa pag-aayos at pagsasagawa ng mga ito. Sa ilang mga kaso, ang mga pagpupulong sa negosyo ay masyadong madalas at hindi gaanong inihanda; napakaraming tao ang kasangkot sa kanilang pagpapatupad, at sa lahat ng paraan ang "unang" mga pinuno; ang hindi makatwirang haba ng mga pagpupulong ay nagpapababa ng kanilang bisa; Sa wakas, ang mga desisyon na ginawa sa mga pagpupulong ng negosyo ay kadalasang hindi kasiya-siya at hindi gaanong sinusubaybayan sa panahon ng pagpapatupad, na makabuluhang binabawasan ang pagiging epektibo ng mga ito, at samakatuwid ay may pangangailangan para sa pangalawang pagpupulong sa parehong mga isyu.

Pagpupulong sa negosyo- isang paraan upang maisama ang kolektibong pag-iisip upang umunlad pinakamainam na solusyon sa mga paksa at pinaka-kumplikadong mga isyu na nagmumula sa negosyo.

Ang proseso ng pamamahala sa bagay na ito ay nabawasan sa tatlong pangunahing yugto:

Pagkolekta at pagproseso ng impormasyon;

Koordinasyon ng mga aktibidad ng lahat ng serbisyo ng kumpanya at lahat ng empleyado;

Paggawa ng desisyon.

Bilang karagdagan sa direktang layunin nito, ang bawat makatwirang organisadong pagpupulong ay nalulutas din ang isang mahalagang problema sa pagtuturo at edukasyon. Sa pulong, natututo ang mga empleyado na magtrabaho sa isang pangkat, kumuha ng komprehensibong diskarte sa paglutas ng mga karaniwang problema, maabot ang mga kompromiso, magkaroon ng kultura ng komunikasyon, atbp. Para sa ilang empleyado, ang pagiging nasa isang business meeting ay ang tanging paraan upang makita at marinig ang mga pinuno. mas mataas na antas pamamahala. Bilang karagdagan, sa isang pulong ng negosyo, ang pinuno ay binibigyan ng pagkakataon na ipakita ang kanyang talento bilang isang tagapamahala.

Kaya, ang mga aksyon sa pangangasiwa ng tagapamahala ay kinukumpleto ng mga kolektibong pagpupulong (mga pagpupulong), kung saan nalutas ang mga pang-araw-araw na isyu at problema sa negosyo.

Sa pagsasaalang-alang na ito, posible na bumalangkas ng mga pangunahing gawain na malulutas sa tulong ng mga pagpupulong sa negosyo:

Pag-unlad at pagpapalakas ng patakaran ng negosyo at pagpapatupad nito;

Pagsasama ng mga aktibidad ng lahat ng mga departamento at serbisyo, na isinasaalang-alang ang mga pangkalahatang layunin ng kumpanya;

Pagkilala at pagkalkula ng mga kolektibong resulta;

Kolektibong paglutas ng problema, isinasaalang-alang ang epekto sa pag-aaral.

Upang makamit ang mga layunin, kinakailangan ang maayos na paghahanda at pagsasagawa ng pulong. Mayroong ilang mahahalagang elemento kung wala ang mga layunin ng pagpupulong ay hindi makakamit (Larawan 1).

Paghahanda sa pagpupulong nagsisimula sa pagtukoy sa kaangkupan ng pagpapatupad nito. Kapag ang tanong ng pangangailangan para sa isang pulong ay napagpasyahan, ang tagapamahala ay dapat mag-isip tungkol sa mga gawain na kailangang lutasin dito (tulad ng isang uri ng trabaho bilang isang pulong ay mas produktibo kaysa sa iba). Ang isang pagpupulong ay dapat idaos kapag may pangangailangan na makipagpalitan ng impormasyon, tukuyin ang mga opinyon at alternatibo, pag-aralan ang kumplikado (hindi pamantayan) na mga sitwasyon, at gumawa ng mga desisyon sa mga kumplikadong isyu.

kanin. 1. Teknolohiya ng pag-aayos at pagsasagawa ng mga pulong sa negosyo

Bilang karagdagan, sa parehong yugto, dapat suriin ng manager ang lahat ng mga alternatibo ng form na ito: ang desisyon ng mas mataas na pamamahala; ang kakayahang malutas ang isyu sa pamamagitan ng telepono; tawag sa kumperensya; ang posibilidad ng pagsasama sa iba pang (naka-iskedyul) na mga pagpupulong. At kung pagkatapos nito ay kumbinsido ang tagapamahala sa pagiging kapaki-pakinabang ng pulong, maaari itong isagawa. Kung hindi, dapat itong itapon.

Matapos ang isang desisyon ay ginawa sa pangangailangan para sa isang pulong, ang agenda at ang komposisyon ng mga kalahok ay tinutukoy.

Kapag naghahanda ng agenda, kinakailangan upang matukoy:

Mga kundisyon na dapat matugunan ng huling resulta ng pulong. Tinutukoy nila ang mga layunin ng pulong. Ito ay kinakailangan, halimbawa, upang maunawaan na hindi lahat ng pagpupulong ay maaaring magbigay ng mga handa na solusyon;

Sino ang dapat magsagawa ng kung anong gawaing paghahanda. Minsan ipinapayong lumikha ng isang nagtatrabaho na grupo na naghahanda ng agenda, nagsasagawa ng mga paunang maikling pagpupulong sa mga departamento, mga pagpupulong ng dalawang tao, atbp.

Ang mga pangunahing pagkakamali na ginawa kapag bumubuo ng agenda:

1. Ang pangunahing paksa ng pulong ay wala, at kung mayroong ilang mga paksa, kung gayon hindi posible na matiyak ang kanilang eksaktong delineasyon at naaangkop na analytical na talakayan.

