Isang maikling kasaysayan ng lean manufacturing concept. Paano at bakit nabigo ang lean sa opisina? Lean na pamamaraan sa opisina

Ang koponan ng Lean Vector sa trabaho nito ay patuloy na nakikipag-usap sa mga tagapamahala, espesyalista at manggagawa ng mga negosyo. Nais naming bigyang pansin kung paano nakikita ng mga manggagawa ang pagpapatupad ng Lean Manufacturing.

Nagpapakita kami sa artikulong ito ng isang verbatim na panayam sa isang empleyado ng isa sa mga pang-industriya na negosyo:

"Natutunan ko ang tungkol sa "Lean Manufacturing" nang makakuha ako ng trabaho sa isa sa pinakamalaking negosyo sa aming lungsod. Nagtrabaho ako sa pangunahing linya ng pagpupulong. Nang makakuha ako ng trabaho, binigyan kami ng mga lektura tungkol sa "Lean Manufacturing" at ipinakita ang mga halimbawa kung paano ito at kung paano ito naging. Sinabi nila sa amin ang tungkol sa ipinatupad na "5S System" " at "Mga panukala ng Kaizen". Nakita kong napaka-interesante ang lahat ng ito.

Noong nagsimula akong magtrabaho, puspusan na ang pagpapatupad ng Lean Manufacturing, pinag-uusapan na ng lahat, nakalagay na ang mga information stand, malinis ang mga pinagtatrabahuan, walang nakatambak na bahagi. Sa isang salita - "Order". Nagustuhan ko na ang mga senior manager ay nagdaraos ng kanilang mga pagpupulong at pagpaplano ng mga pulong sa mismong shop floor, sa produksyon. Ang isang espesyal na lugar ay nilagyan para sa mga layuning ito.

Ang mga panukala ng Kaizen, sa pagkakaintindi ko, ay ipinakilala upang mangolekta ng impormasyon mula sa mga manggagawa upang mapabuti ang proseso ng produksyon. Sa simula pa lamang ng pagpapatupad ng Enterprise Production System, ang mga panukala ng Kaizen ay pinansiyal na motibasyon. Humingi sila ng mga panukala ng Kaizen mula sa mga tagapamahala, at humiling sila sa mga manggagawa, mayroong isang tiyak na "plano". Kami, ang mga manggagawa, ay sumulat ng mga panukala sa Kaizen at tumanggap ng kahit maliit na pagtaas sa aming suweldo. Ang resulta ng mga panukalang ito ay nakikita, ngunit sa paglipas ng panahon ay bumaba ang pondo at ang mga manggagawa ay huminto na lamang sa "pag-abala."

Ang saloobin ng mga manggagawa sa buong inobasyon na ito (ang pagpapakilala ng Sistema ng Produksyon) ay dalawa. Ang ilan ay nagsasabi na ito ay naging mas mahusay, mas malinis, mas maliwanag, ang mga kalat ng mga bahagi ay naalis, at ang mga gastos sa paggawa ay nabawasan. Ang iba ay may negatibong saloobin - iniisip nila na isa lamang itong money laundering. Ang iba ay walang pakialam. Sa kasamaang palad, mas kaunti ang "tagasuporta ng pagbabago". Sa pangkalahatan, may mga problema, ngunit sasabihin ko na ang mga ito ay nagmumula sa disiplina at responsibilidad sa trabaho, kapwa ng mga tagapamahala at mga manggagawa.

Madalas may opinyon na ginagawa ito "para sa palabas." Halimbawa, dumating sila para gumawa ng timekeeping. Well, may mga taong dumating at hindi man lang nagpakilala kung sino sila. Hindi nila kami tinanong tungkol sa mga problema. Wala kami sa lahat ng posisyon. bakit ka dumating? Walang nagbago pagkatapos nila.

Ang isa pang halimbawa ay ipinakilala nila ang isang pamamaraan na nagbibigay para sa pagpapahinto ng conveyor kapag lumitaw ang mga problema. Binigyan kami ng mga tagubilin ng isang master sa sistemang ito. Ngunit sa katunayan, ang pamamaraan ay hindi sinunod - hindi ko mapigilan ang conveyor, mayroong isang "hindi sinasalitang pagbabawal" sa kabila ng pagkakaroon ng mga stop button...

Mayroong palaging downtime para sa supply ng mga bahagi. Parang binabalaan kita nang maaga na sumakay nang maaga. Ngunit ang tugon ay madalas na wala sa oras.

Nagkaroon ng pagwawalang-bahala sa bahagi ng ilang mga masters. Ang master ay madalas na "walang oras para sa pagpapabuti."

Dito maaaring isipin ng mambabasa na "lahat ay masama." Ngunit sa katunayan ito ay mas mahusay kaysa sa "noon". Halimbawa, nang bumisita ako sa mga kalapit na site kung saan hindi pa naipapatupad ang lean manufacturing, malinaw na kapansin-pansin ang pagkakaiba. Napagtanto mo kaagad kung gaano kalinis at mas maginhawa ang iyong lugar.

Matapos magtrabaho ng isang taon sa isang kumpanya, nagpalit ako ng lugar ng trabaho. Gusto kong sabihin na ang pagkakaiba sa pagitan ng mga negosyo kung saan ipinatupad ang Lean Manufacturing at kung saan ito ay hindi ay lubhang makabuluhan.

