Cestovné si môžete účtovať na účet 26. Cestovné náklady

Mnohé organizácie potrebujú vyslať svojich zamestnancov na služobnú cestu, môže to byť služobná cesta v rámci krajiny alebo do zahraničia, dlhá alebo krátka. Bez ohľadu na typ pracovnej cesty je potrebné ju správne formalizovať, vyplniť všetky cestovné doklady, vykonať potrebné zápisy v účtovníctve a správne zohľadniť cestovné výdavky na daňové účely.

Vymyslíme, ako si vybaviť služobnú cestu a aké doklady je potrebné vyplniť.

Pracovná cesta- je odchod zamestnanca z organizácie vykonávať pracovné zaradenie mimo vyrovnanie v ktorej sa organizácia nachádza. Trvanie pracovnej cesty môže byť od jedného dňa alebo viac, závisí od zložitosti zadania, jeho objemu a ďalších charakteristík. Trvanie pracovnej cesty nie je obmedzené žiadnymi dokladmi.

Za prvý deň pracovnej cesty sa považuje deň odchodu z miesta trvalého výkonu práce (do 00:00 miestneho času), posledný deň je deň príchodu do miesta trvalého výkonu práce.

Článok 167 Zákonníka práce Ruskej federácie zaručuje zamestnancovi vyslanému na pracovnú cestu:

• udržať si svoju pozíciu;
• výplata priemerného zárobku zamestnancovi počas pracovnej cesty;
• náhradu všetkých cestovných výdavkov zamestnancovi.

Cestovné doklady

1. - vyslanie zamestnanca na pracovnú cestu je formalizované týmto príkazom, existujú štandardizované formuláre: formulár T9 pre jedného zamestnanca, formulár T9a pre skupinu zamestnancov. Tieto tlačivá si môžete stiahnuť tu, kde nájdete aj vzor vyplnenia objednávky na pracovnú cestu.
2. - tento doklad odovzdá zamestnanec pri príchode z pracovnej cesty a obsahuje údaje o vynaložených sumách (cestovné) s dokladmi potvrdzujúcimi skutočnosť vynaložených výdavkov. Zamestnanec musí podať zálohové hlásenie do 3 dní odo dňa návratu. Formulár AO-1 si môžete stiahnuť v článku: Vzor vyplnenia zálohovej správy AO-1.
3. - dáva sa aj pri návrate z pracovnej cesty spolu s predbežným hlásením, ktorým zamestnanec potvrdzuje skutočnosť, že bol v cieľovom mieste, obsahuje podpisy a pečiatky organizácií, ktoré zamestnanec navštívil. Certifikát má jednotnú formu T-10, stiahnuť si ho môžete tu.

Cestovnými dokladmi môže byť aj protokol o pracovnej ceste, ktorý vyhotoví zamestnanec po návrate, ako aj služobné poverenie vypracované vedúcim oddelenia.

Zmeny 2015.: Vláda Ruskej federácie uznesením zo dňa 29.12.2014 zrušila povinné vydávanie cestovného osvedčenia a služobného poverenia. Podrobnosti v.

Zálohový výkaz je povinným dokladom pri evidencii pracovnej cesty, jeho prílohou sú aj doklady potvrdzujúce vynaložené výdavky. V prípade nesprávneho a nesprávneho vyhotovenia zálohového hlásenia nie je možné náklady zohľadniť ako cestovné výdavky a následne ani pri zisťovaní základu dane na zdanenie.

Príkaz na pracovnú cestu, služobné poverenie alebo správa o pracovnej ceste sú internými dokladmi a nie sú povinné uznať vynaložené cestovné náklady.

Daňové účtovanie cestovných nákladov

Podľa daňového poriadku Ruskej federácie sa v daňovom účtovníctve cestovné výdavky odrážajú ako súčasť iných výdavkov (článok 253 daňového poriadku Ruskej federácie). Tieto náklady sa účtujú ako vykazované obdobie, na ktorej bola pracovná cesta. Dátumom potvrdenia cestovných nákladov je dátum zálohovej správy.

Základ dane možno znížiť o sumu cestovných výdavkov.

Výdavky, ktoré možno zohľadniť na daňové účely (doložka 12, doložka 1, článok 264 daňového poriadku Ruskej federácie):

• prepravné náklady na cestu do miesta pracovnej cesty a späť;
• životné náklady (platba za hotel alebo prenájom obytných priestorov);
• denný príspevok;
• spracovanie vydávania víz, pasov a iných podobných dokladov;
• konzulárne, letiskové poplatky, poplatky za právo vstupu, prechodu, tranzitu a iné podobné poplatky.

Dodatočné výdavky hotela súvisiace s izbovou službou (upratovanie, čistiareň, služby vrátnika), stravovanie v reštaurácii, bare, návšteva zdravotníckych zariadení (bazén, telocvičňa, sauna) sa neuznávajú ako cestovné náklady a základ dane sa neznižuje, keď výpočet dane z príjmu..

Cestovné náklady a DPH

Na odoslanie je potrebné, aby táto DPH bola zvýraznená ako samostatný riadok v sprievodných dokumentoch: vo faktúrach a dokladoch potvrdzujúcich platbu a dokladoch prísne podávanie správ.

Premietnutie cestovných nákladov do účtovníctva organizácie sa vykonáva na základe zálohovej správy. Cestovné výdavky sa spravidla odrážajú zápismi na účtoch výrobných nákladov, keďže pracovná cesta je cesta na výrobné účely.

Dokumentácia o pracovnej ceste

Požadovaný stav pokyny na pracovnej ceste sú písomným príkazom zamestnávateľa (článok 166 Zákonníka práce Ruskej federácie). V podstate ide o objednávku na zaslanie na pracovnú cestu, ale môže tam byť aj iný doklad. Formulár nie je zavedený, takže organizácia si môže založiť vlastný formulár dokumentu, alebo môže použiť jednotný formulár - č. T-9. Je potrebné uviesť miesto, trvanie a účel pracovnej cesty. Cestovný list a úradné poverenie boli zrušené, ale organizácia môže použiť tieto formy dokladov alebo si založiť vlastné v miestnom zákone, ako aj ustanoviť ďalšie povinné doklady, napríklad vzorový odhad cestovných nákladov. V tom istom miestnom zákone je potrebné stanoviť výšku denného príspevku, môžete určiť limit na životné náklady a tiež uviesť ďalšie cestovné náklady.