2. Ang kakanyahan ng tinalakay na problema ay hindi pa naipaliwanag sa mga kalahok.

3. Kasama sa agenda ang mga isyu na may iba't ibang laki at iba't ibang nilalaman, bilang isang resulta kung saan ang pulong ay nagiging isang talakayan, at madalas sa isang pag-aaway sa pagitan ng mga indibidwal na kalahok o grupo nito, ang bilang ng mga kalahok, na inilagay sa posisyon ng mga passive na tagapakinig, nadadagdagan.

4. Hindi posible na sumunod sa agenda, lumihis sila dito at isinasaalang-alang ang kusang umuusbong na mga side topic o anumang pangmatagalang problema (mga isyu sa suplay, atbp.).

Kapag nagpapasya sa komposisyon ng mga kalahok, kinakailangang maingat na lapitan ang pagbuo ng listahan, kapwa sa dami at husay na komposisyon. Hindi naman talaga kailangan, halimbawa, na mag-imbita ng mga department head sa bawat pagpupulong. Upang makilahok sa pagpupulong, kinakailangan na isali ang mga opisyal na pinaka may kakayahan sa problemang tinatalakay, at sila, bilang mga palabas sa pagsasanay, ay hindi palaging mga pinuno ng mga departamento.

Tungkol sa bilang ng mga kalahok sa mga pagpupulong, hindi ka dapat mag-imbita ng kasing dami ng mga tao na mayroong mga upuan sa silid ng pagpupulong (imbitasyon para sa mass participation). Ang pinakamagandang opsyon ay ang pagkakaisa ng bilang ng mga kalahok sa pagpupulong sa bilang ng mga aktibong kalahok sa talakayan ng isyu. Ang pangunahing pamantayan sa pagpili ng mga kalahok ay ang kakayahan sa mga isyu sa agenda.

Ang pagkakaroon ng natukoy na komposisyon ng mga kalahok, kinakailangan upang italaga ang araw at oras ng paghawak nito. Karaniwan, mayroong isang partikular na araw bawat linggo para sa isang pulong. Nagbibigay-daan ito sa mga kalahok na maayos na planuhin ang kanilang mga oras ng trabaho at maayos na paghandaan ito. Ang pinakamainam na araw para sa isang pulong ay Miyerkules o Huwebes, dahil ang lingguhang curve ng kalusugan ay may kapansin-pansing pagbaba sa Lunes at Biyernes.

Pinakamainam na gawin ang mga pagpupulong sa hapon. Mula sa teorya ng biorhythms, alam na ang isang tao sa araw ng pagtatrabaho ay may dalawang mga taluktok ng pagtaas ng pagganap: ang una - mula I hanggang 12 o'clock at ang pangalawa - sa pagitan ng 16 at 18. Ito ay pinakamahusay na oras. ang pulong para sa ikalawang peak. Magbibigay ito ng karagdagang insentibo para sa pagpupulong sa mga kalahok upang gumana nang mabilis at mahusay upang hindi mapuyat. Dahil ang anumang pagpupulong ay nakakagambala sa normal na ritmo ng trabaho, hindi nararapat na idaos ito sa unang kalahati ng araw ng trabaho (first peak).

Ang mga pangunahing pagkakamali na ginawa sa panahon ng pagpupulong:

Ang tagal nito ay hindi kinokontrol;

Ang itinatag na tagal ay hindi iginagalang;

Masyadong mahaba ang mga pagpupulong;

Walang pahinga ang kinuha;

Ang oras para sa mga ulat at talumpati ay hindi limitado;

Ang mga kalahok ay hindi alam kung paano ipahayag ang kanilang mga saloobin nang maikli at malinaw.

Bilang isang patakaran, ang isang makabuluhang bahagi (higit sa 70%) ng mga pagpupulong sa negosyo ay gaganapin sa opisina ng pinuno ng organisasyon. Gayunpaman, mas mahusay na magtipon ng mga pagpupulong sa mga lugar na espesyal na nilagyan para sa layuning ito.

Ang mga pangunahing pagkakamali na ginawa kapag tinutukoy ang lokasyon ng pagpupulong:

Napakaraming pagpupulong ang ginaganap sa opisina ng amo;

Sa panahon ng pagpupulong, isinasagawa ang mga pag-uusap sa telepono at tinatanggap pa nga ang mga bisita;

Ang silid ng pagpupulong ay hindi maganda ang gamit at hindi sapat ang ilaw.

Paghahanda ng mga kalahok sa pagpupulong- ang huling hakbang sa pamamaraan ng pagpupulong ng negosyo. Ang kakanyahan ng lahat ng gawain sa direksyon na ito ay nabawasan sa paunang pamilyar sa lahat ng mga kalahok sa agenda at mga kinakailangang materyales. Dapat malaman ng lahat nang maaga ang paksa at layunin ng pagpupulong, na sa hinaharap ay makakatulong sa epektibong pagdaraos ng pulong, dahil ang mga kalahok nito ay magiging maayos na handa para dito.

Pagpupulong. Ang pinakamainam na tagal ng magkasanib na aktibidad ng kaisipan ng isang malaking bilang ng mga tao ay 40-45 minuto lamang. Pagkatapos ng 50-60 minuto. humihina ang atensyon ng mga dumalo: may ingay, di-kinakailangang paggalaw, nakakagambalang pag-uusap. Kung patuloy mong ipagpapatuloy ang pulong nang walang pagkaantala, kung gayon ang karamihan sa mga tao ay napapagod. Pagkatapos ng 30-40 minutong pahinga, bumuti ang pakiramdam ng mga naroroon, naibalik ang kanilang normal na estado at maaaring ipagpatuloy ang pagtalakay sa mga problema.