Napansin kaagad ng isa ang mahinang kultura ng produksyon, kalat ng produksyon sa lahat ng dako, at di-organisasyon. Bilang isang manggagawa, hindi ko naintindihan kung bakit kailangan ang mga line manager doon? Mahina silang nagtatrabaho sa mga subordinates, walang relasyon. Sa panahon ng trabaho, kailangan mong gumawa ng maraming hindi kinakailangang aksyon dahil sa disorganisasyon. Mayroong walang hanggang problema sa mga kagamitan sa paglilinis sa lugar ng trabaho, na may kakulangan ng isang bagay o iba pa.

Walang maingat na saloobin sa kagamitan. Halimbawa, kung nakita ng isang manggagawa na ang isa sa mga elemento ay malapit nang masira, pagkatapos ay nagtatrabaho pa rin siya hanggang sa magkaroon ng pagkasira, at ito ang kagamitan kung saan siya kumikita ng pera.

Pagdating ko, bata, masigla, na may kaunting karanasan sa Lean Manufacturing, inayos ko lang ang mga bagay-bagay at pinananatili ang kaayusan sa lugar ng trabaho nang wala sa ugali. Kung saan sinabi sa akin ng mga taong matagal nang nagtatrabaho: “Bakit mo ito ginagawa? Hindi nila binabayaran ito, at sa pangkalahatan, dahil sa iyo, mapipilitan kaming lahat na gawin ito." Habang nag-aalok ng pamamahala ng ilang mga solusyon upang ma-optimize ang proseso ng trabaho at kadalian ng paggamit, hinahayaan lang ng mga tagapamahala ang lahat ng ito sa pagbibingi-bingihan. Ang kalinisan at kaayusan ay itinatag lamang bago ang inspeksyon, at hindi patuloy na pinananatili. Sa sandaling ang mga tao ay may libreng oras, ginagawa nila ang anumang bagay maliban sa mga bagay sa produksyon. Bilang isang patakaran, kinukuha nila ang kanilang mga telepono at nag-surf sa Internet, ganap na nagdidiskonekta mula sa katotohanan. Karaniwan kong ipagbabawal ang pag-access sa Internet para sa mga empleyado sa lugar ng trabaho kung ang kanilang mga aktibidad ay hindi nauugnay dito.

Pagkatapos ng lahat, ang empleyado, na nakumpleto ang kanyang pangunahing operasyon, ay agad na lumipat sa telepono, ngunit hindi bababa sa maaari niyang linisin. Madalas akong makatagpo ng sabotahe mula sa mga manggagawa, i.e. sinadyang pinsala sa kagamitan, imbentaryo at mga produktong gawa. Ito ay dahil sa katotohanan na ang mga manggagawa ay hindi nasisiyahan sa mga kondisyon sa pagtatrabaho at saloobin ng management sa kanila ("don't care"). Ito ay napakalinaw kapag ang isang manggagawa ay huminto at binibigyan ng dalawang linggong trabaho. Dito na talaga siya magsisimulang magulo! May pakiramdam na hindi alam o naiintindihan ng mga senior manager kung ano ang nangyayari sa kanilang produksyon. Sa pangkalahatan, isang pakiramdam ng kumpletong "gulo"!

Mula sa aking sariling karanasan, sasabihin ko na ang "Lean Manufacturing" ay nagdudulot ng napakahusay na benepisyo sa isang negosyo. Itinuturing kong MAHALAGA na ihatid sa lahat ng empleyado ang buong diwa ng "Lean Manufacturing"! MAHALAGA na maunawaan ng lahat ng empleyado kung bakit ito ginagawa at kung bakit ito kinakailangan! Hindi alintana kung ito ay isang manager o isang simpleng manggagawa."

Binibigyang-pansin namin kung paano nakikita ng mga manggagawa ang pagpapatupad ng Lean Manufacturing. Kadalasan ay maririnig mo mula sa mga manager sa iba't ibang antas na "ang mga manggagawa ay hindi nangangailangan ng anuman" at sila ay "interesado lamang sa kanilang mga suweldo." Sa aming karanasan, ito ay malayo sa kaso. Ang batayan ng pagganyak ng sinumang tao ay ang pagnanais para sa kaginhawahan, pagsasapanlipunan, pagkilala (Maslow's Pyramid, 2,3,4 na mga hakbang). Alinsunod dito, ang mga kondisyon sa pagtatrabaho at komunikasyon sa kumpanya ay mahalaga para sa lahat.

Ang batayan ng Lean (Lean Manufacturing) ay isang sistema ng patuloy na pagpapabuti (Kaizen), na nagpapahintulot sa iyo na isali ang lahat ng mga tauhan sa mga proseso ng pagpapabuti. Mula sa posisyon na ito, ang antas ng paglahok ng mga manggagawa sa proseso ng pagtukoy ng mga problema, sa proseso ng pagbuo at pagsusumite ng mga panukala para sa mga pagpapabuti, ay magiging isang tagapagpahiwatig ng pag-unlad ng Sistema ng Produksyon.