Platba vopred

Povinnou podmienkou vyslania na pracovnú cestu je vystavenie preddavku. Toto je uvedené v odseku 10 Nariadenia o špecifikách vysielania zamestnancov na služobné cesty, schváleného nariadením vlády Ruskej federácie z 13. októbra 2008 č. 749 (ďalej len Nariadenia). Nie je určené, kedy je potrebné zaplatiť zálohu. Ale vydaj to z pokladne hotovosť vykázanie cestovných výdavkov je potrebné pred odchodom zamestnanca na pracovnú cestu. Je možné previesť na banková karta.

Nie je určené, ako sa vypočíta záloha. V praxi sa denné diéty vypočítavajú na základe dĺžky trvania pracovnej cesty, ako aj s prihliadnutím na približné náklady na cestu a ubytovanie, ak si ich zamestnanec hradí samostatne.

Ak sú peňažné prostriedky vydávané v hotovosti z pokladne spoločnosti, potom bude účtovanie pri vystavení preddavku na cestovné výdavky:

Ak sa uskutoční prevod na kartu zamestnanca:

V prípade, že vznikli dodatočné výdavky dohodnuté so zamestnávateľom, alebo sa pracovná cesta predĺžila, je zamestnanec povinný poukázať peňažné prostriedky, čo vyplýva z bodu 10 Poriadku, keďže zamestnanec nie je povinný vynakladať osobné prostriedky na prepravu splniť oficiálnu úlohu.

V tomto prípade môže byť suma na zaplatenie premietnutá do objednávky, čo znamená, že ide o zvýšenie zálohovej sumy.

Denný príspevok

Za každý deň pracovnej cesty je vyslaný pracovník povinný zaplatiť denné diéty. Zároveň sa vyplácajú denné diéty aj za víkendy a prázdniny, čas cesty, doba práceneschopnosti na pracovnej ceste (ods. 3 ods. 11 ods. 25 nariadenia). Zamestnanec nie je obmedzený v tom, ako vynaloží denné diéty, nie je potrebné sa k týmto výdavkom hlásiť.

Výšku denných diét zákon neustanovuje, organizácia si ju určuje samostatne v miestnom zákone.

Na vyplatenie dennej diéty zamestnanca je potrebné správne určiť jej výšku v závislosti od skutočnej dĺžky pracovnej cesty.

Denná diéta nie je potvrdená dokladmi, ale treba potvrdiť obdobie pracovnej cesty. Článok 7 Nariadenia stanovuje, že sa potvrdzuje cestovnými dokladmi, a ak nie sú k dispozícii, tak dokladmi o nájomnom bývaní. Ak tieto dokumenty nie sú k dispozícii, zamestnanec musí poskytnúť potvrdenie od prijímajúcej strany s uvedením dátumu príchodu a odchodu z miesta pracovnej cesty. Forma takéhoto dokumentu nie je stanovená, predkladá sa v akejkoľvek forme, vo forme memoranda alebo iného dokumentu. To je uvedené aj v liste Rostrud z 19. októbra 2015 N 2450-6-1.

Ostatné cestovné náklady

Ministerstvo financií však zastáva iný postoj a verí, že ak sú náklady na jedlo v lístku zvýraznené ako samostatný riadok, tieto náklady sa pri výpočte dane z príjmu nezohľadňujú (list Ministerstva financií Ruskej federácie zo dňa 20. mája 2015 č. 03-03-06/2/28976).

Premietnutie cestovných nákladov do účtovníctva

Vykazovanie výdavkov na pracovnú cestu závisí od účelu cesty.

Ak je zamestnanec vyslaný na pracovnú cestu napríklad na výkon práce na základe zmluvy so zákazníkom a služby poskytnuté zákazníkovi sú premietnuté na účte 20, potom sa výdavky na pracovnú cestu premietnu zaúčtovaním:

Ak pracovná cesta súvisí s predajom tovaru, vyúčtovanie cestovného sa prejaví zaúčtovaním:

Pracovná cesta spojená s nadobudnutím majetku zvyšuje jeho hodnotu a prejavuje sa zaúčtovaním:

Ak je potrebné vyslať zamestnanca na pracovnú cestu na vrátenie závady, v evidencii sa premietne:

Ak organizácia používa spoločný systém zdanenie a DPH sa započítava do nákladov na pracovnú cestu, potom budú účtovné zápisy cestovných nákladov vyzerať takto:

Dt19 Kt71 - Zohľadňuje sa DPH z cestovných nákladov;

Dt68 “Výpočty DPH” Kt19 - vyrobené daňový odpočet na základe faktúr.

Cestovné náklady v zmluve so zákazníkom

Zmluvné strany si často stanovia, že cestovné náklady zamestnancov vykonávajúcej organizácie budú hradené samostatne na základe skutočných nákladov a často vznikajú otázky, ako to zariadiť.

Treba si uvedomiť, že na pracovnú cestu je možné vyslať len vlastných zamestnancov, takže uvedenie cudzích pracovníkov v dohode o pracovnej ceste neznamená, že si tieto náklady môže zákazník premietnuť do cestovných nákladov. A v tomto prípade zákaznícka organizácia nevedie účtovné záznamy o cestovných nákladoch, bude to platba za služby vykonávajúcej organizácie. V zmluve je vhodné uviesť, že ide o preplatiteľné výdavky alebo pohyblivú časť ceny služieb, ktorá je vypočítaná na základe skutočných nákladov na cestovné pre zamestnancov dodávateľa a tiež stanoviť, či je potrebné poskytnúť kópie dokladov. a termíny. Evidencia cestovných nákladov je potrebná pre zákazníka len na kontrolu ich nákladov, nie však na premietnutie do účtovníctva. Je potrebné vziať do úvahy, že ak dodávateľ uplatňuje všeobecný systém zdaňovania, potom musí byť k nákladom na refundované služby účtovaná DPH (list Ministerstva financií z 22. apríla 2015 N 03-07-11/22989).

