Paglalarawan ng trabaho para sa sample ng assistant manager. Mga responsibilidad at kinakailangan ng assistant manager Mga responsibilidad sa trabaho ng isang assistant manager ng isang enterprise

10.09.2023 | Pahayag ng paghahabol

Kapag bumubuo ng isang kawani, ang pinuno ng anumang organisasyon ay dapat ipaalam sa upahang empleyado tungkol sa kanyang mga opisyal na responsibilidad. Kapag nagsusulat ng pagtuturo, dapat panatilihin ng tagapamahala ang pagkakasunud-sunod ng mga seksyon nito at ang tiyak na istraktura.bAng mga katangian ng propesyon ay karaniwang inilarawan, ang opisyal na posisyon ng empleyado sa istraktura, ang mga kinakailangan, ang kanyang mga karapatan at responsibilidad ay ipinahiwatig. Ang assistant manager, tulad ng ibang mga empleyado ng organisasyon, ay obligadong kumilos at sumunod sa lahat ng mga kinakailangan ng dokumentong ito.

Ang manwal ay isinulat ng manager ayon sa itinatag na mga pamantayan at hindi dapat lumabag sa Labor Code ng Russian Federation. Dapat itong napagkasunduan sa mga nauugnay na serbisyo (abogado, pinuno ng departamento ng mga tauhan), pamilyar sa aplikante para sa posisyon, at pinirmahan ng parehong partido. Gayunpaman, ang ilang mga abogado ay hindi isinasaalang-alang ang pagkakaroon ng naturang dokumento na ipinag-uutos para sa pagpormal ng mga opisyal na relasyon.

Pagiging posible ng paglalarawan ng trabaho

Pangunahing layunin:

pagtulong sa tagapamahala sa kanyang pang-araw-araw na gawain;
maximum na impormasyon tungkol sa mga responsibilidad, pag-andar, mga kinakailangan para sa mga empleyado;
sa kaganapan ng isang pagsubok, ito ay magiging mas madali upang patunayan ang kakulangan para sa posisyon na hawak;
kakulangan ng detalyadong impormasyon sa kontrata tungkol sa mga partikular na tungkulin at direktang responsibilidad ng isang partikular na empleyado;
nagpapahintulot sa isang aplikante para sa isang posisyon na magbigay ng makatwirang pagtanggi dahil sa hindi pagsunod sa mga kinakailangan para sa posisyon;
nagpapahintulot sa iyo na ilarawan ang mga responsibilidad sa pagitan ng mga empleyado ng organisasyon;
nagbibigay-daan sa iyo upang suriin ang mga aktibidad ng bawat empleyado;

Ang pagkakaroon ng mga tagubilin ay kapaki-pakinabang din para sa katulong mismo. Malinaw na alam niya ang kanyang mga karapatan at responsibilidad. Hindi siya obligadong magsagawa ng mga function na hindi tinukoy sa mga tagubilin.

Regulatoryo at legal na balangkas para sa pagbuo ng mga paglalarawan ng trabaho

Karaniwang ganito ang hitsura nito:

kasalukuyang batas ng Russian Federation;

Ang batas ay nagpapahintulot sa isang empleyado na mabigyan ng anumang mga tungkulin kung siya ay pinagkakatiwalaan at may sapat na kaalaman, karanasan, at mga kwalipikasyon upang malutas ang mga naturang isyu. Pakitandaan na dapat gawing pormal ng manager ang awtoridad sa pamamagitan ng kanyang sariling utos.

Deskripsyon ng trabaho;

Ang paglalarawan ng trabaho ay iginuhit na isinasaalang-alang ang mga detalye ng posisyon at nagtatatag ng hanay ng mga responsibilidad. Dapat itong sumasalamin sa gawaing aktwal na ginawa ng assistant manager.

panloob na mga dokumento:
charter ng organisasyon, mga utos ng pamamahala, mga panloob na tuntunin at pag-uugali.

Ang katulong ay dapat mabilis na mag-navigate sa balangkas ng regulasyon na namamahala sa kanyang mga aktibidad at ang gawain ng mga opisyal na nasasakupan niya. Kailangan niyang pag-aralan ang pederal, panrehiyong batas, at mga dokumento ng regulasyon ng organisasyon.

Mga pangunahing bahagi ng paglalarawan ng trabaho

Ang istraktura ay ipinakita sa mga sangguniang libro ng estado sa mga kwalipikasyon ng empleyado. Naglalaman ito ng lahat ng mga pangunahing kinakailangan para sa isang assistant manager at nagpapahiwatig ng kanyang lugar sa istraktura ng organisasyon.

Mga pangunahing bahagi ng mga tagubilin:

pangkalahatang probisyon nito. Ang mga kondisyon para sa pagpapatala sa kawani, ang pamamaraan ng pagpapaalis, pagpapasakop sa organisasyon, at ang mga patakaran para sa pagpapalit ng isang katulong sa kanyang kawalan ay inireseta. Ang antas ng mga kwalipikasyon, edukasyon, kasanayan, karanasan ay ipinahiwatig;
mga kinakailangan at kanyang mga kasanayan;
mga responsibilidad sa trabaho. Ang mga pangunahing pag-andar ng katulong ay malinaw na ipinahiwatig;
kapangyarihan. Tinutukoy ng talatang ito ang antas ng kakayahan at mga karapatan ng katulong;
responsibilidad. Ang pangkalahatang antas ng espesyal na responsibilidad para sa mga pagkakamali at mga paglabag na ginawa sa trabaho ay inireseta, ang kanilang listahan ay ipinahiwatig (sa kahilingan ng ulo);
koneksyon para sa posisyong hawak. Tinutukoy ng seksyon ang hanay ng opisyal na pakikipag-ugnayan sa ibang mga miyembro ng koponan. Ito ay ipinahiwatig kung kanino at sa kung anong mga partikular na isyu ang kinakailangan ng kooperasyon.

