Do-it-yourself HR audit: sunud-sunod na mga tagubilin para sa isang HR specialist. Paano maayos na i-audit ang dokumentasyon ng HR

Pag-audit ng mga dokumento ng tauhan nang mag-isa
Ang mga dokumento ng tauhan ay bahagi ng mga aktibidad sa pamamahala ng tauhan kung saan dapat palaging may kaayusan.

Ang pagpapanatili ng mga dokumento ng tauhan alinsunod sa itinatag na mga patakaran ay nagbibigay sa kumpanya ng proteksyon mula sa mga multa mula sa mga katawan ng inspeksyon at mula sa mga hindi pagkakaunawaan sa paggawa sa mga empleyado. Kasama sa pag-audit ng tauhan ang pagtatasa ng dalubhasa sa kawastuhan ng daloy ng dokumento ng mga tauhan, kabilang ang pagsusuri ng teksto ng isang partikular na dokumento para sa pagsunod sa mga kinakailangan ng batas sa paggawa at pagtatasa ng mga panganib ng pagpapataw ng mga parusa sa panahon ng mga inspeksyon at sa kaganapan ng isang paggawa. tunggalian. Ang pag-audit ng tauhan ay tutukuyin kung aling mga dokumento ang hindi pa umiiral sa departamento ng mga tauhan, ngunit dapat itong lumitaw, kung alin ang dapat tapusin, at kung alin ang maaaring iwanang hindi nagbabago.

Kailan kailangan ang pag-verify?

Karaniwan, sinusuri ng mga kumpanya ang katayuan ng mga dokumento ng tauhan sa mga sumusunod na kaso:

kapag pinapalitan ang isang tauhan ng empleyado na responsable para sa pagpapanatili ng mga rekord ng tauhan (sa pagtanggal o paglipat sa ibang posisyon, sa ibang dibisyon, sangay);

kapag may banta ng isang pag-audit pagkatapos ng pagpapaalis ng isang nasaktan na empleyado (hindi pagbabayad ng sahod, mga bonus sa oras, pagpapaalis sa inisyatiba ng employer);

kapag may pagbabago sa pamumuno ng organisasyon;

kapag dinadala ang dokumentasyon ng tauhan sa pagsunod sa kasalukuyang batas pagkatapos maganap ang mga pagbabago dito;

sa pagtanggap ng impormasyon o mga tagubilin tungkol sa paparating na nakatakdang inspeksyon ng labor inspectorate

Maaari ding mag-alok ng pag-audit ng tauhan sa mga kumpanyang nagpaplanong mag-optimize ng trabaho kasama ang mga dokumento ng tauhan ng kumpanya, at kasalukuyang nangangailangan ng pagtatasa ng kasalukuyang estado at mga rekomendasyon para sa karagdagang trabaho.

Ang isa sa mga problema na nalulutas ng isang audit ng tauhan ay ang pagbabawas ng mga panganib na nauugnay sa paglabag sa kasalukuyang mga batas sa paggawa. Samakatuwid, kadalasan ang isang pag-audit ng tauhan ay pangunahing naglalayong bawasan ang epekto ng "mas mataas na mga lugar ng peligro."

Sino at paano?

Ang isang HR audit ay maaaring ipagkatiwala sa isang kumpanya ng tagapagkaloob na nagbibigay ng mga katulad na serbisyo. Ang mga nakaranasang espesyalista ay magsasagawa ng isang komprehensibong inspeksyon gamit ang mga itinatag na pamamaraan at magpapakita ng isang ulat sa mga resulta ng trabaho. Ipapahiwatig ng ulat ang mga natukoy na paglabag, ang mga posibleng kahihinatnan nito at magbibigay ng mga rekomendasyon para sa pag-aalis ng mga pagkakamali, at sa hinaharap ay makakatulong sa pagpapanumbalik ng dokumentasyon ng tauhan. Dapat pansinin na ang isang mahalagang bentahe ng pagsasagawa ng isang pag-audit ng isang third-party na provider ay ang kawalang-kinikilingan ng konklusyon tungkol sa estado ng mga talaan ng tauhan sa negosyo.

Gayundin, ang pag-audit ng tauhan ay maaaring isagawa sa loob ng bahay. Sa kasong ito, kailangan mong mag-isyu ng isang order upang magsagawa ng isang audit ng tauhan sa kumpanya, tukuyin ang mga layunin at layunin ng kaganapang ito, bumuo ng isang naaangkop na komisyon (halimbawa, na binubuo ng isang abogado, representante punong accountant, pinuno ng departamento ng tauhan. ), tukuyin ang timing at paraan ng pag-verify.

Ang pag-audit ay maaaring isagawa nang pili (isang tiyak na bilang ng mga posisyon, departamento at lahat ng mga dokumento ng tauhan para sa kanila) o sa pamamagitan ng isang kumpletong (kabuuang) pag-audit. Sa maraming paraan, ang uri ng inspeksyon ay nakasalalay sa bilang ng mga empleyado sa organisasyon, mga layunin, layunin at mga deadline.

Kinakailangang isama sa isang hiwalay na listahan ang isang espesyal na kategorya ng mga empleyado na may mga termino ng isang kontrata sa pagtatrabaho at mga kondisyon sa pagtatrabaho na iba sa iba at na, alinsunod sa batas at mga lokal na regulasyon, ay binibigyan ng anumang mga benepisyo, allowance, kabayaran. , atbp. Ang dokumentasyon ng mga empleyadong ito ay kailangang suriin nang mas mabuti.

Bumuo kami ng plano ng inspeksyon.

Ang empleyadong kalahok sa pag-audit ay dapat na maunawaan ang buong kahalagahan at kahihinatnan ng proseso. Una, kailangan mong bumuo ng isang plano, gumawa ng isang listahan ng mga dokumento na dapat nasa serbisyo ng tauhan. Ang ipinag-uutos na katangian ng ilang mga dokumento ay direktang tinukoy sa Kodigo sa Paggawa. Susunod, gumawa ng isang pagkakasundo - kung ano at kung paano ito dapat, upang ibalik ang lahat ng kinakailangang mga dokumento ng tauhan.

Sa pagsasagawa, upang magsagawa ng pag-audit ng tauhan nang mag-isa, kailangan mong:

1. gumuhit ng isang plano sa inspeksyon;

2. gumawa ng listahan ng lahat ng empleyado, hatiin sila ayon sa posisyon at structural division;

3. matukoy ang listahan ng mga dokumento ng regulasyon, sapilitan at karagdagang para sa kumpanyang ito;

4. tukuyin ang isang listahan ng mga dokumento ng tauhan na susuriin (halimbawa, ang kumpanya ng Orion ay nagpasiya para sa kanyang sarili ang sumusunod na listahan na susuriin: (halimbawa 1))

Halimbawa 1

Mga iskedyul ng staffing; Mga order sa pag-apruba ng mga iskedyul ng staffing; Mga order upang baguhin ang mga antas ng kawani;

Mga kontrata sa pagtatrabaho; Mga karagdagang kasunduan sa mga kontrata sa pagtatrabaho;

Journal ng pagpaparehistro ng mga kontrata sa pagtatrabaho at mga pagbabago sa kanila;

Mga order sa mga tauhan (pagtanggap, paglilipat, pagpapaalis, promosyon, bonus, atbp.);

Mga log para sa pagpaparehistro ng mga order (sa mga tauhan, bakasyon, mga paglalakbay sa negosyo);

Mga talaan ng trabaho; Aklat ng accounting para sa paggalaw ng mga libro ng trabaho at mga pagsingit para sa kanila Order sa appointment ng isang taong responsable para sa pagpapanatili at pag-iimbak ng mga libro ng trabaho;

Mga paglalarawan ng trabaho;

Mga order sa pagbibigay ng bakasyon (taon, karagdagang, pang-edukasyon, hindi bayad na bakasyon, bakasyon sa pangangalaga ng bata);

Mga iskedyul ng bakasyon;

Mga aplikasyon ng empleyado (para sa mga bakasyon, sa kaso ng paglihis mula sa iskedyul ng bakasyon (taon, karagdagang, pang-edukasyon, walang bayad na bakasyon, pangangalaga sa bata, iba pang mga aplikasyon, mga aplikasyon para sa pagpapaalis);

Mga personal na card ng mga empleyado ayon sa pinag-isang Form T-2;

Mga order sa pagpapadala ng mga empleyado sa mga paglalakbay sa negosyo. Mga pagtatalaga sa serbisyo;

Mga time sheet;

Mga panloob na regulasyon sa paggawa;

Mga regulasyon sa suweldo at mga bonus;

Mga regulasyon sa proteksyon ng personal na data;

5. maghanda ng checklist form (halimbawa 2), kung saan ang data sa mga paglabag, kawalan ng mga dokumento at mga deadline para sa pagwawasto ng mga umiiral na dokumento o paglikha ng mga nawawalang dokumento ay ilalagay.

Ang pagguhit ng isang listahan ng mga mandatoryong regulasyon na inilapat sa organisasyon at isang listahan ng mga lokal na regulasyon ng kumpanya ay isang mahalagang yugto sa pag-audit, dahil ang pagsunod sa mga talaan ng tauhan sa batas ay ang pangunahing pamantayan para sa pagpapanatili ng mga talaan ng tauhan sa isang kumpanya para sa isang HR. espesyalista.