Pagkatapos ng 90 min. nawawala ang atensyon at interes sa mga problemang tinalakay. Tinatawag ng mga eksperto ang yugtong ito ng pulong bilang isang panahon ng negatibong aktibidad (Larawan 11.4). Sa sandaling ito, ang isang tao ay nagiging hindi makontrol, siya ay kinakabahan at hindi nagtitiwala sa lahat. Ang mga desisyon na ginawa sa ganoong oras ay karaniwang nakikilala sa pamamagitan ng ekstremismo.

Kung ang pulong ay tumatagal ng 2 oras nang walang pahinga, higit sa 90% ng mga kalahok nito ang sumasang-ayon sa anumang desisyon, hangga't ang pulong na ito ay magtatapos sa lalong madaling panahon. Kaya, ang pinakamainam na haba ng isang pulong ay dapat na hindi hihigit sa 1 oras. Kung ang mga kalagayan ng kaso ay nangangailangan ng mas mahabang trabaho, pagkatapos ay pagkatapos ng 40 minuto. dapat ipahayag ang mga pagpupulong 10-15 - minutong pahinga.

Alam ng lahat kung ano ito mga regulasyon ngunit hindi lahat ay nagmamasid dito. Kung ang mga patakaran ay hindi naitatag bago magsimula ang pulong, ito ay lumilikha na ng mga paunang kondisyon para sa isang hindi pangnegosyong sitwasyon sa mismong pulong. Ang isang espesyal na tungkulin sa pagsunod sa mga patakaran ng pamamaraan ay itinalaga sa tagapangulo ng pulong. Gayunpaman, ang bawat kalahok sa pulong, anuman ang posisyon na hawak, ay dapat magpakita ng paggalang sa mga patakaran.

Protocol ng pulong Ay ang pangunahin opisyal na dokumento, batay sa kung saan ang pamamahala ay may karapatan na hilingin na gawin ng mga empleyado ang kanilang mga nakatalagang gawain.

Dapat itala ng kalihim ng pulong ang pinakamahahalagang punto sa mga minuto sa ngalan ng pulong:

Pagtugon sa layunin ng pulong;

Solusyon;

Mga tagapagpatupad ng takdang-aralin at mga tuntunin.

Ang modelo ng pag-log ay ipinapakita sa Fig.

kanin. Modelo ng mga minuto ng pulong

Pagbubuod at paggawa ng desisyon. Ang huling yugto ng pag-aayos ng mga pagpupulong ay ang paggawa ng desisyon at pagpapatupad nito. Dapat isaisip na ang desisyon sa pulong ay ginawa ng lahat nang sama-sama at bawat isa ay hiwalay. Ang pagiging epektibo nito ay depende sa lawak kung saan ang kalahok sa pulong ay pinamamahalaang isama ang kanyang mga ideya at pagsasaalang-alang sa pangkalahatang solusyon.

Mahalaga, sa yugtong ito kinakailangan na linawin kung kanino at sa anong oras ang isang tiyak na halaga ng trabaho ay dapat gawin at sa anong anyo ang mga resulta ng pagpupulong ay ibubuod (pamamahagi ng protocol o bahagi nito, isang katas mula sa protocol). Ang isang desisyon ay ginawa din sa lawak ng impormasyon (ang buong koponan o bahagi nito).

Ang mga solusyon ay binuo sa dalawang paraan:

Ang isang espesyal na inihalal na komisyon para sa paghahanda ng isang desisyon ay naghahanda ng draft nito nang maaga. Binabasa ang proyekto. Ang mga kalahok sa pulong ay gumagawa ng kanilang sariling mga pagsasaayos at tinatanggap ito batay sa mga resulta ng boto;

Ang tagapangulo ng pulong ay nagbubuod ng mga resulta ng talakayan at bumalangkas ng isang desisyon.

Pagkatapos nito, ang isang tao o isang grupo ng mga tao na nagsasagawa ng pagpapatupad nito at kontrol sa pagpapatupad ng desisyon ay tinutukoy.

Sa bawat organisasyon, pana-panahong kinakailangan na mag-organisa at magdaos ng mga pagpupulong sa gawain ng kumpanya. Basahin ang tungkol sa mga uri ng mga pagpupulong, pati na rin kung paano maayos na lapitan ang kanilang organisasyon - basahin sa artikulong ito.

Sa artikulong ito titingnan natin ang:

• anong mga uri ng pagpupulong ang umiiral;
• kung paano maayos na ayusin ang isang pulong ng negosyo;
• kaayusan, plano at organisasyon ng mga pagpupulong ng pinuno;
• organisasyon ng isang conference call;
• organisasyon ng mga pagpupulong sa pagpapatakbo.

Mga uri ng pagpupulong sa organisasyon

Mayroong iba't ibang mga uri ng mga pagpupulong, na naiiba hindi lamang sa paksa, kundi pati na rin sa paraan ng kanilang pagkakaayos, pati na rin ang komposisyon ng mga taong nakikibahagi sa mga ito. Masasabi nating ang pulong ay isang pagpupulong na nakatuon sa pagtalakay ng anumang isyu. Sa mga organisasyon, bilang panuntunan, ang mga ganitong uri ng pagpupulong tulad ng negosyo, conference call, operational at managerial meeting ay madalas na matatagpuan. Ang bawat isa sa kanila ay may sariling mga katangian ng organisasyon, na isasaalang-alang namin nang mas detalyado.