Tingnan natin ang bawat seksyon nang mas detalyado.

Pangkalahatang probisyon

Pangunahing puntos:

katulong - isang espesyalista na tumutulong sa kanya sa mga isyu sa teknikal at dokumentaryo;
Ang appointment sa isang posisyon at pagpapaalis mula dito ay isinasagawa sa pamamagitan ng utos ng pinuno ng organisasyon;
sa proseso ng trabaho, ang katulong ay sumusunod lamang sa mga utos at tagubilin ng tagapamahala;
sa panahon ng kanyang pagkawala, ang isang sapat na kapalit ay ibinigay, ang posisyon ng kanyang kapalit ay ipinahiwatig, at isang utos ay inilabas para sa organisasyon na palitan siya;
Ang katulong ay dapat magkaroon ng isang espesyal na mas mataas na edukasyon. Hindi bababa sa dalawang taon ng may-katuturang karanasan. Maaaring kailanganin ang karagdagang pagsasanay sa pag-hire.

Mga kinakailangan

Ang posisyon ng executive assistant ay maaaring may iba't ibang function.

Ang taong may hawak ng posisyong ito sa pagsasanay ay maaaring:

sa katunayan, ang kanyang representante at direktang mag-ulat sa pinuno at sa kanya lamang. Madalas siyang may ibang empleyado sa ilalim niya;
personal na katulong. Gumagawa siya ng trabaho ng isang sekretarya at nasa reception area; isa rin siyang espesyalista. Kasabay nito, nag-uulat siya hindi lamang sa tagapamahala, kundi pati na rin sa pinuno ng serbisyo ng mga tauhan sa mga tuntunin ng mga pag-andar ng secretariat.

Ang gayong katulong ay may mas kaunting mga karapatan at kapangyarihan kaysa sa isang espesyalista na ang mga tungkulin ay tumutugma sa isang representante na tagapamahala. Maaaring mayroon siyang sekondaryang edukasyon; maaaring hindi na kailanganin ang karanasan sa kanyang espesyalidad.

Hindi tama na tukuyin ang mga ipinahiwatig na posisyon. Ang isa ay nagsasangkot ng pagsasagawa ng pangunahing mga auxiliary function, at ang assistant manager ay gumaganap ng organisasyonal at administrative function.

Mga pangunahing kinakailangan para sa isang katulong na may mga pang-organisasyon at administratibong pag-andar:

matupad ang mga kinakailangan ng kontrata sa pagtatrabaho, paglalarawan ng trabaho;
alamin ang mga alituntunin ng corporate etiquette at business communication;
alamin nang lubusan ang daloy ng dokumento, pag-uulat ng dokumentasyon at istraktura ng organisasyon;
mahusay na magsagawa ng mga negosasyon sa negosyo;
magagawang gumuhit ng mga mahahalagang dokumento;
ipaalam sa tagapamahala sa lugar ng pag-file ng mahahalagang ulat;
magtrabaho sa isang PC, gumamit ng kagamitan sa opisina (scanner at printer) upang maisagawa ang kanilang mga direktang tungkulin;
ang kaalaman sa mga banyagang wika ay kanais-nais (sa antas ng komunikasyon);
makabuo ng mga karaniwang kasunduan.

Ang pinuno ng negosyo, na isinasaalang-alang ang kahalagahan ng posisyon ng kanyang katulong, ay maaaring makadagdag sa tinukoy na listahan, na isinasaalang-alang ang mga detalye ng organisasyon at ang kanyang trabaho.

Mga responsibilidad ng isang Assistant Manager

Ang isang katulong ay may maraming mga responsibilidad habang direktang nagtatrabaho sa manager.

Ang mga pangunahing responsibilidad ay ang mga sumusunod:

mahigpit na sumunod sa lahat ng mga tagubilin at utos ng pamamahala;
planuhin ang pang-araw-araw na gawain ng manager para sa susunod na araw. Buuin at i-coordinate ang oras ng mga pagbisita at pagtanggap. Ibigay ang iskedyul sa manager sa isang napapanahong paraan;
samahan ang manager sa mga reception at sa mga biyahe;
tumanggap ng mga bisita, lumikha ng mga listahan ng mga pagbisita sa pamamahala, sumagot ng mga tawag sa telepono at magsumite ng iba't ibang mga sertipiko alinsunod sa kanilang awtoridad;
suportahan ang mga aktibidad ng tagapamahala, paglutas ng mga teknikal na problema (pag-aayos ng mga negosasyon, pagpupulong, pag-book ng mga tiket, pag-book ng mga hotel);
maghanda ng mga pagpupulong, pagpupulong, pagpupulong sa pamamahala, ipaalam sa lahat ng kalahok tungkol sa agenda at oras ng pulong;
panatilihin ang mga minuto ng pag-unlad at mga resulta ng mga pagpupulong, pagpupulong, negosasyon, idokumento ang kanilang mga resulta;
i-coordinate ang gawain ng mga kagawaran at dibisyon ng samahan, ayon sa mga tagubilin at utos ng pinuno;
dalhin ang mga order ng pamamahala sa atensyon ng mga pinuno ng mga dibisyon ng istruktura, kontrolin ang tiyempo ng kanilang pagpapatupad;
Tumanggap, magrehistro ng mga dokumento at aplikasyon na isinumite para sa lagda ng manager, at ilipat ang mga ito sa manager;
maghanda ng mga liham, kahilingan, at iba pang mga dokumento sa ngalan ng manager;
tiyakin ang accounting ng powers of attorney na inisyu ng manager;
independiyenteng makipag-usap sa mga empleyado ng mga departamento at iba pang mga organisasyon, lutasin ang isang bilang ng mga umuusbong na isyu na maaaring malutas nang walang tagapamahala;
makuha ang kinakailangang impormasyon - kolektahin ang kinakailangang dokumentasyon sa kahilingan ng tagapamahala;
maghanda ng mga visual aid at dokumentasyong kailangan para sa pagdaraos ng mga pagpupulong;
ayusin ang trabaho sa opisina, pamahalaan, kontrolin ang mga aktibidad ng mga manggagawa sa opisina;
tumanggap, magparehistro at magpakita sa manager ng sulat na ipinadala sa manager;
makipag-usap sa mga bisita. Kilalanin ang mga kliyente, kawani ng organisasyon, panatilihin ang mga talaan at ayusin ang personal na pagtanggap ng mga bisita sa manager. Sagutin din ang kanilang mga tanong, na kaya niyang lutasin nang mag-isa.

Mga tuntunin ng sanggunian

Mga pangunahing kapangyarihan at karapatan ng katulong:

magparehistro, pumirma ng mga dokumento sa loob ng mga limitasyon ng kanilang kakayahan;
makakuha ng access sa impormasyon na sarado sa pangkalahatang publiko sa isang pangangailangan sa negosyo;
pag-aaral ng mga dokumento na may kaugnayan sa iyong mga propesyonal na aktibidad;
alamin ang istraktura, pamamahala ng lahat ng mga dibisyon ng organisasyon;
- gumuhit ng mga liham, kahilingan, iba pang mga dokumento, maghanda ng mga tugon sa mga kahilingan (sa ngalan ng tagapamahala);
humiling mula sa mga kinatawan ng mga dibisyon ng istruktura ng mga kinakailangang dokumento at materyales, tumanggap ng impormasyon sa lawak na kinakailangan upang maisagawa ang kanilang mga direktang tungkulin;
kilalanin ang mga desisyon na ginawa, mga order at mga tagubilin ng manager;
lumahok sa mga pagpupulong at pagpupulong ng mga pinuno ng organisasyon;
magsumite ng kahilingan sa tagapamahala para sa pahintulot na magbigay ng mahahalagang dokumento sa mga yunit ng istruktura;
magsumite ng mga panukala upang mapabuti ang iyong trabaho at mga aktibidad ng kumpanya;
pag-aayos ng lugar ng trabaho ng manager, paglikha ng mga kondisyon para sa matagumpay at mahusay na trabaho.

Isinasaalang-alang ang mga detalye ng organisasyon mismo at ang mga katangian ng gawain ng katulong, ang iminungkahing listahan ng mga kapangyarihan at karapatan ay maaaring mabago, makabuluhang mapalawak o, sa kabaligtaran, mabawasan.

Karaniwan ang huling talata ay mga probisyon sa mga sukat ng responsibilidad na ipinapataw sa empleyado.

Mga Pananagutan ng Assistant

Ang mga parusa para sa paglabag sa isang kontrata, paglalarawan ng trabaho, mga panloob na regulasyon, mga batas ay dapat lamang alinsunod sa kasalukuyang batas. Karaniwan, ang antas ng responsibilidad ay kinokontrol ng Labor Code ng Russian Federation.

Ang Assistant Manager ay responsable para sa:

hindi wastong pagganap ng mga opisyal na tungkulin, pagtanggi na gampanan;
paglabag sa mga deadline para sa pagkumpleto ng kinakailangang trabaho;
paglabag sa mga utos, desisyon, mga resolusyon ng ulo;
mga aksyon na wala sa kanilang kakayahan;
hindi magiliw, bastos na pagtrato sa mga kasosyo, bisita, empleyado ng organisasyon, kabiguang sumunod sa komunikasyon sa negosyo at etiketa;
materyal na pinsalang dulot ng organisasyon, mga katapat nito, at mga empleyado;
pagbibigay ng maling impormasyon sa mga empleyado;
hindi sapat na kontrol sa mga aktibidad ng mga subordinate na empleyado;
pagsisiwalat ng personal na data, kumpidensyal na impormasyon na may limitadong pag-access.

Ang mga parusa ay ibinibigay para sa:

kabiguang tuparin ang mga opisyal na tungkulin nang buo o hindi sapat nang buong tapat (ayon sa Labor Code ng Russian Federation);
mga pagkakasala (ayon sa batas: administratibo, sibil, kriminal);
sanhi ng materyal na pinsala (ayon sa Labor at Civil Codes ng Russian Federation).

Ang ibinigay na parusa ay maaaring nasa anyo ng pag-alis ng materyal na kabayaran, kahit na pagpapaalis. Sa dulo ng dokumento dapat mayroong mga visa ng mga empleyadong nag-aapruba dito at ang pirma ng assistant manager.