Sa listahan ng mga kinakailanganmga regulasyon dapat kasama ang:

Labor Code ng Russian Federation kasama ang lahat ng mga susog at mga karagdagan;

Pinag-isang mga anyo ng pangunahing dokumentasyon ng accounting (resolution

Goskomstat ng Russia na may petsang 01/05/2004 No. 1 "Sa pag-apruba ng pinag-isang anyo ng pangunahing dokumentasyon ng accounting para sa pagtatala ng paggawa at pagbabayad nito")

Dekreto ng Gobyerno ng Russian Federation ng Abril 16, 2003 No. 225 "Sa mga libro ng trabaho," bilang susugan. mula 05/19/2008;

Mga tagubilin para sa pagpuno ng mga libro sa trabaho (Resolusyon ng Ministri ng Paggawa ng Russia na may petsang Oktubre 10, 2003 No. 69);

Mga regulasyon sa pagpapadala sa mga paglalakbay sa negosyo (Resolusyon ng Pamahalaan ng Russian Federation ng Oktubre 13, 2008 No. 749);

Pederal na Batas ng Disyembre 29, 2006 Blg. 255-FZ "Sa sapilitang panlipunang seguro sa kaso ng pansamantalang kapansanan at may kaugnayan sa maternity" (tulad ng susugan noong Pebrero 25, 2011);

Pederal na Batas ng Mayo 19, 1995 Blg. 81-FZ "Sa mga benepisyo ng estado para sa mga mamamayang may mga anak" (tulad ng sinusugan noong Marso 7, 2011);

Pederal na Batas ng Hulyo 27, 2006 Blg. 152-FZ "Sa Personal na Data" (tulad ng susugan noong Disyembre 23, 2010);

Pederal na Batas ng Nobyembre 24, 1995 No. 181-FZ "Sa panlipunang proteksyon ng mga taong may kapansanan sa Russian Federation" (tulad ng sinusugan noong Disyembre 9, 2010);

Pederal na Batas ng Mayo 27, 1998 Blg. 76-FZ "Sa katayuan ng mga tauhan ng militar" (tulad ng susugan noong Abril 21, 2011);

Pederal na Batas ng Disyembre 17, 2001 Blg. 173-FZ "Sa Mga Pensiyon sa Paggawa sa Russian Federation" (tulad ng susugan noong Hulyo 27, 2010);

Pederal na Batas ng Disyembre 15, 2001 No. 167-FZ "Sa Sapilitang Pension Insurance sa Russian Federation" (tulad ng susugan noong Disyembre 28, 2010);

Resolusyon ng Ministri ng Paggawa ng Russia ("Sa pag-apruba ng mga listahan ng mga posisyon at trabaho na pinalitan o ginampanan ng mga empleyado kung saan ang employer ay maaaring pumasok sa mga nakasulat na kasunduan sa buong indibidwal o kolektibo (pangkat) na pananagutan sa pananalapi, pati na rin ang mga karaniwang anyo ng mga kasunduan sa buong pananagutan sa pananalapi”);

Listahan ng mga karaniwang dokumento ng archival ng pamamahala na nabuo sa proseso ng mga aktibidad ng mga katawan ng estado, lokal na pamahalaan at organisasyon, na nagpapahiwatig ng mga panahon ng imbakan (naaprubahan ng Ministri ng Kultura ng Russian Federation noong Agosto 25, 2010 No. 558);

Kapag sinusuri ang mga panloob na lokal na regulasyon, kinakailangang bigyang-pansin ang disenyo, pag-aampon, pag-apruba, nilalaman at pamilyar sa mga empleyado sa kanila.

Idagdag sa listahan ipinag-uutos na mga lokal na regulasyon ng kumpanya

panloob na regulasyon sa paggawa (Mga Bahagi 3 at 4 ng Artikulo 189 at Artikulo 190 ng Labor Code ng Russian Federation);

regulasyon sa proteksyon ng personal na data ng mga empleyado (Artikulo 88 ng Labor Code ng Russian Federation);

mga regulasyon sa kabayaran at mga bonus (Artikulo 135 ng Labor Code ng Russian Federation);

Idagdag sa listahan opsyonal (inirerekomenda) mga lokal na regulasyon ng kumpanya (batay sa Artikulo 5 ng Labor Code ng Russian Federation) ay dapat kasama ang:

probisyon sa mga lihim ng kalakalan (Pederal na Batas ng Hulyo 29, 2004 Blg. 98-FZ "Sa Mga Lihim sa Kalakalan" (tulad ng sinusugan noong Hulyo 24, 2007));

mga regulasyon sa mga paglalakbay sa negosyo;

mga regulasyon sa sertipikasyon ng empleyado.

Sinusuri ang pagkakaroon ng mga libro ng trabaho at ang kawastuhan ng kanilang pagpapanatili, ang pagkakaroon ng isang libro para sa pagtatala ng paggalaw ng mga libro ng trabaho at mga pagsingit, ang pagkakaroon ng mga anyo ng mga libro ng trabaho at mga pagsingit, pati na rin ang isang order na humirang ng isang responsableng empleyado para sa pagpapanatili, ang pag-iimbak, pag-record at pag-isyu ng mga libro ng trabaho ay kinakailangang kasama sa lugar ng pagsuri ng dokumentasyon ng tauhan. Ang isang mahalagang punto sa tseke ng tauhan ay ang pag-audit ng mga log ng pagpaparehistro. Ang mga libro para sa pagpaparehistro ng mga order para sa mga tauhan ay sinusuri kasama ng mga order upang matiyak na ang impormasyon ay naipasok nang tama at walang mga puwang sa pagpaparehistro.

Isa-isahin natin

Sa konklusyon, ang isang ulat ay iginuhit sa kasalukuyang estado ng mga rekord ng tauhan, ito ay sinusuri kung ang mga layunin ng pag-audit ay nakamit, ang mga natukoy na pagkukulang ay naitala, ang mga hakbang na dapat gawin ay inireseta, at ang mga konklusyon ay iginuhit (halimbawa 4).

Sa pagtatapos ng tseke, kung may nawawala o mali ang pagkakagawa ng mga dokumento, kinakailangang magtakda ng limitasyon sa oras kung saan ang mga dokumentong ito ay gagawin o itatama, pBumuo ng plano para iwasto ang mga nakitang paglabag (halimbawa 5).

Ang materyal ay nai-post sa website na HRM.RU

Malapit na akong ma-promote - ililipat sa HR department sa isang sangay ng aming organisasyon. Medyo kinakabahan ako - ito ay isang responsableng bagay, gusto kong maiwasan ang mga posibleng pagkakamali at komplikasyon. Plano kong magsimulang magtrabaho sa isang bagong lugar sa pamamagitan ng pagsasagawa ng pag-audit ng mga talaan ng tauhan. Mangyaring sabihin sa akin kung paano gawin ito nang tama.

Bago mo pag-uri-uriin ang mga "lihim" ng isang panloob na pag-audit ng HR, kailangan mong maunawaan kung anong mga layunin ang gagawin mo ito.

Bilang isang tuntunin, sa mga sitwasyong katulad ng sa iyo, kailangan ang pag-audit ng mga talaan ng tauhan upang matukoy kung ang mga tauhan ay nagtatrabaho sa sangay ay sumusunod sa mga kinakailangan ng batas sa paggawa at mga lokal na regulasyon ng kumpanya. Ang layunin ng naturang pagsusuri ay upang maalis ang mga posibleng panganib ng kumpanya na nauugnay sa mga pagkakamali sa paghahanda ng dokumentasyon ng tauhan. Samakatuwid, ang iyong pagnanais na magsimulang magtrabaho sa panloob na pag-audit ay tama.

Upang magkaroon ng legal na batayan para sa paggawa ng mga pagwawasto at pagwawasto ng mga pagkukulang sa mga dokumento ng tauhan na maaaring matukoy sa panahon ng isang pag-audit, kinakailangang bigyan ito ng opisyal na katayuan. Samakatuwid, ang pagkakasunud-sunod ng mga aksyon sa panahon ng pag-verify ay ang mga sumusunod:

Stage 1. Pag-isyu ng kautusan

Dapat itong ipahiwatig:

• mga layunin at layunin ng kaganapan sa pagpapatunay;
• mga miyembro ng komisyon. Maaaring kabilang dito ang mga espesyalista sa kumpanya na may kaalaman sa larangan ng batas sa paggawa at pamamahala ng opisina;
• ang oras ng inspeksyon at ang panahon kung kailan ito isasagawa;
• deadline para sa pagsusumite ng ulat (act) sa mga resultang nakuha.

Ang aming impormasyon

Pagkakasundo ng mga dokumento - paghahambing, paghahambing, bantas, paglalagom, pagkakakilanlan, paghahambing, koleksyon, pagpapatunay ng mga dokumento

Stage 2. Familiarization sa pagkakasunud-sunod ng lahat ng interesadong partido, kabilang ang pinuno ng sangay

Stage 3. Reconciliation ng mga dokumento

Ang susunod na yugto ng pag-audit ay maaaring isang pagkakasundo ng mga dokumento (kung ano ang dapat makuha), na isinasagawa upang maibalik sa hinaharap ang lahat ng kinakailangang mga dokumento ng tauhan.

Makakatulong dito ang isang lokal na regulasyong batas na kumokontrol sa daloy ng dokumento ng mga tauhan sa isang sangay ng kumpanya.

Ang naturang regulasyong aksyon ay maaaring ang Mga Regulasyon o Mga Tagubilin para sa pamamahala ng mga talaan ng tauhan sa isang kumpanya o ang pangkalahatang Mga Tagubilin para sa pamamahala ng mga talaan, kabilang ang isang seksyon sa pamamahala ng mga talaan ng tauhan, kabilang ang sa isang sangay. Ito ay hindi isang mandatoryong dokumento, ngunit ang presensya nito ay kinokontrol ang pamamaraan para sa pagsasagawa ng mga rekord ng tauhan sa isang sangay ng kumpanya.

Ang sangay ay dapat magkaroon ng kumpletong set ng mandatory personnel documentation . Kabilang dito ang:

1. Mga lokal na regulasyon.

Ang bawat sangay ay dapat magkaroon ng mga sumusunod na lokal na regulasyon:

• panloob na mga regulasyon sa paggawa;
• regulasyon sa proteksyon ng personal na data;
• mga regulasyon sa sahod;
• mga regulasyon sa mga bonus sa insentibo;
• mga regulasyon sa mga paglalakbay sa negosyo;
• mga tagubilin sa kaligtasan sa paggawa.

Gayunpaman, ang ilan sa mga ito ay maaaring maaprubahan para sa kumpanya sa kabuuan. Sa kasong ito, mag-aplay din sila sa mga sangay. Sa kasong ito, ang mga kopya ng mga dokumentong ito ay dapat na makukuha sa sangay. May kaugnayan sa talahanayan ng mga tauhan - isang sertipikadong katas mula sa talahanayan ng kawani ng kumpanya, na ipinadala mula sa punong tanggapan, na may kaugnayan sa mga aktibidad ng sangay.

Tandaan

Maaaring patunayan ng opisyal ng HR ng kumpanya ang mga kopya ng mga lokal na aksyon na naaprubahan sa buong organisasyon. Ang awtoridad na gawin ito ay maaaring maitala sa kanyang paglalarawan sa trabaho, kontrata sa pagtatrabaho at (o) order.

2. Iskedyul ng staffing.

3. Mga kontrata sa pagtatrabaho at karagdagang kasunduan sa kanila.

4. Iskedyul ng bakasyon.

5. Mga order sa mga pangunahing aktibidad (sa pagkuha ng branch manager, sa pag-apruba sa staffing table, atbp.).

6. Mga order para sa mga tauhan (sa pagkuha, paglipat, pagbibigay ng bakasyon, pagwawakas ng isang kontrata sa pagtatrabaho, pagpapadala sa isang paglalakbay sa negosyo, paghikayat sa isang empleyado).