Ak je zákazník zahraničná organizácia, územie Ruskej federácie nie je uznané ako miesto poskytovania služieb a náklady na služby nie sú predmetom DPH, potom vrátené výdavky nie sú predmetom DPH, pretože sú súčasťou celkových nákladov na služby. Pracovnú cestu zamestnancov dodávateľa možno v závislosti od zmluvných podmienok považovať za pomocnú službu, ktorá nie je zdaňovaná v súlade s odsekom 3 čl. 148 Daňového poriadku Ruskej federácie.

Vlastnosti účtovania výdavkov na zahraničnej pracovnej ceste

Pri vyslaní zamestnanca na zahraničnú pracovnú cestu treba brať do úvahy viacero znakov.

Podstatným rozdielom je určenie výšky dennej dávky. Výška denného diéty sa mení počas trvania pracovnej cesty (článok 17 Predpisov): pri cestovaní v rámci Ruska sa denné diéty vyplácajú vo výške ustanovenej pre tuzemské pracovné cesty a na území cudzích štátov vo výške zriadený na pracovné cesty do tohto štátu. V miestnom zákone môžu byť denné diéty stanovené buď v rovnakej výške pre všetky zahraničné pracovné cesty bez ohľadu na krajinu, alebo v závislosti od štátu.

Denné diéty a iné výdavky môžu byť vydané v cudzej mene. Účtovanie cestovných výdavkov v cudzej mene sa vykonáva v rubľoch.

V deň odchodu z Ruska je potrebné vyplatiť denné diéty podľa noriem pre cestovanie cez cudzie územie po návrate - podľa noriem pre domáce ruské služobné cesty (článok 18 predpisov). Dátum prekročenia hranice určujú pečiatky v pase. Ak zamestnanec odíde a vráti sa v ten istý deň, potom sa diéta vypláca vo výške 50 % normatívu ustanoveného na pracovnú cestu do tohto štátu.

Z pohľadu účtovníctvo a na určenie, na aký účet sa účtujú náklady na pracovnú cestu, je jedno, či ide o pracovnú cestu na území Ruskej federácie alebo v zahraničí.

Okrem toho sa pri ceste do zahraničia dodatočne preplácajú náklady na získanie zahraničného pasu, víza, iných dokladov potrebných na pracovnú cestu, platby a poplatky (bod 23 Poriadkov).

Premietnutie výsledkov zahraničnej pracovnej cesty do účtovníctva bude obdobné ako pri pracovnej ceste v Ruskej federácii, pričom aj cestovné náklady sa budú odpisovať v závislosti od účelu cesty. Ale vzhľadom na skutočnosť, že výdavky vznikajú v cudzej mene, budú existovať špecifiká týkajúce sa uznávania a konverzie meny na ruble.

Ak sa cestovné náhrady vydávajú v rubľoch, výdavky vzniknuté v cudzej mene bankovým prevodom (s kartou zamestnanca v rubľoch) sa musia previesť na ruble kurzom platným v deň platby. Ak boli cestovné náhrady vydané v hotovosti, akceptuje sa prepočítavací kurz rubľa založený na potvrdení o kúpe meny. Ak takéto potvrdenie neexistuje, výmenný kurz je akceptovaný v deň vystavenia zálohy v rubľoch zamestnancovi (List Ministerstva financií Ruska z 21. januára 2016 č. 03-03-06/1 /2059).

Za účelom daňové účtovníctvo v prípade cestovných výdavkov bude dátumom výdavkov dátum schválenia správy vopred (odsek 5, odsek 7, článok 272 daňového poriadku Ruskej federácie).

Ak je záloha vystavená v cudzej mene, dlh sa prepočíta na ruble výmenným kurzom platným v deň vystavenia zálohy a finančné prostriedky sa neprepočítavajú (odsek 10 PBU 3/2006).

Predbežná správa zamestnanca

Lehota na podanie prehľadu o vynaložených sumách na pracovnej ceste je stanovená v § 26 Poriadku o pracovnej ceste - tri pracovné dni po návrate z pracovnej cesty.

Formulár výkazu výdavkov môže vypracovať a schváliť organizácia, ale možno použiť jednotný formulár AO-1. K zálohovej správe musia byť priložené doklady potvrdzujúce výdavky. Na základe poskytnutých dokladov sa v roku 2016 evidujú cestovné.

Ak zamestnanec vynaložil vyššiu sumu, ako je vydaný preddavok, a vedenie schválilo preddavok, je povinný preplatok uhradiť.

Ak skutočné cestovné náklady zamestnanca boli nižšie ako predtým vystavený preddavok, alebo ak nie sú predložené doklady, zamestnanec musí nevyčerpanú sumu vložiť do pokladne alebo na bežný účet spoločnosti. Okrem toho má zamestnávateľ právo zadržať nevyčerpaný preddavok z mzdy zamestnanec (článok 137 Zákonníka práce Ruskej federácie).

Pri vrátení nevyčerpanej zálohy na cestovné náklady vyzerajú účtovania takto:

Dt 50 Kt71 - úhrada nespotrebovaného zostatku preddavku zamestnancom do pokladne;

Dt 51 Kt71 - vloženie nevyčerpaného zostatku preddavku zamestnancom na bežný účet;

Dt 70 Kt71 - zostatok preddavku sa zráža zo mzdy zamestnanca.

Zrážku však možno vykonať len vtedy, ak neuplynul viac ako mesiac a zamestnanec nevznesie námietky proti zrážke. V opačnom prípade sa zamestnávateľ bude musieť obrátiť na súd, aby zálohu vrátil.

Účtovanie cestovných nákladov v rokoch 2018-2019 má svoje vlastné charakteristiky. Uvažujme, aké doklady by mala účtovníčka použiť, aby správne vypočítala a zohľadnila výdavky na pracovnú cestu.

Účtovanie cestovných nákladov: výpočet a evidencia

Mnohé spoločnosti a jednotliví podnikatelia sa v rámci svojej činnosti stretávajú s potrebou posielať zamestnancov na cesty mimo miesta ich trvalého zamestnania, aby mohli vykonávať určité úlohy. Takáto cesta sa nazýva pracovná cesta (článok 161 Zákonníka práce Ruskej federácie). Zamestnávateľ je zároveň povinný zachovať pre vyslaného zamestnanca jeho prácu, priemerný zárobok a tiež nahradiť ním vynaložené náklady, ktorých zoznam ustanovuje zákon.