Ang pinuno ng organisasyon ay bumubuo ng mga tagubilin, na pinag-ugnay ng: isang abogado, pinuno ng departamento ng tauhan, proteksyon sa paggawa. Pagkatapos gumawa ng mga pagbabago at pagdaragdag, inaprubahan ng manager. Ang kanyang posisyon, apelyido (na may decoding), petsa ng pag-apruba at lagda ay ipinahiwatig.

Ang kanyang lagda ay nagpapatunay ng kasunduan sa mga pagbabago kapag gumagawa ng mga pagbabago at ang legalidad ng dokumentong ito.

Konklusyon

Ang posisyon - katulong sa ulo ay isang napaka-multifaceted, responsable, espesyal na posisyon. Direkta lang siyang nag-uulat sa pinuno at dapat na sundin ang lahat ng kanyang mga tagubilin - ang pangunahing bagay sa kanyang trabaho. Siya ay nadagdagan ang responsibilidad para sa hindi tapat na saloobin sa trabaho. Sa kasong ito, ang mga kahihinatnan ay maaaring magresulta sa pinsala sa employer mismo.

Ang katulong ay dapat magkaroon ng mga espesyal na personal na katangian: pangako sa pagganap ng kanyang mga tungkulin, pagiging matapat, pakikisalamuha, pagiging hinihingi sa kanyang sarili, at magagawang makipag-usap sa isang malaking bilang ng mga tao. Dapat ay mayroon siyang likas na karisma at alindog.

Sinuri namin nang detalyado ang mga bahagi ng mga tagubilin, ang hanay ng mga responsibilidad, pag-andar at mga kinakailangan. Maaari silang idagdag at linawin depende sa mga detalye at laki ng organisasyon. Ang pangunahing bagay ay ang mga tagubilin ay dapat na iguguhit ng tagapamahala at napagkasunduan sa mga nauugnay na serbisyo. Ang aplikante para sa posisyon na ito ay dapat na pamilyar dito sa ilalim ng personal na lagda at ipinapayong tanggapin ito sa kamay.

Ang bawat tagapamahala ay nangangailangan ng isang katulong sa negosyo, na, kapag namamahala sa isang malaking kumpanya, maaari niyang ipagkatiwala na gampanan ang marami sa kanyang mga tungkulin. Ito ay dapat na isang taong may kinakailangang kaalaman, kasanayan, at kakayahan, na dapat mong pagkatiwalaan sa lahat ng bagay. Ang isang katulong ay ang "kanang kamay" ng tagapamahala, kinakailangang isang matalino, masipag, karampatang, maaasahang katulong, na, sa kawalan ng tagapamahala, ay maaaring higit na palitan siya. Ito ay hindi para sa wala na ang direktoryo ng kwalipikasyon ay nag-uuri sa kanya bilang isang espesyalista - tagapamahala.

Ang isang paglalarawan ng trabaho para sa isang assistant manager ay nilikha upang i-streamline ang mga relasyon sa paggawa. Binabalangkas ng dokumento ang mga tungkulin, responsibilidad, at karapatan ng empleyado.

Ang posisyon ng "assistant manager" sa iba't ibang mga organisasyon ay maaaring tawaging iba: personal na katulong sa direktor, assistant manager, sekretarya.

Sample ng isang tipikal na paglalarawan ng trabaho para sa isang assistant manager

ako. Pangkalahatang probisyon

1. Ang isang assistant manager ay hinirang sa posisyon at tinanggal mula dito sa pamamagitan ng utos ng pinuno ng organisasyon.

2. Direktang nag-uulat ang assistant manager sa pinuno ng kumpanya.

3. Sa panahon ng kawalan ng assistant manager, ang kanyang mga karapatan at mga responsibilidad sa pagganap ay inililipat sa ibang opisyal, tulad ng iniulat sa order para sa organisasyon.

4. Ang isang taong may mas mataas na edukasyon at isang taon ng katulad na karanasan sa trabaho ay hinirang sa posisyon ng assistant manager.

5. Ang assistant manager ay ginagabayan sa kanyang mga aktibidad sa pamamagitan ng:

batas ng Russian Federation;
Mga panloob na regulasyon sa paggawa, ang Charter at iba pang mga regulasyong aksyon ng kumpanya;
mga order at tagubilin mula sa pamamahala;
paglalarawan ng trabaho na ito.

6. Dapat malaman ng assistant manager:

itinatag na pamamaraan para sa paghawak ng mga dokumento sa organisasyon;
mga patakaran ng komunikasyon sa negosyo at tuntunin ng magandang asal;
pamamaraan para sa pagpapanatili ng dokumentasyon ng pag-uulat;
mga panuntunan para sa paggamit ng kagamitan sa opisina at kagamitan sa komunikasyon;
mga pangunahing kaalaman sa pagtatrabaho sa isang text editor, mga spreadsheet;
mga pangunahing kaalaman sa trabaho sa opisina;
istraktura ng organisasyon ng kumpanya;
pamamaraan para sa pagtatapos at pagpapatupad ng mga kontrata.

II. Mga responsibilidad sa trabaho ng isang assistant manager

Ang assistant manager ay itinalaga ang mga sumusunod na functional na responsibilidad:

1. Pagpaplano ng araw ng trabaho ng manager: pagbuo at pag-aayos ng iskedyul para sa mga pagpupulong, pagbisita, tawag, pagtanggap at iba pang mga aksyon.

