Template para sa pagsusuri ng mga benta at kita sa isang kumpanya. Anong mga ulat ang kailangan sa departamento ng pagbebenta upang mag-udyok sa mga tagapamahala na lumaki ang kita? Paano magsulat ng sample ng ulat ng sales manager

15.10.2023 | Donasyon

Zborovskaya Maria

Ang taunang ulat sa pagbebenta ay isang dokumento taun-taon na ipinakita ng direktor ng pagbebenta sa pangkalahatang pagpupulong ng mga kalahok (mga shareholder) ng kumpanya (kumpanya) at naglalaman ng isang ulat sa mga pangunahing resulta ng mga benta para sa nakaraang panahon.

Ang taunang ulat sa pagbebenta ay dapat kasama ang:

1. Plano sa pagbebenta para sa kasalukuyang taon

Bahagi ng mga benta ayon sa teritoryo, mga channel ng pagbebenta
Katuparan ng plano para sa marginal (operating) na tubo sa pangkalahatan para sa kumpanya at hiwalay ng mga channel ng pagbebenta
Katuparan ng plano para sa average na halaga ng produksyon
Istraktura ng base ng customer sa katapusan ng taon sa pamamagitan ng mga channel sa pagbebenta
Paglipat ng produkto
Pamamahagi
Plan-Act ng base ng kliyente: bilang ng mga aktibong kliyente, bilang ng mga bagong kliyente, bahagi ng mga benta ng mga bagong kliyente sa kabuuang turnover ng kumpanya, bilang ng mga "patay" na kliyente
Mga resulta ng sertipikasyon ng mga tauhan ng pagbebenta.

2. Mga dahilan para sa pagkabigo upang matugunan ang plano sa pagbebenta , dahil sa kung saan ang plano ay hindi natupad, kung bakit nabigo ang mga tagapamahala na makayanan ang gawain. Marahil ang mga numero ay napalaki at sila ay pisikal na hindi makaakit ng ganoong bilang ng mga kliyente. O hindi gumagana ang departamento, gumugugol ng malaking oras ng pagtatrabaho sa pagbubuo ng mga kontrata at paglutas ng mga hindi pagkakaunawaan.

3. Pangunahing mga kadahilanan ng paglago ng mga benta (malawak, masinsinang), dahil sa kung saan nagkaroon ng pagtaas sa mga benta. Kung nalampasan ang plano, ipahiwatig kung sino ang gumawa nito, at tandaan ang mga pangalan ng pinakamahusay na mga tagapamahala. Ilista ang mga pangalan ng pinakamalaking kumpanya na naakit sa unang pagkakataon. Kung ang isa sa iyong mga regular na customer ay tumaas ang kanilang dami ng pagbili, isulat kung bakit ito nangyari. Makakatulong ito sa iyo na lumikha ng isang diskarte para sa matagumpay na mga benta sa hinaharap.

4. Mga plano sa pagbebenta para sa susunod na taon. Planuhin ang iyong mga plano para sa susunod na taon, magbigay ng mga tinatayang numero na dapat pagsikapan ng mga manager at empleyado ng pagbebenta:

Pagtupad sa kabuuang plano ng dami ng benta para sa kumpanya at hiwalay ng mga channel ng pagbebenta
Katuparan ng plano para sa marginal na tubo sa pangkalahatan para sa kumpanya at hiwalay ng mga channel ng pagbebenta
Katuparan ng kabuuang plano ng netong kita para sa kumpanya at hiwalay ng mga channel sa pagbebenta
Pagpapatupad ng plano para sa Mga Target na Produkto sa pangkalahatan para sa kumpanya at hiwalay ng mga channel sa pagbebenta
Katuparan ng plano para sa pangkalahatang linya ng produkto para sa kumpanya at hiwalay para sa mga channel ng pagbebenta
Average na bilang ng mga SKU sa pangkalahatan para sa kumpanya at hiwalay sa mga channel ng pagbebenta
Mga planong palawakin ang hanay ng mga kliyente
Client base sa katapusan ng taon
Paglipat ng produkto
Pamamahagi
Pagpapalawak ng base ng customer, pagkonekta ng mga bagong customer sa mga channel at teritoryo ng pagbebenta.

5. Priyoridad para sa susunod na taon ,kagustuhan upang mapabuti ang gawain ng departamento (feedback mula sa mga empleyado ng departamento ng pagbebenta sa pagpapabuti ng kahusayan ng kanilang trabaho).

6. Diskarte sa pagbebenta para sa susunod na taon , kung saan ididirekta ang mga pangunahing pagsisikap at mapagkukunan ng kumpanya at mga benta, kung paano magbabago ang patakaran sa produkto at pagpepresyo ng mga benta. Maipapayo na magsulat ng mga diskarte nang hiwalay para sa mga channel sa pagbebenta, marketing, tauhan at pag-unlad ng customer.

7. Mga pagbabago sa organisasyon : staffing (personnel planning), pagpasok sa mga bagong teritoryo, mga channel sa pagbebenta, pagbubukas ng mga bagong sangay at opisina, bagong direksyon sa pagbebenta, pagpapakilala ng mga bagong produkto. Maipapayo na ipahiwatig at irehistro ang mga kinakailangang mapagkukunan upang maipatupad ang mga pagbabagong ito.

8. Kalendaryo ng mga pangunahing kaganapan ng departamento ng pagbebenta para sa susunod na taon: pagtukoy ng mga target na produkto para sa susunod na taon, mga aktibidad sa promosyon sa marketing na may badyet (kalendaryo ng mga promosyon at kaganapan), pagpaplano ng mga negosasyon at mga paglalakbay sa negosyo para sa mga empleyado, isang kurikulum para sa pagpapaunlad ng empleyado, pagsasanay sa mga kliyente at kasosyo at pagsasagawa ng mga master class, atbp. Ang kalendaryo ay dapat na naka-iskedyul buwan-buwan, na nagsasaad ng mga kinakailangang mapagkukunan at mga deadline.

Kung tinutupad ng departamento ng pagbebenta ang plano, hindi ito dahilan para magpahinga. Sa likod ng harapan, ang lahat ay maaaring hindi kasing-rosas na tila sa unang tingin.

