Pagtanggap ng isang empleyado sa mga kasalukuyang isyu. Pamamaraan sa trabaho ng manager

17.09.2023 | Para sa negosyo

Sa job description ng secretary, sa duties section, tiyak na may clause na nagsasaad na dapat tumanggap ng bisita ang secretary. Kaya, anuman ang saklaw ng aktibidad ng institusyon, organisasyon, anyo, kanilang anyo ng pagmamay-ari, subordination, atbp. Ang bawat sekretarya ay nauugnay sa isang tiyak na uri ng aktibidad. Kasama sa mga tungkulin ng kalihim ang pagguhit ng iskedyul ng pagtanggap.

Sa bawat organisasyon, tinutukoy ng manager ang mga araw at oras para sa pagtanggap ng mga bisita. Bago gumawa ng appointment, kailangang tiyakin ng sekretarya na ang bisita ay nag-apply sa tamang address. Alamin kung ano ang isyu at subukang malutas ang isyu sa isang pagbisita. Ang appointment ay karaniwang ginagawa nang maaga, at ang mga naaangkop na seksyon ay pinupunan sa log ng pagtanggap ng bisita, na mayroong mga sumusunod na seksyon:

petsa ng pagkahati
apelyido, unang pangalan at patronymic ng bisita;
kanyang tirahan;
kakanyahan ng tanong;
apelyido ng receptionist;
resulta ng pagsasaalang-alang ng isyu.

Kasama ng journal form, ang mga bisita ay madalas na naitala sa pagpaparehistro at mga control card. Sa teknikal, ang form na ito ay mas maginhawa: madali mong mababago ang pagkakasunud-sunod ng pagtanggap, at sa panahon ng pagsusuri, tukuyin ang pinakamadalas na nakakaharap na mga isyu at anyo ng kanilang solusyon. Sa kasalukuyan, ang pagpaparehistro ng mga bisita ay isinasagawa nang mas madalas sa elektronikong anyo. Inirerekomenda na hatiin ang oras ng paggamit sa mga kondisyong pagitan, na may ilang margin.

Ang kalihim ay may karapatan, na tinukoy sa paglalarawan ng trabaho, na tukuyin kung kanino ang manager ay dapat makipagkita sa kanyang sarili, at kung sino ang maaaring i-refer sa kanyang mga kinatawan o iba pang responsableng empleyado. Bilang karagdagan, kinokontrol ng kalihim ang pagtanggap ng mga bisita na isinasaalang-alang ang kahalagahan ng mga isyu kung saan sila dumating: ang ilang mga isyu ay nangangailangan ng priority resolution, habang ang iba ay maaaring hindi malutas nang madalian.

Sa gawaing may kaugnayan sa pagtanggap ng mga bisita, ang mga katangian ng isang sekretarya gaya ng mabuting kalooban, pagiging magalang, at kagandahang-loob ay lalong mahalaga. Ang lahat ng mga nakaranasang sekretarya, bilang panuntunan, sa yugto ng pag-iipon ng isang listahan ng mga bisita, batay sa impormasyong magagamit dito, ay higit sa lahat ay nahuhulaan ang mga sitwasyong panahunan na nauugnay sa hitsura ng isang partikular na tao. Sinisikap ng mga kalihim na planuhin ang kanilang trabaho nang detalyado sa sandaling ito at ilapat ang umiiral na karanasan.

Halimbawa, ang isang nababalisa na bisita ay hindi kailangang pakalmahin, dahil maaari lamang itong magpapataas ng tensyon. Inirerekomenda sa ganoong sitwasyon na ipakita sa kanya ang tunay na atensyon at taos-pusong paggalang. Ang paghingi ng payo o isang nakatagong papuri ay makakatulong sa pagtitiyak sa bisita. Ang mga dahilan para sa mga hayagang salungatan na sitwasyon kapag tumatanggap ng mga bisita ay maaaring walang galang na saloobin sa kanya, pagpapabaya sa kanyang mga interes, bastos na pag-uugali, mahabang paghihintay.

Kapag isinasaalang-alang ang teknolohiya para sa pagtanggap ng mga bisita, kinakailangang bigyang-diin na dapat tandaan ng kalihim ang isang mahalagang tuntunin para sa kanya: lahat ng mga bisita ay maaaring pumasok sa opisina ng tagapamahala lamang pagkatapos ng ulat ng kalihim.

Dapat personal na mag-ulat ang kalihim tungkol sa mahahalagang bisita. Nang hilingin sa bisita na maghintay, pumasok siya sa opisina ng manager, kalahating pagsasara ng pinto, at nag-ulat tungkol sa bisita na naghihintay na matanggap. Kapag nag-uulat tungkol sa isang bisita, kinakailangang malinaw na ipahiwatig ang:

Apelyido, unang pangalan, patronymic;
Posisyon o tirahan;
Ang tanong kung saan dumating ang bisita.
Inirerekomenda na ibigay ang isang talaan ng impormasyon tungkol sa kanya o sa kanyang business card.

Kung handa na ang manager na tumanggap ng bisita, inaanyayahan ng sekretarya ang bisita na pumasok. Kasabay nito, ang pinto ng opisina ay bumukas ng malawak at ang sekretarya, hawak ito, ay nagbibigay ng puwang para sa daanan. Matapos makapasok ang bisita sa opisina, isinara ng sekretarya ang pinto nang mahigpit, ngunit hindi kumakatok.

Kapag nag-aayos ng isang pagtanggap para sa mga empleyado ng kanyang institusyon sa mga kasalukuyang isyu, ang kalihim ay obligadong:

Alamin ang lupon ng mga taong may access sa manager anumang oras at hayaan silang makapasok nang walang hadlang;
Ibigay sa atensyon ng lahat ng empleyado ng mga oras ng opisina ng institusyon sa mga kasalukuyang isyu;
Tukuyin ang tagal ng pagbisita at bigyan ng babala ang bisita tungkol dito;
Ipaalam sa manager ang tungkol sa bisita gamit ang intercom o lokal na telepono.

Ang impormasyon tungkol sa pamamaraan ng pagtanggap ay matatagpuan sa isang nakikitang lugar: sa anyo ng isang maliit na anunsyo o tinitiyak ng sekretarya na ang isang talahanayan ay naka-post sa mga pintuan ng lugar ng pagtanggap na nagpapahiwatig ng mga araw at oras ng pagtanggap ng mga bisita. Sa kahilingan ng tagapamahala, ang kalihim ay dapat na makapaghanda at makapaghain ng tsaa o kape sa tagapamahala at mga bisita, mga miyembro ng delegasyon.

Ang mga pinggan ay dapat na ganap na malinis; ang tsaa o kape ay dapat ihanda sa lugar ng pagtanggap, pagkatapos ay ibuhos sa mga tasa at dalhin sa opisina ng manager sa isang tray. Karaniwan, ang mga bisita ay kumukuha ng mga tasa mula sa tray mismo.

Maaari mong ayusin ang mga tasa ayon sa bilang ng mga bisita sa mesa bago sila dumating kung ang kape at tsaa ay dinadala sa opisina sa mga kaldero ng kape pagkatapos dumating ang mga bisita at ibinuhos sa kanilang harapan. Dapat talagang may mga napkin sa mesa.

Ang kape at tsaa ay karaniwang inihahain kasama ng mga cake, cookies, at matamis. Maaari ka ring maglagay ng mga bote ng mineral na tubig at baso sa mesa ayon sa bilang ng mga bisita, at isang susi para sa pagbubukas ng mga bote.

www.sekret-gorn.narod.ru

10. ORGANISASYON NG PAGTATANGGAP NG MGA BISITA AT PAGTATRABAHO NG MGA NAKASULAT NA Apela ng mga mamamayan

10.1 Organisasyon ng pagtanggap

Ang pagtanggap ng mga bisita ay isa sa pinakamahalagang tungkulin ng isang sekretarya. Ang unang impression ng isang kumpanya (institusyon) ay nabuo nang tumpak mula sa antas ng organisasyon ng pagtanggap. Ang kalihim ng isang kumpanya (maliit na institusyon) ay may pananagutan sa pag-aayos ng pagtanggap ng lahat ng mga nag-aaplay dito. Ang sekretarya ng tagapamahala ay nag-aayos ng pagtanggap ng mga bisita ng pamamahala.

Una sa lahat, dapat mong alagaan ang lugar ng pagtanggap, na dapat gumawa ng isang kanais-nais na impresyon sa bisita, dahil ang lugar ng pagtanggap ay ang lugar ng unang pakikipag-ugnay sa kumpanya (organisasyon, institusyon). Ang lugar ng pagtanggap ay dapat sapat na maluwang, na may maayos na interior, mga lugar ng paghihintay, na may mga kinakailangang anunsyo at, kung maaari, mga produkto na nagpapakilala sa direksyon ng kumpanya.

Ang kalihim ay dapat marunong bumati sa mga bisita, maging magalang at palakaibigan upang matiyak ang bisa ng pulong o maayos ang mahihirap na sitwasyon. Ang kanyang kabaitan, kalinawan at pagkakumpleto ng mga sagot sa mga tanong ang bumubuo sa unang impresyon ng kumpanya sa kabuuan. Ang organisasyon ng pagtanggap ay nakasalalay sa kategorya ng mga bisita:

1 empleyado ng iyong organisasyon;

2 empleyado ng ibang mga organisasyon:

A. sa pamamagitan ng paunang pag-aayos;

b. biglang dumating.

3 bisita sa mga tanong na walang pakialam.

Sa lahat ng pagkakataon, ang kalihim una sa lahat ay mainit na binabati ang bagong dating.

Dahil tinutulungan ng kalihim ang tagapamahala sa pagpapatupad ng plano ng kanyang araw ng pagtatrabaho, kadalasang binibigyan siya ng karapatang matukoy kung kanino ang tagapamahala ay dapat makipagkita sa kanyang sarili at kung sino ang maaaring i-refer sa ibang mga opisyal, anong mga isyu ang nangangailangan ng agaran, priority resolution at atensyon ng manager.