7. Time sheet.

8. Mga libro sa trabaho, mga aklat na nagre-record ng paggalaw ng mga libro ng trabaho at mga pagsingit para sa kanila.

9. Mga log book:

• sumasailalim sa pagsasanay sa kalusugan at kaligtasan sa trabaho;
• mga hakbang sa pagkontrol.

Bilang karagdagan, ang mga dokumento na ipinag-uutos para sa organisasyon sa ilalim ng ilang mga kundisyon, na nakalista sa mesa.

Dokumento	Kundisyon kung saan ito ay ipinag-uutos para sa kumpanya
Pangkalahatang kasunduan	Kung ito ay matatapos
Mga Paglalarawan ng Trabaho	Kung ang mga responsibilidad sa trabaho ay hindi kasama sa nilalaman ng mga kontrata sa pagtatrabaho o sa teksto ang kontrata sa pagtatrabaho ay naglalaman ng isang link sa paglalarawan ng trabaho
Listahan ng mga posisyon para sa mga empleyado na may hindi regular na oras ng trabaho	Kung meron man sa organisasyon
Iskedyul ng shift	Kung ang organisasyon ay nagpasimula ng shift work
Mga regulasyon sa proteksyon ng mga lihim ng kalakalan	Kung ang kontrata sa pagtatrabaho ay nagtatakda ng pagtalima ng empleyado sa mga lihim ng kalakalan
Mga kasunduan sa kolektibong pananagutan	Kung ang organisasyon ay nagsasagawa ng trabaho alinsunod sa Listahan ng Mga Gawa, sa panahon ng pagganap kung saan ang buong kolektibong (pangkat) pananagutan sa pananalapi ay maaaring ipakilala, na inaprubahan ng isang resolusyon ng Ministry of Labor ng Russia na may petsang Disyembre 31, 2002 No. 85
Mga kasunduan sa buong indibidwal pananagutan sa pananalapi	Kung ang organisasyon ay nag-empleyo ng mga empleyado na responsable sa pananalapi na mga tao ayon sa Listahan ng mga posisyon at trabaho na pinalitan o ginampanan ng mga empleyado, kung saan ang employer ay maaaring pumasok sa mga nakasulat na kasunduan sa buong indibidwal na pananagutan sa pananalapi para sa kakulangan ng ipinagkatiwalang ari-arian, na inaprubahan ng Resolusyon ng Ministry of Labor of Russia na may petsang Disyembre 31, 2002 No. 85

Stage 4. Pagsusuri sa nilalaman ng dokumentasyon ng tauhan

Kaya, pagkatapos matukoy kung aling mga dokumento ang hindi pa magagamit sa departamento ng HR, ngunit dapat lumitaw, kung saan dapat tapusin at kung alin ang maaaring iwanang hindi nagbabago, mahalagang bigyang-pansin ang kalidad ng mga dokumento, lalo na ang kawastuhan ng kanilang paghahanda mula sa punto ng view ng pamamahala ng mga talaan ng tauhan at legal na literacy. Ang isang detalyadong pagsasaalang-alang ng mga kinakailangan para sa bawat dokumento ay hindi isang paksa para sa isang artikulo; sa materyal na ito ay tatalakayin lamang natin ang ilang mga punto na, sa kasamaang-palad, ang mga opisyal ng tauhan ay madalas na nakakalimutan.

1. Ang kapangyarihan ng manager

Ang tagapamahala ng sangay ay dapat na may dokumentadong kapangyarihan na kumuha at magtanggal ng mga empleyado. Ito ay maaaring makita sa kontrata sa pagtatrabaho at (o) kapangyarihan ng abogado.

Kung ang mga naturang kapangyarihan ay hindi maayos na na-secure, kung gayon ang mga aksyon ng tagapamahala ng sangay sa pagkuha at pagtanggal ng mga empleyado ng sangay ay maaaring ituring na labag sa batas.

2. Ang pamamaraan para sa pagpapanatili ng mga libro sa trabaho

Ang partikular na atensyon ay dapat bayaran sa pamamaraan para sa pagpapanatili ng mga libro sa trabaho. Una sa lahat, kailangan mong suriin kung mayroong isang order para sa pangunahing aktibidad na humirang ng isang taong responsable para sa pagpapanatili ng mga talaan ng trabaho.

Kapag nag-audit ng mga libro sa trabaho, kinakailangan upang matiyak na ang lahat ng mga ito ay nakarehistro sa aklat para sa pagtatala ng paggalaw ng mga libro ng trabaho at mga pagsingit para sa kanila, ang lahat ng mga libro ay magagamit at ang lahat ng mga entry ay ginawa sa mga ito batay sa mga nauugnay na order.

Ang mga work book at insert ay dapat na nakaimbak sa isang fireproof safe.

3. Mga personal na card

Ang mga personal na card ng mga empleyado ay dapat maglaman ng mga duplicate na entry mula sa mga work book (insert) tungkol sa pagkuha, paglipat sa isa pang permanenteng trabaho at pagpapaalis, at sa tabi ng mga ito ay dapat na mga pirma ng mga empleyado na nagsasaad na pamilyar sila sa mga rekord na ito.

4. Mga log

Ang isang mahalagang punto sa pag-verify ng tauhan ay ang pag-audit ng mga log ng pagpaparehistro. Ang lahat ng mga transaksyon ng tauhan ay dapat na naitala sa mga espesyal na accounting journal (mga libro).

Kasama sa mandatory HR department logs ang:

1. journal para sa pagrehistro ng mga order para sa mga tauhan (ayon sa listahan na inaprubahan ng order ng Ministry of Culture of Russia na may petsang Agosto 25, 2010 No. 558);
2. isang libro ng resibo at paggasta para sa pagtatala ng mga form ng work book at pagsingit sa mga ito, pati na rin ang isang libro para sa pagtatala ng paggalaw ng mga work book at pagsingit sa mga ito. Ang mga aklat na ito ay dapat na may bilang, laced, sertipikado sa pamamagitan ng pirma ng pinuno ng organisasyon, at selyado rin ng wax seal o selyadong (sugnay 41 ng Mga Panuntunan para sa pagpapanatili at pag-iimbak ng mga libro ng trabaho);
3. log ng pag-audit.

Ang obligasyon na panatilihin ang journal na ito ay itinatag ng Art. 16 ng Pederal na Batas ng Disyembre 26, 2008 No. 294-FZ "Sa proteksyon ng mga karapatan ng mga ligal na nilalang at indibidwal na negosyante sa pagpapatupad ng kontrol ng estado (pangangasiwa) at kontrol ng munisipyo." Sa naturang log, ang mga awtoridad sa regulasyon ay gumagawa ng isang talaan ng inspeksyon na isinagawa. Ang karaniwang anyo ng journal ay naaprubahan sa pamamagitan ng utos ng Ministry of Economic Development ng Russia na may petsang Abril 30, 2009 No. 141.

Ang aming impormasyon

Ayon sa Bahagi 4 ng Art. 9 ng Pederal na Batas ng Disyembre 6, 2011 No. 402-FZ "Sa Accounting", ang mga anyo ng pangunahing mga dokumento ng accounting, kabilang ang labor accounting at pagbabayad, ay dapat na aprubahan ng pinuno ng kumpanya sa rekomendasyon ng opisyal na sinisingil sa pagpapanatili ng mga talaan ng accounting. Ang mga anyo ng mga pangunahing dokumento ng accounting para sa accounting para sa paggawa at ang pagbabayad nito ay dapat maaprubahan bilang bahagi ng patakaran sa accounting, ibig sabihin, dapat gamitin ng sangay ang mga anyo ng mga pangunahing dokumento ng accounting na inaprubahan ng pinuno ng kumpanya.

Bilang karagdagan, ang departamento ng HR ay maaaring gumamit ng iba pang mga log. Halimbawa, mga log:

• mga kontrata sa pagtatrabaho;
• mga personal na card;
• bakasyon;
• mga direksyon sa paglalakbay sa negosyo;
• pagpaparehistro ng mga sertipiko ng kawalan ng kakayahan para sa trabaho;
• pagbibigay ng mga sertipiko;
• mga tseke ng estado ng pagpaparehistro ng militar;
• mga empleyadong sumasailalim sa mandatoryong medikal na pagsusuri, atbp.

Ito ay katanggap-tanggap na gamitin ang parehong aprubado at independiyenteng binuo na mga anyo ng naturang mga dokumento, ngunit ang disenyo ng mga journal ay dapat na pare-pareho: ang mga sheet ay binibilang, ang journal ay laced, tinatakan ng isang wax seal o selyadong at sertipikado ng pinuno ng organisasyon. .

Ang isang partikular na listahan ng mga log ng pagpaparehistro na pinananatili sa departamento ng HR ng sangay ay dapat na ibigay sa seksyong "Nomenclature of Company Affairs", na naglalaman ng isang listahan ng mga gawain at accounting log, kabilang ang mga nasa sangay.

Ang yugtong ito ay ang pinakamahabang panahon. Dahil ang isang malaking hanay ng mga dokumento ay karaniwang napapailalim sa pag-verify, inirerekomenda namin na ang mga resulta ay maibuod sa isang talahanayan (fragment):

Stage 5. Pagbuo ng isang gawa (ulat) batay sa mga resulta ng inspeksyon

Ang isang gawa (ulat) batay sa mga resulta ng inspeksyon ay maaaring iguhit sa anumang anyo sa anyo ng isang dokumento na naglalaman ng isang salaysay na bahagi, konklusyon at rekomendasyon (halimbawa 2), pati na rin ang isang talahanayan ng mga problema at mga paglabag na natukoy sa panahon ng inspeksyon at mga rekomendasyon para sa kanilang pag-aalis, na nagpapahiwatig ng mga responsableng tao at mga deadline, na iginuhit bilang isang apendiks sa kilos (ulat).