Anumang negosyo ay tungkol sa mga benta, at mas marami sa kanila, at mas mataas ang average na tseke, mas mabuti para sa kumpanya. Ang pinakamadaling paraan upang malaman kung paano gumagana ang departamento ng pagbebenta at kung paano nila natutugunan ang kanilang mga KPI ay ang pagtingin sa ulat. At mabilis kung gagawin sa CRM. Ang mga tagapagpahiwatig para sa pagtatasa ng pagiging produktibo ay maaaring ibang-iba; natukoy namin ang 20 mahalaga, ayon sa kung saan maaari kang bumuo ng mga ulat at pamahalaan ang mga benta.

Ang mga tagapagpahiwatig ay karaniwang nahahati sa dami - mga aplikasyon, mga contact sa mga kliyente at mga potensyal na mamimili, mga benta. At ang kalidad ay tungkol sa kakayahang tukuyin ang mga pangangailangan ng kliyente, magtrabaho kasama ang mga pagtutol, at alamin nang mabuti ang produkto. Masusuri ba ito? Oo, magagawa mo kapag nagtatrabaho ka sa CRM. Halimbawa, kung susuriin mo ang pagkakumpleto ng data ng kliyente batay sa mga resulta ng isang tawag.

Mga tagapagpahiwatig ng pananalapi

Porsiyento ng pagkumpleto ng plano para sa panahon. Isang tipikal na sitwasyon: kakaunti ang ibinebenta ng mga tagapamahala sa simula ng buwan, ngunit sa pagtatapos ay gumawa sila ng plano. Ngunit hindi ito nangangahulugan ng epektibong pagtatrabaho. Ang mga layunin ay dapat na hindi lamang pangmatagalan, ngunit intermediate din. Halimbawa, na may lingguhang breakdown na 10% - 25% - 35% - 30%.

Bilang ng mga benta (halaga). Iyon ay, kung gaano karaming mga transaksyon ang natupad at para sa kung anong halaga.
Mga account receivable. Natupad ang plano, ngunit walang tubo, dahil hindi lahat ay nagbayad. Ayon sa ulat, magiging malinaw kung sino ang may utang kung magkano at kung kailan magbabayad.
Halaga ng mga diskwento na ibinigay. Si Gena ay may maliit na porsyento ng mga diskwento sa mga transaksyon, at binibigyan ni Vasya ang bawat pangalawang kliyente dahil nakakaramdam siya ng insecure at natatakot na hindi matupad ang plano. Bilang resulta, ang kumpanya ay tumatanggap ng mas kaunting kita. Ang ulat ay makakatulong na matukoy kung aling mga kaso ang mga diskwento ay makatwiran at kung kailan sila hindi.

Komunikasyon

Mga tawag sa mga bagong kliyente. Ilang tawag ang ginagawa ng mga manager sa araw, linggo, buwan.

Paulit-ulit. Ibig sabihin, ang bilang ng mga contact sa bawat deal para suriin ang aktibidad ng manager.
Average na oras ng tawag. Para sa bawat empleyado at ang kabuuang tagal ng oras na ginugol sa mga tawag.
Mga pagpupulong, liham, SMS, mga paglalakbay sa negosyo. Upang suriin ang mga gastos sa mapagkukunan ng manager para sa transaksyon at ihambing sa halaga nito kung gaano katuwiran ang mga gastos.

Ang kalidad ng pagpoproseso ng base

Mga bagong kliyente.
Bilang ng mga aplikasyon na naproseso at kalidad. Tinitingnan namin ang ratio ng bilang ng mga tawag at mga resulta, iyon ay, ang pagkumpleto ng mga profile ng customer, impormasyon ng contact, at ang paglikha ng mga gawain.

Ang mga kliyente ay nasa trabaho at hindi nangangako.
Mga overdue na gawain. Halimbawa, kapag ang manager ay hindi sumulat, hindi tumawag pabalik, hindi nagpadala ng panukala, ang kontrata, o hindi nagbigay ng invoice.

Data ng benta

Benta. Ang bilang ng mga aktibong transaksyon sa trabaho ayon sa departamento at ng bawat manager.
Mga bagong deal.
Pamamahagi ng mga transaksyon ayon sa mga yugto.

Upang malaman kung gaano karaming mga deal ang nasa bawat yugto at kung gaano na sila katagal doon. Sabihin nating marami ang naipon sa yugto ng pag-apruba, dahil hindi maaaring magpadala ng mga kontrata si Vasya sa mga kliyente, dahil naantala sila ng isang abogado. Alamin kung ano ang dahilan, bilisan mo.
Average na tagal ng pagbebenta (para sa mga pangmatagalan). May mga mabilisang transaksyon, pumupunta at bumili (tindahan), at may mga maaaring tumagal ng ilang araw o buwan (pag-install ng mga plastik na bintana, pagbili/pagbebenta ng apartment, paggawa ng custom-made na kasangkapan). Ang pag-alam kung gaano katagal ang ganitong uri ng deal ay makakatulong sa iyong kontrolin ang proseso at mas tumpak na mahulaan ang mga benta at kita.
Hindi mapangako/hindi kumikita sa mga tuntunin ng ratio ng benepisyo-sa-gastos.
Potensyal na kita mula sa mga kasalukuyang transaksyon.

Dami ng mga nakapirming transaksyon.
Nawala ang kita sa mga nawalang trade.

Ano ang makikita mo mula sa mga tagapagpahiwatig

Batay sa mga resulta, maaari mong suriin ang dynamics at ayusin ang iyong diskarte sa pagbebenta. Naabot namin ang taas - mabuti, hindi - tingnan natin ang mga dahilan at pagkakamali. Ang anumang mga paglihis mula sa pamantayan ay isang senyales para sa mga aksyon sa rehabilitasyon.

Sabihin nating...

Karaniwang tinutupad ni Manager Vasya ang plano, ngunit ang mga benta ay hindi pantay at sa kalagitnaan ng buwan ay may tuluy-tuloy na pagbaba. Ang dahilan ay ang Vasya ay may maraming papeles at kakaunti ang mga bagong kliyente. Ibinahagi namin muli ang load at itinama ang sitwasyon.

Ang average na presyo ng transaksyon para sa Vasily ay 15 thousand, para sa Gennady - 10 thousand. Kung ang dahilan ng agwat ay ang iba't ibang halaga ng mga kalakal na ibinebenta, ang lahat ay nasa ayos. Kung dahil nag-aalok at nagbibigay ng diskwento si Gena sa halos bawat kliyente, may dahilan para sa pag-uusap.