Kapag nag-oorganisa ng isang pagtanggap kasama ang tagapamahala, dapat malaman ng kalihim at malayang ipaalam sa mga taong may access sa kanya anumang oras.

Upang matanggap ang natitirang mga empleyado ng organisasyon sa mga kasalukuyang isyu, ipinapayong magtakda ng mga oras at araw, na siyang batayan para sa makatwirang pagpaplano ng araw ng trabaho ng tagapamahala. kung saan ang kalihim ay dapat magkaroon ng isang listahan ng mga apelyido (na may una at patronymic) (direktoryo) ng lahat ng mga empleyado ng organisasyon.

Kapag tumatanggap ng mga empleyado ng iba pang mga organisasyon, pagkatapos ng pagbati, kailangan mong malaman at isulat:

♦ apelyido, unang pangalan, patronymic;

♦ ang organisasyon na kanyang kinakatawan at ang kanyang posisyon;

♦ sa anong isyu;

♦ kung nakaiskedyul ang oras ng appointment.

Ngayon, madalas na ipinakilala ng isang bisita ang kanyang sarili sa sekretarya sa pamamagitan ng pag-abot sa kanya ng kanyang business card, na naglalaman ng mga kinakailangang impormasyon tungkol sa kanya. Ang bisita ay dapat hilingin na maupo at maghintay hanggang ipahayag ang kanyang pagdating.

Nang matukoy ang isyu na layunin ng pagbisita, maaaring idirekta kaagad ng sekretarya ang bisita sa isang partikular na empleyado na humaharap sa problemang ito.

Kung ang bisita ay natanggap ng manager, iniuulat siya sa pamamagitan ng pagbibigay ng business card o isang talaan na may impormasyon tungkol sa kanya. Minsan pinipili at inililipat ng sekretarya sa manager ang mga dokumentong kailangan para sa pag-uusap.

Kung may pagkaantala sa pagtanggap ng bisita, hinihiling sa kanya na maghintay at tumingin sa mga pahayagan, magasin, at brochure. Kung ang oras ng appointment ay naitakda na, at ang tagapamahala ay abala, ang kalihim ay dapat na magalang na humingi ng tawad, ipaliwanag ang dahilan ng pagkaantala, ipahiwatig kung anong oras ang appointment ay ipagpaliban, o sumang-ayon sa ibang araw para sa pagbisita.

Sa kanyang pagpapasya, ang sekretarya ay maaaring mag-alok ng tsaa o kape sa naghihintay na bisita.

Kung ang pagpapaliban ng appointment dahil sa mga hindi inaasahang pangyayari (sakit ng manager, paglalakbay sa negosyo, agarang tawag, atbp.) ay alam nang maaga, kinakailangang makipag-ugnayan sa bisita, ipaalam sa kanya at sumang-ayon sa oras kung kailan ang appointment ay ipinagpaliban.

Ang bawat bisita, anuman ang kanyang opisyal na posisyon, ay dapat iulat. Ang mga empleyado ng organisasyon na dumating sa reception ay maaaring iulat sa pamamagitan ng telepono. Ang mga pumupunta sa pagtanggap mula sa ibang mga organisasyon ay ipinakilala sa tagapamahala, malinaw na nagsasaad ng kanilang apelyido, unang pangalan, patronymic, posisyon, kumpanya (organisasyon) at binibigyan ng business card o isang talaan ng impormasyon tungkol sa kanya.

Ang pagtanggap ng mga naka-post na manggagawa ay may ilang mga kakaiba. Sa kasong ito, maaaring tumulong ang sekretarya sa tirahan ng hotel, markahan ang sertipiko ng paglalakbay, at piliin ang mga kinakailangang dokumento.

Sa kawalan ng tagapamahala, ang kalihim, depende sa isyung niresolba, ay maaaring mag-refer sa bisita sa kanyang mga kinatawan. Sa lahat ng kaso, ang gawain ng sekretarya ay i-refer ang bisita sa empleyado na humaharap sa mga isyung ito at iligtas ang tagapamahala mula sa hindi kinakailangang mga panlilinlang.

Ang pamamaraan para sa pagtanggap ng mga mamamayan sa mga personal na bagay ay medyo naiiba.

Ang personal na pagtanggap alinsunod sa batas ay isinasagawa ng mga pinuno ng mga organisasyon, kanilang mga kinatawan o responsableng empleyado,

Ang pagtanggap ng mga mamamayan ay dapat na maingat na organisado. Una sa lahat, ang lugar at oras ng pagtanggap ay itinatag. Dapat mayroong mga itinalagang araw at oras kung saan palaging matatanggap ang mga mamamayan. Ang impormasyon tungkol sa pamamaraan ng pagpasok ay ipo-post sa isang nakikitang lugar. Kasabay nito, ibinibigay din ang oras ng gabi na walang trabaho. Ito ay pinaka-maginhawa upang magdaos ng lingguhang pagtanggap ng mga bisita.

Nagaganap ang reception sa isang kuwartong may libreng access. Kung kinakailangan, ang mga pagbisita ng mga tagapamahala sa lugar ng pagtanggap ng populasyon ay isinaayos.

Ang lugar ng pagtanggap ay dapat na may mahusay na kagamitan, na may mga upuan at isang mesa kung saan ang mga kahilingan ay maaaring gawin nang nakasulat. Dapat may papel at panulat. Inirerekomenda na malawakang gumamit ng "silent na mga sertipiko" na may mga sample na aplikasyon, address at numero ng telepono ng mga institusyon at organisasyon kung saan madalas ipinapadala ang mga ito.

Sa isang personal na pagtanggap, ang manager ay tinutulungan ng isang sekretarya na bumabati sa mga bisita at nagrerehistro sa kanila.

Ang kabaitan, atensyon, kagandahang-loob at pagiging matulungin ng sekretarya ay higit na tumutukoy sa kapaligiran ng silid ng pagtanggap.

Sa panahon ng isang personal na pagtanggap ng mga mamamayan, ang isang journal (aklat) ng pagtanggap ay itinatago, na nagtatala: ang petsa ng pagtanggap, ang apelyido, unang pangalan at patronymic ng taong dumating sa pagtanggap, ang kanyang address, ang kakanyahan ng isyu , ang apelyido ng receptionist at ang mga resulta ng pagsasaalang-alang ng apela. Kung ang dami ng trabaho ay malaki, ang naturang pagpaparehistro ay isinasagawa sa pagpaparehistro at mga control card. Kung ang isang aplikasyon o reklamo ay hindi mareresolba ng manager sa panahon ng pagtanggap, ang mga ito ay isinasaad sa pamamagitan ng sulat at haharapin bilang nakasulat na mga kahilingan.

Ang opisyal na nagsasagawa ng pagtanggap ay dapat na lubos na matulungin sa bisita, sa kanyang mga pangangailangan at kahilingan, at idirekta ang pag-uusap upang matukoy ang kakanyahan ng apela at ang mga pangyayaring nakakatulong sa paggawa ng tamang desisyon.

Sa pagtatapos ng pagtanggap, dapat ipaalam sa mamamayan ang tungkol sa desisyon na ginawa sa apela o, kung ang paglutas ng isyu ay nasa loob ng kakayahan ng ibang katawan, tulong sa pagkilala sa katawan na ito, lokasyon nito, mga numero ng telepono, atbp.

www.bibliotekar.ru

Mga tuntunin sa pagtanggap ng mga bisita

Ang mga saklaw ng inter-indibidwal na relasyon, komunikasyon, komunikasyon ay nabibilang sa mga pangunahing sukat ng mundo ng tao. Ang mga problemang ito ay nagiging partikular na talamak dahil sa pagtaas ng modernong sibilisadong mundo ng pag-iisa, indibidwalismo, patuloy na pagtatangka na manipulahin ang isang tao, ang kanyang kamalayan at pag-iisip sa pangkalahatan, at stereotyping ng mga relasyon.

Tulad ng alam mo, mas masama para sa isang tao kapag wala siyang mapupuntahan at walang mapupuntahan. Dapat nating tandaan ito kapag nagsasagawa ng ating mga opisyal na tungkulin at nakikipag-usap sa mga bisita sa oras ng pagtanggap. Kaya, kahit na humawak ka ng posisyon sa pamumuno o pinilit ng iyong linya ng trabaho, hindi mo dapat kalimutan na ikaw ay kumakatawan sa institusyon kung saan ka nagtatrabaho.

Inirerekomenda ng mga eksperto sa mga problema ng oral na komunikasyon sa negosyo 18 na para sa isang malinaw na organisasyon ng pagtanggap, ang mga sumusunod na punto ay dapat isaalang-alang:

o. Gumuhit ng iskedyul ng pagtanggap at dalhin ito sa atensyon ng lahat ng mga interesadong partido

o. Huwag labagin ang iskedyul ng paggamit. Kung gayunpaman ay nangyari na ang tagapamahala ay hindi maaaring lumitaw sa oras ng pagtanggap, kailangang mag-ingat upang matiyak na ang mga bisita ay matatanggap ng ibang karampatang tao

Ang isang nagambalang pagtanggap dahil sa kasalanan ng tagapamahala ay isang pagpapakita ng kawalan ng pansin, kawalang-galang sa mga nasasakupan, higit na kahusayan

o. Mahigpit na ayusin ang oras ng pagtanggap ng mga bisita. Ito ay nagkakahalaga ng pag-post ng mga abiso tungkol sa kung sino, saan at sa anong mga isyu ang pinakamahusay na makipag-ugnayan, upang ang mga bisita ay hindi makagambala sa ibang mga manggagawa

o. Magbigay ng kasangkapan sa lugar ng pagtanggap nang naaayon: alagaan ang mga kasangkapan sa pag-upo (ang kawalan ng mga ito ay magpapakita din ng kawalan ng pansin sa mga bisita), isang mesa na may mga materyales sa pagsusulat, papel

o. Magtalaga sa posisyon ng sekretarya ng isang karampatang, matulungin, magalang, tamang tao na nakapag-iisa na makakapagresolba ng ilang isyu ng interes ng mga bisita, kaagad at may kakayahang maghanda ng kinakailangang kari at impormasyon.

o. Panatilihin ang perpektong pagkakasunud-sunod sa opisina at sa desktop, kung saan dapat mayroong panulat, notepad, mga dokumento na kinakailangan kapag tumatanggap ng mga bisita

MGA TUNTUNIN NG OPISYAL NA TATANGGAP NG MGA BISITA

1. Sa mga oras ng pagtanggap, maging maganda ang kalooban at huwag magpakita ng kahit katiting na pangangati.

2. Kapag may bisitang pumasok, maging magalang:. Siguraduhing bumangon mula sa mesa, kumusta, anyayahan ang bisita na maupo (huwag umupo), pagkatapos ay umupo sa iyong sarili at tawagan ang kausap na may mga salita ng pampatibay-loob para sa pag-uusap:

. Nakikinig talaga ako ng mabuti. Pakiusap magsalita. Anong isyu ang sinasabi mo?