Gayundin, ang mga pagpupulong ay maaaring magkakaiba hindi lamang sa kanilang mga uri, kundi pati na rin sa dalas ng kanilang pagdaraos. Kaya, may mga nakaplano at hindi nakaiskedyul na pagpupulong. Bilang karagdagan, ang mga pagpupulong ay maaaring uriin ayon sa mga sumusunod na pamantayan:

• diktatoryal - katangian ng isang awtoritaryan na uri ng pamamahala, kapag ang pinuno lamang ang nagsasagawa ng pulong at may aktwal na karapatang bumoto, ang iba sa mga kalahok ay binibigyan lamang ng pagkakataong magtanong, ngunit hindi ipahayag ang kanilang sariling opinyon;
• autocratic - batay sa mga tanong ng tagapamahala sa mga kalahok at ang kanilang mga sagot sa kanila, bilang isang patakaran, walang mga talakayan, tanging diyalogo ang posible;
• segregative - ang ulat ay tinalakay lamang ng mga kalahok na pinili ng pinuno, ang natitira ay nakikinig at binibigyang-pansin ang impormasyong ibinigay;
• talakayan - libreng pagpapalitan ng mga pananaw at pagbuo ng isang karaniwang solusyon; ang karapatang gumawa ng desisyon sa huling pagbabalangkas ay nananatili sa ulo;
• libre - ang isang malinaw na agenda ay hindi pinagtibay dito, kung minsan ang chairman ay wala, kung minsan ito ay nagtatapos sa isang desisyon, ngunit karaniwang bumababa sa isang palitan ng mga pananaw.

Organisasyon ng isang pulong ng negosyo

Ang organisasyon ng isang pulong ng negosyo ay isa sa pinakamahalagang anyo ng aktibidad ng pamamahala. Sa panahon ng naturang pagpupulong, ang impormasyon ay ipinagpapalit sa pagitan ng mga empleyado at pinuno ng organisasyon, ang mga mahahalagang desisyon sa pamamahala ay ginawa. Bilang isang patakaran, ang mga pagpupulong sa negosyo ay hindi palaging nagbibigay ng nais na epekto dahil sa ang katunayan na ang mga tagapamahala ay walang malinaw na ideya ng kanilang organisasyon at pag-uugali.

Ang mga pangunahing pagkakamali kapag nag-aayos ng mga naturang pagpupulong ay maaaring masyadong mataas na regularidad ng kanilang pagdaraos, isang malaking bilang ng mga kalahok, pati na rin ang isang mahabang tagal, na binabawasan din ang pangkalahatang pagiging epektibo. Bilang isang patakaran, ang gayong mga pagkakamali ay humantong sa isang kakulangan ng nakikitang mga resulta ng kaganapan, na pinipilit ang tagapamahala na mag-ayos ng isang bagong pulong, na hindi rin magkakaroon ng nais na epekto. Upang maiwasan ang mga problemang ito, inirerekumenda namin na gumawa ka ng isang malinaw na plano ayon sa kung aling mga pagpupulong ang gaganapin sa organisasyon.

Ang proseso ng pag-aayos ng isang pulong ng negosyo ay dapat bawasan sa tatlong bahagi:

• koleksyon at pagproseso ng impormasyon;
• koordinasyon ng mga aktibidad ng lahat ng mga dibisyon ng istruktura ng organisasyon;
• paggawa ng desisyon.

Ang priyoridad na paghahanda ng pulong ay dapat na nakabatay sa pagiging angkop ng organisasyon nito. Sa madaling salita, dapat na malinaw na nauunawaan ng pinuno kung anong mga isyu ang gaganapin sa isang kolektibong pagpupulong at kung ano ang resulta na nais niyang makamit. Inirerekumenda namin na gumamit ka lamang ng mga naturang hakbang kung talagang kailangan mong talakayin ang problemang isyu sa mga empleyado ng iba't ibang mga yunit ng istruktura, kung hindi, inirerekumenda namin na isaalang-alang ang mga alternatibong form (ang posibilidad na malutas ang isyu sa pamamagitan ng telepono, conference call, atbp.).

Matapos magawa ang desisyon sa pangangailangang ayusin ang pagpupulong, kinakailangan upang matukoy ang komposisyon ng mga naroroon at ang pangunahing paksa. Sa ilang mga kaso, maaari kang gumawa ng isang nagtatrabaho na grupo ng mga empleyado na responsable para sa pagpapatupad ng gawaing ito. Pinapayuhan ka rin namin na isipin nang maaga kung ano ang inaasahan mong resulta mula sa kaganapang ito. Ito ang magiging layunin ng kaganapan. Kung wala ang kahulugan nito, halos imposibleng makamit ang anumang nakikitang resulta.

Organisasyon ng mga pagpupulong ng pinuno

Kasama sa organisasyon ng mga pagpupulong ng pinuno ang mga naturang yugto, ang mga kahihinatnan nito ay maipapakita sa isang paraan o iba pa sa organisasyon sa loob ng mahabang panahon. Tingnan natin ang mga pangunahing hakbang at tuklasin nang detalyado kung paano ayusin ang mga pagpupulong upang maiwasan ang mga pagkakamali sa kanilang paghahanda.

Una sa lahat, ang mga patakaran para sa pag-aayos ng mga pagpupulong ay nangangailangan ng pagtukoy sa mga layunin ng karamihan ng kaganapan. Sa kanilang kawalan, ang takbo ng pulong ay nagsisimulang lumihis mula sa ninanais, at ang mga salita na binibigkas ng ulo ay hindi sapat upang mapanatili ang pagpupulong sa landas.

Ang pagpili ng mga layunin ay nangangailangan ng pagpili ng isang lugar ng pagpupulong sa pamamaraan ng pamamahala, na kung saan ay magkakaugnay sa sistema ng pagpaplano at pagpapatupad.