Ang pagsusuri sa mga benta at kita ng isang kumpanya ay isa sa mga mahalagang aspeto ng aktibidad ng isang espesyalista sa marketing. Ang pagkakaroon ng maayos na pinagsama-samang ulat sa pagbebenta ay magiging mas madali para sa iyo na bumuo ng isang diskarte sa marketing para sa pag-unlad ng kumpanya, at ang sagot sa tanong sa pamamahala na "Ano ang mga pangunahing dahilan ng pagbaba ng mga benta?" hindi magtatagal.

Sa artikulong ito titingnan natin ang isang halimbawa ng pagpapanatili at pagsusuri ng mga istatistika ng mga benta sa isang manufacturing enterprise. Ang halimbawang inilarawan sa artikulo ay angkop din para sa retail at wholesale na kalakalan, para sa pagsusuri ng mga benta ng isang indibidwal na tindahan. Ang template na inihanda namin para sa pagsusuri sa mga benta sa Excel ay napakalaking sukat; kabilang dito ang iba't ibang aspeto ng pagsusuri sa mga dinamikong benta na hindi palaging kailangan ng bawat kumpanya. Bago gamitin ang template, tiyaking iakma ito sa mga detalye ng iyong negosyo, na nag-iiwan lamang ng impormasyong kailangan upang masubaybayan ang mga pagbabago sa benta at masuri ang kalidad ng paglago.

Mga Panimulang Punto sa Pagsusuri sa Pagbebenta

Bago magsagawa ng pagsusuri sa pagbebenta, kailangan mong mangolekta ng mga istatistika. Samakatuwid, tukuyin ang mga pangunahing tagapagpahiwatig na gusto mong suriin at ang dalas ng pagkolekta ng mga tagapagpahiwatig na ito. Narito ang isang listahan ng mga pinaka-kinakailangang tagapagpahiwatig ng pagsusuri sa benta:

Index	Mga komento
Mga benta sa mga piraso at rubles	Mas mainam na kolektahin ang mga istatistika ng mga benta sa mga piraso at rubles nang hiwalay para sa bawat item ng produkto sa buwanang batayan. Nagbibigay-daan sa iyo ang mga istatistikang ito na mahanap ang panimulang punto ng pagbaba/paglago ng mga benta at mabilis na matukoy ang dahilan para sa naturang pagbabago. Gayundin, pinapayagan ka ng naturang mga istatistika na subaybayan ang mga pagbabago sa average na presyo ng pagpapadala ng mga kalakal sa pagkakaroon ng iba't ibang mga bonus o diskwento para sa mga kasosyo.
Gastos ng yunit	Ang gastos ng produkto ay isang mahalagang aspeto ng anumang pagsusuri sa pagbebenta. Ang pag-alam sa antas ng gastos ng produkto, magiging mas madali para sa iyo na bumuo ng mga kampanya sa marketing sa kalakalan at pamahalaan ang pagpepresyo sa kumpanya. Batay sa gastos, maaari mong kalkulahin ang average na kakayahang kumita ng isang produkto at matukoy ang pinaka-pinakinabangang mga posisyon mula sa isang punto ng kita upang pasiglahin ang mga benta. Ang mga istatistika sa gastos ay maaaring mapanatili sa buwanang batayan, ngunit kung hindi ito posible, ipinapayong subaybayan ang quarterly dynamics ng indicator na ito.
Mga benta sa pamamagitan ng mga linya ng pagbebenta o mga rehiyon ng pagbebenta	Kung nagtatrabaho ang iyong kumpanya sa iba't ibang rehiyon/lungsod o may ilang dibisyon sa departamento ng pagbebenta, ipinapayong panatilihin ang mga istatistika ng mga benta para sa mga rehiyon at lugar na ito. Kung mayroon kang ganoong mga istatistika, mauunawaan mo kung aling mga lugar ang pangunahing responsable para sa paglago/pagbaba ng mga benta at mabilis mong malaman ang mga dahilan ng mga paglihis. Ang mga benta ayon sa destinasyon ay sinusubaybayan sa buwanang batayan.
Pamamahagi ng produkto	Ang pamamahagi ng produkto ay direktang nauugnay sa paglaki o pagbaba ng mga benta. Kung ang isang kumpanya ay may kakayahang subaybayan ang pagkakaroon ng mga kalakal sa Republika ng Tatarstan, pagkatapos ay ipinapayong kolektahin ang mga naturang istatistika nang hindi bababa sa isang beses sa isang quarter. Alam ang bilang ng mga punto kung saan direktang ipinakita ang ipinadala na item, maaari mong kalkulahin ang turnover rate ng mga kalakal sa isang retail point (benta / bilang ng RT) at maunawaan ang tunay na antas ng demand para sa mga produkto ng kumpanya. Maaaring subaybayan ang pamamahagi sa buwanang batayan, ngunit ito ay pinaka-maginhawa upang subaybayan ang tagapagpahiwatig na ito kada quarter.
Bilang ng mga kliyente	Kung ang isang kumpanya ay nagtatrabaho sa antas ng dealer o sa B2B market, ipinapayong subaybayan ang mga istatistika sa bilang ng mga kliyente. Sa kasong ito, magagawa mong suriin ang kalidad ng paglago ng mga benta. Halimbawa, ang pinagmumulan ng paglago ng mga benta ay isang pagtaas ng demand para sa isang produkto o simpleng geographic na pagpapalawak sa merkado.

Mga pangunahing punto na dapat bigyang pansin kapag nagsasagawa ng pagsusuri sa pagbebenta:

Mga dynamics ng benta ayon sa mga produkto at lugar na bumubuo sa 80% ng mga benta ng kumpanya
Dynamics ng mga benta at kita kumpara sa parehong panahon noong nakaraang taon
Mga pagbabago sa presyo, gastos at kakayahang kumita ng mga benta para sa mga indibidwal na item, mga pangkat ng produkto
Kalidad ng paglago: dynamics ng mga benta bawat 1 RT, bawat 1 kliyente

Koleksyon ng mga istatistika ng benta at kita

Direkta tayong lumipat sa isang halimbawa na malinaw na nagpapakita kung paano gumawa ng pagsusuri sa pagbebenta.