3. Makinig nang mabuti sa kausap, nang may pag-unawa. Kung ang telepono ay magri-ring sa oras na ito, huwag kunin ang telepono at huwag makipag-usap, dahil ito ay magpapatahimik sa mga kliyente, at pagkatapos ay ipaliwanag muli ang bagay.

4. Magpakita ng pagpipigil at kabaitan: huwag matakpan ang mga kliyente "sa kalagitnaan ng pangungusap" kung ang kausap ay hindi makahinto at hindi nagbibigay. Kung isang salita lang ang sasabihin mo, maaari mong subukang gawing dialogue ang kanyang monologo gamit ang mga sumusunod na verbal formula:

. Hayaan akong magsabi ng ilang salita. Gusto ko lang ituro Ano

. Ipagpaumanhin mo, huminto sandali at huwag kalimutan ang iyong sasabihin, kailangan kong ituro, Ano

. Kung hindi ito isinasaalang-alang ng kausap, dapat mong matiyaga at magalang na makinig sa kanya hanggang sa magsalita siya, at pagkatapos ay magsimula ng isang diyalogo

5. Gumamit lamang ng normatibong bokabularyo: huwag gumamit ng mga salitang may bahid ng kabalintunaan, pang-aalipusta, o negatibong pagtatasa

6 tonelada ng pag-uusap ay dapat na parang negosyo, pinigilan, kalmado, bilis - hindi nagmamadali (ngunit hindi walang malasakit)

7. Kung pinahihintulutan ng sitwasyon ng komunikasyon, sa pagtatapos ng pag-uusap ay tumayo at akayin ang bisita sa pintuan at magpaalam

Ang pagiging patas, kagandahang-asal, kawastuhan, pagpaparaya, paggalang sa mga bisita ay ang mga predicates ng isang opisyal. Siguraduhin na ang mga alituntuning ito sa moral ay nasa anyo ng ilang mga legal na regulasyon, ang pagsunod sa kung saan ay nakapaloob sa mga naaangkop na aksyon.

MGA TUNTUNIN PARA SA MGA BISITA

1. Humingi ng pahintulot na pumasok, kumusta, at umupo nang walang pahintulot.

2. Huwag kalimutan ang tungkol sa mga anyo ng pagiging magalang:. Pakiusap

3. Ipahayag ang iyong kahilingan nang malinaw, malinaw at maigsi

4 maging magalang, pigil, tama

Nakaraang NILALAMAN Susunod

uchebnikirus.com

Organisasyon ng pagtanggap ng mga bisita

Ang pagtanggap ng mga bisita ay isa sa pinakamahalagang tungkulin ng isang sekretarya, na ang kabaitan, atensyon, kagandahang-loob at kagandahang-loob ay higit na tumutukoy sa kapaligiran ng silid ng pagtanggap.

Ang kalihim ng kumpanya ay may pananagutan sa pag-aayos ng pagtanggap ng lahat ng mga bisita, at ang kalihim ng tagapamahala ay nag-aayos ng pagtanggap ng mga panauhin sa pamamagitan ng pamamahala.

Pagtanggap ng mga empleyado ng organisasyon

Dahil tinutulungan ng kalihim ang tagapamahala sa pagpapatupad ng plano ng kanyang araw ng trabaho, madalas siyang binibigyan ng karapatang tukuyin kung kanino ang tagapamahala ay kailangang makipagkita sa kanyang sarili at kung sino ang maaaring i-refer sa ibang mga opisyal; anong mga isyu ang nangangailangan ng agaran, priority resolution at managerial attention.

Kapag nag-oorganisa ng isang pagtanggap para sa tagapamahala, ang kalihim ay dapat malaman at malayang ipaalam sa mga taong may access sa kanya anumang oras. Upang matanggap ang natitirang mga empleyado ng organisasyon upang malutas ang mga kasalukuyang isyu, kanais-nais na magtakda ng mga oras at araw, na siyang batayan para sa makatwirang pagpaplano ng araw ng pagtatrabaho ng manager. Ang mga empleyado na pumupunta sa reception ay dapat na matugunan sa pamamagitan ng pangalan at patronymic, kung saan ang sekretarya ay dapat magkaroon ng apelyido (na may una at patronymic) na listahan ng lahat ng mga empleyado ng organisasyon.

Pagtanggap ng mga empleyado ng organisasyon para sa maikling kasalukuyang mga isyu sa trabaho

Araw-araw sa anumang kumpanya maraming mga isyu sa trabaho ang lumitaw na nangangailangan ng mabilis na solusyon. Ang mga isyung ito ay maaaring malutas sa loob ng ilang minuto, at kung ang subordinate ay walang pagkakataon na i-coordinate ang mga ito sa manager, kung gayon ang kanyang trabaho ay maaaring bumagal. Ang mga maikling tanong sa pagpapatakbo ay kinabibilangan ng:

● pagkuha ng pasalitang pahintulot para sa isang bagay (halimbawa, gustong malaman ng isang empleyado kung maaari siyang gumamit ng kotse ng kumpanya);

● koordinasyon ng anumang mga aksyon (halimbawa, ang isang empleyado ay may tungkulin sa pag-aayos ng isang pulong sa mga supplier, at mahalaga para sa kanya na sumang-ayon sa oras ng pulong, ang listahan ng mga kalahok at ang listahan ng mga kinakailangang dokumento).

● pagkuha ng maikling impormasyon (halimbawa, upang makumpleto ang isang takdang-aralin, kailangang matanggap ng isang empleyado ang mga coordinate ng isang organisasyon at maikling impormasyon tungkol dito, na mayroon ang manager);

● pagbibigay ng maikling impormasyon (halimbawa, ang isang empleyado ay nagsagawa ng mahahalagang negosasyon at gustong mag-ulat kaagad sa manager tungkol sa kanilang mga resulta);

● pagpirma ng mga dokumento (mga order sa pagbabayad, mga order, mga tagubilin, mga kontrata, atbp.). Ngunit hindi natin dapat kalimutan na ang pagpirma ng mga dokumento ay hindi palaging isang mabilis na proseso. Halimbawa, tinitiyak ng isang empleyado na "may gagawin siya sa loob ng ilang minuto, pumirma lang ng isang kasunduan," at pagkatapos ay lumalabas na nakita ng manager ang kasunduang ito sa unang pagkakataon at kailangan itong pag-aralan nang mabuti bago pumirma.

May mga isyu na, mula sa pananaw ng mga subordinates, ay nangangailangan ng mga kagyat na solusyon sa anumang organisasyon. Gayunpaman, kung ang bawat empleyado ay bumaling sa manager kapag lumitaw ang mga naturang isyu, ang lahat ng oras ng pagtatrabaho ng manager ay gugugol sa paglutas sa kanila. Iyon ang dahilan kung bakit mahalaga na maayos na ayusin ang daloy ng mga bisita na may mga kagyat na isyu. Ang bawat kumpanya ay dapat makahanap ng sarili nitong solusyon, pinakamainam para dito, ngunit, upang ibuod, magagawa mo ang sumusunod: lahat ng mga isyu ay pinagsama-sama, at ang pakikipagtulungan sa bawat grupo ay nakaayos sa isang tiyak na paraan.

Bumuo ng mga dokumento na dapat munang pag-aralan ng isang tagapamahala bago gumawa ng anumang desisyon(draft order, tagubilin, liham, kontrata, advertising at impormasyon na materyales, memo) , Kinokolekta sila ng kalihim sa folder na "Para sa pagsasaalang-alang". Sa araw, ang mga dokumentong ito ay naipon sa sekretarya, at ang manager ay tinitingnan silang lahat nang sabay-sabay sa pagtatapos ng araw ng trabaho o sa simula ng susunod.

Maaaring ipaalam ng tagapamahala ang kalihim na ang isang dokumento ay naghihintay para sa agarang pagsasaalang-alang - kapag dinala ng tagapagpatupad ang dokumento, agad itong ililipat ng kalihim sa tagapamahala. Kung ang kumpanya ay gumagamit ng e-mail upang makipagpalitan ng impormasyon, ang mga tagapagpatupad ay nagpapadala ng mga dokumento sa sekretarya sa pamamagitan ng e-mail. Pagkatapos nito, ipi-print ng kalihim ang mga dokumento at inilalagay sa folder na “For Review”.

Minsan ang mga empleyado ay direktang nagpapadala ng mga liham sa manager - ang mga ganitong mensahe ay nakakagambala sa manager gaya ng mga pagbisita. Kung ang kumpanya ay malaki, ito ay humahantong sa manager na overloaded at nagtatrabaho sa fire brigade mode. Bilang karagdagan, mas gusto ng karamihan sa mga tagapamahala na pag-aralan ang mga dokumento sa papel, kaagad na nagmamarka ng mga tanong at gumawa ng mga komento.

Mga dokumentong nakita at naaprubahan na ng manager, handa nang pirmahan, Inilalagay ito ng kalihim sa folder na "Para sa lagda". Maaaring pirmahan ng manager ang mga dokumentong ito nang sabay-sabay, maglaan ng 10–15 minuto para dito alinman sa kalagitnaan ng araw (para sa pagbabawas) o sa simula at pagtatapos ng araw (panahon ng pag-eehersisyo o pagkapagod).