Kinakailangang magpasya sa dalas ng pag-aayos ng mga kaganapang ito. Pinakamainam na gumuhit ng isang paunang iskedyul para sa taon (buwan, quarter) nang maaga, upang ang mga empleyado ay magkaroon ng pagkakataon na maghanda nang maaga.

Susunod ang tanong ng pagpili ng mga kalahok. Huwag ipagpalagay na mas maraming tao ang dumadalo sa isang pulong, mas magiging epektibo ito. Pinakamainam na limitahan ang iyong sarili sa mga pinaka-kinakailangang empleyado, kung hindi man ang kaganapan ay nagbabanta na maging isang tunay na booth.

Tila isa sa pinakamadaling katanungan ay ang pangangailangang pumili ng mga format ng mga dokumento tulad ng agenda at minuto ng pulong. Gayunpaman, ang malikhaing pagdurusa ng pinuno at kalihim ay madalas na lumitaw at pinahaba sa pagdaragdag (pagtanggal, pagpapalit ng pangalan) ng mga linya at haligi sa mga dokumentong ito, na kung minsan ay ginagawa sa harap ng mga kalahok sa pagpupulong. Samakatuwid, dito rin ito ay kinakailangan upang maghanda nang maaga. Inirerekumenda namin na gumawa ka at aprubahan nang maaga ang isang solong anyo ng dokumento sa pag-uulat at pagpaplano, na naglalaman ng impormasyon tungkol sa agenda at mga minuto.

Organisasyon ng isang conference call

Ang mga tawag sa kumperensya sa ngayon ay naging lubos na kalat dahil sa kanilang accessibility at simpleng organisasyon. Kaya, para sa kanilang pag-uugali, tanging ang pagkakaroon ng komunikasyon sa pagitan ng lahat ng mga kalahok sa pulong at libreng oras ang kinakailangan. Ang one-way na komunikasyon ay pinapayagan para sa karamihan ng mga empleyado kung ang pulong ay naglalayong tumanggap ng mga gawain mula sa pamamahala.

Ang isang kumperensyang tawag ay maaaring ayusin hindi lamang sa tulong ng isang tagapili, kundi pati na rin sa pamamagitan ng komunikasyon sa telepono o mga espesyal na programa sa computer. Kapag nag-oorganisa ng ganitong uri ng pagpupulong, kinakailangang italaga ang tanong ng oras ng pagdaraos nito. Dahil ang mga naturang kaganapan ay makabuluhang nakakagambala sa ritmo ng trabaho, inirerekomenda namin na gaganapin ang mga ito sa hapon. Kinakailangan din na pumili ng tamang oras upang hindi makagambala sa sinuman sa mga kalahok sa kanilang direktang gawain. Ang isang malinaw na petsa at oras para sa mga naturang pagpupulong (halimbawa, ang huling Huwebes ng buwan) ay isang magandang opsyon.

Dapat tandaan na ang mga tawag sa kumperensya ay hindi maaaring magkaroon ng mahabang tagal, samakatuwid, ipinapayong isagawa ang mga ito sa kaso kung kailan kinakailangan na agad na ipaalam sa lahat ng mga kalahok ang tungkol sa mga gawain at mga deadline na magagamit para sa kanila.

Organisasyon ng mga pagpupulong sa pagpapatakbo

Ang pulong ay karaniwang ginaganap sa isang partikular na araw ng linggo o araw-araw sa simula ng araw ng trabaho, sa opisina ng tagapamahala. Ang mga tungkulin ng kalihim ay kinabibilangan ng:

• abiso ng mga kalahok;
• kontrol sa napapanahong pagdalo ng mga kalahok sa pulong;
• paglilinaw at ulat sa pinuno tungkol sa mga dahilan ng kawalan ng mga empleyado na hindi dumating;
• pagtawag sa mga manggagawa sa kahilingan ng manager.

Sa panahon ng pagpupulong, kinukuha ng kalihim ang lahat ng mga tawag sa telepono at mga dadalo. Mahalagang lumikha ng isang kapaligiran para sa isang normal na paglipat, pag-iwas sa mga pagkagambala.

Dapat alalahanin na ang karamihan sa mga kaganapang ito ay dapat i-stenograph o itala sa ibang paraan. Ang pinakamagandang opsyon ay ang pag-log.

Kung ang sekretarya ay hindi isa sa mga kalahok, dapat na siya ay nasa pagtanggap, na gumaganap ng kanyang karaniwang mga tungkulin. Ang presensya ng kalihim ay pinahihintulutan lamang sa simula, pagtatapos at mga pahinga, upang magbigay ng tulong sa mga kalahok.

Kung ang kalihim ay isa sa mga kalahok sa kaganapan, kung gayon ang kanyang mga tungkulin ay kasama ang pamamahagi ng mga materyales, mga mensahe sa pinuno tungkol sa mga huli, tungkol sa pagsisimula ng pahinga at tungkol sa mga gustong magsalita. Sa pagtatapos ng kaganapan, dapat linisin ng sekretarya ang silid at maghanda ng mga ulat (kung kinakailangan). Dito, maituturing na kumpleto ang organisasyon ng operational meeting at ang pagdaraos nito.