Ang unang hakbang ay upang mangolekta ng mga istatistika ng mga benta para sa bawat kasalukuyang item ng produkto ng kumpanya. Kinokolekta namin ang mga istatistika ng benta para sa 2 panahon: ang nakaraan at kasalukuyang taon. Hinati namin ang lahat ng artikulo sa mga kategorya ng produkto kung saan interesado kaming makita ang dynamics.

Fig. 1 Halimbawa ng pagkolekta ng mga istatistika ng mga benta ayon sa mga item ng produkto

Pinupunan namin ang talahanayan na ipinakita sa itaas ayon sa mga sumusunod na tagapagpahiwatig: mga piraso, rubles, average na presyo ng pagbebenta, gastos, kita at kakayahang kumita. Ang data ng talahanayan ang magiging pangunahing mapagkukunan para sa pagsusuri sa mga benta sa hinaharap.

Ang mga istatistika ng posisyong benta para sa taon bago ang kasalukuyang panahon ay kinakailangan upang ihambing ang kasalukuyang mga tagapagpahiwatig ng pag-uulat sa nakaraang taon at masuri ang kalidad ng paglago ng mga benta.

Susunod, kinokolekta namin ang mga istatistika ng kargamento para sa mga pangunahing lugar ng departamento ng pagbebenta. Hinahati namin ang kabuuang kita (sa rubles) ayon sa mga lugar ng pagbebenta at mga pangunahing kategorya ng produkto. Ang mga istatistika ay kailangan lamang sa mga tuntunin ng ruble, dahil nakakatulong sila na kontrolin ang pangkalahatang sitwasyon sa pagbebenta. Ang isang mas detalyadong pagsusuri ay kinakailangan lamang kung mayroong isang matalim na pagbabago sa dynamics ng mga benta sa isa sa mga lugar.

Fig. 2 Halimbawa ng pagkolekta ng mga istatistika ng benta ayon sa mga direksyon at rehiyon ng pagbebenta

Proseso ng pagsusuri sa pagbebenta

Kapag nakolekta na ang lahat ng kinakailangang istatistika ng mga benta, maaari kang magpatuloy sa pagsusuri sa mga benta.

Pagsusuri ng pagpapatupad ng plano sa pagbebenta

Kung ang kumpanya ay nagpaplano at nagtatag ng isang plano sa pagbebenta, kung gayon ang unang hakbang ay upang suriin ang pagpapatupad ng plano sa pagbebenta ng mga pangkat ng produkto at pag-aralan ang kalidad ng paglago ng mga benta (ang dinamika ng mga pagpapadala na may kaugnayan sa parehong panahon noong nakaraang taon).

Fig. 3 Halimbawa ng pagsusuri ng pagpapatupad ng plano sa pagbebenta ng mga pangkat ng produkto

Sinusuri namin ang pagpapatupad ng plano sa pagbebenta gamit ang tatlong tagapagpahiwatig: mga pagpapadala sa pisikal na termino, kita at kita. Sa bawat talahanayan, kinakalkula namin ang % ng pagkumpleto ng plano at dynamics na nauugnay sa nakaraang taon. Ang lahat ng mga plano ay nahahati sa mga kategorya ng produkto, na nagbibigay-daan sa iyong maunawaan nang mas detalyado ang mga pinagmumulan ng mga undersale at labis na katuparan ng plano. Ang pagsusuri ay isinasagawa sa buwanan at quarterly na batayan.

Sa talahanayan sa itaas, gumagamit din kami ng karagdagang field na "pagtataya", na nagbibigay-daan sa aming hulaan ang pagpapatupad ng plano sa pagbebenta dahil sa kasalukuyang dinamika ng mga pagpapadala.

Pagsusuri ng dynamics ng mga benta ayon sa mga lugar

Ang ganitong pagsusuri sa pagbebenta ay kinakailangan upang maunawaan kung aling mga lugar ng departamento ng pagbebenta ang pangunahing pinagmumulan ng mga benta. Binibigyang-daan ka ng ulat na suriin ang dinamika ng mga benta ng bawat direksyon at napapanahong tukuyin ang mga makabuluhang paglihis sa mga benta upang maitama ang mga ito. Hinahati namin ang kabuuang benta ayon sa mga lugar ng OS, at para sa bawat lugar sinusuri namin ang mga benta ayon sa kategorya ng produkto.

Fig. 4 Halimbawa ng pagsusuri sa pagbebenta ayon sa lugar

Upang masuri ang kalidad ng paglago, ginagamit ang tagapagpahiwatig na "dinamika ng paglago ng benta kumpara sa nakaraang taon". Upang masuri ang kahalagahan ng isang direksyon sa mga benta ng isang partikular na pangkat ng produkto, ginagamit ang parameter na "bahagi sa mga benta, %" at "benta sa bawat 1 kliyente." Ang mga dinamika ay sinusubaybayan kada quarter upang maalis ang mga pagbabago sa mga pagpapadala.

Pagsusuri ng istraktura ng pagbebenta

Ang pagsusuri sa istruktura ng pagbebenta ay nakakatulong na tingnan ang pagiging epektibo at kahalagahan ng mga pangkat ng produkto sa portfolio ng kumpanya. Nagbibigay-daan sa iyo ang pagsusuri na maunawaan kung aling mga pangkat ng produkto ang pinaka kumikita para sa isang negosyo, kung ang bahagi ng mga pangunahing pangkat ng produkto ay nagbabago, at kung ang mga pagtaas ng presyo ay sumasakop sa pagtaas ng mga gastos. Ang pagsusuri ay isinasagawa sa isang quarterly na batayan.

Fig. 5 Halimbawa ng pagsusuri ng istraktura ng pagbebenta ng assortment ng kumpanya

Batay sa mga tagapagpahiwatig na "mga padala sa uri", "kita" at "kita", ang bahagi ng bawat grupo sa portfolio ng kumpanya at ang pagbabago sa bahagi ay tinasa. Ang mga tagapagpahiwatig na "kakayahang kumita", "gastos" at "presyo" ay sinusuri ang dinamika ng mga halaga na may kaugnayan sa nakaraang quarter.

Fig. 6 Halimbawa ng pagsusuri ng gastos at kakayahang kumita ng mga benta

Pagsusuri ng ABC

Ang isa sa mga huling yugto ng pagsusuri sa pagbebenta ay pamantayan, na tumutulong upang ipatupad ang isang karampatang patakaran sa assortment at bumuo ng mga epektibong aktibidad sa marketing sa kalakalan.