Bilang karagdagan, ang pagkilos (ulat) batay sa mga resulta ng inspeksyon ay maaaring kabilang ang:

• pagsusuri ng pagkakaroon ng mga dokumento ng tauhan alinsunod sa batas sa paggawa;
• pagsusuri ng pagsunod sa paghahanda ng dokumento sa mga kinakailangan sa batas sa paggawa;
• pagtatasa ng nilalaman ng mga panloob na lokal na regulasyon ng organisasyon;
• pagsusuri ng mga pamamaraan ng tauhan para sa pagsunod sa mga legal na kinakailangan;
• pagsusuri ng pagsunod ng mga dokumento sa mga kinakailangan ng batas ng archival;
• mga link sa mga partikular na artikulo ng mga regulasyon kung saan may mga paglabag ang kumpanya;
• pagtatasa ng panganib: anong mga paglabag ang maaaring humantong sa mga hindi pagkakaunawaan sa paggawa o mga parusa mula sa mga awtoridad sa inspeksyon;
• mga rekomendasyon para sa pagwawasto ng mga pagkakamali sa pamamahala ng mga rekord ng tauhan;
• mga rekomendasyon para sa pagtatakda ng mga priyoridad sa karagdagang trabaho sa mga dokumento ng tauhan.

Halimbawa 2. Mag-ulat sa mga resulta ng pag-audit ng pamamahala ng mga talaan ng tauhan sa isang sangay ng kumpanya (fragment)

Buod

Kung magpasya kang magsagawa ng panloob na pag-audit ng mga dokumento ng tauhan, gawing legal ang kaganapang ito, suriin ang mga dokumento para sa presensya at pagkatapos ay para sa mga pagkakamali. Ang resulta ay isang gawa.

Ang isang mahalagang punto sa tseke ng tauhan ay ang pag-audit ng mga log ng pagpaparehistro. Ang mga libro para sa pagpaparehistro ng mga order para sa mga tauhan ay sinusuri kasama ng mga order upang matiyak na ang impormasyon ay naipasok nang tama at walang mga puwang sa pagpaparehistro. Kapag sinusuri, inirerekumenda namin ang pagbibigay pansin sa kalidad ng mga dokumento, ang kawastuhan ng kanilang paghahanda mula sa punto ng view ng pamamahala ng mga talaan ng tauhan, legal na literacy, at pagsunod sa mga kinakailangan sa archival. Sa kabuuan, inirerekomenda namin ang pagpapakita ng mga resulta ng pagkakasundo sa isang talahanayan (halimbawa 3). Malinaw na ipapakita ng talahanayan kung aling mga dokumento at lokal na regulasyon ang nangangailangan ng pagpapabuti at kung alin ang kailangang gawin. Sa konklusyon, ang isang ulat ay iginuhit sa kasalukuyang estado ng mga rekord ng tauhan, ito ay sinusuri kung ang mga layunin ng pag-audit ay nakamit, ang mga natukoy na pagkukulang ay naitala, ang mga hakbang na dapat gawin ay inireseta, at ang mga konklusyon ay iginuhit (halimbawa 4).

Mag-ulat sa isang random na pag-audit ng pamamahala ng mga rekord ng tauhan - pag-audit

Ang listahan ng lahat ng mga dokumento na kabilang sa pangkat na ito ay ibinibigay sa Talahanayan 1. Talahanayan 1 Mga dokumento ng tauhan na ipinag-uutos para sa lahat ng mga tagapag-empleyo Document Link sa normative act Mga panloob na regulasyon sa paggawa Art. 189, 190 ng Labor Code ng Russian Federation Regulations sa proteksyon ng personal na data, talata 8 ng Art. 86 Labor Code ng Russian Federation Mga tagubilin sa labor protection art. 212 ng Labor Code ng Russian Federation Regulations on remuneration Art. 135 Labor Code ng Russian Federation Iskedyul ng bakasyon art. 123 Labor Code ng Russian Federation Staffing table Art. 57 Labor Code ng Russian Federation Work time sheet Art. 91, 99 ng Labor Code ng Russian Federation Order sa mga pangunahing aktibidad Mga tagubilin para sa pagpuno ng form T-3 Resolution ng State Statistics Committee na may petsang Disyembre 25, 1998 No. 132 "Sa pag-apruba ng pinag-isang anyo ng pangunahing dokumentasyon ng accounting para sa pagtatala ng kalakalan mga operasyon", talata 45 ng Dekreto ng Pamahalaan ng Russian Federation na may petsang Abril 16, 2003 No. 225 "Tungkol sa mga libro sa trabaho", atbp. Aklat ng accounting ng paggalaw ng mga libro ng trabaho at mga pagsingit sa kanila p.
40, 41 Mga Dekreto ng Pamahalaan ng Russian Federation noong Abril 16, 2003

Sinusuri namin ang dokumentasyon ng departamento ng tauhan

Sa panahon ng pag-audit, ang mga sumusunod ay isinasaalang-alang:

• suporta sa normatibo at pamamaraan para sa mga istrukturang dibisyon ng organisasyon sa mga isyu sa trabaho sa opisina;
• kawastuhan at pagiging maagap ng mga empleyado na gumaganap ng mga tungkulin sa trabaho sa opisina sa mga dibisyon ng istruktura.

Natagpuan ng komisyon ang sumusunod:

• Ang gawaing klerikal sa mga dibisyong istruktura ay isinasagawa alinsunod sa Mga Tagubilin para sa gawaing klerikal ng "Profile" ng CJSC at iba pang mga lokal na regulasyon na namamahala sa mga proseso ng klerikal sa organisasyon;
• ang mga istrukturang dibisyon ay binibigyan ng mga kopya ng lahat ng mga lokal na regulasyon na kumokontrol sa mga proseso ng opisina sa organisasyon;
• Episheva R.T. at Ryazanov I.M.

Paghahanda ng mga dokumento ng tauhan para sa inspeksyon sa paggawa

Ang lahat ng mga rehistro ng tauhan ay dapat na may bilang, tinahi at tinatakan ng selyo at pirma ng pinuno ng kumpanya, at ang libro para sa pagtatala ng paggalaw ng mga libro ng trabaho at mga pagsingit sa mga ito at ang libro ng resibo at paggasta para sa accounting para sa mga anyo ng mga libro ng trabaho at ang mga pagsingit sa mga ito ay tinatakan o tinatakan ng isang selyo ng waks. Pagpaparehistro ng mga resulta ng pag-audit ng mga tauhan Batay sa mga resulta ng pag-audit ng mga tauhan, ang mga taong nagsagawa ng pag-audit ay gumuhit ng isang ulat sa mga resulta ng pag-audit. Ang ulat ng pag-audit ng HR ay nagpapakita ng mga natukoy na error at ang mga hakbang na kinakailangan upang maalis ang mga error na ito, gumuhit ng mga konklusyon tungkol sa estado ng mga talaan ng HR at ang mga panganib na kinakaharap ng kumpanya.
Maaaring hatiin ang ulat sa dalawang bloke. Sa unang bloke, ilarawan ang mga resulta ng pag-audit ng mga mandatoryong dokumento ng tauhan para sa kumpanya (mga lokal na regulasyon, mga order para sa mga pangunahing aktibidad, mga iskedyul ng staffing, mga iskedyul ng bakasyon, atbp.).

Pag-drawing ng mga kilos sa pangkalahatan at pamamahala ng mga talaan ng tauhan

Pansin

Sertipiko ng inspeksyon ng mga aktibidad ng mga empleyado na responsable para sa trabaho sa opisina sa mga istrukturang dibisyon ng organisasyon Closed Joint Stock Company "Profile" pangalan ng organisasyon ACT 07.10.2013 No. 2 General Director Moscow lugar ng pagguhit ng pangalan ng posisyon ng pinuno ng organisasyon na sinusuri ang mga aktibidad ng mga empleyado na responsable para sa trabaho sa opisina sa mga istrukturang dibisyon ng samahan na Vasiliev M.V. Vasiliev signature transcript of signature 10/07/2013 Dahilan: iskedyul para sa pagsuri sa mga aktibidad ng structural divisions ng CJSC Profile noong 2013, na inaprubahan ng order No 3 na may petsang 01/14/2013. Komisyon na binubuo ng: Chairman: administrative director Shestaev L.B.

Mga miyembro ng komisyon: pinuno ng pamamahala ng tauhan T.I. Klimova, katulong sa pangkalahatang direktor na si M.S. Leontyeva.

Mag-ulat sa mga resulta ng pag-audit ng pamamahala ng mga talaan ng tauhan

Ang anyo ng personal na kard ay inaprubahan ng Komite ng Estado ng Russian Federation on Statistics; — mga order para sa mga tauhan (mga order sa pagkuha ng isang empleyado, sa paglipat sa ibang trabaho, sa pagbibigay ng bakasyon, sa pagwawakas (pagwawakas) ng isang kontrata sa pagtatrabaho, sa pagpapadala sa isang business trip, sa promosyon). Ang mga anyo ng pinag-isang pormang ito ng pangunahing dokumentasyon ng accounting ay inaprubahan ng Resolusyon Blg. 1. Ayon sa sugnay 2 ng Resolusyon na isinasaalang-alang, ang mga form na ito ay pinalawak sa mga organisasyon, anuman ang kanilang anyo ng pagmamay-ari, na tumatakbo sa teritoryo ng Russian Federation ; - mga personal na file ng mga empleyado.

Ang pangangailangang panatilihin ang mga ito ay itinatag ng mga regulasyon ng departamento. Bilang halimbawa, Art.

Ulat sa pagpapatunay ng mga talaan ng tauhan

Leontyev Ang kilos ay nasuri ni: Gavrilova P.R. Gavrilova 10/08/2013 Episheva R.T. Episheva 10/08/2013 Kostina A.A. Kostina 10/08/2013 Ryazanov I.M. Ryazanov 10/08/2013 Sa kaso No. 24-56 Petrova 10/08/2013 Kumilos sa pamamahala ng mga rekord ng tauhan Sa pamamahala ng mga rekord ng tauhan, ang mga kilos ay madalas na iginuhit upang maitala ang isang paglabag sa disiplina ng isang empleyado, ang kanyang pagtanggi na dalhin ang mga tagubilin mula sa isang manager, o ilang iba pang katotohanan na, sa kaganapan ng isang posibleng hindi pagkakaunawaan sa empleyado ay makakatulong sa employer na patunayan ang legalidad ng kanyang mga aksyon.

Halimbawa, kapag tinatapos ang isang kontrata sa pagtatrabaho dahil sa kawalan ng empleyado sa trabaho sa unang araw, ang employer ang kailangang patunayan na sa isang tiyak na araw ay wala ang kanyang bagong empleyado sa lugar ng trabaho, at ang ulat ay gagamitin bilang ebidensya.