Naka-attach na mga file

• Mga minuto ng pangkalahatang pagpupulong ng mga empleyado sa halalan ng mga kinatawan ng labor collective (form) .doc
• Mga minuto ng pulong ng komisyon ng kwalipikasyon (form) .doc
• Deskripsyon ng trabaho secretary-assistant (form) .doc

Available lang sa mga subscriber

• Mga minuto ng pangkalahatang pagpupulong ng mga empleyado sa halalan ng mga kinatawan ng labor collective (sample) .doc
• Mga minuto ng pulong ng komisyon ng kwalipikasyon (sample) .doc
• Deskripsyon ng trabaho ng isang assistant secretary (sample) .doc

1. Pagpupulong bilang isang anyo ng gawaing pangangasiwa

Ang pulong ay isa sa mga anyo ng gawaing pangangasiwa ng pinuno at isa sa mga pinakakaraniwang pamamaraan ng pagtalakay at paglutas ng mga problema, pati na rin ang pinakamahusay na paraan upang makagawa ng sama-samang desisyon. Bilang karagdagan, ang isang pulong ng serbisyo ay isa sa mga anyo ng pagtitipon ng mga tao dito, bilang karagdagan sa mga propesyonal na tungkulin, ang isang bilang ng mga panlipunang tungkulin ay ipinatupad sa isang antas o iba pa, higit sa lahat ay nagtatakda ng mga katangian ng kultura ng organisasyon at pinagsama ang mga anyo ng pakikipag-ugnayan. sa pagitan ng mga empleyado. Samakatuwid, ito ay hindi nagkataon na ito ay tiyak sa batayan ng kakayahang mahusay na ayusin at magsagawa ng isang pulong ng serbisyo na ang propesyonal na kakayahan ng isang tagapamahala ay madalas na tinatasa. Una, tingnan natin ang mga propesyonal at panlipunang tungkulin ng isang pulong.

Mga function ng pagpupulong.

Mga function ng propesyonal na pagpupulong... Mayroong apat na pangunahing propesyonal (serbisyo) function ng pulong, na maaaring ipatupad nang hiwalay o lahat sa kurso ng isang pulong.

1. Reference at impormasyon function. Ang function na ito ay maaaring kinakatawan ng mga tanong na "Kumusta ang mga bagay?" o "Ano ang problema?" Ang pagpapatupad ng function na ito ay isinasagawa sa panahon ng mga ulat sa estado ng mga gawain o paglalarawan ng sitwasyon na lumitaw upang mapanatili ang kaalaman ng grupo sa kasalukuyang estado ng mga proyekto kung saan ito ay responsable, pati na rin sa panahon ng ang mga ulat sa mga natapos na proyekto upang magbigay ng kolektibong pagtatasa at makita kung aling mga aral mula sa mga ito ang maaaring makuha sa hinaharap.

3. Afirmative (legislative) function. Ang mabisang aktibidad ng organisasyon ay nagsasangkot ng pagpapakilala at pagbabago ng mga programa at plano, mga sistema ng mga patakaran, mga karaniwang kasanayan at pamamaraan, sa loob ng balangkas at kung saan isinasagawa ang mga aktibidad ng organisasyon. Ang mga isyu na may kaugnayan sa pag-aampon at pag-apruba ng mga dokumentong ito ang paksa ng pulong. Ang isa sa mga kondisyon para sa pagiging epektibo ay ang sapilitang pakikinig sa mga opinyon ng mga prospective na tagapagpatupad at ng mga maaaring maapektuhan ng mga pagbabago, pagtalakay sa mga natukoy na isyu at sama-samang paggawa ng desisyon. Kung sakaling magkaroon ng makabuluhang hindi pagkakasundo, lubhang mapanganib na tapusin ang talakayan at lutasin ang isyu sa pamamagitan ng utos. Kasabay nito, kinakailangang maunawaan na hindi mo dapat asahan ang mga tao na gagawa ng mabilis na pagpapasya sa mga kumplikadong isyu na may kaugnayan sa pagbabago ng istraktura ng organisasyon at kultura ng organisasyon kung saan sila nakasanayan. Samakatuwid, pinakamahusay na iwanang bukas ang mga puntong ito para sa karagdagang talakayan at konsultasyon. Sa anumang antas maganap ang pagbabagong ito, dapat itong igalang ng mga pinuno ng lahat ng kinauukulang grupo.

4. Responsibilidad pamamahagi function. Ang paggawa ng mga pangakong desisyon ay nagsasangkot ng pag-aayos ng responsibilidad. Sa madaling salita, pagkatapos malutas ang tanong na "Ano at paano natin gagawin?" isang makatwirang tanong ang lumitaw: "Sino nga ba at ano ang gagawa at sino ang may pananagutan dito?" Ang mga responsibilidad at responsibilidad para sa bawat bahagi ng gawain ay dapat italaga. Kung sa pangalawang function ay nag-ambag ang mga kalahok ng kanilang kaalaman at ideya, narito ang kanilang responsibilidad para sa pagpapatupad ng plano. Isa sa mga kondisyon para sa kahusayan ay ang dedikasyon at kakayahan ng mga gumaganap sa paglutas ng mga nakatalagang gawain. Siyempre, maaaring isagawa ng tagapamahala ang mga tungkuling inilarawan sa itaas nang nakapag-iisa at walang pangkalahatang pagpupulong: makinig sa mga ulat; mag-alok ng iyong sariling solusyon; indibidwal na turuan ang mga gumaganap at itala ang kanilang responsibilidad, gayunpaman, para sa ilang mga kadahilanan, ang isang pulong ay mas kanais-nais. Una, pinapayagan nito ang mga indibidwal na magtulungan upang mahanap ang pinakamahusay na paraan upang makamit ang isang layunin. Pangalawa, ang bawat miyembro ng pangkat ay may pagkakataon na maunawaan kung paano nauugnay ang gawaing itinalaga sa kanya sa mga gawain ng iba at sa pagkamit ng isang karaniwang layunin. At kahit na ang pagpupulong ay tinatalakay ang pagpapatupad ng isang desisyon na ginawa sa mas mataas na antas, mahalagang humingi ng suporta ng grupo at ng mga nagpapatupad. Ang katotohanan na ang grupo ay may pagkakataon na talakayin ang mga posibleng opsyon para sa paglutas ng mga nakatalagang gawain at nakapag-iisa na bumuo ng isang detalyadong plano ng aksyon ay maaaring maging isang mapagpasyang kadahilanan sa pagtiyak ng pagiging epektibo ng kanilang mga aktibidad. Bilang karagdagan sa mga direktang opisyal na tungkulin, ang pulong ay nagsasagawa rin ng mahahalagang tungkuling panlipunan. Ang isang tao ay likas na panlipunan, at kailangan niyang sumali sa reference society sa pamamagitan ng pagdalo sa mga pormal at impormal na pagpupulong. At kung ang pangkat ng organisasyon ay hindi nagsasagawa ng mga pagpupulong sa iba't ibang anyo nito, kung gayon ang pagkakalakip ng isang tao sa pangkat na ito ay humina, humihina ang kultura ng organisasyon, na sa huli ay negatibong nakakaapekto sa pagiging epektibo ng magkasanib na mga aktibidad. Ang pagpupulong ay isang espesyal na kaso ng isang pulong, kaya kapaki-pakinabang na isaalang-alang ang pangkalahatang panlipunang mga tungkulin ng iba't ibang mga pagpupulong.