Fig. 7 Halimbawa ng ABC analysis ng assortment

Ang pagsusuri sa ABC ay isinasagawa sa mga tuntunin ng mga benta at kita minsan sa isang quarter.

Kontrol ng nalalabi

Ang huling yugto ng pagsusuri sa pagbebenta ay ang pagsubaybay sa imbentaryo ng produkto ng kumpanya. Ang pagsusuri ng mga balanse ay nagbibigay-daan sa iyo upang matukoy ang mga kritikal na bagay kung saan mayroong isang malaking surplus o isang kakulangan ng mga kalakal ay hinuhulaan.

Fig. 8 Halimbawa ng pagsusuri ng mga balanse ng produkto

Ulat sa pagbebenta

Kadalasan sa mga kumpanya, ang departamento ng marketing ay may pananagutan para sa pagpapatupad ng mga plano sa pagbebenta. Para sa isang lingguhang ulat, sapat na upang subaybayan ang antas ng pagpapatupad ng plano sa pagbebenta bilang isang pinagsama-samang kabuuan at ipahiwatig ang pagtataya para sa pagpapatupad ng plano sa pagbebenta batay sa kasalukuyang antas ng mga pagpapadala. Ang ganitong ulat ay nagbibigay-daan sa iyo upang napapanahong makilala ang mga banta ng hindi katuparan ng plano sa pagbebenta at bumuo ng mga hakbang sa pagwawasto.

Fig.9 Lingguhang ulat sa pagbebenta

Maglakip sa naturang ulat ng isang maliit na plato na naglalarawan sa mga pangunahing banta sa pagpapatupad ng plano sa pagbebenta at mga iminungkahing solusyon na magbabawas sa negatibong epekto ng mga natukoy na dahilan para sa hindi pagtupad ng plano. Ilarawan kung anong mga alternatibong mapagkukunan ang maaaring gamitin upang mapataas ang mga benta.

Sa buwanang ulat sa pagbebenta, mahalagang maipakita ang aktwal na pagpapatupad ng plano sa pagbebenta, ang kalidad ng paglago na may kaugnayan sa parehong panahon noong nakaraang taon, isang pagsusuri ng dynamics ng average na presyo ng pagpapadala at ang kakayahang kumita ng produkto.

Fig.10 Buwanang ulat sa pagbebenta

Maaari mong i-download ang template ng pagsusuri sa pagbebenta na ipinakita sa artikulo sa seksyon.

Binibigyang-daan ka ng ulat sa pagbebenta na subaybayan ang trabaho ng manager at gumawa ng mga desisyon na makakaapekto sa kita ng tindahan. Isaalang-alang natin kung paano ayusin ang gawain ng departamento ng pagbebenta at makuha ang data na kinakailangan para sa pagsusuri.

Matututo ka:

Anong uri ng mga ulat sa pagbebenta ang mayroon?
Anong data ang kailangang isama sa isang ulat sa pagbebenta.
Paano pag-aralan ang isang ulat sa pagbebenta at gumawa ng mga konklusyon.

Bakit kailangan mo ng ulat sa pagbebenta?

Sa teorya, posible na kontrolin ang buong proseso ng pagbebenta nang hindi nag-uulat mula sa nagbebenta, ngunit ito ay magastos ng kumpanya nang labis. Ang ulat ng sales manager sa gawaing nagawa, isang sample na titingnan namin sa ibaba, ay nagbibigay-daan sa iyo na subaybayan ang sitwasyon at gumawa ng konklusyon tungkol sa pagiging epektibo ng empleyado.

Ang ulat sa pagbebenta ay sumasalamin sa kasalukuyang resulta ng empleyado at ang mga tagapagpahiwatig na nakakaapekto sa resulta. Sa karamihan ng mga kaso, ang mga ulat ay nabuo mula sa aktwal na mga resulta. Kung ang isang empleyado ay hindi nakamit ang itinatag na mga plano, ang manager ay nagsisimulang suriin at kontrolin ang kanyang mga aksyon.

Paano maghula ng mga benta sa pagtatapos ng taon

Ang mga kumpanyang gumagawa ng tumpak na mga hula sa benta ay 10% na mas malamang na tumaas ang kanilang taunang kita at 7.3% na mas malamang na matugunan ang kanilang mga target sa pagbebenta. Gayunpaman, karamihan sa mga nagbebenta ay nahihirapang gumawa ng hula na malapit sa katotohanan.

Sa artikulo ng electronic magazine na "Commercial Director" mayroong isang paalala ng 5 pinakamahusay na paraan upang mahulaan nang tama ang mga benta sa pagtatapos ng taon.

Anong mga tagapagpahiwatig ang kailangang subaybayan at pag-aralan

Mayroong mga karaniwang coefficient kung saan ang isang tao ay maaaring gumawa ng isang konklusyon tungkol sa kahusayan ng mga empleyado: ang bilang ng mga benta na ginawa, kita, ang bilang ng mga benta na ginawa gamit ang maximum na markup, ang porsyento ng mga karagdagang kalakal (accessories) na nabili. Kasabay nito, mayroon ding mga coefficient na nagbibigay-daan sa amin upang bungkalin ang mga dahilan para sa kasiya-siya o hindi kasiya-siyang pagganap ng mga nagbebenta.

Kasama sa ulat ng sales manager sa mga pangunahing tagapagpahiwatig ang lahat ng kinakailangang impormasyon. Ang bilang ng mga benta ay ang bilang ng mga customer na nagdala ng pera sa kumpanya. Ang bilang ng mga benta na ginawa sa maximum markup ay ang bilang ng mga customer na nagdala ng maximum na kita sa kumpanya. Ang mga accessory na ibinebenta ay tinatawag na kaugnay na mga kalakal at serbisyo, na kung minsan ay nagdadala ng mas maraming pera kaysa sa mga pangunahing benta.