Pre správne a primerané zaúčtovanie cestovných nákladov musí mať účtovník riadne vyhotovené doklady potvrdzujúce skutočnosť obchodnej transakcie.

Účtovanie cestovných nákladov možno rozdeliť do 2 hlavných etáp:

• predbežná kalkulácia a vydanie peňazí na účet obchodnému cestujúcemu;
• schválenie predbežnej správy zamestnanca o vynaložených sumách.

Aby mohol účtovník zaplatiť zamestnancovi preddavok na výdavky na pracovnú cestu, musí ho vypočítať na základe 2 interných dokladov:

• príkaz alebo pokyn vedúceho zamestnanca na vyslanie zamestnanca spoločnosti na pracovnú cestu, v ktorom je uvedené celé meno zamestnanca, čas trvania a účel cesty (na vykonanie pracovnej úlohy);
• písomné rozhodnutie vedúceho zamestnanca o ceste zamestnanca na pracovnú cestu služobnou alebo osobnou dopravou (ak je akceptovaná).

Na základe toho, čo je napísané v týchto dvoch miestnych dokumentoch, ako aj predpisov o pracovných cestách, ktoré vypracovala a prijala spoločnosť, účtovník vypočíta hotovostnú zálohu, ktorá zahŕňa:

• náklady na cestovné lístky na pracovnú cestu a späť;
• platba za ubytovanie v hoteli;
• denná dávka za každý deň vašej pracovnej cesty;

Prečítajte si o tom, či vyplatiť zamestnancovi dennú diétu za dni cesty, ak je v lístku zahrnuté stravovanie. „V lístku na služobnú cestu je zahrnuté stravovanie – má sa zamestnancovi vyplácať diéta za dni na ceste?“ .

• iné výdavky povolené vedením.

Denná dávka nezávisí od cestovných nákladov a nákladov na bývanie. Táto samostatná výdavková položka je definovaná ako finančné prostriedky potrebné na výkon práce a pobyt počas pracovnej cesty (na stravu).

Denné dávky nie sú obmedzené zákonom, a to každý obchodná organizácia má právo určiť ich veľkosť interným aktom. Zároveň musíte pamätať na to, že existuje hranica, nad ktorou je potrebné vypočítať daň z príjmu fyzických osôb a zraziť ju zamestnancovi, ako aj časovo rozlíšiť poistné. V rokoch 2018-2019 je tento limit 700 rubľov. za deň na služobné cesty v Rusku a 2 500 rubľov. - na zahraničné pracovné cesty.

Denné diéty sa vyplácajú za všetky dni na pracovnej ceste vrátane víkendov a dní pracovného pokoja, ako aj dní cesty a nútených zastávok (odst. 11 nariadenia o špecifikách vysielania zamestnancov na pracovné cesty, schválené nariadením vlády SR Ruskej federácie z 13. októbra 2008 č. 749). Zamestnanec sa nemusí hlásiť o čerpaní denných diét.

Ďalšie výdavky môžu zahŕňať výdavky na mobilnú komunikáciu, internet a platby za tovary a služby potrebné na prácu.

Zamestnanec dostane preddavok v pokladni organizácie alebo bezhotovostným prevodom na kartu a do 3 dní po návrate na svoje trvalé pracovisko nahlási prijaté peniaze na účtovnom oddelení.

DÔLEŽITÉ! Pre účtovanie cestovných nákladov v rokoch 2018-2019 nie je potrebné vystavovať cestovný doklad a úradné poverenie (uznesenie vlády Ruskej federácie zo dňa 29.12.2014 č. 1595). Schválenie správy o vynaložených peniazoch bude potrebné vykonať na základe dokladov poskytnutých zamestnancom av súlade s predpismi o pracovných cestách prijatými organizáciou.

Mnohé spoločnosti však v záujme minimalizácie rizík kontroverzných situácií s daňovými úradmi naďalej využívajú predchádzajúce pravidlá spracovania cestovných výdavkov. Nakoľko napríklad ak zamestnanec použije vlastné vozidlo a nie je možné potvrdiť dátum odchodu a príchodu cestovnými dokladmi, služobný list podľa názoru ministerstva financií nebude dokladom potvrdzujúcim dĺžku pobyt na pracovnej ceste (list Ministerstva financií zo dňa 20.04.2015 č. 03-03-06 /22368). V dôsledku toho môžu mať inšpektori otázky týkajúce sa výšky denných diét. A ak sa vydá cestovný certifikát so značkami príchodu/odchodu, potom sa dá predísť sporom.

Účtovanie výdavkov pri zahraničných pracovných cestách

Zahraničná pracovná cesta sa spracováva rovnakým spôsobom ako v Rusku, má iba niektoré funkcie:

• Dodatočné výdavky sa pripočítavajú na získanie víza, zahraničného pasu, konzulárne a iné poplatky potrebné na cestu do zahraničia (článok 12 článku 264 daňového poriadku).
• Denný limit, oslobodený od dane z príjmu fyzických osôb a príspevkov pri ceste do inej krajiny, je 2 500 rubľov.
• Pri ceste do zahraničia je čas výpočtu denných diét určený cestovnými dokladmi, v prípade ich absencie cestovnými dokladmi alebo podpornými dokladmi prijímajúceho účastníka (bod 7 Poriadku o pracovných cestách č. 749).
• Primárne dokumenty vydané dňa cudzí jazyk, musia byť preložené do ruštiny (článok 9 účtovných predpisov, schválený nariadením Ministerstva financií Ruskej federácie zo dňa 29. júla 1998 č. 34n).

Ak si zamestnanec kúpil menu sám, musí pri zostavovaní správy pripojiť potvrdenie o nákupe. Ak takéto potvrdenie nie je k dispozícii, výdavky sa prepočítajú podľa kurzu centrálnej banky v čase prijatia zúčtovateľných peňazí (odseky 5, 6, 7 PBU 3/2006).