Mga panlipunang tungkulin ng pulong (pulong). Mayroong anim na pangunahing tungkuling panlipunan ng isang pulong bilang pagtitipon ng mga tao:

1. Integrasyon. Ang pagpupulong ay ang pinakasimple at pinakapangunahing paraan ng pagbuo ng pag-aari sa isang grupo, asosasyon, pangkat. Ang mga naroroon ay sa kanya, ang mga wala ay wala. Ang lahat ay maaaring tumingin sa paligid, makita ang lahat ng mga miyembro ng grupo at madama ito sa kabuuan at ang kanilang mga sarili bilang bahagi nito.

2. Formative. Ang pulong ay ang lugar kung saan nabuo ang field ng pangkalahatang grupo. Sa pulong, ang grupo ay bumubuo, nagsusuri, nagbabago, nag-a-update ng mga pamantayan ng grupo, mga patakaran, mga halaga at lahat ng bagay na naiintindihan nito bilang isang grupo. Ang bawat pangkat ay lumilikha ng sarili nitong pondo ng karaniwang kaalaman, karanasan, pananaw, pagtatanghal mula sa alamat. Ngunit ang pondong ito ay binubuo lamang ng kung ano ang naranasan o napag-usapan ng mga indibidwal bilang isang grupo - iyon ay, mula sa kung ano ang alam ng lahat. Ang ganitong karaniwang pondo ay hindi lamang tumutulong sa mga miyembro ng grupo na gawin ang kanilang trabaho nang mas makabuluhan, ngunit makabuluhang pinapataas din ang bilis at kahusayan ng lahat ng uri ng komunikasyon sa pagitan nila. Kapag nakikipag-usap sa "mga kaibigan", hindi mo matukoy ang ilan sa mga impormasyon na kailangang ipaliwanag sa isang estranghero. Ngunit ang pondong ito ay patuloy na nangangailangan ng patuloy na pag-update at muling pagdadagdag. Kaya naman, ang pagpapalitan ng makabuluhang impormasyon at ideya sa pulong na nakuha ng mga miyembro nang independyente o sa maliliit na grupo mula noong huling pagpupulong ay isang mahalagang salik sa pagpapalakas ng grupo.

3. May layunin. Ang pulong ay tumutulong sa bawat indibidwal na maunawaan ang sama-samang layunin at kung paano siya, ang kanyang trabaho, at ang gawain ng iba ay maaaring mag-ambag sa tagumpay ng grupo.

4. Afirmative. Ang pulong ay nag-oobliga sa lahat ng naroroon na isagawa ang mga desisyong ginawa dito at magsikap para sa mga layuning itinakda dito. Kapag napagpasyahan na ang pagpupulong, kung gayon kahit na may sumalungat sa una, ang kanyang pagiging miyembro sa grupo ay nangangailangan ng obligasyon na sumang-ayon sa desisyon. Ang alternatibo ay umalis sa grupo. Karaniwan, ang pagtanggi sa isang desisyon sa loob ng isang organisasyon ay binubuo ng isang bahagi ng tunay na hindi pagkakasundo at siyam na bahagi ng kawalang-kasiyahan sa hindi pagkonsulta bago gumawa ng desisyon. Para sa karamihan ng mga tao, tungkol sa mga kontrobersyal na isyu, sapat na malaman na ang kanilang pananaw ay pinakinggan at isinasaalang-alang. Maaaring magsisi sila na hindi sinunod ng grupo ang kanilang payo, ngunit tiniis ang resulta.

5. Pagsasama-sama ng pamumuno. Sa isang organisasyon, ang isang pagpupulong ay isa sa ilang mga lugar kung saan ang koponan o grupo ay aktwal na umiiral at gumagana bilang isang grupo, at ang manager, boss, o direktor ay tunay na itinuturing bilang pinuno ng koponan, at hindi bilang isang opisyal, upang kung kanino mananagot ang mga nasasakupan. Ang pagpupulong ay isa sa ilang mga sitwasyon kung saan ang pinuno ay tunay na itinuturing bilang pinuno ng pangkat, at hindi lamang bilang isang empleyado na gumaganap ng tungkulin sa trabaho.