Mayroong mga tagapagpahiwatig na hindi binibigyang pansin nang madalas, ngunit ang mga ito ang pinakamahusay na nagpapakilala sa nagbebenta:

Bilang ng mga contact at pagtatangka. Nagtatrabaho ang mga salespeople sa iba't ibang bilang ng mga kliyente sa buong araw. Kung ang isang salesperson ay nakipag-ugnayan sa sampung kliyente, at ang pangalawa sa isa, maaari kang gumawa ng mga konklusyon tungkol sa bilis ng trabaho at pagganyak ng mga empleyado. Ang ilang mga salespeople ay sinasadya na subukang maiwasan ang direktang pakikipag-ugnay sa kliyente, ang iba ay nakikipagtulungan sa kliyente, ngunit hindi tinatapos ang pagbebenta.
Oras na ginugol "sa mga patlang" sa live na komunikasyon sa kliyente. Ang ilang mga salespeople ay patuloy na nakikipagtulungan sa mga kliyente, habang ang iba ay mas gustong magtrabaho sa opisina. Maaaring mukhang mas mahusay na gumagana ang dating. Sa pagsasagawa, may mga kaso kapag ang nagbebenta ay gumugugol sa lahat ng oras "sa mga patlang", ngunit walang inaasahang bilang ng mga benta. Ang tagapagpahiwatig na ito ay nagbibigay-daan sa iyo upang maunawaan kung ang nagbebenta ay sapat na motibasyon upang magtagumpay.
Porsiyento ng mga contact. Ang indicator na ito ay maaaring kalkulahin gamit ang formula: PC = Bilang ng mga contact na naging mga kliyente / Kabuuang bilang ng mga pagtatangka na magtatag ng contact. Batay sa tagapagpahiwatig na ito, maaari nating tapusin kung alam ng isang empleyado sa pagbebenta kung paano magtatag ng mga contact sa isang potensyal na kliyente. Kung ang porsyento ng mga contact ay masyadong mababa, ito ay nagpapahiwatig na ang empleyado o ang itinatag na mga script para sa paggawa ng unang contact ay kailangang baguhin.
Bilang ng mga teleponong kinuha. Nagbibigay-daan sa iyo ang indicator na ito na maunawaan kung gaano karaming mga potensyal na customer mula sa mga naabisuhan ang interesado sa mga produktong inaalok at handang maging mga customer. Ang tagapagpahiwatig ay maaaring hindi lamang ang bilang ng mga telepono, kundi pati na rin ang isang kasunduan upang bisitahin ang isang espesyalista, magpadala ng isang komersyal na panukala, atbp. Ang sukatan na ito ay kailangang maingat na subaybayan at pag-aralan dahil kung ang isang salesperson ay gumagawa ng maraming mga presentasyon nang walang anumang tugon, ito ay maaaring isang senyales ng mahinang kalidad ng produkto o isang hindi magandang disenyong presentasyon.

Payo. May mga sitwasyon kapag ang isang sales manager ay nangongolekta ng maraming contact, ngunit halos hindi nakumpleto ang deal. Ito ay maaaring ibigay sa pakinabang ng kumpanya: sapat na upang italaga ang taong ito na partikular sa paghahanap ng mga bagong kliyente, at kukumpleto ng iba pang mga espesyalista ang mga transaksyon.

Mga dahilan para sa pagtanggi. Ang ilang mga sales manager ay hindi nagtatala o nagsusuri ng mga pagkabigo ng customer. Gayunpaman, ang tagapagpahiwatig na ito ay lubos na mahalaga: kung ang isang kliyente ay umalis, nangangahulugan ito na siya ay may kulang.
Mga aktibidad ng mga kakumpitensya. Mga kalakasan at kahinaan na hindi masusuri sa pamamagitan ng pagmamasid sa sitwasyon mula sa itaas. Sa pamamagitan ng pag-aaral ng mga detalye ng trabaho ng iyong mga kakumpitensya mula sa pananaw ng sarili mong mga salespeople, maaari mong makabuluhang taasan ang iyong antas ng benta.

Mga uri ng mga ulat sa pagbebenta

Walang iisang form para sa ulat ng isang sales manager sa gawaing ginawa. Ang bawat manager mismo ang nagpapasya kung ano ang gusto niyang makita, sa anong anyo at kung anong mga resulta ang plano niyang makamit mula sa isang partikular na tagapalabas.

Ang karampatang at napapanahong pagsusuri ng mga ulat sa pagbebenta ay nagpapahintulot sa amin na gumawa ng mga konklusyon tungkol sa kalidad ng trabaho ng mga tagapamahala ng benta, tukuyin ang mga posibleng problema, hulaan ang kita, at muling ipamahagi ang mga pondo at mapagkukunan ng badyet.

Ang pinakakaraniwang ginagamit na uri ng mga ulat sa pagbebenta ay:

Pang-araw-araw na ulat ng sales manager, isang sample na maaari mong i-download sa simula ng artikulong ito. Kung ang tindahan ay nagsasagawa ng mga direktang benta, isang karaniwang pang-araw-araw na ulat. Kung mayroong isang database na may mga kliyente, kasama sa ulat ang bilang ng mga aksyon sa database - ang bilang ng mga tawag na ginawa, mga sulat na ipinadala, mga pulong na gaganapin.
Lingguhang ulat. Gamit ang isang lingguhang ulat, mauunawaan mo kung gaano karaming mga lead ang inilipat sa funnel ng mga benta at kung ilan ang nawala sa proseso. Ang pagsusuri sa mga ulat sa mid-term na benta ay nagpapahiwatig ng bilang ng mga tawag na nagresulta sa mga aktwal na appointment at ang numerong ipinadala komersyal na alok, kung saan nakatanggap ng tugon.
Buwanang ulat. Posible na gumawa ng mga konklusyon tungkol sa mga pangmatagalang uso. Kasama sa buwanang ulat ng benta ang lahat ng pangunahing tagapagpahiwatig - ang bilang ng mga naaakit na customer, average na singil, kita, kita. Mula sa ulat na ito, mauunawaan mo ang istruktura ng funnel ng mga benta at ang rate ng conversion, pati na rin kung gaano ka produktibo ang mga nagbebenta.

Kung kinakailangan, inihahanda din ang mga ulat sa pagbebenta kada quarter, taunang ulat, atbp. Hinahayaan ka nitong maunawaan ang trend ng pag-unlad ng kumpanya, muling ipamahagi ang mga pananalapi, at pinuhin ang iyong patakaran sa pagbebenta.

Ulat ng sales manager: pipeline

Ang terminong "pipeline" ay dumating sa Russian sales analysis mula sa Western practice. Ang isang ulat na ginawa ayon sa prinsipyong ito ay sumasaklaw nang detalyado sa katayuan ng mga transaksyon na nasa portfolio ng isang partikular na empleyado. Paggawa gamit ang pipeline, ang isang manager ay maaaring patuloy na makipag-ugnayan sa bawat empleyado at bumuo ng magkasanib na mga solusyon na hahantong sa pagtaas ng kahusayan. Isang halimbawa ng ulat ng isang sales manager sa gawaing ginawa, isang sample na makikita sa anumang espesyal na website, kasama ang lahat ng data na kinakailangan para sa paggawa ng matalinong desisyon .