Po schválení správy:

• zostatok zálohy vrátený v cudzej mene sa pripíše do pokladne s prepočítaním na ruble podľa oficiálneho výmenného kurzu v deň prijatia peňazí;
• nadmerné výdavky v cudzej mene sa vydávajú zamestnancovi v rubľoch, prepočítané podľa výmenného kurzu v deň schválenia zálohovej správy.

Pre denné diéty v cudzej mene treba tú ich časť, ktorá podlieha dani z príjmov fyzických osôb, prepočítať na ruble kurzom k poslednému dňu mesiaca, v ktorom bola zálohová správa schválená (list ministerstva financií z 1. novembra , 2016 č. 03-04-06/64006).

DÔLEŽITÉ! Ak v miestnom normatívny akt spoločnosť uvádza výšku dennej diéty v cudzej mene, ale zamestnancovi vypláca v rubľoch, potom nie je potrebné prepočítavať (list Ministerstva financií z 22. apríla 2016 č. 03-04-06/23252).

Cestovné náklady podľa zjednodušeného daňového systému „príjem mínus náklady“

Pri vyslaní zamestnanca na pracovnú cestu používa organizácia na výpočet cestovných výdavkov zjednodušený daňový systém rovnako ako podľa OSNO. Po preplatení všetkých zákonom ustanovených cestovných výdavkov má podnik právo o ne znížiť svoje príjmy na daňové účely, a to na základe dokladového potvrdenia a ekonomického zdôvodnenia vynaložených výdavkov (ods. 13 ods. 1 § 346 ods. Kódex Ruskej federácie).

Charakteristickým znakom je dátum, kedy sú cestovné náklady zahrnuté do nákladov. Keďže účtovanie o výdavkoch v zjednodušenom daňovom systéme prebieha v hotovosti, za deň uznania výdavkov sa považuje dátum schválenia zálohovej správy. Ak však zamestnanec vynaložil vlastné prostriedky a spoločnosť mu ich preplatí, vrátené platby by mali byť zahrnuté do knihy príjmov a výdavkov v čase vydania peňazí z registračnej pokladnice (článok 2 článku 346.17 daňového poriadku Ruskej federácie).

Ešte jedna nuansa. Fyzický podnikateľ bez zamestnancov na zjednodušenom základe podľa ministerstva financií nemôže zohľadňovať náklady na vlastné cesty. Toto stanovisko rezort odôvodňuje takto: pracovnou cestou je cesta zamestnanca na pokyn zamestnávateľa. Fyzický podnikateľ však nemá zamestnávateľa, rovnako ako nemôže byť vlastným zamestnancom (listy Ministerstva financií zo dňa 26.02.2018 č. 03-11-11/11722, zo dňa 7.5.2013 č. 03 -11-11/166). S takýmito závermi sa súdy spravidla nestotožňujú (uznesenie Federálnej protimonopolnej služby Ďalekého východu Ruska zo dňa 22. augusta 2011 č. F03-3248/2011).

Prečítajte si viac o uznávaní výdavkov v rámci zjednodušeného daňového systému v materiáli "Akceptovateľné výdavky v rámci zjednodušeného daňového systému v rokoch 2018 - 2019" .

Premietnutie cestovných nákladov do účtovníctva

Schválená zálohová správa - vo formulári AO-1 alebo samostatne vypracovanom formulári - s pripojenými dokumentmi potvrdzujúcimi výdavky vynaložené v záujme spoločnosti bude slúžiť ako základ pre zohľadnenie týchto výdavkov v účtovníctve.

Účtovník pri kontrole zálohového výkazu vykoná opravný výpočet dennej diéty (ak bola pracovná cesta kratšia alebo dlhšia ako plánovaná) na základe cestovných lístkov, z ktorých berie dátum odchodu a dátum návratu. Za deň odchodu sa považuje aktuálny deň, ak je čas odchodu na letenkách do 24:00 vrátane a nasledujúci deň je od 00:00.

PRIPOMIENKA! Ak sa cesta uskutočnila osobnou dopravou, potom sa denné diéty vypočítajú podľa nákladného listu a faktúry za ubytovanie, podľa ktorých môže účtovník sledovať dátum príchodu a odchodu pre výpočet dňa na pracovnej ceste.

Ak neexistujú cestovné doklady, ani doklady potvrdzujúce pobyt v mieste pracovnej cesty, zamestnanec poskytne úradnú poznámku o skutočnej dĺžke pobytu na pracovnej ceste potvrdenú záznamom prijímajúcej strany. Zodpovedná osoba organizácie, do ktorej bol zamestnanec vyslaný, musí označiť dátum príchodu a odchodu (bod 7 Poriadku o pracovných cestách zo dňa 13.10.2008 č. 749).

Ak zamestnanec využil služobnú alebo osobnú dopravu a potrebuje náhradu za jej použitie a benzín, potom musí predložiť bloček, nákladný list, v ktorom sú vypočítané najazdené kilometre, a priložiť faktúry a potvrdenia o nákupe PHM. Možnosť náhrady takýchto výdavkov by mala byť stanovená v účtovných zásadách.

Skontrolovať treba aj doklady o prenájme bytov, ktoré potvrdzujú platbu: šeky, účtenky, nájomná zmluva, potvrdenie od majiteľa domu alebo bytu. Pri overovaní sa zohľadňuje a schvaľuje skutočne zaplatená a potvrdená suma.

Účtovné zápisy pre cestovné náklady

Uvažujme, aké zápisy v rokoch 2018-2019 pre účtovanie cestovných výdavkov zabezpečuje Účtová osnova.

V deň vydania preddavku zamestnancovi na pracovnú cestu sa vykoná tento záznam:

Dt 71 Kt 50, 51 - peniaze boli zaplatené na cestovné.

Po schválení výkazu výdavkov sa vykonajú zápisy v súlade s rozdelením vynaložených súm podľa ich účelu:

Dt 20, 23...44 Kt 71 - denné diéty, cestovné lístky (bez DPH), hotelový účet (bez DPH);

Dt 19 Kt 71 – odráža sa DPH na cestovné a bývanie;

Dt 68 Kt 19 - akceptované na odpočet DPH za dopravu a ubytovanie;

Dt 20, 44, 91-2, 08, 10... Kt 71 - ostatné výdavky sa zohľadňujú;

Dt 50 Kt 71 - vrátenie zostatku zálohy do pokladne organizácie;

Dt 71 Kt 50 - náhrada za prekročenie.