Kumilos sa pagpapatunay ng pamamahala ng mga talaan ng tauhan

• regulasyon sa proteksyon ng personal na data ng mga empleyado (Artikulo 88 ng Labor Code ng Russian Federation);
• mga regulasyon sa kabayaran at mga bonus (Artikulo 135 ng Labor Code ng Russian Federation);

• probisyon sa mga lihim ng kalakalan (Pederal na Batas ng Hulyo 29, 2004 Blg. 98-FZ "Sa Mga Lihim sa Kalakalan" (tulad ng sinusugan noong Hulyo 24, 2007));
• mga regulasyon sa mga paglalakbay sa negosyo;
• mga regulasyon sa sertipikasyon ng empleyado.

Sinusuri ang pagkakaroon ng mga libro ng trabaho at ang kawastuhan ng kanilang pagpapanatili, ang pagkakaroon ng isang libro para sa pagtatala ng paggalaw ng mga libro ng trabaho at mga pagsingit, ang pagkakaroon ng mga anyo ng mga libro ng trabaho at mga pagsingit, pati na rin ang isang order na humirang ng isang responsableng empleyado para sa pagpapanatili, ang pag-iimbak, pag-record at pag-isyu ng mga libro ng trabaho ay kinakailangang kasama sa lugar ng pagsuri ng dokumentasyon ng tauhan.

Ang batas ay hindi nagtatatag ng mga inirekumendang porma ng mga journal na ito, kaya sa bawat negosyo sila ay binuo sa libreng anyo. Ito ay ipinag-uutos na ang lahat ng mga pahina ng journal ay dapat bilangin, tahiin, selyado ng selyo ng organisasyon at pinirmahan ng pinuno ng organisasyon o ang taong responsable sa pagpapanatili ng mga dokumento ng tauhan. Kapag ang listahan ng mga kinakailangang dokumento para sa ganap na mga rekord ng tauhan ay natukoy, ang pagkakasundo ng dokumento ay isinasagawa, na kung saan ay ang proseso ng paghahambing ng mga dokumentong magagamit sa institusyon at ang mga kinakailangan.

Ito ay maaaring iharap sa anyo ng isang talahanayan. Listahan ng mga kinakailangang dokumento Makukuha ang dokumento Hindi magagamit ang dokumento Tandaan Talaan ng staffing + Iskedyul ng bakasyon + Mga regulasyon sa suweldo at mga bonus + Kaugnay ng mga pagbabago sa batas sa paggawa, bumuo ng isang draft na bagong edisyon ng Mga Regulasyon at aprubahan ang mga ito alinsunod sa Art.

Sample ng ulat ng pag-verify ng mga talaan ng HR

• Mga log para sa pagpaparehistro ng mga order (sa mga tauhan, bakasyon, mga paglalakbay sa negosyo);
• Mga talaan ng trabaho; Aklat ng accounting para sa paggalaw ng mga libro ng trabaho at mga pagsingit para sa kanila Order sa appointment ng isang taong responsable para sa pagpapanatili at pag-iimbak ng mga libro ng trabaho;
• Mga paglalarawan ng trabaho;
• Mga order sa pagbibigay ng bakasyon (taon, karagdagang, pang-edukasyon, hindi bayad na bakasyon, bakasyon sa pangangalaga ng bata);
• Mga iskedyul ng bakasyon;
• Mga aplikasyon ng empleyado (para sa mga bakasyon, sa kaso ng paglihis mula sa iskedyul ng bakasyon (taon, karagdagang, pang-edukasyon, walang bayad na bakasyon, pangangalaga sa bata, iba pang mga aplikasyon, mga aplikasyon para sa pagpapaalis);
• Mga personal na card ng mga empleyado ayon sa pinag-isang Form T-2;
• Mga order sa pagpapadala ng mga empleyado sa mga paglalakbay sa negosyo.

Mahalaga

Karaniwan itong nalalapat sa mga kilos na ginawa tungkol sa mga paglabag sa disiplina ng mga empleyado. Halimbawa, kung kinakailangan na idokumento ang katotohanan na ang isa sa mga empleyado ng departamento ay nahuli, ang komisyon ay maaaring binubuo ng, kasama. mula sa kanyang mga kasamahan, na ang lugar ng trabaho ay nasa parehong opisina (para sa higit pang mga detalye, tingnan ang seksyong "Mga Gawa sa mga talaan ng tauhan"). May mga uri ng mga aksyon na hindi nangangailangan ng pagkakaroon ng isang komisyon (halimbawa, mga pagkilos ng paglilipat ng mga kaso, na iginuhit ng empleyado na naglilipat ng mga kaso at tinatanggap ng empleyado ang mga ito) (Halimbawa 2).

Act of acceptance and transfer of office affairs Open Joint Stock Company "Dairy Products Plant" ACT 09/19/2013 No. 1 Moscow ng pagtanggap at paglilipat ng mga gawain sa opisina Kaugnay ng pagpapalabas ng Rumyantseva A.P. mula sa post ng pinuno ng opisina ng OJSC "Dairy Products Plant" noong Setyembre 20, 2013 at ang appointment ng O.V. Fedorova sa posisyon.

Act of verification ng personnel record management ng Federal State Budgetary Institution

Ang organisasyon ay hindi nagpapanatili ng: - isang libro ng pagpaparehistro ng mga order para sa mga tauhan na may panahon ng imbakan na 5 taon at 75 taon; - isang libro tungkol sa pamilyar sa empleyado sa mga panloob na regulasyon; - isang libro tungkol sa pagiging pamilyar sa empleyado sa mga tagubilin sa proteksyon sa paggawa at pag-iingat sa kaligtasan; - isang libro tungkol sa pagiging pamilyar sa empleyado sa mga regulasyon sa suweldo; - isang libro tungkol sa pagiging pamilyar sa empleyado sa mga probisyon sa personal na data; - libro ng accounting ng mga kontrata sa pagtatrabaho at karagdagang mga kasunduan sa kanila; 2. Kapag pumapasok sa trabaho, ang mga empleyado ay hindi pamilyar sa mga panloob na regulasyon sa paggawa, ang paglalarawan ng trabaho, ang mga tagubilin sa proteksyon sa paggawa at kaligtasan sa lugar ng trabaho, ang mga regulasyon sa suweldo, at ang mga regulasyon sa personal na data ng mga empleyado. 3.

Ang pag-audit ng mga dokumento ng tauhan sa iyong sariling mga dokumento ng Tauhan ay bahagi ng mga aktibidad sa pamamahala ng tauhan kung saan dapat palaging may kaayusan. Ang pagpapanatili ng mga dokumento ng tauhan alinsunod sa itinatag na mga patakaran ay nagbibigay sa kumpanya ng proteksyon mula sa mga multa mula sa mga katawan ng inspeksyon at mula sa mga hindi pagkakaunawaan sa paggawa sa mga empleyado. Kasama sa pag-audit ng tauhan ang pagtatasa ng dalubhasa sa kawastuhan ng daloy ng dokumento ng mga tauhan, kabilang ang pagsusuri ng teksto ng isang partikular na dokumento para sa pagsunod sa mga kinakailangan ng batas sa paggawa at pagtatasa ng mga panganib ng pagpapataw ng mga parusa sa panahon ng mga inspeksyon at sa kaganapan ng isang paggawa. tunggalian. Ang pag-audit ng tauhan ay tutukuyin kung aling mga dokumento ang hindi pa umiiral sa departamento ng mga tauhan, ngunit dapat itong lumitaw, kung alin ang dapat tapusin, at kung alin ang maaaring iwanang hindi nagbabago.

Sinusuri namin ang dokumentasyon ng departamento ng tauhan

Dapat ipahiwatig ng order ang mga layunin ng pag-audit (pumipili o komprehensibo), ang tagal at komposisyon ng komisyon. Dapat kasama sa komisyon ang:

• opisyal ng tauhan (at ang pinuno ng OK, kung mayroong ganoong yunit ng kawani);
• abogado;
• accountant;
• kinatawan ng administrasyon.

Pagkatapos maisakatuparan ang order, ang audit algorithm ay bubuo ng tatlong yugto:

• pagpili ng mga metodolohikal at legal na dokumento;
• pagsuri sa pagkakaroon ng mga kinakailangang dokumento at file;
• paghahanda ng ulat.

Pinipili namin ang mga metodolohikal na materyales Upang masimulan ang pag-audit, kailangan mong maghanda ng balangkas ng regulasyon: mga batas at kilos na kumokontrol sa pamamahala ng mga rekord ng tauhan (tamang pagpapatupad ng mga dokumento para sa mga tauhan).

Mag-ulat sa isang random na pag-audit ng pamamahala ng mga rekord ng tauhan - pag-audit

Ang huling aksyon ng unang yugto ng pag-audit ng mga tauhan ay ang pagkakasundo ng mga dokumento - kung aling mga dokumento ang magagamit at kung alin ang kailangang mabuo. Para sa kaginhawahan, ang mga resulta ng pagkakasundo ay maaaring ibuod sa isang talahanayan (talahanayan 3) Talahanayan 3 Pagkakasundo ng mga dokumento Makukuha ang dokumento Kulang ang dokumento Mga panloob na regulasyon sa paggawa Mga regulasyon sa proteksyon ng personal na data Mga regulasyon sa mga bonus Kung ang sistema ng mga materyal na insentibo ay hindi tinukoy sa ang kontrata sa pagtatrabaho, kolektibong kasunduan, mga regulasyon sa kabayaran o panloob na mga regulasyon sa paggawa Mga regulasyon sa kabayaran Mga regulasyon sa mga bonus Iskedyul ng staffing Iskedyul ng bakasyon ... ... Pagsusuri ng mga dokumento Pagkatapos naming matukoy ang listahan ng mga mandatoryong dokumento at suriin ang kanilang kakayahang magamit, kinakailangan upang suriin ang kawastuhan ng kanilang pagpapatupad, pati na rin ang pagsunod sa mga legal na kinakailangan.

Mga dokumento ng tauhan: mga sample at form 2017-2018

Impormasyon

Ang iskedyul ng bakasyon ay dapat ipahiwatig hindi lamang ang mga nakaplanong bakasyon, kundi pati na rin ang mga tala tungkol sa mga aktwal na bakasyon at mga pagpapaliban ng mga bakasyon. Dapat ipaalam sa mga empleyado sa pamamagitan ng sulat ang petsa ng pagsisimula ng bakasyon dalawang linggo nang maaga.