Para gumana ang pipeline, 2 kundisyon ang dapat matugunan:

Ang gawain at mga ulat ng mga nagbebenta ay isinasagawa gamit ang isang CRM system.
Gumagamit ang manager ng mga filter sa CRM system, maingat na niraranggo ang mga transaksyon at natatanggap ang sumusunod na form sa output:

Ang mga pangunahing tagapagpahiwatig sa talahanayang ito ay ang yugto ng transaksyon at ang posibilidad. Ang mga tagapagpahiwatig na ito ay magkakaugnay. Pangunahing inaayos ang sukat ng posibilidad batay sa kung anong yugto ang deal. Ang antas ng posibilidad ay depende sa partikular na sitwasyon - sino ang nagbebenta, sino ang bumibili, sa anong antas ang pag-uusap ay nagaganap sa kaso ng b2b sales.

Kapag nagtatrabaho sa isang pipeline, dapat kang magabayan ng apat na pangunahing prinsipyo:

Ang portfolio ng bawat sales manager ay kailangang subaybayan nang regular. Kung maaari, araw-araw. Una sa lahat, naaangkop ito sa mga bagong empleyado na nasasanay pa lang sa team, at mga empleyadong nasa "depression" o nasa yugto ng propesyonal na pagkasunog. Upang baguhin ang estado ng pipeline ng nagbebenta, kinakailangan na subaybayan ito sa mga reference point sa buong araw.
Ang pipeline ay hindi dapat barado o walang laman. Ayon sa mga ulat ng mga tagapamahala ng benta, ang proseso ng pagkumpleto ng mga transaksyon sa loob ng napagkasunduang time frame ay sinusubaybayan, pagkatapos nito ang propesyonal na funnel ng empleyado ay puno ng impormasyon tungkol sa mga bagong transaksyon. Sa isip, ang funnel ay dapat awtomatikong mapunan ng bagong data habang pinoproseso ang mga lumang gawain.
Kasama sa pagtatrabaho sa pipeline ang patuloy na pagsubaybay sa karaniwang bayarin. Kung ang halaga ng tseke ay hindi umabot sa isang tiyak na antas na itinatag sa mga regulasyon, ang mga karagdagang pagpupulong ay naka-iskedyul sa mga kawani, ang mga pagsasanay ay isinasagawa sa mga pinaka-problemadong yugto ng pagbebenta, at ang mga konklusyon ng organisasyon ay iginuhit.
Ito ay nagkakahalaga ng pag-alala na ang kita ay palaging nakasalalay sa parehong gawain ng mga tagapamahala ng benta at ang bahagi ng marketing. Sa bawat yugto ng transaksyon ay dapat mayroong ilang elemento na naghihikayat sa mamimili na pumasok sa isang kasunduan. Halimbawa, sa isang komersyal na alok maaari kang magpadala ng isang video ng pagsasanay o e-book na may kapaki-pakinabang na impormasyon. Upang matiyak na ang pera sa ilalim ng kontrata ay dumating sa lalong madaling panahon, maaari mong bigyan ang kliyente ng isang limitadong oras na pagkakataon upang makatanggap ng mga karagdagang bonus (halimbawa, isang diskwento o regalo kapag nagbabayad ngayon).

Pagkatapos makumpleto ang bawat transaksyon, dapat magsulat ang nagbebenta ulat ng benta. Ito ay kinakailangan hindi lamang para sa nagbebenta mismo, kundi pati na rin para sa kumpanya sa kabuuan. Para sa kaginhawahan, gumawa ng mga draft ng mga ulat pagkatapos ng bawat pagbisita sa kliyente.

Ang bawat kumpanya na nakikitungo sa mga benta ay may sistema ng pag-uulat ng mga benta. Ang mga ulat na ito ay naglalakbay mula sa mga salespeople sa pamamagitan ng mga sales manager hanggang sa nangungunang pamamahala ng kumpanya.

Ulat sa pagbebenta– isang dokumento tungkol sa mga pulong ng salesperson sa mga kliyente. Mayroong ilang mga uri ng mga ulat sa pagbebenta.

Mag-ulat sa mga pagpupulong sa bawat kliyente, na naglalaman ng sumusunod na data:

pangalan at posisyon ng kliyente;
tagal ng pulong;
dami ng mga kalakal na naibenta;
mga aksyon ng kumpanya upang matiyak ang order (mga oras ng paghahatid).

Pang-araw-araw na ulat Karaniwang pinupunan sa araw ng trabaho at ipinadala sa manager sa gabi. Naglalaman ito ng impormasyon tungkol sa kung ano ang ginawa sa araw:

bilang ng mga pagbisita bawat araw;
anong mga kalakal ang naibenta;
dami ng mga kalakal na naibenta.

Ang data na ito ay kinakailangan para sa sales manager upang suriin ang mga resulta na nakamit sa araw.

File ng kliyente ay isa rin sa mga uri ng ulat na dapat panatilihin ng bawat nagbebenta. Ang file ng customer ay naglalaman ng mga pangalan at address ng mga regular at potensyal na customer, ang mga pangalan ng mga contact person para sa mga organisasyon, isang paglalarawan ng kalikasan ng negosyo, mga tala sa natanggap at posibleng mga order, pati na rin ang mga detalye ng mga nakumpletong pagbisita.

Ang index ng card ay dapat na palaging na-update na may napapanahong impormasyon tungkol sa bawat kliyente. Kung ang isang salesperson ay umalis sa kumpanya, ang file ng customer ay ililipat sa kanyang kahalili.

Lingguhang ulat naglalaman ng paglalarawan ng mga kaganapang naganap sa loob ng linggo at kinabibilangan ng:

lahat ng mga order na natanggap;
impormasyon tungkol sa mga bagong kliyente;
impormasyon tungkol sa paggamit ng kotse ng kumpanya (distansya at pagkonsumo ng gasolina).