Na konci mesiaca je možné uverejniť tieto príspevky:

Dt 70 Kt 68 - z denných diét presahujúcich limit sa zráža daň z príjmu fyzických osôb.

Aké transakcie a v akých prípadoch je potrebné vykonať pri vystavovaní preddavku na pracovné cesty, prečítajte si článok „Vydané ako správa o cestovných výdavkoch – zaúčtovanie“ .

Výsledky

Výdavky organizácie - na cestovné, bývanie, diéty a iné schválené vedením - má spoločnosť právo zaúčtovať do výdavkov a znížiť základ dane. Účtovník by mal pri kontrole výkazu pristupovať zodpovedne, aby kontrolné orgány nemali žiadne pochybnosti a otázky.

Každá spoločnosť je pri svojej činnosti nútená vynakladať určité výdavky. Je ich veľa druhov. Tento článok poskytuje informácie, ktoré odhaľujú podstatu takéhoto typu nákladov, ako sú cestovné náklady. Po prečítaní článku budete poznať vlastnosti účtovania cestovných nákladov: zistíte, ako a na akom účte sa účtujú a z čoho pozostávajú.

Pojem "cestovné náklady"

Niekedy nastanú situácie, kedy firma potrebuje vyslať zamestnanca na pracovnú cestu.

Pracovná cesta je odchod zamestnanca z miesta výkonu práce do iného miesta určeného zamestnancovi na plnenie služobnej úlohy na určitý čas.

Súhrn nákladov zameraných na organizáciu a realizáciu procesu vyslania zamestnanca sa nazýva „cestovné“.

Aké doklady sa používajú na dokladovanie pracovnej cesty zamestnanca?

Obdobie pracovnej cesty by nemalo presiahnuť štyridsať kalendárnych dní (dni strávené na ceste sa do výpočtu nezapočítavajú).

Zamestnancovi vyslanému na pracovnú cestu musí poskytnúť služobné pridelenie jeho priamy nadriadený.

V tomto prípade musí manažér vydať správny akt o jeho vyslaní na pracovnú cestu, v ktorom uvedie určité informácie:

• Osobné údaje zamestnanca;
• Účel cesty;
• Trvanie cesty;
• Aké finančné prostriedky budú použité na organizáciu pracovnej cesty?

Treba si uvedomiť, že do roku 2015 sa pre vyslaného pracovníka vydával cestovný list, ktorý musí obsahovať značky (podpisy a pečať) pri príchode a odchode z miesta pracovnej cesty. Teraz povinná registrácia tohto dokumentu zrušené.

Zloženie cestovných nákladov

Z čoho pozostávajú „cestovné náklady“? Tieto náklady zahŕňajú:

• Náklady súvisiace s cestovaním;
• Na ubytovanie;
• Denný príspevok;
• Ostatné náklady.

Všetky vyššie uvedené náklady (okrem denných diét) musí zamestnanec potvrdiť dokladmi. Napríklad: cestovné náklady - s letenkami, náklady na ubytovanie - s hotelovým účtom a iné výdavky - s faktúrami, tržbami a pokladničnými dokladmi.

Po skončení pracovnej cesty je zamestnanec povinný do troch dní predložiť účtovníkovi zálohovú správu a priložiť k nej všetky doklady potvrdzujúce skutočnosť o zaplatení výdavkov. Treba pamätať na to, že zamestnancovi, ktorý nenahlásil predtým vystavené zálohy, nebudú poskytnuté finančné prostriedky na vykazovanie.

Okrem výdavkov, ktoré musí zamestnanec vyúčtovať, sa mu vypláca denná diéta za každý deň, keď je na pracovnej ceste. Výšku dennej diéty určuje vedenie spoločnosti samostatne a musí ju uviesť v kolektívnej zmluve. Treba však mať na pamäti, že ak je denný príspevok vyšší ako sedemsto rubľov za deň (pri služobnej ceste v rámci územia Ruská federácia), potom bude spoločnosť povinná na túto sumu časovo rozlišovať a odvádzať poistné tarifné príspevky do mimorozpočtových fondov. Ak je pracovná cesta plánovaná v blízkosti a zamestnanec sa bude môcť každý deň samostatne vracať domov, potom sa denné diéty nemusia vyplácať.

Okrem toho treba brať do úvahy, že počas doby, keď je zamestnanec na pracovnej ceste, mu zostáva mzda vo výške priemerného zárobku.

Účtovanie cestovných nákladov

Bez ohľadu na formu vlastníctva alebo špecifiká činnosti sú všetky spoločnosti povinné správne evidovať cestovné náklady (podľa Zákonníka práce). Najmä na zhromažďovanie informácií a účtovanie cestovných nákladov je v sústave účtovných účtov zabezpečený účet 71 „Zúčtovanie so zúčtovateľmi“. Na ťarchu tohto účtu sa eviduje vystavenie cestovných náhrad a v zápočte sa účtuje vrátenie nespotrebovaných súm a odpis výdavkov uskutočnených zúčtovateľom. Tento účet je aktívny-pasívny účet. To znamená, že konečný zostatok sa môže prejaviť buď ako debet, alebo ako kredit na účte. Ako to vypočítať? Aby ste našli zostatok aktívneho účtu, musíte vykonať nasledujúce matematické operácie:

• Spočítajte počiatočný zostatok a výšku obratu zvlášť pre debet a zvlášť pre kredit;
• Určite, v ktorej časti účtu (debetná alebo kreditná) je suma vyššia:
• Odčítajte menšiu časť od väčšej časti;
• Výsledný výsledok zapíšte v časti, kde sa súčet zostatku a obratu ukázal byť väčší.