Mga urgent na tanong maaaring malutas sa telepono (kung hindi mo kailangang mag-aral o pumirma ng mga dokumento). Pinapayagan ka nitong makatipid ng makabuluhang oras. Tinanong ng sekretarya ang empleyado kung ano ang tanong niya at nag-uulat sa manager sa pamamagitan ng telepono, at nagpasiya ang manager kung kakausapin niya ang empleyado o hindi. Kung magpasya ang manager na huwag magsalita, maaari niyang ipasa ang tanong sa isang tao (halimbawa, ang kanyang kinatawan), o hilingin sa empleyado na ilagay ang tanong nang nakasulat at ilagay ito sa folder na "Para sa Pagsusuri," o hilingin sa empleyado na makipag-ugnayan sa kanya sa ibang pagkakataon.

Ang lahat ng mga grupo sa itaas ay karaniwang bumubuo ng halos 80% ng lahat ng mga kagyat na isyu. Pagkatapos ng pag-uuri, nananatili ang 20% ng mga isyu na talagang nangangailangan ng isang kagyat na pagpupulong upang malutas.

Mga posibleng opsyon

Sa pamamagitan ng magkasanib na pagsisikap ng kalihim at ng tagapamahala, maaari mong unti-unting sanayin ang mga empleyado na mag-ipon ng mga tanong at pumunta sa manager nang hindi hihigit sa isang beses sa isang araw na may kasamang listahan ng mga tanong. Kung maipapatupad ang ganitong inobasyon, makabuluhang mapawi nito ang workload ng manager. Sa kasong ito, maaari kang maglaan ng 10–15 minuto sa bawat subordinate sa pagtatapos o simula ng araw ng trabaho upang malutas ang mga kasalukuyang isyu. Para ma-optimize ang prosesong ito, maaari kang gumawa ng iskedyul.

Ang isa pang pagpipilian para sa pagtanggap sa mga kasalukuyang isyu sa trabaho ay ang magtakda ng isang tiyak na oras para sa bawat araw kung kailan ang sinumang empleyado (sa pagkakasunud-sunod ng priyoridad, na kinokontrol ng sekretarya) ay maaaring pumunta sa manager at lutasin ang lahat ng mga isyu. Halimbawa, ang isang tanyag na oras ay mula 13.00 hanggang 14.00 (pagkatapos ng pahinga sa tanghalian), dahil napatunayan na pagkatapos ng tanghalian mas mahusay na makisali sa magaan na aktibidad na intelektwal, at ang paglutas ng mga kasalukuyang maikling katanungan ay pag-aari nila. Ang oras sa pagitan ng 9:00 at 10:00 ay angkop din para sa mga layuning ito, dahil ang mga empleyado ay karaniwang kailangang lutasin ang mga kagyat na isyu sa simula ng araw ng trabaho.

Pagtanggap ng mga empleyado ng organisasyon para sa isang detalyadong pag-uusap sa mga isyu sa trabaho

Sa kurso ng mga aktibidad ng anumang kumpanya, lumitaw din ang mga isyu na hindi partikular na kagyat, ngunit sa parehong oras mahalaga at nangangailangan ng detalyadong talakayan. Hindi malulutas ang mga isyung ito on the go, sa loob ng ilang minuto, o sa telepono. Kasama sa mga tanong na ito ang:

● pagbibigay ng feedback sa isang empleyado sa mga resulta ng anumang malakihang trabaho, halimbawa, kapag natapos ang isang proyekto o mahabang negosasyon;

● paggawa ng desisyon sa isang pandaigdigang isyu, halimbawa, pagtalakay sa isang empleyado ng ilang alok mula sa malalaking supplier at pagpili ng pinakamainam;

● talakayan ng mga plano at ulat (buwanang, quarterly, taunang) ng empleyado;

● pag-uusap sa pagtatasa ng pagganap, pagtalakay sa pagganap ng empleyado sa mahabang panahon (anim na buwan, isang taon);

● talakayan ng mga panukala at ideya ng empleyado para sa pagpapabuti ng trabaho, muling pag-aayos, pagbabago ng diskarte at iba pang pandaigdigang isyu.

Upang talakayin ang mga naturang isyu, kailangan ng manager na makipag-usap sa subordinate nang hindi bababa sa 20–30 minuto, bagaman kadalasan ang mga ganoong pag-uusap ay tumatagal ng halos isang oras. Samakatuwid, ang mga naturang isyu ay karaniwang hindi nareresolba sa isang quick response mode. Upang talakayin ang lahat nang mahinahon, dapat tiyakin ng manager na mayroon siyang isang oras na natitira. Iyon ang dahilan kung bakit ang proseso ng pagpasok sa mga isyung hindi nauugnay sa mga kasalukuyang isyu ay dapat ayusin sa isang espesyal na paraan. Kung ang kumpanya ay malaki at ang manager ay regular na nakikipag-usap sa mga mahahalagang isyu sa isang malaking bilang ng mga subordinates (higit sa 10), kung gayon ito ay pinakamahusay na panatilihin ang isang appointment log.

Matapos magtalaga ang tagapamahala ng isang tiyak na oras, kinakailangang ipaalam sa empleyado. Upang hindi makalimutan kung sino ang naabisuhan at kung sino ang hindi, maaari kang gumawa ng mga tala nang direkta sa journal.

Ang manager ay maaaring magtakda ng isang petsa para sa pagtanggap, o maaari niyang ipahiwatig ang isang tiyak na oras: ang lahat ay depende sa kung paano karaniwang pinaplano ng organisasyon ang kanyang araw ng trabaho. Maaari niyang piliin ang mga oras para sa kanyang appointment mismo, o ang sekretarya, batay sa kanyang iskedyul sa trabaho, ay nag-iskedyul ng appointment para sa kanyang libreng oras.

Maaaring mangyari na ang empleyado ay magiging abala sa oras kung saan naka-iskedyul ang pagpupulong (halimbawa, mayroon siyang mga negosasyon sa isang kliyente) at hindi siya makakarating sa pulong kasama ang tagapamahala. Upang maiwasang lumitaw ang mga ganitong sitwasyon, maaaring ipahiwatig ng mga empleyado sa column na "Tandaan" kung kailan maginhawa para sa kanila na magkita o kung kailan sila magiging abala. Sa anumang kaso, pagkatapos magtakda ng petsa, kailangang malaman ng kalihim kung ang oras na ito ay angkop para sa empleyado at, kung kinakailangan, muling iiskedyul ang pulong.

Bilang karagdagan sa pre-registration, sa mga maliliit na kumpanya ay maaaring magtakda ng isang tiyak na oras para sa bawat empleyado - isang beses sa isang linggo - kapag maaari niyang talakayin ang lahat ng mga seryosong isyu na naipon sa kanya. Upang pagsama-samahin ang order na ito, isang iskedyul ng pagtanggap ay binuo.

Pagtanggap ng mga empleyado ng organisasyon sa mga personal na bagay

Kasama sa mga tanong na ito ang:

● humiling ng bakasyon, kasama ang walang bayad;

● talakayan tungkol sa maternity leave;

● pagtalakay sa posibilidad ng pagsasama-sama ng trabaho at pag-aaral;

● mga kahilingang baguhin ang iskedyul ng trabaho dahil sa anumang personal/pampamilyang pangyayari;

● pagtalakay sa posibilidad ng paglago ng karera o paglipat sa ibang departamento;

● pagtalakay sa posibilidad ng pagtaas ng sahod;

Ang mga naturang isyu ay malamang na hindi malulutas sa mabilisang, dahil ang manager ay sa anumang kaso ay nais na malaman ang mga dahilan para sa kahilingan ng empleyado at magpasya kung paano pinakamahusay na matupad ito (kung posible). Magiging mas mabuti para sa empleyado at manager kung ang mga isyung ito ay malulutas sa isang kalmadong kapaligiran. Samakatuwid, sa kasong ito, ang pagpupulong ay dapat na napagkasunduan nang maaga. Gayunpaman, ang mga personal na isyu ay naiiba sa mga isyu sa trabaho na ang mga empleyado (at kung minsan ay mga tagapamahala) ay hindi nais na ang nilalaman ng pag-uusap ay malaman ng sinuman, kabilang ang kalihim. Ang mga appointment para sa mga personal na bagay ay maaaring gawin sa parehong journal tulad ng para sa mga bagay sa trabaho. Gayunpaman, sa column na "Tanong" ay "personal" lamang ang ipinahiwatig, nang hindi tinukoy ang mga detalye. Kapag nagpasya ang tagapamahala sa petsa ng pagpupulong, maaari niyang kontakin ang empleyado at direktang malaman ang kakanyahan ng isyu mula sa kanya (karaniwang hindi kaugalian na ipagkatiwala ang paglilinaw ng mga naturang isyu sa mga kalihim).

May espesyal na oras para sa mga personal na tanong ng mga empleyado

Sa ilang malalaking organisasyon, ang mga tagapamahala ay nagtatalaga ng mga espesyal na araw upang tugunan ang mga personal na isyu ng mga empleyado. Depende sa laki ng organisasyon at daloy ng mga kahilingan, ito ay maaaring, halimbawa, ang unang Biyernes ng buwan mula 16:00 hanggang 20:00 o tuwing Huwebes mula 18:00 hanggang 20:00. Ang tiyak na oras at araw ng linggo ay itinakda ayon sa sitwasyon, sa karamihan ng mga kaso ito ay sa mga oras ng gabi, bahagyang pagkatapos ng pagtatapos ng araw ng trabaho. Ito ay maginhawa para sa tagapamahala, dahil ang mga kasalukuyang gawain sa oras ng trabaho ay hindi naaantala, at ang mga empleyado na interesado sa paglutas ng isang personal na isyu ay karaniwang hindi iniisip na manatili sa huli.