Lean Office Japanese pedantry sa konteksto ng Russian "creative" mentality Lee KoN M trainings and consulting tel: (4872)

Ang negosyo sa huli ay bumaba sa tatlong konsepto: tao, produkto, tubo. Nauna ang mga tao. Kung wala kang isang malakas na koponan, ang iba pang mga kadahilanan ay hindi gaanong magagawa. "Ang negosyo sa huli ay bumaba sa tatlong bagay: tao, produkto, kita. Nauna ang mga tao. Kung wala kang maaasahang koponan, kakaunti ang magagawa mula sa iba pang mga kadahilanan." (Lee Iacocca) Ito ay isang sistema para sa pag-oorganisa at pagpapanatili ng isang epektibo, komportable at produktibong kapaligiran sa trabaho. Ito ang batayan para sa pagtaas ng kakayahang pamahalaan, pag-optimize at pagpapabuti ng mga proseso ng negosyo, na humahantong sa pagtaas ng produktibo. Lean Office

Ang streamline na daloy ng trabaho ay ang unang hakbang tungo sa pagtaas ng produktibidad, kalidad at mga kinakailangang pagpapabuti sa proseso ng negosyo (kaizen). Sa isang malinis at maayos na kapaligiran lamang makakagawa ng mga produkto at serbisyo sa oras, nang walang mga depekto at nakakatugon sa mga kinakailangan ng customer. “Ang Tao ay dapat gawin araw-araw nang tuluy-tuloy at tuluy-tuloy, nang hindi nagmamadali o nagmamadali” The Tao of Toyota, pahina 21

Kasama sa Lean Office ang lahat ng empleyado ng kumpanya sa proseso. Ang una at marahil ang pinakamahalagang hakbang sa pagpapatupad ng isang lean office ay ang pagsali sa lahat ng empleyado ng kumpanya sa proseso. Kung ang mga layunin ng mga empleyado at pamamahala ay magkaiba, anuman, kahit na ang pinakamahusay, ang mga pagbabago ay tiyak na mabibigo. payat na kasangkapan Ang ikalawang hakbang ay ang direktang paglalapat ng mga lean tool. isang proseso ng patuloy na pagpapabuti (kaizen). Ang huling yugto ng pagpapatupad ng isang sandalan na opisina ay isang proseso ng patuloy na pagpapabuti (kaizen).

Istraktura ng lipunan Mapilit na burukrasya Nagbibigay ng gantimpala sa burukrasya Pagpapataw ng mahigpit na mga panuntunan Maraming mga tuntunin at pamamaraan, dokumentado Hierarchical control Ang awtoridad ay ipinagkatiwala sa mga empleyado Ang mga patakaran at pamamaraan ay isang kasangkapan para sa empowerment Nagsusulong ang hierarchy ng organisasyonal na pag-aaral Autocratic Organic Employees ay pinagkakatiwalaan Minimal na mga tuntunin at pamamaraan Hindi binuo control hierarchy Top-down Minimal na dokumentado na mga tuntunin at pamamaraan Hierarchical na paraan ng pamamahala

5S5S5S5S Pagbukud-bukurin Panatilihing Malinis Lumikha ng Order Istandardize Pagbutihin ang Limang termino na nagsisimula sa "S", mga salitang kumakatawan sa limang hakbang sa paglikha ng isang lean na lugar ng trabaho na sumusunod sa mga prinsipyo ng Lean Manufacturing at Visual Management

Lean Office Standardization ng workplace Standardization ng workplace Isang mahalagang kondisyon para sa malayang daloy ng daloy sa loob ng organisasyon ay ang pinakamataas na ginhawa ng bawat empleyado. Katulad ng produksyon, nag-aalok ang isang payat na opisina ng ilang simpleng panuntunan para sa paglalagay ng mga workstation, mga item sa mesa, at mga filing cabinet.

Lean Office Workload Leveling Ang pinakamahalagang salik sa pagkawala ng kalidad ay hindi pantay na workload. Ang kakanyahan ng tool na ito ay upang matukoy ang workload ng bawat empleyado sa araw ng trabaho at pantay na muling ipamahagi ang mga responsibilidad sa pagitan ng lahat ng empleyado.

Lean Office Value Stream Map Value Stream Map Isang simbolikong representasyon ng lahat ng aktibidad sa isang stream ng halaga. Ginagamit upang pag-aralan at tukuyin ang mga pagkalugi at kapag nagpaplano ng mga pagbabago. Ito ay isang mahusay na tool para sa pagsasanay ng mga bagong empleyado. Pinapayagan ka ng mapa na palawakin ang kaalaman ng empleyado tungkol sa mga prosesong nagaganap sa organisasyon.

Lean Office Kanban Isang sistema para sa pagpapaalam sa mga yunit ng organisasyon tungkol sa mga pangangailangan ng mapagkukunan. Ang sistema ay binubuo ng mga card na nagpapahiwatig ng pangangailangan para sa mga mapagkukunan at isang organisadong sistema para sa sirkulasyon ng mga naturang card sa organisasyon. Ang paggamit ng mga naturang card ay nagbibigay-daan sa iyo upang gawing simple ang komunikasyon, kakulangan ng mga mapagkukunan at labis na imbentaryo sa organisasyon.