Ako sa na tomto účte zaznamenávajú transakcie? Zvážte niekoľko príkladov:

• Pri vydávaní finančných prostriedkov zamestnancovi na cestovné náklady z pokladne spoločnosti sa vykoná tento záznam - Debet 71, Kredit 50;
• Keď zamestnanec vráti do pokladne spoločnosti nevyužitú sumu na pracovnej ceste, vykoná sa spätný záznam - Debet 50, Kredit 71;
• Pri odpočítaní nevrátených súm z platu zamestnanca sa vykonajú záznamy - Debet 94, Kredit 71 a potom - Debet 70, Kredit 94;
• Pri odpise ostatných výdavkov, ktoré vznikli zamestnancovi na pracovnej ceste (napríklad nákup materiálu), sa zapisuje - Debet 10, Kredit 71;
• V prípade, že je organizácia platiteľom dane z pridanej hodnoty, vykoná sa zápis - Debet 19, Kredit 71.

Analytické účtovníctvo sa vykonáva pre každého zamestnanca spoločnosti, spomedzi vyslaných na pracovné cesty.

Ako výdavok sa eviduje vydanie peňažných prostriedkov zamestnancovi na pracovnú cestu z registračnej pokladne hotovostný príkaz, a vrátenie nespotrebovaných súm - pokladničným dokladom.

Na konci obdobia sa zostaví súhrnný register - denník - príkaz na účet 71.

Pre účely účtovania cestovných nákladov je vhodné použiť špecializovaný účtovný počítač softvér(napríklad softvér produkovaný spoločnosťami 1C alebo Talisman).

Kým je zamestnanec na plný úväzok na pracovnej ceste, zostáva mu jeho priemerný zárobok (článok 167 Zákonníka práce Ruskej federácie) 19.06.2012 Autor: Michail Bespalov výpočet mzdy vo výške priemerného zárobku zamestnanca pri pracovnej ceste sa prejaví zaúčtovaním: Debet 20 (08, 10, 25, 26, 28, 44, 91) Kredit 70 – mzda sa časovo rozlišuje vo výške priemerného zárobku počas pracovnej cesty. Okrem priemerného zárobku organizácia kompenzuje zamestnancovi aj cestovné náklady (denný príspevok, životné náklady, cestovné náklady atď.) (článok 168 Zákonníka práce Ruskej federácie). Postup zaúčtovania cestovného v účtovníctve závisí od účelu cesty. Účel pracovnej cesty je určený služobným zadaním.

Ktorý účet sa používa na evidenciu cestovných nákladov?

V miestnom zákone môžu byť denné diéty stanovené buď v rovnakej výške pre všetky zahraničné pracovné cesty bez ohľadu na krajinu, alebo v závislosti od štátu. Denné diéty a iné výdavky môžu byť vydané v cudzej mene. Účtovanie cestovných výdavkov v cudzej mene sa vykonáva v rubľoch.

V deň odchodu z Ruska je potrebné zaplatiť denné diéty podľa noriem pre cestovanie cez cudzie územie a po návrate - podľa noriem pre domáce ruské služobné cesty (článok 18 pravidiel). Dátum prekročenia hranice určujú pečiatky v pase.

Pozornosť

Ak zamestnanec odíde a vráti sa v ten istý deň, potom sa diéta vypláca vo výške 50 % normatívu ustanoveného na pracovnú cestu do tohto štátu. Z účtovného hľadiska a pre určenie, na ktorý účet sa účtujú náklady na pracovnú cestu, nie je podstatné, či ide o pracovnú cestu na území Ruskej federácie alebo v zahraničí.

Cestovné v účtovníctve zamestnanca

Info

V tomto prípade sa vykonajú nasledovné záznamy: Debet Kredit Názov transakcie 50,3 76 Pre vyslaného zamestnanca bol zakúpený lístok. 71 50,3 Zamestnancovi bol vystavený cestovný lístok 20, 23, 25, 26, 29 (44) 71 Náklady na nákup cestovného lístka boli odpísané 68. DPH 19 Odoslaná DPH z cestovného na odpočet Príklad účtovania cestovných nákladov Zamestnanec Ivanov je vyslaný na služobnú cestu na 5 dní, bola mu vydaná správa vo výške 20 000 rub. Ivanovov denný príspevok je 1 000 rubľov. Po návrate poskytne predbežnú správu s pripojenými dokumentmi:

• spiatočné vlakové lístky v celkovej hodnote 8 000 rubľov.

(vrátane DPH 1220 rubľov, pozrite sa, ako vypočítať DPH zo sumy tu, kliknite na odkaz online kalkulačka pre výpočet), DPH je zvýraznená ako samostatný riadok.

faktúra od hotela na prísnom ohlasovacom formulári vo výške 5 000 rubľov.

Postup účtovania cestovných nákladov v rokoch 2017-2018

Podmienka súladu vynaložených nákladov s prijatými príjmami je teda plne dodržaná (bod 19 PBU 10/99). V účtovníctve sa to prejavuje nasledovne: Debet 97 Kredit 71 (76, 60), 70 – cestovné výdavky zamestnanca a priemerný zárobok počas pracovnej cesty sa zohľadňujú ako výdavky budúcich období; Debet 20 (44, 25, 26) Kredit 97 – časť nákladov na bežné výdavky sa odpisuje (od začiatku zmluvy).
Oba prístupy sú teda v súlade so zákonom a organizácia si môže vybrať jeden pred druhým. Ďalej upozorňujeme, že sumy DPH z cestovných výdavkov musia byť zvýraznené vo faktúrach, prísnych formulároch na podávanie správ a cestovných dokladoch (doložka.
10 pravidiel schválených nariadením vlády Ruskej federácie z 2. decembra 2000 č. 914).

Účtovanie a zdaňovanie cestovných nákladov

Elektronická letenka teda nie je papierový doklad. Na rozdiel od lístkov v papierovej forme ich preto zohľadnite v pokladni organizácie ako súčasť peňažné dokumenty nemožné (Pokyny pre účtovú osnovu).
Nákup elektronický lístok mala by sa v účtovníctve prejaviť ako bežná platba za služby organizácie tretej strany (napríklad leteckej spoločnosti): Debet 76 (60) Kredit 51 – zaplatená za elektronickú letenku zakúpenú pre zamestnanca vyslaného na pracovnú cestu (na základe platobný príkaz). Potom, čo zamestnanec predloží dokumenty potvrdzujúce cestu (napríklad výtlačok elektronického lístka, palubný lístok, trasa/potvrdenie), náklady na elektronický lístok by mali byť odpísané do nákladov (odseky 5 a 7 PBU 10/99). . Toto sa premietne do účtovníctva zaúčtovaním: Debet 26 (20, 25, 44) Kredit 76 (60) – priradené náklady cestovný lístok na náklady organizácie.