Ang organisasyon ay dapat magkaroon ng up-to-date na talahanayan ng mga tauhan, na inaprubahan ayon sa pagkakasunud-sunod; kung ang mga pagbabago ay ginawa sa talahanayan ng mga tauhan, kung gayon ang mga utos ay dapat na ibigay upang amyendahan ang talahanayan ng mga tauhan. Ang mga timesheet ay dapat para sa bawat buwan; ang mga timesheet ay dapat magpakita ng impormasyon tungkol sa lahat ng empleyado (bakasyon, sick leave, pagliban, atbp.).

Kapag sinusuri ang mga dokumentong pang-administratibo, kinakailangang suriin na ang mga order para sa mga tauhan ay nakaimbak nang hiwalay mula sa mga order para sa mga pangunahing aktibidad.

Dapat alam ng HR officer kung paano magsagawa ng HR audit

• Pederal na Batas ng Mayo 19, 1995 Blg. 81-FZ "Sa mga benepisyo ng estado para sa mga mamamayang may mga anak" (tulad ng sinusugan noong Marso 7, 2011);
• Pederal na Batas ng Hulyo 27, 2006 Blg. 152-FZ "Sa Personal na Data" (tulad ng susugan noong Disyembre 23, 2010);
• Pederal na Batas ng Nobyembre 24, 1995 No. 181-FZ "Sa panlipunang proteksyon ng mga taong may kapansanan sa Russian Federation" (tulad ng sinusugan noong Disyembre 9, 2010);
• Pederal na Batas ng Mayo 27, 1998 Blg. 76-FZ "Sa katayuan ng mga tauhan ng militar" (tulad ng susugan noong Abril 21, 2011);
• Pederal na Batas ng Disyembre 17, 2001 Blg. 173-FZ "Sa Mga Pensiyon sa Paggawa sa Russian Federation" (tulad ng susugan noong Hulyo 27, 2010);
• Pederal na Batas ng Disyembre 15, 2001 Blg. 167-FZ "Sa Sapilitang Seguro sa Pensiyon sa Russian Federation" (tulad ng binago.

Pansin

Kapag nag-hire, ang isang entry sa work book ay hindi ginawa alinsunod sa talahanayan ng staffing (ang istrukturang yunit kung saan ang empleyado ay tinanggap ay hindi ipinahiwatig). 4. Ang mga entry sa mga libro ng trabaho tungkol sa mga pagbabago sa mga kondisyon sa pagtatrabaho ng mga empleyado (relokasyon, pagbabago ng posisyon, atbp.) ay ginawa nang wala sa oras, at sa karamihan ng mga kaso ay hindi sila ginawa.

5. Kung kinakailangan, ang mga work book ay ibinibigay sa mga empleyado nang hindi nagbibigay ng resibo. 6. Walang inaprubahang listahan ng mga form na ginamit sa organisasyon.

Ang anyo ng mga kontrata sa pagtatrabaho na natapos sa mga empleyado ay nag-iiba. 7. Sa ilang mga personal na bagay, walang mga kontrata sa pagtatrabaho.
8.

Ang organisasyon ay nagtapos ng malaking bilang ng mga nakapirming kontrata sa pagtatrabaho nang walang maliwanag na dahilan. 9. Hindi lahat ng pagbabago sa mga tuntunin ng kontrata sa pagtatrabaho na tinutukoy ng mga partido ay napapailalim sa mga karagdagang kasunduan.

10.
Bilang bahagi ng isang random na pag-audit ng pamamahala ng mga rekord ng tauhan alinsunod sa mga kinakailangan ng kasalukuyang batas sa paggawa ng Russian Federation, sinuri ang dokumentasyon ng mga tauhan na may kaugnayan sa 47 empleyado ng Buzheninov LLC, parehong nakarehistro sa organisasyon sa oras ng pag-audit at ang mga na-dismiss. Ang mga sumusunod na dokumento ng tauhan ay napapailalim sa pagpapatunay: - mga kontrata sa pagtatrabaho sa mga empleyado; - karagdagang mga kasunduan sa mga kontrata sa pagtatrabaho; - mga libro ng trabaho ng mga empleyado; - mga personal na card ng mga empleyado (form T-2); - mga order para sa trabaho (form T-1); - mga order sa paglilipat (mga form T-5); - mga order para sa pagpapaalis (form T-8; - iba pang mga order para sa mga tauhan; - mga lokal na regulasyon ng organisasyon.
Batay sa mga resulta ng inspeksyon, natukoy ang mga sumusunod na paglabag sa pamamahala ng mga talaan ng tauhan at batas sa paggawa: 1.

Pagbuo ng ulat Ang huling yugto ng pag-audit ng tauhan ay ang pagbuo ng isang ulat. Ito ay pinagsama-sama sa libreng anyo at maaaring maglaman ng mga elemento ng istruktura:

• pamagat at petsa ng dokumento;
• impormasyon tungkol sa katayuan ng mga dokumento ng tauhan (ito ba ay maayos o may anumang mga pagkukulang);
• data sa mga nakitang kakulangan (maikli);
• mga rekomendasyon na nagpapahiwatig ng mga parusa sa kaso ng pagkabigo na gumawa ng mga hakbang (tingnan ang sample dito).

Ang isang kopya ng pahayag ay nakalakip sa ulat.

Kung ang dahilan para sa pag-audit ay isang pagbabago sa opisyal ng tauhan, ang pahayag ay maaaring gamitin bilang isang apendiks sa pagkilos ng pagtanggap at paglipat ng mga kaso, na makabuluhang gawing simple ang pagpasok sa posisyon ng isang bagong empleyado. Sa konklusyon, payo: kung magpasya kang magsagawa ng mga naturang pag-audit nang regular, maaari kang bumuo at mag-apruba ng isang regulasyon o pagtuturo na nagtatakda ng mga pangunahing alituntunin kung paano magsagawa ng pag-audit ng tauhan, ang regularidad ng pag-audit at ang algorithm.

• Walang pahintulot sa pagproseso at paglilipat ng personal na data.
• Walang maayos na iginuhit na paglalarawan ng trabaho para sa mga empleyado, kahit na ang kontrata sa pagtatrabaho ay tumutukoy sa paglalarawan ng trabaho.
• Ang mga responsableng tao ng Kumpanya ay hindi nasuri para sa diskwalipikasyon.
• Ang mga pagkakamali ay ginawa sa nilalaman ng mga kontrata sa pagtatrabaho, tulad ng: walang mga detalye ng pasaporte ng empleyado at TIN ng employer, walang probisyon para sa compulsory insurance ng mga empleyado, ang dalas at petsa ng pagbabayad ng sahod ay hindi tinukoy, at ang Ang petsa ng pagsisimula ng trabaho ay hindi ipinahiwatig.
• Ang mga libro ng trabaho ng mga empleyado ay hindi pinananatili nang tama, ibig sabihin: maraming mga libro ng trabaho ay hindi naglalaman ng mga entry sa mga admission at paglipat, at ang mga entry ay ginawa nang hindi tama sa mga libro.

Upang maalis ang mga paglabag na ito, sumulat kami ng isang detalyadong ulat sa mga resulta ng pag-audit ng mga tauhan at nagbigay ng mga tagubilin para sa pagwawasto para sa bawat paglabag.
Tungkol sa mga libro ng trabaho" Libro ng resibo at gastos para sa pag-record ng mga anyo ng mga libro ng trabaho at pagsingit sa mga ito ng mga sugnay 40, 41 ng Dekreto ng Pamahalaan ng Russian Federation ng Abril 16, 2003 No. 225 "Sa mga libro ng trabaho" Journal ng accounting para sa pagsasanay sa sugnay sa proteksyon sa paggawa 2.1.3 Resolusyon ng Ministri ng Paggawa ng Russian Federation at ng Ministri ng Edukasyon ng Russian Federation na may petsang Pebrero 12, 2003 No. 1 "Sa pag-apruba ng Pamamaraan para sa pagsasanay sa proteksyon sa paggawa at pagsubok ng kaalaman sa paggawa mga kinakailangan sa proteksyon para sa mga empleyado ng mga organisasyon” Logbook ng mga hakbang sa pagkontrol, Bahagi 8 ng Art. 16 ng Pederal na Batas ng Disyembre 26, 2008 No. 294-FZ "Sa proteksyon ng mga karapatan ng mga ligal na nilalang at indibidwal na negosyante sa pagpapatupad ng kontrol ng estado (pangangasiwa) at kontrol ng munisipyo" Kontrata sa trabaho Art. 56, 57, 67 Labor Code ng Russian Federation Labor book art. 65, 66 Labor Code ng Russian Federation Personal card clause 12 ng Decree of the Government of the Russian Federation ng Abril 16, 2003 No. 225 "Sa mga libro ng trabaho" Mga Order sa mga tauhan Art. 62, 68, 84.1, atbp.
Labor Code ng Russian Federation);

• regulasyon sa proteksyon ng personal na data ng mga empleyado (Artikulo 88 ng Labor Code ng Russian Federation);
• mga regulasyon sa kabayaran at mga bonus (Artikulo 135 ng Labor Code ng Russian Federation);

• probisyon sa mga lihim ng kalakalan (Pederal na Batas ng Hulyo 29, 2004 Blg. 98-FZ "Sa Mga Lihim sa Kalakalan" (tulad ng sinusugan noong Hulyo 24, 2007));
• mga regulasyon sa mga paglalakbay sa negosyo;
• mga regulasyon sa sertipikasyon ng empleyado.

Sinusuri ang pagkakaroon ng mga libro ng trabaho at ang kawastuhan ng kanilang pagpapanatili, ang pagkakaroon ng isang libro para sa pagtatala ng paggalaw ng mga libro ng trabaho at mga pagsingit, ang pagkakaroon ng mga anyo ng mga libro ng trabaho at mga pagsingit, pati na rin ang isang order na humirang ng isang responsableng empleyado para sa pagpapanatili, ang pag-iimbak, pag-record at pag-isyu ng mga libro ng trabaho ay kinakailangang kasama sa lugar ng pagsuri ng dokumentasyon ng tauhan.

Ang pag-audit ng tauhan ay isang malawakang pamamaraan kung saan ang lahat ng bahagi ng proseso ng pamamahala ng tauhan, ang potensyal ng tauhan ng kumpanya ay tinasa, at ang pagiging epektibo ng sistema ng pamamahala ng tauhan ay sinusuri. Isa sa mga yugto ng prosesong ito ay ang pag-audit ng pamamahala ng mga talaan ng tauhan. Nauunawaan ng lahat ng mga espesyalista sa HR: ang perpektong kaayusan ay dapat maghari sa mga dokumento ng tauhan. Sa kasong ito, hindi nakakatakot na tanggapin ang inspektor ng inspeksyon, at mas madaling ipagtanggol ang iyong posisyon sa isang hindi pagkakaunawaan sa paggawa sa isang empleyado. Ngunit hindi lahat ng bagay ay laging gumagana nang perpekto, at paano mo malalaman kung may mga pagkakamali talaga sa trabaho? Makakatulong ito Pag-audit ng HR. Alamin natin kung ano ang isang pag-audit ng tauhan, sa anong mga sitwasyon ito isinasagawa, kung anong mga yugto ang binubuo nito at kung paano ito maisasagawa nang mag-isa.