Bilang resulta ng paggamit ng lean sa opisina, ang mga gastos sa mga proseso ng papel ay nabawasan, ang dami ng trabaho ay nabawasan, ang bilang ng mga error ay nabawasan at ang dami ng work space ay nabawasan. Na patuloy na humahantong sa pagtaas ng produktibidad at pagbawas ng mga gastos. Sandal na opisina

Naniniwala kami na ngayon ang Lean Manufacturing system (Lean Office) ay isa sa mga pinakaepektibong ideolohiya sa pag-optimize ng negosyo. Ang paggamit ng kanyang mga kilalang tool ay maaaring magbigay ng isang matatag at pangmatagalang positibong epekto. Ngunit ang pinakamahalaga at pangmatagalang mga pagpapabuti ay makakamit lamang sa pamamagitan ng pagpapatupad ng lean manufacturing bilang isang pilosopiya ng patuloy na pagpapabuti.

Ang Lean ay, una sa lahat, isang moderno, epektibong diskarte sa pamamahala. Lamang kapag ang lahat ng antas ng pamamahala - mula sa CEO hanggang sa foreman - ay nagsimulang gumawa ng mga pang-araw-araw na desisyon batay sa ibang lohika, pagkatapos lamang ang mga simpleng salita - halaga ng customer, daloy, walang pag-aaksaya, paghila at pagpapabuti - ay titigil na maging mga salita lamang na napakadaling ulitin Ang Lean manufacturing (lean office) ay matagal nang higit pa kaysa sa positibong karanasan ng ilang kumpanya o ang teorya ng ilang scientist. Lee KoN M tauhan at pagkonsulta sa tel: (4872) ,

Ngayon, kapag ang kumpetisyon sa merkado ay mataas at ang mga karibal ay hindi natutulog, maraming mga kumpanya ang nagsisimulang maghanap ng mga bagong paraan at paraan ng pag-save ng mga gastos at pag-optimize ng mga proseso ng negosyo. Ang layunin ay upang maunahan at maabutan ang kumpetisyon.

Aktibo akong nasangkot sa paghahanap ng mga sagot sa mga tanong sa pag-optimize ng gastos, pati na rin ang pagpapatupad ng iba't ibang paraan ng solusyon noong pinamunuan ko ang Personnel Management Service sa isang negosyo sa paggawa ng pagkain.

Mayroong malawak na paniniwala na ang mga sistema ng "lean production", o, bilang tinatawag din, "lean management", bilang panuntunan, ay ginagamit lamang sa produksyon mismo.

Dito kailangang linawin kung ano ang "lean manufacturing"? Ang termino ay isinalin mula sa Ingles bilang "walang kalabisan" at ang tagapagtatag nito ay si Taiichi Ohno, na lumikha ng sistema ng produksyon sa Toyota noong 1950s. Ito ay isang konsepto ng pamamahala ng negosyo sa pagmamanupaktura batay sa patuloy na pagsisikap na alisin ang lahat ng uri ng basura. Ang konsepto ay nagsasangkot ng paglahok ng bawat empleyado sa proseso ng pag-optimize ng negosyo at maximum na pokus ng customer.

Ang panimulang punto ay isang pagsusuri ng halaga ng nilikhang produkto para sa huling mamimili sa bawat yugto ng pagpapatupad nito. Ang pangunahing gawain ay upang lumikha ng isang proseso para sa patuloy na pag-aalis ng mga pagkalugi, anumang mga aksyon na kumonsumo ng mga mapagkukunan ngunit hindi lumikha ng halaga para sa end consumer.

Mayroong pitong uri ng pagkalugi:

1. pagkalugi dahil sa sobrang produksyon;
2. pagkawala ng oras dahil sa paghihintay;
3. pagkalugi dahil sa hindi kinakailangang transportasyon;
4. hindi kinakailangang mga hakbang sa pagproseso;
5. labis na imbentaryo;
6. hindi kinakailangang paggalaw;
7. pagpapalabas ng mga may sira na produkto.

Maraming mga tool ng "lean production" na sistema ang binuo upang malutas ang problema ng pag-optimize ng gastos. Naging malinaw sa akin na may mga pamamaraan na nakakatulong upang makayanan ang mga isyu hindi lamang sa produksyon, kundi pati na rin sa trabaho sa opisina.

Kaya, nagsagawa kami ng isang eksperimento upang i-optimize ang mga proseso ng trabaho sa serbisyo ng tauhan gamit ang isa sa mga tool na "lean manufacturing" - 5S.

Ang 5S ay isang paraan ng pag-aayos ng workspace, na ang layunin ay lumikha ng pinakamainam na kondisyon para sa paggawa, pagpapanatili ng kaayusan, pagtitipid ng oras at enerhiya, at patuloy na pagpapabuti ng mga proseso ng negosyo.

Ang teknolohiya para sa paglikha ng isang epektibong lugar ng trabaho ay binubuo ng limang elemento:

1. Pag-uuri;
2. Isang lugar para sa lahat (Setinoder);
3. Pagpapanatiling malinis (Pagwawalis);
4. Pag-standardize;
5. Pagpapabuti (Sustain).

Bilang resulta ng pagpapatupad, nakatanggap kami ng hindi lamang isang malinaw, standardized na sistema para sa pag-aayos ng mga lugar ng trabaho sa serbisyo ng mga tauhan, kundi pati na rin ang makabuluhang pagtitipid sa oras dahil sa paglikha ng mga pamantayan sa trabaho ng mga tauhan, ang pagbawas ng dalawang posisyon ng kawani dahil sa pagbawas ng mga hindi kinakailangang aksyon. at muling pamamahagi ng mga responsibilidad, pati na rin ang pagtitipid sa mga gamit sa opisina at maging sa mga kasangkapan sa opisina .