2. Personal na kasama ng manager sa mga pagpupulong, pagpupulong, at paglalakbay.

3. Teknikal na suporta para sa trabaho ng manager: pag-order ng mga tiket, transportasyon; organisasyon ng mga negosasyon at pagpupulong.

4. Pagpapanatili ng mga minuto at iba pang mga dokumento na nagtatala ng pag-unlad at mga resulta ng mga pulong, sesyon, negosasyon.

5. Pagdadala sa atensyon ng mga empleyado ng mga istrukturang dibisyon ng mga tagubilin ng organisasyon, mga order ng pamamahala at pagsubaybay sa kanilang pagpapatupad.

6. Koleksyon ng impormasyon, paghahanda at pagbibigay ng analytical, impormasyon, sanggunian at iba pang mga ulat sa pamamahala.

7. Pagsasagawa ng trabaho sa opisina, pagtanggap ng sulat na ipinadala sa manager.

8. Pagrehistro ng mga bisita para sa isang personal na appointment sa manager, pag-aayos ng kanilang pagtanggap.

9. Pagtanggap ng mga dokumento at aplikasyon para sa lagda ng manager, ang kanilang pagpaparehistro, accounting at paglipat sa manager.

10. Pagguhit ng mga liham, kahilingan, at iba pang mga dokumento sa ngalan ng pamamahala.

11. Paghahanda ng mga pagpupulong, pagpupulong, pagpupulong na gaganapin ng tagapamahala. Pagkolekta ng mga kinakailangang materyales, pag-abiso sa mga kalahok tungkol sa oras, lokasyon, at agenda.

12. Pagsasagawa ng mga opisyal na tungkulin ng tagapamahala.

III. Mga karapatan

Ang assistant manager ay may karapatan:

1. Tumanggap ng impormasyon sa lawak na kinakailangan upang makumpleto ang mga nakatalagang gawain.

2. Magpadala ng mga panukala sa pamamahala upang mapabuti ang kanilang trabaho at bigyang-katwiran ang mga aktibidad ng kumpanya.

3. Magpadala ng mga kahilingan sa mga dibisyon ng organisasyon (sa ngalan ng tagapamahala o sa personal na inisyatiba) upang makakuha ng mga dokumentong kinakailangan upang matupad ang kanyang mga opisyal na tungkulin.

4. Ihiling na ang pamamahala ng institusyon ay lumikha ng mga kondisyong kinakailangan para sa pagganap ng kanyang mga opisyal na tungkulin.

5. Gumawa ng mga independiyenteng desisyon ayon sa iyong kakayahan.

6. Magkaroon ng access sa kumpidensyal na impormasyon kapag may pangangailangan sa negosyo.

IV. Pananagutan

Ang Assistant Manager ay responsable para sa:

1. Pagbibigay ng maling impormasyon sa mga empleyado ng organisasyon.

2. Hindi wastong pagganap ng mga opisyal na tungkulin ng isang tao.

3. Nagiging sanhi ng materyal na pinsala sa organisasyon, estado, mga katapat nito, at mga empleyado.

4. Paglabag sa mga deadline para sa pagkumpleto ng mga nakatalagang gawain.

5. Paglabag sa mga probisyon ng namamahala na mga dokumento, desisyon, regulasyon ng organisasyon.

6. Pagbubunyag ng mga lihim ng kalakalan, personal na data, kumpidensyal na impormasyon.

7. Mga pagkilos na lampas sa saklaw ng kanyang kakayahan.

8. Paglabag sa disiplina sa paggawa, mga regulasyon sa kaligtasan, mga panloob na regulasyon sa paggawa, proteksyon sa sunog.

9. Paglabag sa mga pamantayan ng etiketa sa negosyo, bastos na pagtrato sa mga kasosyo sa negosyo, bisita, at empleyado ng organisasyon.

Ang propesyon ng assistant manager ay mahalaga para sa pamamahala ng produksyon. Ang espesyalista ay tumatalakay sa mga isyu sa organisasyon sa larangan ng pag-uugnay ng mga aktibidad ng isang entidad ng negosyo. Ang kanyang mga responsibilidad sa trabaho ay magkasalungat at malabo. Ang mga ito ay itinatag ng pinuno ng kumpanya sa bawat negosyo nang paisa-isa, na isinasaalang-alang ang mga detalye ng mga aktibidad nito, ang mga kapangyarihan ng pangkat ng pamamahala at ang kanilang mga hangarin.

Assistant manager ng propesyon

Ang mga responsibilidad ng isang espesyalista ay kadalasang nalilito sa mga responsibilidad ng isang sekretarya o tagapamahala ng opisina. Gayunpaman, sa katunayan, ang mga ito ay iba't ibang mga espesyalidad, na kinasasangkutan ng iba't ibang mga karapatan, responsibilidad at isang listahan ng mga kaso.

Ang assistant manager ay responsable para sa mga aktibidad ng organisasyon ng kumpanya. Kasama rin sa kanyang mga responsibilidad ang pakikipag-ugnayan sa mga kasosyo at kliyente. Ang direktor ay may karapatang magtalaga ng bahagi ng kanyang mga tungkulin sa empleyado, sa kondisyon na sila ay itinalaga sa kanya sa pamamagitan ng administratibong dokumentasyon. Ang mga responsibilidad sa trabaho ng assistant manager ay kinabibilangan ng pagsasagawa ng sumusunod na listahan ng mga trabaho:

pag-iskedyul ng mga pagpupulong;
organisasyon ng mga paglalakbay sa negosyo;
papeles;
pag-endorso o lagda ng dokumentasyon sa loob ng kakayahan nito;
pagtiyak ng isang normal na klima sa koponan;
pagsasagawa ng mga pag-uusap sa telepono;
pagbili ng stationery;
Negosasyon.