Pagtanggap ng mga empleyado ng ibang mga organisasyon

Ang mga bisita mula sa iba pang mga organisasyon ay maaaring nahahati sa dalawang pangunahing uri: mga kasosyo sa negosyo (mga kliyente, mga supplier, mga kontratista, mga kinatawan ng media at iba pang mga organisasyon kung saan ang kumpanya ay nakikipagtulungan o nagnanais na magtatag ng mga relasyon sa negosyo) at "mga nagbebenta" (mga kinatawan ng anumang mga organisasyon na interesado. sa pagtatatag ng relasyon sa negosyo sa iyong kumpanya). Ang mga katawan ng inspeksyon, na hindi maaaring mauri sa una o pangalawang pangkat, ay maaari ding sumali sa organisasyon. Gayunpaman, hindi ito nangyayari nang madalas at nangangailangan ng hiwalay na talakayan. Sa anumang kaso, kung mayroon kang mga hindi inaasahang bisita, ang unang bagay na kailangan mong gawin ay abisuhan ang manager at huwag magbigay ng ganap na anumang impormasyon hanggang sa naaangkop na mga order.

Ang pag-aayos ng isang pagtanggap para sa mga kasosyo sa negosyo ng isang kumpanya, bilang panuntunan, ay hindi partikular na mahirap. Karaniwan ang tagapamahala o isang tao sa kanyang ngalan ay sumasang-ayon sa petsa at oras ng pagpupulong, at ang mga kasosyo ay dumarating sa takdang oras. Sa isang kapaligiran ng negosyo, hindi kaugalian na dumating nang walang paunang kasunduan. Kung mangyari ito, ito ay isang wake-up call para sa parehong sekretarya at manager. Sa sitwasyong ito, kailangan mong iulat ang bisita, at ang tagapamahala mismo ang magpapasya kung ano ang susunod na gagawin.

Ang mga gawain ng kalihim sa pag-aayos ng pagtanggap ng mga kasosyo sa negosyo ay upang ayusin ang petsa at oras ng pagpupulong, ihanda ang mga kinakailangang materyales sa ngalan ng tagapamahala, makipagkita at makipagkita sa mga panauhin.

Kailangan mong malinaw na ipaliwanag sa mga bisita kung paano hanapin ang iyong organisasyon.

Mahalaga rin na tanungin ang mga bisita nang maaga tungkol sa kanilang mga pangalan, mga pangalan ng kanilang mga kumpanya, mga posisyon at mga numero ng contact. Ang impormasyong ito ay kinakailangan upang mag-order ng isang pass at kumpirmahin ang isang pagpupulong sa bisperas ng mga negosasyon, pati na rin upang makontak mo sila kung sakaling sila ay biglang naantala at hindi sila mismo ang nakikipag-ugnayan.

Ito ay itinuturing na magandang paraan upang makipagkita sa mga bisita sa pasukan ng gusali, sa security point o sa reception at ihatid sila sa reception area. Upang ang panauhin ay hindi na kailangang maghintay sa pasukan, ang sekretarya (o ibang empleyado sa kahilingan ng kalihim) ay dapat na makipagkita sa mga bisita sa pasukan sa takdang oras. Kapag nagkita ka, kailangan mong linawin kung ito ang taong hinihintay mo: "Ivan Ivanovich? Kamusta". Ang gawain ng kalihim ay makipagkita at i-escort ang panauhin, ngunit hindi man lang siya aliwin. Pagkatapos ng pagbati, kailangan mong ipakilala ang iyong sarili ("Ako si Ekaterina, sekretarya ni Ivan Ivanovich") at mag-alok na sundan ka ("Halika, sasamahan kita"). Dito halos nagtatapos ang unang bahagi ng pulong - hindi na kailangang inisin ang panauhin sa mga pag-uusap at tanong. Ang tanging ibang bagay na maaari mong sabihin sa panauhin sa daan patungo sa reception ay ang lokasyon ng mga palikuran ("Mayroon kaming mga palikuran. Ngayon ay ituturo ko sa iyo ang daan patungo sa reception, maaari mong hubarin ang iyong amerikana doon").

Nang matapos ang pakikipag-usap ng panauhin sa direktor, iniimbitahan ng sekretarya ang panauhin na samahan siya ("Shall I escort you?").

Ang mga bagay ay mas kumplikado sa isang pangkat ng mga bisita na karaniwang tinatawag na "nagbebenta." Ang mga kalihim ng mga kumpanya kung saan walang serbisyo sa seguridad o pagtanggap, na maaaring makabuluhang bawasan ang daloy ng mga naturang bisita, lalo na nagdurusa sa kanila. Gusto naming itakda kaagad ang mga sekretarya: hindi mo dapat ituring ang "mga salespeople" bilang ganap na kasamaan (na may naaangkop na ekspresyon ng mukha at mga pangungusap). Sa anumang kaso, ang iyong pag-uugali ay ang imahe ng kumpanya, kahit na sa mga mata ng isang random na bisita. Samakatuwid, manatiling palakaibigan at kalmado anuman ang mangyari. Bilang karagdagan, ang ilang "mga salespeople" ay talagang maaaring maging kapaki-pakinabang sa iyong kumpanya, kung hindi ngayon, pagkatapos ay sa hinaharap.

Ang pinakamatalinong paraan upang makitungo sa mga hindi nakaiskedyul na bisita ay ang mga sumusunod.

■ Kamustahin at linawin ang pangalan ng bisita at ang layunin ng kanyang pagbisita - ito ay magpapahintulot sa iyo na agad na kunin ang inisyatiba sa iyong sariling mga kamay ("Magandang hapon, mangyaring ipakilala ang iyong sarili at sabihin sa akin kung anong isyu ka").

■ Matapos marinig ang pangalan ng kumpanya at ang layunin ng pagbisita, magalang na matakpan ang bisita kung agad niyang sisimulan na purihin ang kanyang produkto, at subukang tapusin ang pag-uusap ("Salamat, naiintindihan ko na ikaw ay mula sa isang kumpanya ng paglilinis at gusto mong mag-alok sa amin ng mga serbisyo sa paglilinis ng opisina. Kasalukuyan kaming nasa serbisyo mo Hindi namin ito kailangan”).

■ Kung ang "nagbebenta" ay nakita bilang paulit-ulit, kung gayon hindi siya huminahon at susubukan na ipagpatuloy ang pag-uusap, kaya kailangan mong tapusin muli ang pag-uusap, ngunit mas matatag ("Tulad ng sinabi ko, hindi pa namin kailangan ang mga serbisyong ito. , ngunit marahil sa hinaharap ay magiging kapaki-pakinabang ang impormasyong ito sa amin. Kung mayroon kang mga materyal na pang-promosyon sa iyo, iwanan ang mga ito, ipapasa ko ang mga ito para sa pagsasaalang-alang").

Kung ikaw ay magalang at nagpapakita ng pagmamalasakit (pagkatapos ng lahat, ang "nagbebenta" ay gumagawa din ng kanyang trabaho), ang bisita ay mabilis na umalis. Kung agresibo kang kumilos at nagbabanta sa seguridad, magagalit ka lang, ngunit hindi ka pa rin makakakuha ng mga resulta.

Pagkatapos umalis ng bisita, huwag magmadaling itapon ang mga materyal na pang-promosyon sa basurahan. Mas mainam na i-file ang mga ito sa isang folder, marahil balang araw ay talagang magiging kapaki-pakinabang sa iyo ang mga serbisyong ito. Dagdag pa rito, sa susunod na dumating ang iyong kaibigan, maaari mong sabihin sa kanya nang may malinis na budhi na mayroon kang impormasyon tungkol sa kanyang kumpanya at tiyak na gagamitin mo ito kung kinakailangan.

Pagtanggap ng mga mamamayan sa mga personal na bagay

Alinsunod sa batas, ang pagtanggap ng mga mamamayan sa mga personal na bagay ay isinasagawa ng mga pinuno ng mga organisasyon, kanilang mga kinatawan o responsableng empleyado.

Ang pagtanggap ng mga mamamayan ay dapat na maingat na organisado. Una sa lahat, ang lugar at oras (araw at oras) ng pagtanggap ay itinatag. Ang impormasyon tungkol sa pamamaraan ng pagpasok ay ipo-post sa isang nakikitang lugar. Kasabay nito, tinutukoy din ang oras ng gabi na walang trabaho. Ito ay pinaka-maginhawa upang magdaos ng lingguhang pagtanggap ng mga bisita.

Nagaganap ang reception sa isang kuwartong may libreng access. Kung kinakailangan, ang mga pagbisita ng mga tagapamahala sa lugar ng pagtanggap ng mga mamamayan ay isinaayos.

Ang lugar ng pagtanggap ay dapat na may mahusay na kagamitan, na may mga upuan at isang mesa. Kailangan mong maghanda ng papel at panulat. Inirerekomenda na gumamit ng "silent certificate" na may mga sample na aplikasyon, address at numero ng telepono ng mga institusyon at organisasyong iyon kung saan madalas na ipinapadala ang mga mamamayan.

Kapag tumatanggap ng mga mamamayan sa mga personal na bagay, tinutulungan ng kalihim ang tagapamahala: nakakatugon siya sa mga bisita at nagsasagawa ng kanilang pagpaparehistro.

Sa panahon ng isang personal na pagtanggap ng mga mamamayan, isang journal (aklat) ng pagtanggap ay itinatago, kung saan ang petsa, apelyido, unang pangalan at patronymic ng taong dumating sa pagtanggap, ang kanyang address, ang kakanyahan ng isyu, ang apelyido ng receptionist at ang mga resulta ng pagsasaalang-alang ng aplikasyon ay naitala. Kung ang dami ng trabaho ay malaki, ang naturang pagpaparehistro ay isinasagawa sa pagpaparehistro at mga control card. Kung ang isang aplikasyon o reklamo ay hindi mareresolba ng manager sa panahon ng pagtanggap, ang mga ito ay isinasaad sa pamamagitan ng sulat at haharapin bilang nakasulat na mga kahilingan.