Ang pangangailangan para sa kaganapang ito sa isang kumpanya ay lumitaw sa mga sumusunod na kaso:

• kapag pinapalitan ang isang tauhan ng empleyado na responsable para sa pagpapanatili ng mga rekord ng tauhan (sa pagtanggal o paglipat sa ibang posisyon, sa ibang dibisyon, sangay);
• sa paghahatid ng labor inspectorate ng isang order tungkol sa paparating na naka-iskedyul na inspeksyon;
• kapag may banta ng isang pag-audit pagkatapos ng pagpapaalis ng isang nasaktan na empleyado (hindi pagbabayad ng sahod, mga bonus sa oras, pagpapaalis sa inisyatiba ng employer);
• kapag may pagbabago sa pamumuno ng organisasyon;
• kapag dinadala ang dokumentasyon ng tauhan sa pagsunod sa kasalukuyang batas pagkatapos maganap ang mga pagbabago dito.

tiyak, Pag-audit ng HR maaaring ipagkatiwala sa isang kumpanya ng provider na nagbibigay ng mga naturang serbisyo. Ang mga espesyal na sinanay na tao ay magsasagawa ng isang komprehensibong inspeksyon gamit ang mga itinatag na pamamaraan at magbibigay sa iyo ng isang ulat sa mga resulta ng kanilang trabaho. Ipapahiwatig ng ulat ang mga natukoy na paglabag, ang mga posibleng kahihinatnan nito at magbibigay ng mga rekomendasyon para sa pag-aalis ng mga pagkakamali. Gayunpaman, ang presyo para sa pag-audit ng mga talaan ng HR ay medyo mataas. Bilang karagdagan, hindi lahat ng mga tagapamahala ay sumasang-ayon na ipagkatiwala ang trabaho sa impormasyon tungkol sa mga empleyado ng kumpanya sa isang ikatlong partido.

Maaari mong suriin ito sa iyong sarili. Sa kasong ito, kinakailangan na mag-isyu ng isang utos upang maisakatuparan Pag-audit ng HR sa organisasyon, matukoy ang mga layunin at layunin ng kaganapang ito, bumuo ng isang naaangkop na komisyon (halimbawa, na binubuo ng isang abogado, representante na punong accountant, pinuno ng departamento ng tauhan), matukoy ang oras ng pag-audit. Isaalang-alang natin ang mga pangunahing yugto ng pagsasagawa ng konsepto ng pag-audit ng pamamahala ng mga talaan ng tauhan sa isang organisasyon.

I. Pagpapasiya ng pakete ng mga kinakailangang dokumento

Ang bawat employer ay dapat, gamit ang legislative framework, na lumikha ng mga lokal na regulasyon para sa organisasyon nito. Sa pamamagitan ng pagpapatibay ng mga lokal na regulasyon, ang tagapag-empleyo ay lumilikha ng panloob na legal na balangkas na sumasalamin sa mga kondisyon sa pagtatrabaho na nilikha para sa mga empleyado sa partikular na organisasyong ito.

Una sa lahat, kailangan mong gumawa ng isang listahan ng mga dokumento na dapat nasa serbisyo ng tauhan. Ang ipinag-uutos na katangian ng ilang mga dokumento ay direktang tinukoy sa Kodigo sa Paggawa. Halimbawa, ang umiiral na katangian ng mga kontrata sa pagtatrabaho ay itinatadhana sa Mga Artikulo 56 at 67, mga libro ng trabaho sa Artikulo 66, mga panloob na regulasyon sa paggawa sa Artikulo 189, at mga iskedyul ng bakasyon sa Artikulo 123.

Maraming lokal na regulasyon ang hindi direktang tinatalakay sa Labor Code (halimbawa, talahanayan ng mga tauhan binanggit sa mga artikulo 15, 57 ng Labor Code ng Russian Federation). Gayunpaman, hindi ito nangangahulugan na hindi na kailangang magkaroon sila sa departamento ng mga tauhan. Bilang karagdagan sa Labor Code, ang pangangailangan para sa maraming mga dokumento ay nakapaloob sa iba pang mga regulasyon, halimbawa, ang Book of Accounting para sa paggalaw ng mga libro sa paggawa at ang kanilang mga pagsingit ay binanggit sa Decree of the Government of the Russian Federation na may petsang Abril 16, 2003 Blg. 225.

Ang ilang mga dokumento ay likas na nagpapayo, halimbawa, mga pinag-isang anyo ng mga order ng tauhan. Ngunit, sa kabila nito, ang dokumentasyon ng mga tauhan ay dapat na mapanatili nang tumpak ayon sa pinag-isang mga form, dahil marami sa kanila ang pumunta sa departamento ng accounting ng organisasyon (halimbawa, para sa payroll), at sa kasong ito maaari na nating pag-usapan ang ipinag-uutos na katangian ng mga dokumentong ito.

Hindi natin dapat kalimutan na obligado na ngayon ang employer na gawing pamilyar ang mga empleyado, sa pagpirma, sa pinagtibay na mga lokal na regulasyon na direktang nauugnay sa kanilang mga aktibidad sa trabaho, bago pa man pumirma. kontrata sa pagtatrabaho(Artikulo 22, 68 ng Labor Code ng Russian Federation). Samakatuwid, kailangan mong bumuo ng isang familiarization sheet sa mga dokumentong ito o panatilihin ang isang familiarization log.

Bilang karagdagan sa dokumentasyon sa itaas, may mga dokumento na nagiging mandatory sa ilalim ng ilang mga kundisyon (tingnan ang talahanayan).

Mga katangian ng mga dokumento na kinakailangan sa gawain ng serbisyo ng tauhan

Mga mandatoryong dokumento	Mga komento
Mga panloob na regulasyon sa paggawa, mga regulasyon sa proteksyon ng personal na data ng mga empleyado, mga tagubilin sa proteksyon sa paggawa, mga kontrata sa pagtatrabaho	Ang sinumang tagapag-empleyo ay dapat magkaroon ng mga lokal na regulasyong ito. Pinagsama-sama sa anumang anyo. Ang isang tampok ng nilalaman ng lahat ng mga lokal na dokumento ay ang pagkakaroon sa kanila ng mga kondisyon na hindi maaaring magpalala sa sitwasyon ng mga manggagawa kumpara sa mga kondisyon na itinatag ng Labor Code at iba pang mga regulasyong ligal na kilos.
Mesa ng staffing, iskedyul ng bakasyon, mga order para sa mga pangunahing aktibidad, mga order para sa mga tauhan (pagtanggap, paglipat, pagbibigay ng bakasyon, pagpapaalis, pagpapadala sa isang business trip, promosyon ng empleyado), personal card No. T-2, accounting sheet oras ng trabaho	Ang pagkakaroon ng mga dokumentong ito ay sapilitan. Ang labor at wage accounting ay batay sa pangunahing dokumentasyon ng accounting, na pinananatili ayon sa mga standardized na form (maliban sa mga order para sa mga pangunahing aktibidad). Ang mga form na ito ay ginagamit sa mga organisasyon anuman ang kanilang anyo ng pagmamay-ari
Libro ng trabaho, libro ng paggalaw ng mga libro ng trabaho at mga pagsingit para sa kanila, log ng pagsasanay sa proteksyon sa paggawa, log ng mga hakbang sa kontrol	Dapat isagawa gamit ang mga naitatag na sample

Mga dokumentong maaaring maging mandatory

Listahan ng mga dokumento	Mga kundisyon kung saan nagiging mandatory ang mga dokumentong ito
Mga Paglalarawan ng Trabaho	Kung ang mga responsibilidad sa trabaho ay hindi kasama sa nilalaman kontrata sa pagtatrabaho(o mayroong isang link sa paglalarawan ng trabaho sa teksto kontrata sa pagtatrabaho)
Mga regulasyon sa sahod at materyal na insentibo	Kung hindi tinukoy ng mga kontrata sa pagtatrabaho ang sistema ng sahod at mga materyal na insentibo (hindi na kailangan ang naturang dokumento kung ang nilalaman nito ay kasama sa Pangkalahatang kasunduan o sa mga panuntunan ng VTR)
Listahan ng mga posisyon para sa mga manggagawa na may hindi regular na oras ng trabaho	Kung ang organisasyon ay may ganitong paraan ng pagpapatakbo
Iskedyul ng shift	Kung ang organisasyon ay nagpasimula ng shift work
Mga regulasyon sa proteksyon ng mga lihim ng kalakalan	Kung nasa kontrata sa pagtatrabaho ang pagtalima ng empleyado sa mga lihim ng kalakalan ay sinigurado
Pangkalahatang kasunduan	Kung ang isang kasunduan tungkol dito ay naabot sa pagitan ng mga empleyado at ng employer
Kasunduan sa kolektibong pananagutan	Kung ang organisasyon ay nagsasagawa ng trabaho alinsunod sa Listahan ng mga Gawa, sa panahon ng pagganap kung saan ang buong kolektibong (pangkat) pananagutan sa pananalapi ay maaaring ipakilala
Kasunduan sa buong indibidwal na pananagutan sa pananalapi	Kung ang organisasyon ay gumagamit ng mga empleyado at mga taong responsable sa pananalapi

Ang isang mahalagang punto sa tseke ng tauhan ay ang pag-audit ng mga log ng pagpaparehistro. Dapat itong isaalang-alang na ang lahat ng mga transaksyon ng tauhan ay dapat na naitala sa mga espesyal na journal sa accounting (mga libro). Kabilang dito ang mga log ng pagpaparehistro: mga order para sa mga tauhan, mga kontrata sa pagtatrabaho, mga personal na file, mga personal na card No. katayuan ng mga rekord ng militar, mga empleyadong sumasailalim sa mandatoryong medikal na pagsusuri, atbp. Sa kasong ito, maaari mong gamitin ang parehong aprubado at independiyenteng binuo na mga form ng mga dokumentong ito. Ngunit ang disenyo ng mga magasin ay dapat na pare-pareho: ang mga sheet ay may bilang, ang magazine ay may laced, selyadong may wax seal o selyadong, at sertipikado ng pinuno ng organisasyon.