Mga Pamantayan na Pananagutan

Kasama sa paglalarawan ng trabaho ng isang assistant manager ang isang listahan ng mga karaniwang tungkulin na kailangang gampanan ng empleyado. Ang mga ito ay nauugnay sa organisasyon ng gawaing pang-opisina ng isang entidad ng negosyo. Ang saklaw ng aktibidad ng empleyado ay maaaring bawasan sa paglutas ng mga isyu sa dokumentaryo na may kaugnayan lamang sa management team ng kumpanya.

Palaging may kalabuan sa kontrata sa pagtatrabaho ng isang assistant manager, dahil hindi malinaw na kinokontrol kung ano talaga ang mga tungkulin ng manggagawa.

Ito ay nabuo sa pamamagitan ng isang tala na dapat niyang isagawa hindi lamang ang mga propesyonal na tungkulin, kundi pati na rin ang mga personal na tagubilin mula sa pamamahala. Sa ilang mga negosyo, ang mga espesyalista ay nag-uugnay sa kanyang mga aktibidad, gumuhit ng isang plano sa trabaho, lumikha ng mga appointment para sa pagtanggap ng mga bisita, gumuhit ng mga iskedyul ng pagpupulong, paalalahanan ang direktor tungkol sa mga kaganapan at ang pangangailangan para sa mga partikular na aktibidad, at gumuhit din ng isang plano sa trabaho para sa kanya. Ang mga tungkulin ng katulong ay maaari ring magsama ng sulat sa ngalan ng kumpanya, pagsasagawa ng mga pag-uusap sa telepono para sa interes ng entidad ng negosyo, pati na rin ang paghahanap ng impormasyon sa kahilingan ng mga direktor.

Karagdagang mga obligasyon

Kapag nag-aaplay para sa isang posisyon bilang isang assistant manager, hindi mo dapat asahan na ang listahan ng mga responsibilidad ay limitado sa kanilang karaniwang set, na napagkasunduan sa interbyu. Dapat na maunawaan ng espesyalista ang mga detalye ng propesyon at maging handa na tanggapin ang anumang mga obligasyon ayon sa direksyon ng pamamahala. Ang kanilang pagpapatupad ay maaaring mangailangan ng karagdagang kaalaman at kwalipikasyon, at maaaring magsama pa ng pisikal na paggawa, na mahalaga sa konteksto ng pagpigil o pag-aalis ng mga sitwasyong pang-emergency.

Mga kinakailangan para sa isang espesyalista at ang kanyang mga responsibilidad sa trabaho

Ang katulong ay maaaring singilin sa pagsubaybay sa estado ng proteksyon sa paggawa sa negosyo at pagsunod sa mga panuntunan sa kaligtasan ng sunog ng mga empleyado. Upang makayanan ang gayong mga gawain, kailangan niyang sumailalim sa karagdagang pagsasanay.

Basahin din: Paglalarawan ng Trabaho para sa Operator ng Gas Station

Ang kaalaman ng assistant manager sa mga wikang banyaga ay malugod, na maaari niyang ilapat sa panahon ng mga negosasyon. Madalas silang kumpidensyal sa kalikasan, bilang isang resulta kung saan ang pamamahala ay hindi nais na gumamit ng mga serbisyo ng isang third-party na tagasalin upang hindi ibunyag ang impormasyon. Sa ganitong mga sitwasyon, ang katulong ay kailangang samahan ang tagapamahala sa mga paglalakbay sa negosyo, na kadalasan ay kailangan niyang ayusin ang kanyang sarili. Siya ang mananagot sa paglutas ng lahat ng pang-araw-araw na isyu tungkol sa pagbili ng mga tiket, gasolina, pag-order ng taxi at pagpaparehistro ng hotel. Kakailanganin din niyang lutasin ang lahat ng mga isyu sa dokumentaryo at problema ng pamumuhay sa ibang lungsod o bansa.

Propesyonal na mga kinakailangan

Ang mga kinakailangan para sa isang espesyalista ay nabuo alinsunod sa ideya ng propesyon sa bahagi ng pamamahala.

Kadalasan, ito ay nakikita bilang isang posisyon sa pamumuno na may potensyal para sa isang pagsisimula ng karera. Ang direktor, na gustong makakita ng karampatang espesyalista sa kanyang katulong, ay maghahanap ng taong may karanasan sa pamamahala at pangangasiwa. Sa malalaking negosyo, ang pamamahala ay pumipili ng isang katulong na may kaalaman sa legal na larangan.

Mga pananagutan sa pagganap

Upang maisagawa nang mahusay ang mga itinalagang tungkulin, ang espesyalista ay dapat magkaroon ng mga kasanayan sa pagtatrabaho sa mga programa sa opisina, marunong bumasa at sumulat at mabilis na makapag-type ng mga teksto. Ang kaalaman sa mga wikang banyaga at mga programa sa computer ay malugod na tinatanggap, na maaaring maging kapaki-pakinabang o kahit na kinakailangan sa pagtulong sa mga aktibidad ng pangkat ng pamamahala ng kumpanya.