Buwanang ulat tungkol sa trabaho ay nagbubuod ng data mula sa mga lingguhang ulat. Ito ay isang gabay para sa tagapamahala para sa hinaharap. Kabilang dito ang:

summarized data mula sa mga lingguhang ulat;
pagtataya ng posibleng dami ng benta para sa susunod na buwan;
mga paliwanag tungkol sa mga paglihis mula sa plano sa pagbebenta.

Ulat sa paggasta ng pera(isang nakapirming halaga na inilalaan ng kumpanya sa bawat nagbebenta).

Ang isang sales manager ay dapat patuloy na magtrabaho kasama ang mga ulat ng kanyang koponan. Makakakuha ka ng maraming kapaki-pakinabang na impormasyon mula sa kanila. Gumagamit ang mga sales manager ng mga ulat ng salesperson upang subaybayan ang performance ng bawat salesperson. Maaaring gamitin ng sales manager ang mga ulat upang higit pang gabayan at maayos na itakda o maiangkop ang mga layunin ng kanilang koponan.

Ang impormasyong ibinibigay ng mga salespeople sa kanilang mga ulat ay nakakatulong sa manager na magplano ng mga benta. Ang ulat ay bahagi din ng , nagbibigay ito ng impormasyon tungkol sa kung paano tinatanggap ng merkado ang iyong produkto.

Bilang karagdagan, mula sa mga ulat maaari mong malaman ang tungkol sa mga paglihis mula sa mga hinulaang benta at makuha ang opinyon ng mga nagbebenta kung bakit naiiba ang aktwal na mga benta sa mga hula.

Paghahanda ng ulat sa pagbebenta

Pinunan ng mga salespeople ang isang malaking bilang ng mga form, gumawa ng maraming tala, at sumulat ng mga ulat sa pagbebenta sa panahon ng kanilang trabaho. Ang ilan sa kanila ay araw-araw, ang iba ay lingguhan. Gayundin, bilang panuntunan, ang isang buod na ulat ay iginuhit sa gawaing ginawa para sa buwan.

Ang pagguhit ng mga ulat sa pagbebenta ay kinakailangan para sa bawat link sa istraktura ng kumpanya upang gumana nang epektibo. Sa lahat ng antas ng mga benta ng kumpanya, kailangan ng ibang halaga ng pag-uulat, mula sa mga ordinaryong ahente ng pagbebenta hanggang sa mga tagapamahala ng benta at mula doon sa senior management ng kumpanya.

Ang dami ng pag-uulat sa trabaho ay tumataas habang umaakyat ka sa corporate ladder. Bagama't ang mga ulat ay bumubuo ng medyo maliit na bahagi ng pangkalahatang gawain, lalo na sa mas mababang antas, gayunpaman ay napakahalaga ng mga ito.

Ang pangunahing gawain ng mga ahente at nagbebenta ng pagbebenta ay ang magbenta. Samakatuwid, hindi mo dapat labis na pasanin ang mga ito sa gawaing pag-uulat.

Ang isang ulat sa pagbebenta ay dapat na malinaw, maigsi, nakakahimok at naglalaman ng mga katotohanan na magagamit kung saan kinakailangan. Ang opinyon ng empleyado na ipinahayag sa ulat ay maaaring mahalaga, ngunit dapat itong maunawaan na maaaring ito ay subjective.

Ang isang ulat sa pagbebenta ay hindi kailangang mahaba. Bilang isang patakaran, ang paghahanda at pagsasama nito ay dapat tumagal ng hindi hihigit sa 15 minuto. Sa isip, ang ulat ay dapat makumpleto sa lalong madaling panahon pagkatapos matugunan ang kliyente. Kung hindi ito posible, ang mga mahahalagang detalye ay dapat na maitala sa madaling sabi. Maraming mga kumpanya ang nagbibigay sa kanilang mga ahente ng mga espesyal na notepad na dapat nilang gamitin sa kanilang pang-araw-araw na gawain.

Ilang nagbebenta ang namamahala upang mapanatili ang mga relasyon sa kliyente at matupad ang kanilang mga obligasyon pagkatapos ng transaksyon. Marami sa kanila ay hindi palaging naaalala, halimbawa, na ipinangako nila sa kliyente na tuparin ang kanyang kahilingan sa isang tiyak na petsa. Upang maiwasang mangyari ito, magbayad ng espesyal na pansin pag-iingat ng talaan.

Ang pinakamadaling paraan upang huwag kalimutan ang tungkol sa iyong mga obligasyon sa kliyente ay ang paggamit ng isang espesyal na paalala (isang card index ng kasalukuyang impormasyon). Ang file cabinet na ito ay parang akordyon na may mga puwang na may markang mga numero mula 1 hanggang 31 at ang mga pangalan ng mga buwan mula Enero hanggang Disyembre. Kung hihilingin ng kliyente na tawagan siya sa una ng susunod na buwan, isulat lang ang petsa, pangalan, numero ng telepono at ilagay ang tala sa naaangkop na puwang sa iyong memo.

Minsan maaari kang gumawa ng mga tala sa kalendaryo, ngunit kung pinag-uusapan natin ang tungkol sa isang dokumento (isang liham, isang card ng isang potensyal na kliyente), mas mahusay na ilagay ito sa isang lugar kung saan ito ay madaling makuha, halimbawa, sa isang memo.

Mga tip para sa pagtatrabaho sa memo

Kung dadalhin mo ang memo sa mga pagpupulong sa mga kliyente, mas mainam na gawin itong nakakandado upang hindi mahulog at mawala ang mga mahahalagang dokumento.

Suriin ang iyong memo araw-araw. Sumulat ng paalala ng “check memo” sa iyong kalendaryo sa trabaho para sa susunod na tatlong linggo.

Salungguhitan ang mahahalagang punto sa dokumento bago ito ilagay sa memo.

Ilagay ang petsa sa itaas na sulok ng nauugnay na dokumento. Sa katapusan ng buwan, ilatag ang mga papeles sa susunod na buwan.

Itago ang paalala sa iyong desk o dalhin ito sa iyo.

Upang maiwasang mawala ang mga business card at iba pang maliliit na dokumento, i-pin ang mga ito sa malalaking dokumento.

Isulat ang salitang "memo" sa iyong kalendaryo sa trabaho sa tabi ng anumang paparating na pagpupulong na itatago mo sa iyong memo.

Ang pagkakaroon ng iyong mga talaan na madaling gamitin ay makakatulong sa iyong lumikha ng anumang ulat sa pagbebenta na kailangan mo nang mabilis at madali.