6. Mga katayuan sa pakikipaglaban. Ang pagpupulong ay ang arena kung saan nagaganap ang pakikibaka sa katayuan. Huwag isipin na ang mga tao ay hindi o hindi dapat mag-alala tungkol sa kanilang posisyon na may kaugnayan sa ibang mga miyembro ng grupo. Ito ay isa sa mga bahagi ng kalikasan ng tao, at dapat mong tiisin ito. Dahil madalas ang pagpupulong ang tanging lugar kung saan malalaman ng mga tao ang kanilang kamag-anak na posisyon sa grupo, hindi maiiwasan ang paggana ng arena. Ang isang pulong sa opisina ay isa sa mga anyo ng pagtitipon ng mga tao, at dito ang mga panlipunang tungkulin na ipinakita sa itaas ay kinakailangang ipatupad, bagama't sa ibang lawak.

1.1 Ang papel ng mga pulong sa proseso ng pamamahala

Pagpupulong sa trabaho ay isa sa mga pangunahing tool kung saan ang organisasyon ay bumubuo ng mga desisyon sa pamamahala at sinusubaybayan ang kanilang pagpapatupad.

Pagpupulong sa trabaho:

inaayos ang pagkakaroon ng sitwasyon ng problema;

isinasaalang-alang ang maikli, katamtaman at pangmatagalang mga pagtataya ng pag-unlad ng sitwasyon sa pangkalahatan at sa pinakamahalagang aspeto para sa Organisasyon (projections);

tinutukoy ang antas ng mga banta sa Organisasyon at mga posibleng alternatibong solusyon sa mga problema;

tinutukoy ang pagkakaroon ng mga mapagkukunan na kinakailangan upang malutas ang problema, at mga posibleng opsyon para sa kanilang paggamit;

idokumento ang lahat ng kinakailangang aspeto ng pagpapatupad ng desisyon na ginawa niya (o natanggap mula sa pamamahala ng Korporasyon);

idokumento ang personal na responsibilidad para sa pagpapatupad ng mga indibidwal na elemento (yugto) ng pinagtibay na desisyon, at lumilikha din ng isang mekanismo para sa pagsubaybay sa pagpapatupad nito

Ang mga pangunahing paraan ng paggawa ng mga desisyon sa isang grupo:

Kakulangan ng feedback - ang desisyon ay ginawa hindi batay sa isang kritikal na pagtatasa ng mga posibleng opsyon, ngunit sa sandaling natagpuan ang isang alternatibo, na hindi sumusunod sa isang negatibong reaksyon mula sa sinumang naroroon

Ang tuntunin ng seniority ay ang desisyon para sa buong grupo ay ginawa ng pinakamatanda sa mga naroroon ayon sa posisyon; Ang pagiging epektibo ay nakasalalay sa kung nakatanggap siya ng sapat na impormasyon at kung nagawa niyang mag-udyok sa iba pang mga kalahok

panuntunan ng minorya - may mga hindi mayorya na pinuno sa grupo (pormal at impormal) na, gamit ang mga pamamaraan na pinagtibay sa Organisasyon, ay nakakasiguro sa pagpapatibay ng desisyon kung saan sila interesado

panuntunan ng karamihan - ang mga pamamaraan ng pagboto ay ginagamit upang suriin ang mga alternatibo; ang isang desisyon ay itinuturing na pinagtibay kung ang karamihan, na tinutukoy ng mga pamamaraan na pinagtibay sa Organisasyon, ay bumoto para dito (50% + 1, 67%, atbp.); hindi isinasaalang-alang ang opinyon ng minorya

Panuntunan ng pinagkasunduan - katulad ng "Majority Rule", gayunpaman, ipinapalagay nito ang pagkamit ng ganoong sitwasyon kapag ang lahat ng mga kinatawan ng "natatalo" na minorya ay handa na suportahan ang pinagtibay na desisyon

Mga pamamaraan na ginagamit ng pinuno upang palakasin ang pagkakaisa ng grupo:

Mag-apply ng mga paraan ng pagbibigay ng reward sa kanilang mga miyembro ng team na nagbibigay ng maximum na reward para sa mga resultang pinagsama-samang nakamit

Gumamit ng mga paraan ng paggawa ng desisyon batay sa pinakamataas na posibleng impormasyon ng mga miyembro ng kanilang koponan, pagiging bukas ng talakayan, collegiality (mula sa Rule of Consensus hanggang sa Rule of Unanimity)

Gumawa ng (kumpidensyal) na mga hakbang upang mapataas ang kumpetisyon ng iyong koponan sa iba pang mga grupo (mga koponan)

Gumawa ng (kumpidensyal) na mga hakbang upang mapataas ang komunikasyon at paghihiwalay ng impormasyon ng mga miyembro ng iyong koponan mula sa ibang mga koponan

Kung maaari, bawasan ang laki ng iyong koponan sa pamamagitan ng pagtanggi sa "mga dissidente" (pagtaas ng antas ng "homogeneity")

Mga pamamaraan na ginagamit ng isang pinuno upang pahinain ang pagkakaisa ng grupo:

Palawakin ang paggamit ng mga paraan ng insentibo na nagbibigay ng maximum na reward para sa mga personal na resulta, batay sa indibidwal na pagganap

Palawakin ang aplikasyon ng mga pamamaraan sa paggawa ng desisyon batay sa pinakamababang posibleng impormasyon, ang paggamit ng mga pormal na pamamaraan (Majority rule)

Gumawa ng (kumpidensyal) na mga hakbang upang lumikha ng hindi pagkakasundo sa loob ng grupo at mabawasan ang kumpetisyon sa pagitan ng grupo

Gumawa ng (kumpidensyal) na mga hakbang upang pataasin ang transparency ng grupo at pataasin ang kompetisyon sa loob ng grupo

Kung maaari, dagdagan ang laki ng grupo sa pamamagitan ng pag-akit ng mga "dissidents" (pagtaas ng antas ng "heterogeneity")