Maaaring kabilang sa mga tungkulin ng isang assistant manager ang pagpapanatili ng mga sulat at pag-aayos ng daloy ng dokumento, na nag-oobliga sa kanya na malaman ang mga pangunahing kaalaman ng etiketa na ginagamit sa mga kondisyon ng negosyo at mga pamamaraan sa opisina. Upang makipag-ayos, mahalagang malaman ang kasalukuyang batas at maging matatas sa pagsasalita.

Ang mga pangunahing kinakailangan para sa isang espesyalista ay maaaring dagdagan ng manager alinsunod sa mga detalye ng mga aktibidad ng kumpanya at ang kanyang personal na pag-unawa sa mga nuances ng trabaho ng espesyalista. Maaaring kailanganin ng aplikante na kumuha ng mga advanced na kurso sa pagsasanay o magkaroon ng edukasyon sa negosyo.

Mga personal na katangian

Tinutukoy ng mga detalye ng posisyon ang mga kinakailangan para sa mga personal na katangian ng may-ari nito. Ang espesyalista ay nagpapatakbo sa ilalim ng direktang pangangasiwa ng tagapag-empleyo, bilang isang resulta kung saan siya ang unang magbata ng kanyang galit, na ipinahayag sa pamamagitan ng kawalang-kasiyahan sa resulta ng hindi lamang ang gawaing personal na ginawa, kundi pati na rin ang mga aktibidad ng mga empleyado na nasasakupan. sa kanya. Upang normal na malasahan ang mga sitwasyon ng salungatan, dapat kang magkaroon ng kalidad tulad ng stress resistance.

Mga kinakailangan para sa dalubhasang kaalaman

Malamang, sisikapin ng pamamahala na ilipat ang ilang mga responsibilidad nito sa isang katulong, kaya kailangan mong maging handa para sa multitasking, na kinabibilangan ng mataas na kalidad at karampatang parallel na pagsasaalang-alang at solusyon ng ilang mga gawain. Ang empleyado ay dapat maging handa para sa katotohanan na sila ay madalas na lalampas sa saklaw ng pakikipagtulungan sa negosyo.

Secretary, deputy o personal assistant? Depende sa sitwasyon! Isaalang-alang natin ang mga kinakailangan, responsibilidad at kundisyon na dapat taglayin ng paglalarawan ng trabaho ng isang assistant manager-2018.

Mula sa artikulo matututunan mo:

Ang assistant manager ay ang tunay na "kanang kamay" ng punong ehekutibo ng kumpanya. Ang hanay ng mga gawain na itinalaga sa naturang empleyado ay, bilang panuntunan, malawak. Kung nasa talahanayan ng mga tauhan Ang posisyon ng personal na katulong sa direktor ay ibinigay, subukang tukuyin ang pag-andar nito sa mas maraming detalye hangga't maaari sa kontrata sa pagtatrabaho at paglalarawan ng trabaho.

Ang wastong iginuhit na mga tagubilin ay kapaki-pakinabang sa parehong partido sa relasyon sa trabaho. Mula sa unang araw ng trabaho sa isang bagong posisyon, mauunawaan ng isang empleyado kung ano ang kinakailangan sa kanya. At ibabalangkas ng employer ang hanay ng mga opisyal na kapangyarihan at responsibilidad, para sa hindi pagtupad kung alin ang maaaring isailalim sa aksyong pandisiplina o itaas ang isyu ng hindi kumpletong opisyal na pagsunod ng empleyado. Bilang karagdagan, inilista ng DI ang lahat ng mga kinakailangan para sa praktikal na karanasan at mga kwalipikasyon ng isang espesyalista (tingnan ang artikulong " : mga kundisyon na kailangang ipasok para sa lahat ng empleyado”).

Huwag palampasin: ang pangunahing materyal ng buwan mula sa mga nangungunang espesyalista ng Ministry of Labor at Rostrud

Isang kumpletong sangguniang libro ng mga paglalarawan ng trabaho para sa lahat ng sektor ng aktibidad.

Mag-download ng mga kaugnay na dokumento:

Paglalarawan ng trabaho "Assistant manager": istraktura at nilalaman

Walang iisang anyo ng paglalarawan ng trabaho na ipinag-uutos para sa lahat ng mga employer.

Gayunpaman, mayroong isang madaling gamitin na template na binubuo ng ilang mga seksyon:

pangkalahatang probisyon;
mga tungkulin sa pagganap at mga kinakailangan sa kwalipikasyon;
mga karapatan at kapangyarihan;
responsibilidad;
mga tagubilin sa rebisyon.

Kasama sa mga pangkalahatang probisyon ang impormasyon tungkol sa kategorya kung saan nabibilang ang posisyon na inilalarawan, ang pamamaraan para sa appointment sa posisyon at pagpapaalis mula dito. Dito maaari mong ipahiwatig na ang empleyado ay direktang nag-uulat sa pangkalahatang direktor at sa kanyang mga propesyonal na aktibidad ay ginagabayan ng mga dokumento ng regulasyon na binuo ng kumpanya. Ilista ang mga pangunahing dokumento - paglalarawan ng trabaho, panloob na regulasyon sa paggawa, kolektibong kasunduan, mga tagubilin sa proteksyon sa paggawa.