Tingnan natin ang bawat elemento ng pamamaraang 5S.

1. Pag-uuri

Sa lugar ng trabaho, ang lahat ng mga bagay ay nahahati sa kinakailangan at hindi kailangan. Ito ay kinakailangan upang alisin ang mga hindi kinakailangang bagay. Ang mga pagkilos na ito ay humahantong din sa pinahusay na kultura at kaligtasan ng trabaho. Ang lahat ng empleyado ay kasangkot sa pag-uuri at pagtukoy ng mga bagay na dapat ay:

1. agad na inalis at itinapon;
2. inilipat sa isang lokasyon ng imbakan;
3. iniwan kung kinakailangan upang makumpleto ang gawain.

Ang mga bagay na nangangailangan ng imbakan ay inilipat sa "quarantine" zone. Ang nasabing espasyo ay maaaring ilaan sa bawat serbisyo sa opisina o sa isang espesyal na organisadong bodega. Ang lahat ng bagay na inilipat sa "quarantine" zone ay napapailalim sa pagmamarka, ibig sabihin, ang mga ito ay minarkahan ng mga pulang label na kasama, na nagpapahiwatig ng:

1. petsa ng;
2. nilagyan ng label kung kanino;
3. Buong pangalan at posisyon ng empleyado (may-ari ng lugar ng trabaho);
4. impormasyon tungkol sa item (pangalan, numero ng imbentaryo, dami);
5. dahilan ng pagmamarka (banyagang bagay, hindi ginagamit, sira, lipas na, hindi alam ang layunin, nangangailangan ng pagkumpuni, sobra, atbp.).

Kapag isinasagawa ang yugto ng "pag-uuri", mahalagang maglaan ng espesyal na oras sa paghihiwalay ng mga elektronikong dokumento: kinakailangang tanggalin ang mga duplicate at ang mga hindi pa nagagamit nang higit sa anim na buwan. Partikular na mahalaga, ang mga hindi madalas na ginagamit ay maaaring ilipat sa isang folder na pinangalanang "Archive".

2. Isang lugar para sa lahat (Setinoder)

Ang mga pangunahing konsepto sa kasong ito ay makatuwirang pag-aayos at pag-aayos ng mga kinakailangang bagay. Ang mga bagay ay kailangang ilagay sa ilang mga lugar upang ang mga ito ay madaling ma-access ng lahat ng gumagamit nito. Dapat mo ring lagyan ng label ang mga ito para sa mabilis na pagkuha. Ang pangunahing layunin ng elementong ito ay tukuyin ang isang "tahanan" para sa bawat item sa workspace.

Upang maisagawa ang gawaing ito sa opisina, inirerekumenda ko ang paggamit ng isang sports mat, na napakapopular kapag gumagawa ng yoga o sa panahon ng hiking, tinatawag din itong "foam". Ang gayong alpombra ay dapat gupitin ayon sa lugar ng desk drawer; dalawang rug ang kailangan para sa bawat drawer.

Susunod, tutukuyin mo ang mga bagay na kailangan para iimbak sa drawer, halimbawa: gunting, panulat, lapis, pambura, ruler, atbp. Ang dalawang alpombra ay inilalagay sa isang kahon, at sa tuktok na alpombra kinakailangan upang gupitin ang mga recess para sa bawat item, na gumawa muna ng isang stencil ng bawat item, na sinusubaybayan ang mga hangganan nito gamit ang isang lapis.

Sa bawat recess ng lower mat, dapat mong isulat (sa papel na may parehong laki at secure na may transparent tape) ang pangalan ng item na ilalagay sa recess. Ginagawa ito upang tumpak na matukoy ng lahat kung saan nakaimbak ang item at palaging ibalik ito sa isang tiyak na lugar.

Kapag ipinapatupad ang yugto ng nakapangangatwiran na pag-aayos, kinakailangan upang lumikha ng mga elektronikong folder ng mga dokumento kung saan sila ay matatagpuan sa isang maginhawang paraan para sa mabilis na paghahanap.

Ang mga pangalan ng mga folder, halimbawa, ay maaaring ang mga sumusunod: mga gumaganang dokumento - "Mga Proyekto", "Sa Trabaho", "5S", "Archive", atbp.

Upang maiwasan ang paulit-ulit na kalat ng workspace, isang iskedyul ng paglilinis ay nilikha na may malinaw na indikasyon ng oras ng pagpapatupad nito at ang mga responsableng tao.

Ang may-ari ng lugar ng trabaho ay dapat maglinis, halimbawa:

• kasalukuyang mga dokumento sa desktop - araw-araw (pinipigilan ang akumulasyon ng mga dokumento, pag-uuri, archive);
• mga nilalaman ng mga cabinet - lingguhan (pag-uuri, paglalagay ng mga hindi kinakailangang bagay sa lugar ng pulang label);
• kagamitan sa opisina - araw-araw (paglilinis mula sa alikabok), atbp. ayon sa itinakdang iskedyul.

Ang paglilinis ng lugar ng trabaho, mga kagamitan sa opisina at mga instrumento, ang pagpapanatili ng isang makatwirang pag-aayos ng mga bagay ayon sa nilikha na mapa ng lugar ng trabaho ay direktang responsibilidad ng may-ari ng lugar ng trabaho. Ang mga paraan para sa pagpapanatili ng kalinisan at kaayusan ay dapat palaging nasa malapit.