Ang opisyal na nagsasagawa ng pagtanggap ay dapat na lubos na matulungin sa bisita, sa kanyang mga pangangailangan at kahilingan, at idirekta ang pag-uusap upang matukoy ang kakanyahan ng kahilingan at ang mga pangyayari, na makakatulong sa paggawa ng tamang desisyon.

Sa pagtatapos ng pagtanggap, kinakailangang ipaalam sa mamamayan ang tungkol sa desisyon na ginawa sa apela o, kung ang paglutas ng isyu ay nasa loob ng kakayahan ng ibang katawan, tumulong na makilala ang katawan na ito, lokasyon nito, mga numero ng contact, atbp.

Mga tuntunin ng pag-uugali para sa mga bisita

■ Huwag kumain sa trabaho.

■ Huwag magkaroon ng extraneous na pag-uusap sa telepono (tulad ng malinaw na ipinakita sa pelikulang "Office Romance").

■ Huwag maglaro ng solitaire o makisali sa mga aktibidad na hindi nauugnay sa trabaho, kabilang ang sa Internet, kahit na sa oras ng tanghalian.

■ Maaaring pumasok ang isang bisita sa reception area anumang oras, kaya panatilihing malinis ang iyong lugar ng trabaho sa lahat ng oras. Ang isang kalat na mesa, hindi nahugasang mga tasa, at mga ashtray na may upos ng sigarilyo ay nagbibigay ng hindi kasiya-siyang impresyon.

■ Kapag tumatanggap ng mga bisita, tandaan na panatilihin ang pagiging kumpidensyal. Huwag iwanang nakabukas ang iyong computer na nakaharap ang monitor sa mga bisita. Huwag mag-iwan ng mga nababasang dokumento sa iyong desktop, kahit na ang impormasyong nakapaloob sa mga ito ay tila hindi naiuri sa iyo.

Ang listahan ay maaaring magpatuloy at magpatuloy, ngunit tila sa amin na ang mga ito ay medyo halata na mga bagay, kung minsan ang maliliit na bagay ay nagiging mahalaga sa buhay na hindi mo napapansin ang mga ito hanggang sa lumitaw ang isang "nakakasira na salamin", ngunit pagkatapos ay maaari itong maging too late, dahil hopeless spoiled na ang image ng kumpanya.

Tulad ng makikita mo, ang gawain ng isang kalihim sa pag-aayos ng pagtanggap ng mga bisita ay isang bagay na nangangailangan ng organisasyon, responsibilidad, inisyatiba at isang malikhaing diskarte. Ito ay isang magandang pagkakataon upang ipakita ang iyong pinakamahusay na panig.

E.A. Vershinina,
Assistant General Director ng Tetra Pak JSC

Ano ang mga kolektor ng EOS? Ang kumpanya ng koleksyon na "EOS" ay isang Russian division ng German na may hawak na EOS Group (bahagi ng OTTO Group of Companies), na nagbibigay ng mga serbisyo sa pagkolekta [...]
Rate ng buwis sa real estate Dito makikita mo ang napapanahong impormasyon sa rate ng buwis sa real estate para sa mga indibidwal sa Belarus. Ang mga rate ng buwis sa ari-arian ay itinakda bilang mga sumusunod […]
Pangunahing Direktor ng Economic Security at Anti-Corruption Ipinanganak noong Hulyo 17, 1969 sa Sevastopol. Nagtapos ng Black Sea Higher Naval School na pinangalanan. P.S. […]
Ang layunin ng pag-aaral ay ang pagsusuri ng mga kondisyon ng "Pledge of securities". Ang paksa ng pag-aaral ay upang isaalang-alang ang mga indibidwal na isyu na binuo bilang mga layunin ng […]
Mga kondisyon para sa pagtanggap ng maternity capital Ang mga kondisyon para sa pagkuha ng maternity capital ay binuo at inilarawan nang detalyado sa Federal Law ng Disyembre 29, 2006 No. 256-FZ "Sa mga karagdagang hakbang [...]
Batas ng mga karapatan ng tagapagpatupad Insurance sa sasakyan Mga hindi pagkakaunawaan sa pabahay Mga hindi pagkakaunawaan sa lupa Batas pang-administratibo Paglahok sa ibinahaging konstruksyon Mga hindi pagkakaunawaan sa pamilya Batas sibil, Kodigo Sibil […]

Ang kalihim ng kumpanya ay may pananagutan sa pag-aayos ng pagtanggap ng lahat ng mga bisita, at ang kalihim ng tagapamahala ay nag-aayos ng pagtanggap ng mga panauhin sa pamamagitan ng pamamahala.

Pagtanggap ng mga empleyado ng organisasyon

Pagtanggap ng mga empleyado ng organisasyon para sa maikling kasalukuyang mga isyu sa trabaho

● pagkuha ng pasalitang pahintulot para sa isang bagay (halimbawa, gustong malaman ng isang empleyado kung maaari siyang gumamit ng kotse ng kumpanya);

● pagbibigay ng maikling impormasyon (halimbawa, ang isang empleyado ay nagsagawa ng mahahalagang negosasyon at gustong mag-ulat kaagad sa manager tungkol sa kanilang mga resulta);

Mga posibleng opsyon

Pagtanggap ng mga empleyado ng organisasyon para sa isang detalyadong pag-uusap sa mga isyu sa trabaho

● pagbibigay ng feedback sa isang empleyado sa mga resulta ng anumang malakihang trabaho, halimbawa, kapag natapos ang isang proyekto o mahabang negosasyon;

● paggawa ng desisyon sa isang pandaigdigang isyu, halimbawa, pagtalakay sa isang empleyado ng ilang alok mula sa malalaking supplier at pagpili ng pinakamainam;

● talakayan ng mga plano at ulat (buwanang, quarterly, taunang) ng empleyado;

● pag-uusap sa pagtatasa ng pagganap, pagtalakay sa pagganap ng empleyado sa mahabang panahon (anim na buwan, isang taon);

● talakayan ng mga panukala at ideya ng empleyado para sa pagpapabuti ng trabaho, muling pag-aayos, pagbabago ng diskarte at iba pang pandaigdigang isyu.

Upang talakayin ang mga naturang isyu, kailangan ng manager na makipag-usap sa subordinate nang hindi bababa sa 20–30 minuto, bagaman kadalasan ang mga ganoong pag-uusap ay tumatagal ng halos isang oras. Samakatuwid, ang mga naturang isyu ay karaniwang hindi nareresolba sa isang quick response mode. Upang talakayin ang lahat nang mahinahon, dapat tiyakin ng manager na mayroon siyang isang oras na natitira. Iyon ang dahilan kung bakit ang proseso ng pagpasok sa mga isyu na hindi nauugnay sa mga kasalukuyang isyu ay dapat na organisado sa isang espesyal na paraan. Kung ang kumpanya ay malaki at ang manager ay regular na nakikipag-usap sa mga mahahalagang isyu sa isang malaking bilang ng mga subordinates (higit sa 10), kung gayon ito ay pinakamahusay na panatilihin ang isang appointment log.

Pagtanggap ng mga empleyado ng organisasyon sa mga personal na bagay

Kasama sa mga tanong na ito ang:

● humiling ng bakasyon, kasama ang walang bayad;

● talakayan tungkol sa maternity leave;

● pagtalakay sa posibilidad ng pagsasama-sama ng trabaho at pag-aaral;

● mga kahilingang baguhin ang iskedyul ng trabaho dahil sa anumang personal/pampamilyang pangyayari;

● pagtalakay sa posibilidad ng paglago ng karera o paglipat sa ibang departamento;

● pagtalakay sa posibilidad ng pagtaas ng sahod;

● pagtalakay sa pagpapaalis.

May espesyal na oras para sa mga personal na tanong ng mga empleyado

Pagtanggap ng mga empleyado ng ibang mga organisasyon

Kailangan mong malinaw na ipaliwanag sa mga bisita kung paano hanapin ang iyong organisasyon.

Nang matapos ang pakikipag-usap ng panauhin sa direktor, iniimbitahan ng sekretarya ang panauhin na samahan siya ("Shall I escort you?").

Ang pinakamatalinong paraan upang makitungo sa mga hindi nakaiskedyul na bisita ay ang mga sumusunod.

Pagtanggap ng mga mamamayan sa mga personal na bagay

Alinsunod sa batas, ang pagtanggap ng mga mamamayan sa mga personal na bagay ay isinasagawa ng mga pinuno ng mga organisasyon, kanilang mga kinatawan o responsableng empleyado.

Nagaganap ang reception sa isang kuwartong may libreng access. Kung kinakailangan, ang mga pagbisita ng mga tagapamahala sa lugar ng pagtanggap ng mga mamamayan ay isinaayos.

Kapag tumatanggap ng mga mamamayan sa mga personal na bagay, tinutulungan ng kalihim ang tagapamahala: nakakatugon siya sa mga bisita at nagsasagawa ng kanilang pagpaparehistro.

Ang opisyal na nagsasagawa ng pagtanggap ay dapat na lubos na matulungin sa bisita, sa kanyang mga pangangailangan at kahilingan, at idirekta ang pag-uusap upang matukoy ang kakanyahan ng kahilingan at ang mga pangyayari, na makakatulong sa paggawa ng tamang desisyon.

Mga tuntunin ng pag-uugali para sa mga bisita

■ Huwag kumain sa trabaho.

■ Huwag magkaroon ng extraneous na pag-uusap sa telepono (tulad ng malinaw na ipinakita sa pelikulang "Office Romance").

■ Huwag maglaro ng solitaire o makisali sa mga aktibidad na hindi nauugnay sa trabaho, kabilang ang sa Internet, kahit na sa oras ng tanghalian.

E.A. Vershinina,
Assistant General Director ng Tetra Pak JSC

Ang pagtanggap ng mga bisita ay isa sa pinakamahalagang tungkulin ng secretary-assistant. Ang unang impression ng isang kumpanya (institusyon) ay nabuo nang tumpak mula sa antas ng organisasyon ng pagtanggap. Ang kalihim ng isang kumpanya (maliit na institusyon) ay may pananagutan sa pag-aayos ng pagtanggap ng lahat ng mga nag-aaplay dito. Ang sekretarya ng tagapamahala ay nag-aayos ng pagtanggap ng mga bisita ng pamamahala.