Ang kaalaman at kasanayan na kinakailangan upang gumanap nang epektibo ay maaaring ilista sa seksyon ng mga responsibilidad sa trabaho o hiwalay. Dapat malaman ng assistant manager:

istraktura ng negosyo at mga katangian ng industriya;
mga pamantayan sa trabaho sa opisina at pag-archive;
mga pamantayan para sa sistema ng pagpaparehistro ng organisasyonal at administratibong dokumentasyon, mga liham pangnegosyo at komersyal na mga panukala;
batas sa paggawa ng Russian Federation;
mga tuntunin ng komunikasyon sa negosyo at pangunahing ekonomiya.

Huwag kalimutang ipakita sa DI ang mga pangunahing karapatan at mga lugar ng responsibilidad ng assistant director. Tulad ng ibang empleyado, siya ay may karapatan:

kilalanin ang mga dokumento na tumutukoy sa mga opisyal na kapangyarihan;
tumanggap ng impormasyon at mga dokumento na kinakailangan para sa buong pagganap ng tungkulin ng paggawa, at hilingin ang paglikha ng mga kinakailangang kondisyon para dito;
tumanggap ng lahat ng panlipunang garantiya na itinatadhana ng mga regulasyong pambatasan at lokal;
kumpirmahin at pagbutihin ang iyong mga kwalipikasyon;
maging pamilyar sa mga desisyon ng pamamahala tungkol sa mga aktibidad nito.

Ang katulong na tagapamahala ay may pananagutan sa pananalapi at pandisiplina sa loob ng mga limitasyon na itinakda ng batas sa paggawa ng Russian Federation. Dahil ang posisyong ito ay isang managerial, ang empleyado ay madalas na humarap sa kumpidensyal na impormasyon at mga pinaghihigpitang dokumento. Para sa paglabag sa mga patakaran para sa pagtatrabaho sa naturang mga dokumento, ang pagsisiwalat ng mga lihim ng kalakalan at iba pang mga pagkakasala na ginawa sa pagganap ng mga tungkulin sa trabaho, administratibo, sibil at kriminal na pananagutan ay ibinigay. Upang matulungan ang opisyal ng tauhan - artikulo " , na dapat pasukin para sa lahat ng empleyado.”

Ang huling seksyon ay puno ng impormasyon tungkol sa pamamaraan at dalas ng rebisyon ng mga tagubilin, mga patakaran para sa pamilyar dito, at ang bilang ng mga kopya.

Pagkilala sa mga empleyado sa DI

Ang lahat ng empleyadong may hawak ng posisyon na ito ay dapat na pamilyar sa DI laban sa lagda. Kung ang direktor ng kumpanya ay may ilang mga katulong, ang bawat isa ay dapat makatanggap ng kanilang sariling kopya ng mga tagubilin at pagkatapos ay itago ito sa kanilang lugar ng trabaho.

Mga responsibilidad sa trabaho ng isang assistant manager

Ang pinakamahalagang seksyon ng mga tagubilin ay naglalaman ng paglalarawan ng tungkulin ng trabaho. Inirerekomenda na gumamit ng wikang pinakatumpak na naglalarawan sa mga karaniwang gawain na nilulutas ng assistant director, mga responsibilidad sa trabaho, at ang pamamaraan para sa pakikipag-ugnayan sa mga nasasakupan. Sa kasong ito, ang mga layunin na kadahilanan ay isinasaalang-alang na nakakaimpluwensya sa saklaw ng mga kapangyarihan ng empleyado, halimbawa, ang kabuuang bilang ng mga katulong na tagapamahala at ang mga prinsipyo ng pamamahagi ng mga responsibilidad sa pagitan nila. Halimbawa, ang mga responsibilidad ng isang assistant director ay maaaring kabilang ang:

organisasyon ng mga pag-uusap sa telepono at mga pulong sa negosyo;
, mga liham pangnegosyo at iba pang mga dokumento;
paghahanda ng mga kumperensya at pagpupulong;
koleksyon ng mga sanggunian na materyales;
paghahanda ng mga ulat, panukala, ;
pagtanggap ng mga bisita, pinadali ang pagsasaalang-alang ng mga kagustuhan at kahilingan ng kawani;
pagbisita sa mga ahensya ng gobyerno sa ngalan ng mga nakatataas;
pagtanggap ng mga aplikasyon, memo, mga kahilingan;
suporta sa mga executive business trip (booking ticket, booking accommodation).

Bago ilipat ang impormasyon mula sa propesyonal na pamantayan sa paglalarawan ng trabaho, tiyaking tumutugma ang mga ito sa mga aksyong paggawa na isinagawa ng katulong sa pinuno ng isang partikular na kumpanya. Ang mga detalye ay nasa artikulong “Paano isinasaalang-alang ang mga propesyonal na pamantayan."

Paglalarawan ng trabaho para sa assistant manager: pamamaraan para sa pagpaparehistro

Upang magkaroon ng bisa ang proyekto ng DI, dapat itong maaprubahan. Ang pamamaraan ng pag-apruba ay kapareho ng pamamaraan na ginamit sa pagbuo ng mga lokal na regulasyon (tingnan ang artikulong "Paano bumuo at Sa organisasyon"). Ang impormasyon tungkol sa tagapag-empleyo at ang selyong "Inaprubahan ko" ay maaaring ilagay sa tuktok ng form, pagkatapos ay kailangan lamang na pirmahan ng pinuno ng kumpanya ang dokumento. Ang isa pa, hindi gaanong karaniwang mekanismo ay ang pag-apruba sa pamamagitan ng order. Ang isang hiwalay na administratibong dokumento ay inisyu, kung saan isa o higit pang mga DI ay ipinapatupad.