Kapag isinasagawa ang yugto ng paglilinis, kinakailangang pag-uri-uriin at tanggalin ang mga elektronikong dokumento; mas mahusay na gawin ito linggu-linggo.

4. Pag-standardize

Ang pinakamabisang solusyon na natagpuan sa panahon ng pagpapatupad ng unang tatlong hakbang ay dapat na itala sa pagsulat upang maging biswal at madaling matandaan ang mga ito. Kinakailangang bumuo ng mga pamantayan para sa mga dokumento, trabaho at pag-iingat sa kaligtasan gamit ang visual na kontrol, bumuo at magpatupad ng mga pamantayan ng 5S. Kinakailangan din na ipakilala ang visual (visual) na kontrol at impormasyon sa workspace, maglapat ng "mga checklist" araw-araw (5S-limang minuto) para sa pagpipigil sa sarili at pagbuo ng disiplina sa sarili, at lingguhan upang masubaybayan ang pagsunod sa mga pamantayan ng 5S sa pamamagitan ng mga panlabas na auditor.

Kapag nagpapatupad ng yugto ng standardisasyon, kinakailangan na lumikha ng isang pare-parehong karaniwang format para sa mga folder ng elektronikong dokumento para sa lahat ng empleyado ng karaniwang serbisyo na may access sa bawat folder para sa tagapamahala. Sa "checklist", mas mahusay na i-highlight ang item sa pagsuri sa pagsunod sa pamantayan para sa pag-aayos ng mga elektronikong dokumento nang hiwalay.

5. Pagpapabuti (Sustain)

Layunin: upang matiyak na ang pagpapatupad ng mga pamamaraan ng pamamaraan ay nagiging isang ugali at nagiging mahalagang bahagi ng mga pang-araw-araw na aktibidad sa workspace. Kinakailangan din na mailarawan ang mga aksyon sa pagpapabuti: bumuo at magtala ng mga panukala para sa mga pagbabago, magpatupad ng mga bagong pinahusay na pamantayan.

Mga sample na diskarte sa pagpapabuti:

• paghahanap para sa pangunahing problema;
• pagsusuri at solusyon nito;
• pagbabago ng pamantayan ng trabaho na isinasaalang-alang kung ano ang nakamit.

Ang pagpapabuti ay ang rurok ng 5S system. Dapat maunawaan ng bawat empleyado na ang paglikha at pagpapanatili ng kaayusan ay isang pagkakataon na ituon ang kanilang mga puwersa para sa mataas na kalidad at epektibong pagganap ng kanilang agarang paggana sa trabaho. Bukod dito, nangyayari ito nang walang hindi kinakailangang pagkawala ng oras at pagkagambala ng atensyon sa mga bagay na hindi nagdudulot ng kita sa kumpanya. Ang lahat ay nakatuon sa paghahanap at patuloy na pagpapabuti ng trabaho, pati na rin ang pagpapatupad ng mga panukalang natagpuan.

Ang pagpapatupad ng sistema ay imposible nang walang pinuno at, siyempre, maaari lamang itong maging pinuno. Ang gawain sa pagpapakilala ng sistema ay kinakailangang sinamahan ng paunang pagsasanay at personal na halimbawa ng tagapamahala. Sa panahon ng pagpapatupad, ang mga empleyado ay madalas na bumuo ng isang matalim na pagtanggi sa sistema ng order sa pinakadulo simula.

Alam nating lahat kung ano ang nangyayari sa mga drawer ng desk sa karamihan ng mga opisina. Upang makahanap ng isang sharpener ng lapis, kailangan mong halukayin ang ilang mga drawer ng desk, dahil naglalaman ang mga ito ng malaking halaga ng "mga kinakailangang bagay na tiyak na magagamit." Ang mga empleyado ay nagagalit, hindi naiintindihan ang layunin ng pagpapatupad, kung minsan ay dumating pa sa pagpapaalis ng mga indibidwal na ayaw suportahan ang pagpapatupad ng sistema.

Tanging ang mga paliwanag ng pasyente at personal na halimbawa lamang ang makakagalaw sa pader ng pagtanggi at kawalan ng tiwala. Ang pinakamahirap na yugto ay ang yugto ng "pagpapabuti", dahil dito kinakailangan na turuan ang bawat empleyado na maunawaan na ang kanyang responsibilidad ay gumawa ng isang lingguhang panukala upang mapabuti ang kanyang proseso sa trabaho o ang proseso ng kumpanya. Nangangailangan din ito ng pagsasanay kung paano bumuo ng mga pagpapabuti. Siyempre, ito ay isang napakahalaga at malaking paksa, kaya nangangailangan ito ng hiwalay na saklaw.

Sa yugtong ito, kinakailangan na ituro at pagsamahin ang pag-unawa ng mga empleyado na ang bawat pagpapabuti ay dapat humantong sa pag-optimize ng paggasta ng oras, pagbawas ng mga hindi kinakailangang paggalaw, pag-save ng mga mapagkukunan upang madagdagan ang kita ng kumpanya, at samakatuwid ay mapabuti ang kalagayang pinansyal ng empleyado kanyang sarili. Unti-unting nauunawaan ng mga eksperto na ang pagpapatupad ng sistema ay humahantong sa katatagan ng kumpanya sa merkado at ang kakayahang matagumpay na makipagkumpetensya at makamit ang mataas na mga resulta.