Ang assistant secretary ay dapat marunong bumati sa mga bisita, maging magalang at palakaibigan upang matiyak ang bisa ng pulong o maayos ang mahihirap na sitwasyon. Ang kanyang kabaitan, kalinawan at pagkakumpleto ng mga sagot sa mga tanong ang bumubuo sa unang impresyon ng kumpanya sa kabuuan.

Ang organisasyon ng pagtanggap ay nakasalalay sa kategorya ng mga bisita:

1. mga empleyado ng iyong organisasyon;

2. mga empleyado ng ibang mga organisasyon: sa pamamagitan ng naunang kasunduan; biglang dumating.

3. bisita sa mga personal na bagay.

Sa lahat ng pagkakataon, ang kalihim, una sa lahat, ay malugod na binabati ang bagong dating.

Dahil tinutulungan ng assistant secretary ang manager sa pagpapatupad ng plano ng kanyang araw ng trabaho, madalas siyang binibigyan ng karapatang tukuyin kung kanino dapat makipagkita ang manager sa kanyang sarili at kung sino ang maaaring ipadala sa ibang mga opisyal, anong mga isyu ang nangangailangan ng agaran, priority resolution at atensyon. ng manager.

Kapag nag-oorganisa ng isang pagtanggap kasama ang manager, ang assistant secretary ay dapat malaman at malayang ipaalam sa mga taong may access sa kanya anumang oras.

Kapag tumatanggap ng mga empleyado ng iba pang mga organisasyon, pagkatapos ng pagbati, kailangan mong malaman at isulat:

¦ apelyido, unang pangalan, patronymic;

¦ ang organisasyong kanyang kinakatawan at ang kanyang posisyon;

¦ sa anong isyu;

kung ang oras ng appointment ay nakaiskedyul.

Nang mabigyang linaw ang isyu na layunin ng pagbisita, maaaring idirekta kaagad ng assistant secretary ang bisita sa isang partikular na empleyado na humaharap sa problemang ito.

Kung may pagkaantala sa pagtanggap ng bisita, hinihiling sa kanya na maghintay at tumingin sa mga pahayagan, magasin, at brochure. Kung ang oras ng appointment ay naitakda na, at ang manager ay abala, ang assistant secretary ay dapat na magalang na humingi ng paumanhin, ipaliwanag ang dahilan ng pagkaantala, ipahiwatig kung anong oras ang appointment ay ipagpaliban, o sumang-ayon sa isa pang araw ng pagbisita.

Sa kanyang pagpapasya, ang sekretarya ay maaaring mag-alok ng tsaa o kape sa naghihintay na bisita.

Ang pagtanggap ng mga naka-post na manggagawa ay may ilang mga kakaiba. Sa kasong ito, maaaring tumulong ang assistant secretary sa hotel accommodation, markahan ang travel certificate, at piliin ang mga kinakailangang dokumento.

Sa kawalan ng tagapamahala, ang kalihim, depende sa isyung niresolba, ay maaaring mag-refer sa bisita sa kanyang mga kinatawan. Sa lahat ng kaso, ang gawain ng assistant secretary ay i-refer ang bisita sa empleyado na humaharap sa mga isyung ito at iligtas ang manager mula sa hindi kinakailangang mga trick.

Mga responsibilidad ng assistant secretary sa panahon ng pagtanggap:

a) tiyaking may nakapaskil na karatula na nagsasaad ng mga araw at oras ng pagtanggap ng mga bisita;

b) panatilihin ang mga talaan ng mga bisita at subaybayan ang pagpapatupad ng mga desisyon na ginawa sa panahon ng pagtanggap ng mga bisita;

c) subaybayan ang pagkakasunud-sunod ng pagtanggap at ang mga patakaran ng pag-uusap.

Ang pamamaraan para sa pagtanggap ng mga mamamayan sa mga personal na bagay ay medyo naiiba. Ang personal na pagtanggap alinsunod sa batas ay isinasagawa ng mga pinuno ng mga organisasyon, kanilang mga kinatawan o responsableng empleyado.

Nagaganap ang reception sa isang kuwartong may libreng access. Kung kinakailangan, ang mga pagbisita ng mga tagapamahala sa lugar ng pagtanggap ng populasyon ay isinaayos.

Ang lugar ng pagtanggap ay dapat na may mahusay na kagamitan, na may mga upuan at isang mesa kung saan ang mga kahilingan ay maaaring gawin nang nakasulat. Dapat may papel at panulat. Inirerekomenda na malawakang gumamit ng "silent certificate" na may mga sample na aplikasyon, address at numero ng telepono ng mga institusyon at organisasyon kung saan madalas na ipinapadala ang mga mamamayan.

Sa panahon ng isang personal na pagtanggap, ang manager ay tinutulungan ng isang secretary-referent na nakakatugon sa mga bisita at nagsasagawa ng kanilang pagpaparehistro.

Ang kabaitan, atensyon, kagandahang-loob at pagiging matulungin ng sekretarya ay higit na tumutukoy sa kapaligiran ng silid ng pagtanggap.

Pag-aayos ng isang pagtanggap para sa mga kasosyo sa negosyo ng kumpanya, bilang panuntunan, ay hindi partikular na mahirap. Karaniwan ang manager, o isang tao sa kanyang ngalan, ay sumasang-ayon sa petsa at oras ng pagpupulong, at ang mga kasosyo ay dumarating sa takdang oras. Sa isang kapaligiran ng negosyo, hindi kaugalian na dumating nang walang paunang kasunduan. Kung nangyari ito, sa ganoong sitwasyon kailangan mong iulat ang bisita, at ang tagapamahala mismo ang magpapasya kung ano ang susunod na gagawin.

Ang mga gawain ng secretary-assistant sa pag-aayos ng pagtanggap ng mga kasosyo sa negosyo ay upang ayusin ang petsa at oras ng pagpupulong, ihanda ang mga kinakailangang materyales sa ngalan ng manager, makipagkita at makipagkita sa mga bisita. Napakahalaga na malinaw na ipaliwanag sa mga bisita kung paano hanapin ang organisasyon upang hindi sila mahuli sa pulong. Mahalaga rin na tanungin ang mga bisita nang maaga tungkol sa kanilang mga pangalan, mga pangalan ng kanilang mga kumpanya, mga posisyon at mga numero ng contact. Ang impormasyong ito ay kinakailangan kapwa upang mag-order ng isang pass at upang kumpirmahin ang isang pulong sa bisperas ng mga negosasyon.

Ito ay itinuturing na magandang paraan upang makipagkita sa mga bisita sa pasukan ng gusali, sa security point o sa reception at ihatid sila sa reception area. Maipapayo na ang panauhin ay hindi kailangang maghintay sa pasukan - ang sekretarya (o ibang empleyado sa kahilingan ng kalihim) ay dapat na naghihintay na ng mga bisita sa pasukan sa takdang oras. Ang gawain ng assistant secretary ay makipagkita at makipagkita sa panauhin, ngunit hindi upang aliwin siya.

Organisasyon ng pagtanggap ng mga empleyado sa mga isyu sa trabaho (gamit ang halimbawa ng Normal Vent Company).

Minsan sa isang buwan, ang Normal Vent Company ay nagsasagawa ng mga panayam sa mga empleyado.

Ang gawain ng secretary-assistant kapag nag-aayos ng pagtanggap ng mga empleyado ay bumaba sa mga sumusunod:

Gumuhit ng isang iskedyul para sa pagtanggap ng mga empleyado (una, ang mga empleyado ay sinuri upang matukoy ang pinakamainam na oras para sa pagtanggap, upang walang mga pagkaantala sa trabaho; pagkatapos ay ang iskedyul na ito ay napagkasunduan sa tagapamahala upang siya ay may oras na libre);

Ipaalam sa mga empleyado ang tiyak na petsa at oras ng pagtanggap;

Maghanda ng mga dokumento sa mga resulta ng mga propesyonal na aktibidad ng mga empleyado para sa isang naibigay na buwan;

Direkta sa panahon ng pagtanggap mismo, mga panayam sa mga empleyado, ang assistant secretary ay nagpapanatili ng isang talaan ng pag-uusap upang kumpirmahin ang pagsunod sa mga batas sa paggawa.

Ang pagtanggap ay isa sa pinakamahalagang tungkulin ng isang sekretarya.

Ang kalihim ay dapat marunong bumati sa mga bisita, maging magalang at palakaibigan upang matiyak ang bisa ng pulong o maayos ang mahihirap na sitwasyon.

Ang kanyang pag-uugali, kalinawan at pagkakumpleto ng mga sagot sa mga tanong ay bumubuo sa unang ideya ng organisasyon sa kabuuan. Ang isang propesyonal na kalihim ay dapat na epektibong makipag-ugnayan sa mga tao at maging isang maaasahang tagapamagitan sa pagitan ng mga tagapamahala at mga bisita.

Bilang isang tuntunin, ang mga bisita ay pumapasok sa opisina ng tagapamahala pagkatapos ng ulat ng kalihim.

Kadalasan ang bisita ay nagpapakilala sa kanyang sarili sa sekretarya sa pamamagitan ng pagbibigay sa kanya ng kanyang business card, na naglalaman ng kinakailangang impormasyon tungkol sa kanya. Ang bisita ay dapat anyayahan na maupo at maghintay hanggang ipahayag ang kanyang pagdating.

Ang organisasyon ng pagtanggap ay nakasalalay sa kategorya ng mga bisita.

Ang pagtanggap (sa pamamagitan ng naunang pag-aayos o hindi binalak) ay maaaring nahahati sa mga sumusunod na uri:

· pagtanggap ng mga empleyado sa mga kasalukuyang isyu;

· pagtanggap ng mga empleyado sa mga personal na bagay;

· pagtanggap ng mga bisita mula sa ibang mga organisasyon;

· pagtanggap ng mga naka-post na manggagawa;

· pagtanggap ng mga delegasyon.