Kinakailangang banggitin na ang mga tagapag-empleyo ay maaaring lumikha ng iba pang mga lokal na dokumento ng regulasyon, ang pagkakaroon nito ay hindi nakapaloob sa batas sa paggawa, ngunit maaari silang makabuluhang tumulong sa kanilang trabaho, halimbawa, mapadali ang proseso ng pagbagay ng mga bagong empleyado (mga regulasyon ng tauhan, sertipikasyon , adaptasyon, atbp.).

II. Pagsasagawa ng pag-verify ng dokumento

Pagkatapos naming mag-compile ng isang listahan ng mga dokumento na kinakailangan para sa departamento ng HR, kinakailangan upang ipagkasundo kung ano ang at kung ano ang dapat upang pagkatapos ay maibalik ang lahat ng kinakailangang mga dokumento ng tauhan. Maginhawang ibuod ang mga resulta ng pagkakasundo sa isang talahanayan:

Talaan ng pagkakasundo ng dokumento

Nawawala ang dokumento	Mayroong isang dokumento, ngunit nangangailangan ito ng mga pagbabago at pagdaragdag	Ang dokumento ay ganap na sumusunod sa kasalukuyang batas at hindi nangangailangan ng pagsasaayos
Mga regulasyon sa proteksyon ng personal na data ng mga empleyado	Mga Panloob na Regulasyon sa Paggawa (mula dito ay tinutukoy bilang Ts PVTR) (kaugnay ng maraming mga susog sa Labor Code ng Russian Federation, lumikha ng isang draft ng isang bagong edisyon ng PVTR, aprubahan alinsunod sa Mga Artikulo 190, 372 ng Labor Code ng ang Russian Federation, pamilyar sa lahat ng mga empleyado na may lagda)	Mesa ng staffing
Mga tagubilin sa kaligtasan sa paggawa	Kontrata sa pagtatrabaho(mangyaring idagdag ang nawawalang impormasyon nang direkta sa teksto kontrata sa pagtatrabaho, at ang mga nawawalang kundisyon ay tinutukoy ng apendiks sa kontrata sa pagtatrabaho o isang hiwalay na kasunduan ng mga partido, na pormal nang nakasulat sa mga empleyado)	Iskedyul ng bakasyon
...	...	...

Malinaw na ipapakita ng talahanayan kung aling mga lokal na regulasyon ang nangangailangan ng pagbabago, at kung alin ang kailangang gawin muli. Ngayon ito ay kinakailangan hindi lamang upang bumuo ng legal na tamang mga dokumento, ngunit din upang wastong aprubahan at ilagay ang mga ito sa bisa.

Isaalang-alang natin kung ano ang gagawin sa isang sitwasyon kung saan ang mga panloob na regulasyon sa paggawa ay luma na at nangangailangan ng pagsasaayos. Mayroong dalawang mga pagpipilian:

• mag-publish ng bagong edisyon ng PVTR;
• lumikha ng isang application na may mga karagdagan at pagbabago sa kasalukuyang edisyon ng PVTR.

Sa parehong mga kaso, ang algorithm ng pag-apruba ay kapareho ng sa panahon ng paunang paggawa at pag-apruba ng lokal na regulasyong batas na ito.

Stage 1. Ang isang draft na PVTR at pagbibigay-katwiran para dito ay iginuhit, na ipinadala sa inihalal na katawan ng pangunahing organisasyon ng unyon ng manggagawa (kung ang organisasyon ay walang organisasyon ng unyon ng manggagawa, isa pang kinatawan (representative body) ang inihalal mula sa mga manggagawa maaaring kumatawan sa mga interes ng lahat ng manggagawa (Artikulo 31 ng Labor Code ng Russian Federation)).

Stage 2. Hindi lalampas sa limang araw ng trabaho, ang unyon ng manggagawa ay nagpapadala sa employer ng isang makatwirang opinyon sa proyekto (sa pagsulat).

Stage 3a. Kung ang kinatawan ng katawan ng mga manggagawa ay sumang-ayon sa draft ng PVTR, ang Mga Panuntunan ay inaprubahan ng employer.

Stage 3b. Kung ang kinatawan ng katawan ng mga empleyado ay hindi sumasang-ayon sa draft PVTR o may mga panukala para sa pagpapabuti nito, isinasaalang-alang ng employer ang mga iminungkahing pagbabago. Maaaring sumang-ayon ang employer sa mga pagbabago, o sa loob ng tatlong araw pagkatapos makatanggap ng makatuwirang opinyon, talakayin ang draft PVTR sa mga kinatawan ng unyon ng manggagawa upang magkaroon ng mutual na desisyon. Kung hindi naabot ang isang kasunduan, lahat ng hindi pagkakasundo ay nakadokumento sa isang protocol at maaaring ipatupad ng employer ang PVTR.

Stage 4. Ang lahat ng empleyado ay ipinakilala sa tinanggap at naaprubahang PVTR sa pagpirma, na inilagay sa mga lugar na mapupuntahan para sa mas detalyadong pag-aaral.

III. Sinusuri ang dokumentasyon ng HR

Kaya, natukoy na namin kung aling mga dokumento ang wala pa sa departamento ng HR, ngunit dapat itong lumitaw, kung alin ang dapat ma-finalize, kung alin ang maaaring iwanang hindi nagbabago. Ngayon ay mahalaga na bigyang-pansin ang kalidad ng mga dokumento, ang kawastuhan ng kanilang paghahanda mula sa punto ng view ng pamamahala ng mga rekord ng tauhan, at legal na literasiya.

Kapag sinusuri ang mga administratibong dokumento, kailangan mong suriin na ang mga order para sa mga pangunahing aktibidad ay nakaimbak nang hiwalay sa mga order para sa mga tauhan. Suriin din kung gaano katama ang mga order para sa paghirang ng mga tagapamahala (pangkalahatang direktor, mga direktor ng mga dibisyon ng istruktura, punong accountant, tagapamahala ng produksyon, atbp.)

Ang lahat ng mga dokumento ng tauhan ay may iba't ibang mga panahon ng imbakan, samakatuwid, pagkatapos ng pagpapatupad, ang mga dokumento ay dapat mabuo sa mga file alinsunod sa nomenclature ng mga kaso(sa loob ng isang file, ang mga dokumento ay na-systematize din ayon sa ilang pamantayan), pinapayagan ka nitong mag-imbak ng mga dokumento, tiyakin ang kaligtasan, systematization, accounting ng mga dokumento, mabilis na mahanap ang kinakailangang dokumento, at mabilis na ilipat ang mga kaso sa imbakan ng archival. Sa pagbuo ng mga kaso kailangan mong agad na suriin ang kawastuhan ng mga dokumento - ang pagkakaroon ng isang approval visa, mga pirma, mga numero ng pagpaparehistro, tala ng empleyado tungkol sa pamilyar sa order, mga marka sa pagpapatupad.

Ang partikular na atensyon ay dapat bayaran sa pamamaraan para sa pagpapanatili ng mga libro sa trabaho. Una sa lahat, kailangan mong suriin ang pagkakaroon ng isang sertipikadong kopya ng order para sa pangunahing aktibidad sa appointment ng isang taong responsable para sa pagpapanatili ng mga talaan ng trabaho. Kapag nagsasagawa ng pag-audit ng mga libro ng trabaho at ang kanilang mga pagsingit, kailangan mong tiyakin na lahat sila ay nakarehistro sa Aklat ng Accounting para sa paggalaw ng mga libro ng trabaho at ang kanilang mga pagsingit, ang lahat ng mga libro ay magagamit at ang lahat ng mga entry ay ginawa sa kanila (batay sa sa nauugnay na mga order). Ang mga personal na card ng mga empleyado ay dapat maglaman ng mga duplicate na entry mula sa mga work book (insert) tungkol sa pagkuha, paglipat sa isa pang permanenteng trabaho at pagpapaalis, at sa tabi ng mga ito ay dapat ang pirma ng empleyado na nagsasaad na nabasa niya ang mga rekord na ito. Ang mga libro sa trabaho at ang kanilang mga insert ay dapat na nakaimbak nang magkasama sa isang fireproof safe. Ang trabaho sa mga libro ng trabaho ay dapat isagawa alinsunod sa Mga Panuntunan para sa pagpapanatili at pag-iimbak ng mga libro ng trabaho at ang Mga Tagubilin para sa pagpuno ng mga libro ng trabaho.

IV. Pag-audit at pag-uulat ng HR

Sa konklusyon, ang komisyon na nagsasagawa Pag-audit ng HR gumuhit ng isang ulat sa kasalukuyang estado ng mga talaan ng tauhan, sinusuri kung ang mga layunin ng pag-audit ay nakamit, nagtatala ng mga natukoy na kakulangan, nagrereseta ng mga hakbang na dapat gawin, at gumuhit ng mga konklusyon.

Sa kaso ng paglilipat ng mga kaso ng pamamahala ng mga rekord ng tauhan mula sa isang tao patungo sa isa pa, ang komisyon ay nagbubuo din ng isang pagkilos ng pagtanggap at paglilipat ng mga kaso. Itinatala ng batas kung aling mga dokumento ang sinuri, kung anong mga hindi pagkakapare-pareho at pagkukulang ang natagpuan, at isang imbentaryo ng mga inilipat na kaso ay pinagsama-sama. Naka-attach sa kilos ang isang listahan ng mga libro ng trabaho (ang apelyido, unang pangalan, patronymic ng may-ari ay ipinahiwatig, pati na rin ang serye, numero ng work book at insert), isang listahan ng mga personal na file ng mga empleyado, mga rehistro ng tauhan, atbp.

Kaya, isinasaalang-alang namin ang algorithm para sa pagsasagawa ng isang napakahalaga at responsableng pamamaraan Pag-audit ng HR. Sa hinaharap, patuloy nating susuriin ang maraming aspeto na may kaugnayan sa organisasyon ng gawain ng serbisyo ng tauhan. Sa partikular, magsasalita kami nang mas detalyado tungkol sa kung paano isakatuparan ang pamamaraan para sa pagtanggap at paglilipat ng mga kaso at mahusay na pagguhit ng kaukulang kilos.

Mag-download ng mga libreng programa para sa pag-automate ng accounting ng mga tauhan, pagkalkula ng haba ng serbisyo, daloy ng dokumento, accounting para sa mga kontrata at kliyente (CRM system)

Pangalan ng programa	Paglalarawan ng programa	Saklaw ng programa