Nais kong magdagdag ng isang kawili-wiling katotohanan: sa pagpapakilala ng sistemang ito, pagkatapos ng isang pilot na eksperimento sa buong kumpanya, maraming mga empleyado ang nagsimulang nais na ipatupad ang tool na ito sa kanilang sambahayan.

Ang mga babae ay masigasig na naglalabas mula sa kanilang mga cabinet sa kusina ng mga bagay na matagal nang namumulot ng alikabok sa malayong istante at hindi pa nagagamit sa anumang paraan. Malakas nilang itinapon ang mga hindi kinakailangang bagay, at kung saan nag-aalinlangan sila kung kailangan nila ito o hindi, naglaan sila ng isang hiwalay na pansamantalang lugar na "pulang parisukat" at inilipat ang mga bagay na "nagdududa" (mga takip ng bote ng champagne, mga expired na baterya ng AA, mga sirang kutsilyo, mga karagdagang pambukas ng bote. para sa mga bote, na nakaimbak nang labis sa bawat drawer). Lahat ng natitira pagkatapos ng maingat na pag-uuri ay may label at inilagay sa isang tiyak na maginhawang pagkakasunud-sunod sa mga cabinet sa mga istante ng kusina.

Ang mga manggagawa ay masayang nagbahagi ng mga larawan kung paano ito at kung paano ito, at sinabi kung gaano naging mas maginhawa at komportable ang kanilang buhay sa kusina, kung gaano karaming oras ang kanilang ginugugol ngayon sa pag-aalaga sa kanilang sarili, sa halip na sa kusina.

Ang mga lalaki, na tumitingin sa mga babae, ay nagsimulang ayusin ang mga bagay sa kanilang mga workshop at garahe. Ang resulta ay hindi nagtagal sa pagdating: ngayon sila ay masaya na, sa panahon ng mga pahinga sa silid sa paninigarilyo, ipinagmamalaki ang kanilang mga resulta sa pag-aayos ng mga bagay sa kanilang mga lugar ng trabaho sa bahay.

Lean na opisina - isang bahagi ng lean manufacturing concept na may kakaibang teknolohiya sa pagbabawas ng gastos na naka-project sa opisina. Ang lean office ay ang pinakamodernong epektibong tool para labanan ang mga pagkalugi.

Iminumungkahi kong isaalang-alang ang mga sumusunod na uri ng pagkalugi:

1. Kasalukuyang ginagawa - 70% ng mga order mula sa mga nakatataas ay hindi nakumpleto sa iba't ibang dahilan.

2. Mga error sa mga dokumento - sa kasong ito, ang karagdagang oras ay ginugol sa mga pagwawasto, iyon ay, paulit-ulit na trabaho sa mga dokumento.

3. Paggawa ng hindi kinakailangang gawain. Humigit-kumulang 50% ng "hindi natapos" na 70% ay lumalabas na hindi kailangan sa malalim na pagsusuri. Kasabay nito, ginugol ang oras, pagsisikap at pera sa mga proseso.

4. Mga karagdagang hakbang sa mga proseso. Ang proseso ay isang buhay na organismo na dapat patuloy na mapabuti, binabawasan ang mga hindi kinakailangang hakbang. Ito ay nakakamit sa iba't ibang paraan: mula sa pagpapakilala ng mga simpleng automated system hanggang sa kumbinasyon ng ilang partikular na function ng isang empleyado.

5. Naghihintay sa pagdating ng trabaho.

6. Mga hindi kinakailangang paggalaw. Halimbawa, isang printer, na matatagpuan sa isang hard-to-reach open space, kung saan nagtatrabaho ang 40 empleyado. Kasama rin sa mga naturang pagkalugi ang paglalakbay para sa tubig, kape, tsaa, pagbisita sa mga palikuran, mga silid-kainan at mga silid sa paninigarilyo. Ang lahat ng kailangan ng isang tao para sa kanyang mga kagyat na aktibidad sa araw ay dapat na naa-access hangga't maaari - kung mas malaki ang distansya, mas maraming oras na pinapayagan ng empleyado ang kanyang sarili na gumastos sa paglipat. Mahalagang sumunod sa prinsipyo ng "bukas na pinto".

7. Labis na kontrol. Minsan ang kontrol ay nagkakahalaga ng higit sa proseso mismo: halimbawa, kontrol sa paggalaw ng mga dokumento mula sa departamento patungo sa departamento. Ang function na ito ay nakasalalay sa mga balikat ng ilang mga empleyado na tumatanggap ng mga suweldo, naghahanda ng maraming mga ulat, atbp, habang ang proseso mismo ay hindi nagkakahalaga ng kahit isang ikalimang bahagi. Ang ganitong kontrol ay dapat isagawa ng pinuno ng yunit kasama ang mga empleyado, patuloy na pagpapabuti at ginagawa itong mas epektibo.