Účtovanie pre účtovanie cestovných nákladov: príklad výpočtu

Dôležité

Od roku 2017 však limit nepodliehajúci poistným odvodom bude zodpovedať sume uvedenej v odseku 3 čl. 217 Daňový poriadok Ruskej federácie. Tieto zmeny boli vykonané Federálny zákon zo dňa 07.03.2016 č.243-FZ.

Na vyplatenie dennej diéty zamestnanca je potrebné správne určiť jej výšku v závislosti od skutočnej dĺžky pracovnej cesty. Denná diéta nie je potvrdená dokladmi, ale treba potvrdiť obdobie pracovnej cesty. Článok 7 Nariadenia stanovuje, že sa potvrdzuje cestovnými dokladmi, a ak nie sú k dispozícii, tak dokladmi o nájomnom bývaní. Ak tieto dokumenty nie sú k dispozícii, zamestnanec musí poskytnúť potvrdenie od prijímajúcej strany s uvedením dátumu príchodu a odchodu z miesta pracovnej cesty.

Forma takéhoto dokumentu nie je stanovená, predkladá sa v akejkoľvek forme, vo forme memoranda alebo iného dokumentu. To je uvedené aj v liste Rostrud z 19. októbra 2015 N 2450-6-1.

Účtovanie cestovných nákladov

K tomu vypracuje výkaz výdavkov, ku ktorému priloží všetky účtenky, lístky, šeky a iné doklady potvrdzujúce výdavky. Ak výdavky zamestnanca, aj keď sú dokumenty k dispozícii, nie sú primerané, organizácia ich nemusí akceptovať. V takom prípade bude musieť zamestnanec vrátiť peniaze. Ak výdavkové doklady obsahujú faktúry s pridelenou DPH, možno ju odpočítať:

• Debet 68 Kredit DPH 19.

Keď organizácia platí časť svojich výdavkov zo svojho bežného účtu, vykoná záznam:

• na ťarchu účtu 76 a v prospech 51.

Príjem lístkov zakúpených pre zamestnanca sa prejaví nasledovným zaúčtovaním:

• Debet 50,3 Kredit 76.

Problém pre zamestnanca:

• debetom 71 a kreditom 50.3.

Okrem cestovných náhrad – na úhradu ubytovania, cestovného, ​​sa zamestnancovi dávajú denné diéty – na stravu.

Cestovné náklady a príspevky

Ak takéto potvrdenie neexistuje, výmenný kurz je akceptovaný v deň vystavenia zálohy v rubľoch zamestnancovi (List Ministerstva financií Ruska z 21. januára 2016 č. 03-03-06/1 /2059). Pre účely daňového účtovníctva pre cestovné výdavky bude dátumom výdavkov dátum schválenia zálohového hlásenia (odst

5 odsek 7 čl. 272

Daňový poriadok Ruskej federácie). Ak je záloha vystavená v cudzej mene, dlh sa prepočíta na ruble výmenným kurzom platným v deň vystavenia zálohy a finančné prostriedky sa neprepočítavajú (odsek 10 PBU 3/2006). Zálohové hlásenie zamestnanca Lehota na podanie hlásenia o vynaložených sumách na pracovnej ceste je uvedená v ods.

Ustanovenia o pracovnej ceste sú tri pracovné dni po návrate z pracovnej cesty. Formulár výkazu výdavkov môže vypracovať a schváliť organizácia, ale možno použiť jednotný formulár AO-1.

K zálohovej správe musia byť priložené doklady potvrdzujúce výdavky.

Štandardizované cestovné náklady

Cestovný list a úradné poverenie boli zrušené, ale organizácia môže použiť tieto formy dokladov alebo si založiť vlastné v miestnom zákone, ako aj ustanoviť ďalšie povinné doklady, napríklad vzorový odhad cestovných nákladov. V tom istom miestnom zákone je potrebné stanoviť výšku denného príspevku, môžete určiť limit na životné náklady a tiež uviesť ďalšie cestovné náklady. Vystavenie zálohy Povinnou podmienkou vyslania na pracovnú cestu je vystavenie zálohy. Toto je uvedené v odseku 10 Nariadenia o špecifikách vysielania zamestnancov na služobné cesty, schváleného nariadením vlády Ruskej federácie z 13. októbra 2008 č. 749 (ďalej len Nariadenia). Nie je určené, kedy je potrebné zaplatiť zálohu. Finančné prostriedky na vykazovanie cestovných výdavkov je ale potrebné vystaviť z registračnej pokladnice pred odchodom zamestnanca na pracovnú cestu. Je možný prevod na bankovú kartu.

Na aký účet treba účtovať cestovné náklady?

Ministerstvo financií však zastáva iný postoj a verí, že ak sú náklady na jedlo v lístku zvýraznené ako samostatný riadok, tieto náklady sa pri výpočte dane z príjmu nezohľadňujú (list Ministerstva financií Ruskej federácie zo dňa 20. mája 2015 č. 03-03-06/2/28976). Premietnutie cestovných výdavkov v účtovníctve Premietnutie výdavkov na pracovnú cestu závisí od účelu cesty.

Ak je zamestnanec vyslaný na pracovnú cestu napríklad na výkon práce na základe zmluvy so zákazníkom a služby poskytnuté zákazníkovi sa premietnu na účte 20, potom sa výdavky na pracovnú cestu premietnu do účtovania: Dt20 Kt71. Ak pracovná cesta súvisí s predajom tovaru, tak účtovanie o cestovnom sa prejaví zaúčtovaním: Dt44 Kt71.

Pracovná cesta spojená s obstaraním majetku zvyšuje jeho hodnotu a prejavuje sa zaúčtovaním: Dt08 Kt71. Ak je potrebné poslať zamestnanca na vrátenie závady, v účtovníctve sa premietne: Dt28 Kt71.