Pagtanggap ng mga empleyado sa mga kasalukuyang isyu

Upang matanggap ang mga empleyado ng organisasyon sa mga kasalukuyang isyu, ipinapayong magtakda ng mga oras at araw para dito - ang unang kondisyon para sa nakapangangatwiran na pagpaplano ng araw ng pagtatrabaho ng manager. Dapat dalhin ng kalihim ang mga oras ng opisina sa mga kasalukuyang isyu sa atensyon ng lahat ng empleyado ng organisasyon.

Ang mga empleyado na pumupunta sa reception ay dapat na matugunan sa pamamagitan ng pangalan at patronymic, kung saan ang kalihim ay dapat magkaroon ng isang listahan ng lahat ng mga empleyado ng organisasyon sa pamamagitan ng pangalan (na may una at patronymic na mga pangalan).

Maaari kang mag-ulat sa manager sa pamamagitan ng telepono tungkol sa mga empleyado ng organisasyon na pumunta sa reception.

Kadalasan, ang mga bisita ay pumunta upang makita ang tagapamahala sa mga isyu na maaaring malutas ng iba pang mga empleyado, at ang kalihim ay dapat mag-organisa ng naturang pagpupulong.

Habang tumatanggap ng bisita, ang kalihim mismo ang sumasagot sa lahat ng tawag sa telepono at ipinapasa ang mga ito sa mga deputy manager.

Sa panahon ng pagtanggap, ang mga empleyado na walang kaugnayan sa pagtanggap ay hindi dapat payagang pumasok sa opisina ng tagapamahala. Sa kasong ito, ipinapadala ang mga ito sa mga deputy manager o tinatawag ang isang oras kung kailan libre ang manager at maaaring tumanggap sa kanila.

Sa pagtatapos ng pag-uusap at isang desisyon ang ginawa, isusulat ng manager ang kanyang sarili o inutusan ang kalihim na itala ang mga resulta ng pag-uusap sa naaangkop na journal.

Pagtanggap ng mga empleyado sa mga personal na bagay

Sa panahon ng isang appointment para sa mga personal na bagay, isang reception journal (aklat) ay itinatago, kung saan ang mga sumusunod ay naitala:

· petsa ng pagtanggap;

· apelyido, unang pangalan, patronymic ng empleyado na dumating sa appointment;

· mga resulta ng pagsasaalang-alang ng apela.

Kung mayroong isang malaking bilang ng mga bisita, ang kanilang mga talaan ay itinatago sa pagpaparehistro at mga control card.

Pagtanggap ng mga bisita mula sa ibang mga organisasyon

Kapag tumatanggap ng mga empleyado ng iba pang mga organisasyon, pagkatapos ng pagbati, kailangan mong malaman at isulat:

· apelyido, unang pangalan, patronymic;

· ang organisasyon na kanyang kinakatawan at ang kanyang posisyon;

· sa anong isyu;

· kung nakaiskedyul ang oras ng appointment.

Ang kalihim ay naghahanda nang maaga para sa pagtanggap ng mga bisita mula sa ibang mga organisasyon. Ang oras ng appointment ay dapat na napagkasunduan at maginhawa para sa parehong bisita at manager. Dapat ipaalam ng kalihim nang maaga sa tagapamahala ang tungkol sa isyu na malulutas sa panahon ng pulong.

Ang ilang mga organisasyon, lalo na ang mga gobyerno, ay nagpatupad ng pagsasagawa ng pre-recording data tungkol sa mga bisita sa isang espesyal na journal.

Kung ang isang bisita ay dumating nang walang paunang appointment, ang sekretarya ay may karapatang magpasya para sa kanyang sarili kung iuulat siya sa manager o gumawa ng appointment para sa isa pang petsa ng appointment.

Kung wala ang manager kung saan dumating ang bisita, kinakailangang tanggapin siya ng ibang karampatang empleyado.

Pagtanggap ng mga naka-post na manggagawa

Kapag nag-oorganisa ng pagtanggap ng mga seconded na manggagawa, dapat alamin ng kalihim kung ang pagbisita ay napagkasunduan nang maaga at alamin ang isyu kung saan dumating ang bisita.

Itinatala ng kalihim ang sertipiko ng paglalakbay, tumutulong sa tirahan ng hotel kung kinakailangan, at nag-aayos ng mga pagpupulong sa mga tamang tao.

Kung ang isang delegasyon ay dumating sa pagtanggap, ang sekretarya ay dapat mag-ingat nang maaga upang magtalaga ng isang empleyado na sasama dito.

< Назад
Pasulong >

Ang pagtanggap ng mga bisita ay maaaring nahahati sa tatlong uri: pagtanggap ng mga empleyado ng iyong institusyon sa kasalukuyang mga gawain; pagtanggap ng mga kinatawan ng iba pang mga organisasyon, kabilang ang mga delegasyon; pagtanggap ng mga bisita sa mga personal na bagay.

Obligado ang sekretarya na: tiyaking may nakalagay na karatula sa mga pintuan ng reception area na nagsasaad ng mga araw at oras ng pagtanggap ng mga bisita; panatilihin ang mga talaan ng mga bisita at subaybayan ang pagpapatupad ng mga desisyon na ginawa sa panahon ng pagtanggap; subaybayan ang order ng appointment at oras ng pag-uusap. Mas mainam na gumawa ng appointment nang maaga, gumawa ng naaangkop na mga entry sa log ng pagtanggap ng bisita.

Dapat tandaan ng kalihim na ang isang bisita ng anumang ranggo, nang walang pagbubukod, ay maaaring pumasok sa opisina ng tagapamahala pagkatapos lamang ng ulat ng kalihim. Ang kalihim ay personal na nag-uulat sa mga kinatawan ng mas matataas na organisasyon. Nang hilingin sa bisita na maghintay, pumasok siya sa opisina ng manager at iniulat ang bisita na naghihintay na makita. Sa kasong ito, ipinapayong sabihin ang apelyido, unang pangalan, patronymic, posisyon ng bisita at ang isyu kung saan siya dumating. Ang sekretarya ay maaaring mag-ulat sa manager tungkol sa bisita gamit ang isang intercom at, nang makatanggap ng pahintulot na tanggapin siya, iniimbitahan ang bisita na pumasok sa opisina. Hindi katanggap-tanggap na mag-imbita ng bisita sa opisina ng manager na nakasuot ng panlabas na damit.

Kung ang isang bisita ay dumating nang walang paunang kasunduan, ang sekretarya ay may karapatan na independiyenteng magpasya kung iuulat siya kaagad sa manager o gumawa ng appointment. Sa kaso ng pagtanggi, sasabihin ng kalihim sa bisita ang eksaktong petsa at oras kung kailan siya matatanggap.

Kapag nag-aayos ng isang pagtanggap para sa mga empleyado ng kanyang institusyon sa mga kasalukuyang isyu, ang kalihim ay obligadong:

alamin ang lupon ng mga taong may access sa manager anumang oras at hayaan silang makadaan nang walang hadlang;
ipaalam sa lahat ng empleyado ng institusyon ang tungkol sa mga oras ng pagtanggap sa mga kasalukuyang isyu;
tukuyin ang tagal ng pagbisita at bigyan ng babala ang bisita tungkol dito;
ipaalam sa manager ang tungkol sa bisita gamit ang isang intercom o telepono.

Kadalasan, pinupuntahan ng mga bisita ang manager na may tanong na maaaring lutasin ng ibang empleyado. Dapat alam ng kalihim ang pamamahagi ng mga responsibilidad sa mga senior staff ng institusyon upang maidirekta ang bisita sa isang karampatang empleyado.

Kapag nag-oorganisa ng pagtanggap ng mga pangalawang manggagawa sa isang negosyo, ang kalihim ay obligadong:

alamin ang isyu kung saan dumating ang bisita;
markahan ang sertipiko ng paglalakbay;
magbigay ng tulong sa pagpili ng mga kinakailangang materyales;
alamin kung ang pangalawang espesyalista ay binibigyan ng isang hotel; kung hindi, pagkatapos ay tumulong sa paglutas ng isyung ito.

Kung ang isang delegasyon ay dumating sa pagtanggap, dapat na mag-ingat nang maaga upang maglaan ng isang empleyado ng organisasyon na sasama sa delegasyon. Kung dumating ang isang dayuhang delegasyon, dapat mag-ingat na magbigay ng interpreter at souvenir para sa mga miyembro ng delegasyon.

Kung kinakailangan, sa kahilingan ng tagapamahala, ang kalihim ay kailangang makapaghanda at makapaghain ng tsaa o kape sa tagapamahala at sa bisita (mga miyembro ng delegasyon).

Hindi mo dapat pahintulutan na maantala ang iyong appointment para sa hindi makatwirang mga kadahilanan. Kung ang tagapamahala kung saan inimbitahan ang bisita ay wala, kinakailangan para sa bisita na matanggap ng isa pang karampatang empleyado. Sa ganitong sitwasyon, dapat humingi ng paumanhin ang sekretarya sa kawalan ng manager at ipaliwanag ang dahilan ng kanyang pagliban.

Dapat bigyang-pansin ng kalihim ang organisasyon ng pagtanggap ng tagapamahala ng mga bisita sa mga personal na bagay. Karaniwang naglalaan ang manager ng ilang araw para sa ganitong uri ng pagtanggap.

Sa lahat ng uri ng mga pagtanggap, ang kalihim mismo ang tumatanggap ng lahat ng mga tawag sa telepono at nagpapasa ng mga isyu na nangangailangan ng agarang paglutas sa mga deputy manager.

Sa pagtatapos ng pag-uusap at ginawa ang desisyon, isusulat ng manager ang kanyang sarili o inutusan ang kalihim na itala ang mga resulta ng pag-uusap sa naaangkop na mga form ng accounting. Ang kontrol sa pagpapatupad ng mga desisyon na ginawa ng manager ay isinasagawa ng secretary-assistant.