8. Oras para makipag-usap. Hindi natin dapat kalimutan na tatalakayin ng mga empleyado ang anumang kontrobersyal na isyu o kawalang-kasiyahan, sa gayon ay nag-aaksaya ng mahalagang oras. Samakatuwid, ang lahat ng impormasyon tungkol sa mga aktibidad ng opisina at ang empleyado dito ay dapat na bukas hangga't maaari. Dapat alam ng mga empleyado kung saan eksaktong kukuha at kung paano ihatid ito o ang impormasyong iyon, kung kailan binabayaran ang mga suweldo, kung paano kinakalkula ang mga bonus, kung saan matatagpuan ang canteen, tindahan, smoking room, at iba pa.

Ang pangunahing layunin ay hindi lamang makilala ang mga error na ito nang isang beses, ngunit upang maalis din ang mga ito. Ang pinakakaraniwang tool para sa paglaban sa mga pagkalugi sa opisina ay 5S system - sistema ng rasyonalisasyon sa lugar ng trabaho. Kabilang dito ang 5 sangkap: pag-uuri, pagpapanatili ng kaayusan, pagpapanatiling malinis, pag-standardize at pagpapabuti.

Ang pag-uuri ay nangangahulugan na ang lahat ng mga item na hindi kailangan para sa kasalukuyang aktibidad ay aalisin sa lugar ng trabaho. Isang simpleng prinsipyo para sa pagtukoy ng "pangangailangan" ng isang bagay: kung iniisip mo kung kailangan mo ng isang bagay, hindi mo ito kailangan. Ang pangunahing prinsipyo ng pag-uuri ay kung ano lamang ang kailangan; lamang sa dami na kailangan; kapag kailangan lang.

Ang ikalawang yugto ay ang pagpapanatili ng kaayusan, iyon ay, makatwirang paglalagay: ang lahat ng mga bagay ay inayos upang madali itong gamitin, at may label sa paraang ang sinumang empleyado ay mabilis na mahahanap ang kanyang kailangan.

Pagpapanatili ng kalinisan - pagtiyak ng kaayusan sa lugar ng trabaho at patuloy na pagpapanatili nito. Naniniwala ako na dapat panatilihin ng empleyado mismo ang kalinisan ng lugar ng trabaho.

Ang ikaapat na yugto ay standardisasyon - ang paglikha ng isang pinag-isang diskarte sa pagsasagawa ng mga gawain at pamamaraan. Sa pamamagitan ng standardisasyon, makakamit mo ang isang checklist na naiintindihan at madaling gamitin para sa lahat.

At sa wakas, ang ikalimang yugto ay patuloy na pagpapabuti.

Sa Russia, sa palagay ko, ang paggamit ng sistemang ito ay hindi pa binuo: marami silang pinag-uusapan tungkol dito, ngunit kakaunti ang gumagamit nito sa pagsasanay. Sa Premier Service, nagsusumikap kami para sa kumpletong paglipat sa 5s. Ito ay isang patuloy na proseso. Ang ilang mga halimbawa ay maaari nang banggitin: sa aming opisina ay dati kaming maraming libreng trabaho dahil sa mga manggagawa sa bukid. Ngayon, ang bawat computer ay nakatalaga sa tatlong empleyado, na nakakatipid ng espasyo at mga mapagkukunan. Ang susunod na yugto ay isang kumpletong pagtanggi na itali sa isang lugar. Ang sinumang empleyado, pagdating sa trabaho, ay maaaring umupo sa anumang magagamit na upuan, gawin ang trabaho at umalis.

Aktibong gumagamit din ang Premier Service prinsipyo ng "pagpapalit": Ang bawat empleyado ay maaaring magtrabaho sa 3 posisyon, at mayroong tatlong empleyado para sa bawat posisyon. Ang sistemang ito ay nagpapahintulot sa iyo na i-optimize ang gawain ng opisina sa kabuuan. Nakamit ang resultang ito salamat sa isang espesyal na idinisenyong pamamaraan ng pagsasanay at organisasyon ng trabaho kasama ang mga tauhan na pinagtibay sa aming kumpanya.

Bilang karagdagan, ilang taon na ang nakalipas ay pinagtibay namin programa upang mapabuti ang kalidad ng buhay ng mga empleyado, na may kinalaman sa standardisasyon sa opisina. Naturally, ang lahat ng mga empleyado ay may parehong set ng opisina (desk, upuan, computer, atbp.), ngunit hindi namin nakakalimutan na ang lahat ng mga empleyado ay may iba't ibang mga pisikal na katangian, kaya inaayos namin ang kanilang mga lugar ng trabaho alinsunod sa mga kagustuhan ng: isang tao Kailangan mo ng upuan na isinasaalang-alang ang mga indibidwal na katangian ng istraktura ng isang tao; para sa ilan, madaling palitan ang monitor. Mukhang maliit na bagay, ngunit malaki ang impluwensya ng mga ito sa kalidad ng mga aktibidad ng isang empleyado. Maraming pansin ang kailangang bayaran sa pag-iilaw at bentilasyon ng silid, pag-aayos ng komportableng espasyo sa opisina.

Anumang mga aksyon na ginawa sa loob ng 5s system lead, una sa lahat, sa pagbabawas ng gastos. Ito ay sa ganitong paraan na ang paggamit ng mga tool sa itaas kasabay ng pagpapalakas ng parehong ehekutibo at panloob na disiplina, hindi nalilimutan ang tungkol sa pagpapanatili at pagtaas ng katapatan ng empleyado, posible upang matiyak ang karampatang, maaasahan at pangmatagalang pagbawas sa gastos.